Settimana 1: configura i dispositivi mobili e personalizza Gmail e Calendar

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Dispositivi vari con app personalizzateTi diamo il benvenuto in Google Workspace. Per iniziare, nella tua prima settimana puoi completare le seguenti attività.

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1. Aggiungi Google Workspace sui tuoi dispositivi mobili
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Casella di controlloPanoramica dei dispositivi mobili

Con le app di Google Workspace sui tuoi dispositivi mobili, hai la libertà di lavorare in sicurezza ovunque ti trovi, su smartphone, computer portatile o tablet.

Prima di iniziare a seguire questo elenco di controllo, assicurati che il telefono sia carico e che il sistema operativo sia aggiornato.

Casella di controlloAggiungi l'account Google Workspace sul telefono

Per iniziare, leggi la pagina di formazione e guida per i dispositivi mobili.

Casella di controlloCreare un PIN
Puoi proteggere il tuo telefono o tablet Android impostando un blocco schermo. Ogni volta che accendi il tuo dispositivo o riattivi lo schermo, ti viene chiesto di sbloccare il dispositivo, in genere con un PIN, una sequenza o una password.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloScaricare le app di Google Workspace

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Gmail: invia email professionali

Esempio: 
Leggi e invia email quando non sei sul posto di lavoro.

Google Play Gmail per Android

ios app store Gmail per iOS

Meet nel browser Gmail sul tuo browser web (mail.google.com) barra grigia

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Calendar: calendari online progettati per i team 

Esempio: 
Sei in ritardo per una riunione? Utilizza Calendar per riprogrammarla o per far sapere agli altri che stai arrivando.

Google Play Calendar per Android 

ios app store Calendar per iOS

Meet nel browser Calendar sul tuo browser web (calendar.google.com)

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Cloud Search

Cloud Search: cerca contenuti aziendali in tutti i tuoi prodotti Google 

Esempio: 
Trova le informazioni di contatto dei colleghi.

Google Play Cloud Search per Android 

ios app store Cloud Search per iOS

Meet nel browser Cloud Search sul tuo browser web (cloudsearch.google.com)

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Contatti

Contatti: la tua rubrica online 

Esempio: 
Invia rapidamente messaggi o inviti del calendario ai gruppi di persone che contatti più spesso, senza inserire i singoli indirizzi.

Google Play Contatti per Android

Meet nel browser Gmail sul tuo browser web (mail.google.com)

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Chat

Google Chat: chatta direttamente con un collega o comunica con tutto il tuo team

Esempio: 
Crea una stanza virtuale per scambiare idee con il tuo team.

Google Play Google Chat per Android 

ios app store Google Chat per iOS

Meet nel browser Google Chat sul tuo browser web (chat.google.com)

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Google Meet: tieni riunioni video con persone all'interno o all'esterno dell'organizzazione 

Esempio: 
Partecipa rapidamente a una riunione con un clic sull'URL condivisibile.

Google Play Google Meet per Android 

ios app store Google Meet per iOS

Meet nel browser Google Meet sul tuo browser web (meet.google.com)

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Drive: spazio di archiviazione online per i file  

Esempio: 
Stai visitando un cliente fuori sede e hai bisogno di un PDF o di un video? Se hai archiviato il file su Drive, puoi ritrovarlo in qualsiasi momento sul tuo dispositivo mobile.

Google Play Drive per Android 

ios app store Drive per iOS

Meet nel browser Drive sul tuo browser web (drive.google.com)

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Documenti: crea e collabora ai documenti nel tuo browser 

Esempio: 
Non perdere di vista gli argomenti della prossima riunione. Prendi appunti mentre sei in viaggio. O, se preferisci, puoi anche dettare note e promemoria.

Google Play Documenti per Android 

ios app store Documenti per iOS

Meet nel browser Documenti sul tuo browser web (docs.google.com)

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Moduli

Moduli: crea e analizza sondaggi e quiz nel browser

Esempio: 
Gestisci registrazioni a eventi, crea quiz, analizza le risposte e altro ancora.

Meet nel browser Moduli sul tuo browser web (forms.google.com)

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Google Plus

Currents: community online progettate per le aziende 

Esempio: 
Crea community per i team di progetto o per i colleghi con interessi in comune.

Google Play Currents per Android 

ios app store Currents per iOS

Meet nel browser Currents sul tuo browser web (currents.google.com)

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Gruppi: gestisci e partecipa alle discussioni online

Esempio: 
Crea mailing list e forum, condividi file con i membri del team utilizzando un solo indirizzo e altro ancora.

Meet nel browser Gruppi sul tuo browser web (groups.google.com)

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Keep

Keep: crea, condividi e collabora su note ed elenchi  

Esempio: 
Crea un elenco delle cose da fare e imposta i promemoria per non dimenticare nulla.

Google Play Keep per Android 

ios app store Keep per iOS

Meet nel browser Keep sul tuo browser web (keep.google.com)

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Fogli: crea e collabora ai fogli di lavoro nel tuo browser  

Esempio: 
Una scadenza importante o una risorsa sono cambiate proprio prima della riunione con gli investitori? Aggiorna il piano di progetto condiviso ovunque ti trovi.

Google Play Fogli per Android 

ios app store Fogli per iOS

Meet nel browser Fogli sul tuo browser web (sheets.google.com)

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Sites

Sites: crea e collabora su siti web di grande effetto

Esempio: 
Crea siti pubblici, portali di progetto interni e altro ancora, senza dover chiedere aiuto agli esperti di IT.

Meet nel browser Sites sul tuo browser web (sites.google.com)

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Presentazioni

Slides: crea e collabora alle presentazioni dal browser 

Esempio: 
Apporta modifiche dell'ultimo minuto alla presentazione di un progetto, anche se non hai il computer con te.

Google Play Presentazioni per Android 

ios app store Presentazioni per iOS

Meet nel browser Presentazioni sul tuo browser web (slides.google.com)

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Voice: ricevi un numero di telefono per le chiamate, gli SMS e la segreteria in un'unica app che si sincronizza su tutti i tuoi dispositivi

Esempio: 
Utilizza il tuo numero gratuito per inviare SMS, effettuare chiamate e controllare la segreteria e gestisci e organizza tutte le tue conversazioni da un'unica app.

Google Play Google Voice per Android 

ios app store Google Voice per iOS

Meet nel browser Voice sul tuo browser web (voice.google.com)

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Ulteriori informazioni

Casella di controlloConfigurare le notifiche per dispositivi mobili per le app di Google Workspace

Ricevere le notifiche di Gmail su un dispositivo Android:

  1. Apri l'app Gmail.
  2. In alto, tocca Menu "" e poi Impostazioni "".
  3. Tocca il tuo account e seleziona la casella Notifiche.
  4. Tocca Suono e vibrazione posta in arrivo e seleziona le impostazioni di notifica.
  5. Per modificare le impostazioni di notifica per determinate etichette della tua Posta in arrivo (facoltativo):
    1. Tocca Gestisci etichette e tocca un'etichetta.
    2. Tocca Sincronizza messaggi e poi Ultimi 30 giorni o Tutti. Se non sincronizzi i messaggi non puoi attivare le notifiche per quell'etichetta.
    3. Scegli le impostazioni di notifica per l'etichetta.
    4. Ripeti i passaggi per le eventuali altre etichette per cui vuoi ricevere le notifiche.

Nota: il dispositivo Android comprende altre impostazioni di notifica che non dipendono dall'app Gmail.

Ricevere le notifiche di Gmail su un dispositivo iOS:

  1. Apri l'app Gmail.
  2. In alto, tocca Menu ""e poiImpostazioni.
  3. Tocca il tuo account.
  4. Nella sezione Notifiche, tocca Tutte.
  5. Quando vedi una notifica sul dispositivo, falla scorrere a sinistra per rispondere o archiviarla.

Ricevere le notifiche di Google Chat:

  1. Nell'app Chat, tocca Menu Menu e poiImpostazioni.
  2. Tocca Notifiche su dispositivi mobili e scegli un'opzione:
  • Tutti i messaggi
  • Nuovi thread, thread che seguo e messaggi diretti
  • Thread che seguo e messaggi diretti
  • Solo per @menzioni e messaggi diretti
  • Disattivate

Ricevere le notifiche di Drive su un dispositivo Android:

  1. Apri l'app Google Drive.
  2. In alto a sinistra, tocca Menu MenuquindiImpostazioni.
  3. Tocca Impostazioni di notifica.
  4. Scegli quali impostazioni vuoi modificare.

Nota: se modifichi queste impostazioni nelle app Documenti, Fogli o Presentazioni Google, verranno modificate anche su Google Drive.

Ricevere le notifiche di Drive su un dispositivo iOS:

  1. Apri l'app Google Drive.
  2. Tocca Menu Menu in alto a sinistra.
  3. Tocca Impostazioni Impostazioni.
  4. Tocca Notifiche.
  5. Attiva o disattiva Notifiche attivate.

Ricevere le notifiche di Calendar sui dispositivi Android e iOS:

Puoi modificare le impostazioni delle notifiche per un singolo evento o per tutti i tuoi eventi. Per ulteriori informazioni sulla configurazione delle notifiche sui tuoi dispositivi mobili, vedi Modificare o disattivare le notifiche di Calendar.

2. Personalizza Gmail
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Casella di controlloModificare la compattezza delle email nella Posta in arrivo
  1. Apri Gmail.
  2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni Impostazioni e poi Compattezza visualizzazione.
  3. Scegli un'opzione:
    • Predefinita
    • Normale
    • Compatta

    Nota: se scegli Predefinita, verrà visualizzata un'anteprima degli allegati della Posta in arrivo.

  4. Fai clic su OK.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloAggiungere un tema alla Posta in arrivo
  1. Apri Gmail.
  2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni "".
  3. Scorri fino a Temi e seleziona un tema.
  4. (Facoltativo) Per cambiare tema, fai clic su Visualizza tutti e scegline uno.
  5. (Facoltativo) Per aggiungere un'immagine di sfondo come tema, fai clic su Le mie fotoe poiimmagine che hai sceltoe poiSalva.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloConfigurare le impostazioni fuori sede per l'email
  1. Apri Gmail.
  2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni "" e poiVisualizza tutte le impostazioni.
  3. Scorri verso il basso fino a Risponditore automatico e seleziona Attiva risponditore automatico o Disattiva risponditore automatico.
  4. Se hai attivato il risponditore automatico, inserisci le date in cui sarai assente e aggiungi un messaggio. Quindi, seleziona le persone che devono ricevere la risposta.
  5. In fondo alla pagina, fai clic su Salva modifiche.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloPersonalizzare la modalità di invio delle email

Archiviare automaticamente le email dopo l'invio:

  1. Apri Gmail.
  2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni "" e poiVisualizza tutte le impostazioni.
  3. Scorri fino alla sezione Invia e archivia e seleziona Mostra il pulsante "Invia e archivia" nella risposta.
  4. Fai clic su Salva modifiche.
  5. Apri un'email a cui vuoi rispondere e fai clic su Rispondi.
  6. Scrivi il messaggio e fai clic su Invia+Archivia.

Programmare quando inviare un'email:

Nota: puoi programmare fino a 100 email.

  1. Apri Gmail, fai clic su Scrivi e digita il messaggio.
  2. Accanto a Invia, fai clic sulla freccia giù Freccia menu a discesa quindi Programma l'invio.
  3. Seleziona un orario predefinito o scegli un'altra data e ora.
Casella di controllo(Facoltativo) Disattivare la posta offline

Puoi leggere, rispondere ed effettuare ricerche nei messaggi di Gmail anche se non hai la connessione a Internet. I messaggi verranno inviati quando sarai di nuovo online.

  1. Fai clic su Impostazioni ""e poi Impostazioni.
  2. Nella scheda Offline, seleziona la casella Attiva posta offline.
  3. Per scegliere quanti giorni di email vuoi archiviare offline, seleziona il numero di giorni accanto a Impostazioni sincronizzazione. Puoi anche scegliere se scaricare gli allegati. (facoltativo)
  4. Scegli se conservare o rimuovere i dati offline sul dispositivo.
  5. In basso, fai clic su Salva modifiche.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloCreare più firme e modelli email con le risposte predefinite

Non ne puoi più di digitare la stessa risposta ogni volta che qualcuno ti invia un'email con una domanda frequente? Scrivi la risposta una sola volta e salva l'email come modello. In seguito, potrai aprire il modello e inviarlo di nuovo con pochi clic.

  1. In Gmail, fai clic su Scrivi.
  2. Nella finestra Nuovo messaggio, inserisci la tua firma e formattala.
  3. Fai clic su Altro ""e poi Risposte predefinite e poi Salva bozza come modello e poi Salva come nuovo modello.
  4. Inserisci un nome per la firma predefinita per le risposte e fai clic su Salva.
  5. Continua a scrivere e invia il messaggio o chiudi la finestra Scrivi per utilizzare la firma in un altro momento.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloAggiungere le email a Speciali e aggiungere indicatori di importanza per identificare le email importanti

Aggiungere le email importanti a Speciali:

In Gmail, fai clic su Speciali Star accanto a un'email nella Posta in arrivo o all'interno di una conversazione. Per visualizzare tutte le email contrassegnate come Speciali, fai clic su Speciali nella barra laterale sinistra.

Aggiungere stelle di colori diversi:

  1. Fai clic su Impostazioni ""e poi Impostazioni.
  2. Scorri verso il basso fino alla sezione Stelle.
  3. Trascina le stelle per spostarle dalla Non in uso a In uso e viceversa.
  4. Fai clic su Salva modifiche.

Utilizzare gli indicatori di importanza:

Fai clic su Importanti Importante accanto a un'email nella Posta in arrivo o all'interno di una conversazione.

Per trovare tutte le email importanti, fai clic su Importanti Importante sulla barra laterale sinistra.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloSpostare la finestra della chat in Gmail
  1. Apri Gmail.
  2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni "" e poiVisualizza tutte le impostazioni.
  3. Fai clic su Chat.
  4. Nella sezione Posizione, seleziona Lato destro della Posta in arrivo.
  5. Fai clic su Salva modifiche.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloImpostare Gmail come client di posta predefinito
  1. Apri il browser Chrome e fai clic su Altro "" e poi Impostazioni.
  2. Fai clic su Avanzate nella parte inferiore della pagina.
  3. Nella sezione Privacy e sicurezza, fai clic sulla Freccia destra "" accanto a Impostazioni sito.
  4. Verso il fondo della pagina, fai clic su Espandi "" accanto ad Altre autorizzazioni.
  5. Fai clic sulla Freccia destra "" accanto a Gestori.
  6. Attiva Consenti ai siti di chiedere di diventare gestori predefiniti dei protocolli (consigliata).
  7. Apri Gmail nel tuo browser Chrome.
  8. Nella barra degli indirizzi del browser, fai clic su Gestore servizi Gestore del servizio.
  9. Fai clic su Consentie poiFine.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloModificare l'oggetto nella risposta a un'email
  1. Accanto a Tipo di risposta Rispondi, fai clic sulla freccia giù Freccia menu a discesa quindi Modifica oggetto.
  2. Inserisci un nuovo oggetto.

Ulteriori informazioni

3. Personalizza Calendar
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Casella di controlloPersonalizzare la visualizzazione del calendario
  1. Nella parte superiore destra della casella di visualizzazione del calendario, fai clic sulla freccia Giù Freccia giù e scegli un'opzione:
    • Visualizza un calendario in base al giorno, alla settimana, al mese o all'anno
    • Visualizza il tuo programma
    • Mostra o nascondi i fine settimana
    • Mostra o nascondi gli eventi rifiutati
  2. Per visualizzare più calendari affiancati nella visualizzazione Giorno, seleziona Giorno e seleziona le caselle in corrispondenza dei calendari che vuoi visualizzare.
  3. Per visualizzare il calendario del giorno successivo o precedente, accanto a Oggi, fai clic su Giorno successivo Freccia avanti o Giorno precedente Freccia indietro.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloAggiungere calendari di interesse, ad esempio per le festività, i compleanni e gli sport
  1. Apri Calendar.
  2. Sulla sinistra, in corrispondenza di Altri calendari, fai clic su Aggiungi altri calendari Aggiungi e poi Sfoglia calendari di interesse.
  3. Individua un calendario delle festività e seleziona la casella corrispondente o deselezionala per rimuoverlo.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloAggiungere colori agli eventi di calendario
  1. Fai clic su un evento con il pulsante destro del mouse.
  2. Seleziona un nuovo colore.

Nota: se cambi il colore di un evento, il colore originario viene rappresentato da una linea verticale sul lato sinistro dell'evento.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloPianificare gli eventi in diversi fusi orari

Aggiungere orologi internazionali a Calendar:

  1. In Google Calendar, vai a Impostazioni Impostazioni e poi Impostazioni.
  2. Scorri fino a Orologio internazionale e seleziona la casella Mostra orologio internazionale.
  3. Fai clic su Aggiungi fuso orario per visualizzare il fuso orario corrente.
  4. Fai di nuovo clic su Aggiungi fuso orario per aggiungere altri fusi orari.

Aggiungere un fuso orario al calendario:

  1. In alto, fai clic su Impostazioni Impostazionie poiImpostazioni.
  2. Sulla sinistra, fai clic su Fuso orario e seleziona la casella Mostra fuso orario secondario. Il fuso orario principale corrisponde a quello del luogo in cui vivi.
  3. Fai clic sul campo Fuso orario secondario e seleziona un altro fuso orario.
  4. Per identificare il fuso orario, aggiungi un'etichetta, ad esempio Europa. (facoltativo)

Ulteriori informazioni

Casella di controlloConfigurare le impostazioni fuori sede in Calendar
  1. Nella griglia del calendario, fai clic sul primo giorno in cui non sarai al lavoro.
  2. Fai clic Fuori sede e seleziona un periodo di tempo.
  3. Per comunicare che sei assente dal lavoro, inserisci un messaggio nella sezione Messaggio di rifiuto. (facoltativo)
  4. Scegli un'opzione nella sezione Visibilità.
    • Pubblico
    • Visibilità predefinita
    • Privato
  5. Fai clic su Salva. Eventuali riunioni nuove ed esistenti programmate in questo periodo verranno rifiutate automaticamente.

Ulteriori informazioni

Casella di controlloPersonalizzare le notifiche in Calendar

Gestire le notifiche di eventi:

  1. In Calendar, fai clic su Impostazioni Impostazionie poiImpostazioni.
  2. A sinistra, sotto Impostazioni generali, fai clic su Impostazioni evento.
  3. Fai clic su Notifiche e seleziona un'opzione:
    • Disattivate
    • Notifiche desktop
    • Avvisi
  4. Per impostare un suono per le notifiche in arrivo, seleziona la casella Riproduci suoni di notifica. (facoltativo)
  5. Per gestire le notifiche, sulla sinistra, fai clic sul tuo calendarioe poiNotifiche generali. (facoltativo)
  6. Accanto a ciascuna opzione, fai clic sulla freccia Giù Freccia giù e seleziona Nessuna o Email.

Impostare le notifiche per eventi specifici:

  1. Vai alla sezione Notifiche e seleziona Email o Notifica.
  2. Seleziona un periodo di tempo per le notifiche.
  3. Per aggiungere un'altra notifica, fai clic su Aggiungi notifica e ripeti i passaggi 1 e 2. (facoltativo)

Ulteriori informazioni

Passaggi successivi

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