Primera semana: personalizar el espacio de trabajo

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Diferentes dispositivos que muestran aplicaciones personalizadasTe damos la bienvenida a G Suite. Para configurar tu nuevo espacio de trabajo durante la primera semana, completa las tareas que se indican en este artículo.

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Mostrar todas las instrucciones | Ocultar todas las instrucciones

1. Añadir G Suite a dispositivos móviles
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CasillaDescripción general de los dispositivos móviles

Con las aplicaciones de G Suite en dispositivos móviles, tienes la libertad de trabajar de forma segura con tu teléfono, portátil o tablet estés donde estés.

Antes de iniciar las tareas de esta lista de comprobación, comprueba que tu teléfono esté cargado y que el sistema operativo esté actualizado.

CasillaAñadir tu cuenta de G Suite al teléfono

Para empezar, consulta el artículo Formación y ayuda sobre los dispositivos móviles.

CasillaCrear un PIN
Puedes definir un bloqueo de pantalla en tu teléfono o tablet Android para protegerlos. De este modo, siempre que enciendas tu dispositivo o actives la pantalla, tendrás que desbloquearlo, normalmente introduciendo un PIN, un patrón o una contraseña.

Más información

CasillaDescargar aplicaciones de G Suite

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Gmail: envía correos electrónicos profesionales

Ejemplo: 
Lee y envía correos electrónicos cuando estés fuera de la oficina.

Google Play Gmail para Android

App Store de iOS Gmail para iOS

Meet en un navegador Gmail en tu navegador web (mail.google.com) barra gris

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Calendar: calendarios online diseñados para trabajar en equipo 

Ejemplo: 
¿Llegas tarde a una reunión? Utiliza Calendar para cambiar la hora o avisar a los demás de que estás en camino.

Google Play Calendar para Android 

App Store de iOS Calendar para iOS

Meet en un navegador Calendar en tu navegador web (calendar.google.com)

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Cloud Search

Cloud Search: busca contenido de la empresa en tus productos de Google 

Ejemplo: 
Busca información de contacto de tus compañeros de trabajo.

Google Play Cloud Search para Android 

App Store de iOS Cloud Search para iOS

Meet en un navegador Cloud Search en tu navegador web (cloudsearch.google.com)

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Contactos

Contactos: libreta de direcciones online 

Ejemplo: 
Envía rápidamente mensajes o invitaciones de calendario a los grupos de personas con las que contactas más a menudo, sin tener que escribir cada una de las direcciones.

Google Play Contactos para Android

Meet en un navegador Gmail en tu navegador web (mail.google.com)

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Chat

Google Chat: chatea directamente con un compañero de trabajo o con todo tu equipo a la vez

Ejemplo: 
Crea una sala para intercambiar ideas con tu equipo.

Google Play Google Chat para Android 

App Store de iOS Google Chat para iOS

Meet en un navegador Google Chat en tu navegador web (chat.google.com)

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Google Meet: participa en videollamadas con personas de tu organización o ajenas a ella 

Ejemplo: 
Únete a una reunión rápidamente haciendo clic en la URL compartida.

Google Play Google Meet para Android 

App Store de iOS Google Meet para iOS

Meet en un navegador Google Meet en tu navegador web (meet.google.com)

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Drive: almacena archivos online 

Ejemplo: 
¿Vas a visitar a un cliente fuera de la oficina y necesitas un archivo PDF o un vídeo? Después de almacenarlo en Drive, podrás verlo fácilmente en cualquier momento en tu dispositivo móvil.

Google Play Drive para Android 

App Store de iOS Drive para iOS

Meet en un navegador Drive en tu navegador web (drive.google.com)

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Documentos: crea y colabora en documentos desde tu navegador 

Ejemplo: 
Ten siempre a mano los puntos que vas a tratar en tu próxima reunión. Toma notas mientras te desplazas. O todavía mejor, dicta tus notas y recordatorios.

Google Play Documentos para Android 

App Store de iOS Documentos para iOS

Meet en un navegador Documentos en tu navegador web (docs.google.com)

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Formularios

Formularios: crea y analiza encuestas y cuestionarios en tu navegador

Ejemplo: 
Gestiona registros en eventos, crea cuestionarios, analiza respuestas y mucho más.

Meet en un navegador Formularios en tu navegador web (forms.google.com)

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Google Plus

Google+: comunidades online diseñadas para empresas 

Ejemplo: 
Crea comunidades para los equipos de proyectos o para los compañeros que compartan intereses.

Google Play Google+ para Android 

App Store de iOS Google+ para iOS

Meet en un navegador Google+ en tu navegador web (plus.google.com)

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Grupos: gestiona y participa en foros de debate online

Ejemplo: 
Crea listas de distribución y foros, comparte archivos con los miembros de tu equipo a través de una sola dirección, y mucho más.

Meet en un navegador Grupos en tu navegador web (groups.google.com)

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Keep

Keep: crea, comparte y colabora en notas y listas 

Ejemplo: 
Crea listas de tareas y recordatorios para que no se te olvide nada.

Google Play Keep para Android 

App Store de iOS Keep para iOS

Meet en un navegador Keep en tu navegador web (keep.google.com)

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Hojas de cálculo: crea y colabora en hojas de cálculo desde tu navegador  

Ejemplo: 
¿Se ha producido un cambio de fecha relevante o se ha modificado algún recurso importante justo antes de una reunión con los inversores? Actualiza tu plan de proyecto compartido estés donde estés.

Google Play Hojas de cálculo para Android 

App Store de iOS Hojas de cálculo para iOS

Meet en un navegador Hojas de cálculo en tu navegador web (sheets.google.com)

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Sites

Sites: crea y colabora en sitios web impactantes

Ejemplo: 
Crea sitios web públicos y espacios para proyectos internos, entre muchas otras cosas, sin recurrir a un especialista en TI.

Meet en un navegador Sites en tu navegador web (sites.google.com)

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Presentaciones

Presentaciones: crea y colabora en presentaciones desde tu navegador 

Ejemplo: 
Haz cambios de última hora en la presentación de un proyecto, aunque no tengas el ordenador a mano.

Google Play Presentaciones para Android 

App Store de iOS Presentaciones para iOS

Meet en un navegador Presentaciones en tu navegador web (slides.google.com)

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Voice: utiliza un número de teléfono para hacer llamadas y enviar mensajes de texto y de voz desde una misma aplicación que se sincroniza en todos tus dispositivos

Ejemplo: 
Envía mensajes de texto, haz llamadas y consulta tu buzón de voz con tu número gratuito, y gestiona y organiza todas tus conversaciones desde la misma aplicación.

Google Play Google Voice para Android 

App Store de iOS Google Voice para iOS

Meet en un navegador Voice en tu navegador web (voice.google.com)

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Más información

CasillaConfigurar las notificaciones de las aplicaciones móviles de G Suite

Recibir notificaciones de Gmail en dispositivos Android

  1. Abre la aplicación Gmail.
  2. En la parte superior, toca Menú  y luego Ajustes .
  3. Selecciona tu cuenta y marca la casilla Notificaciones.
  4. Toca Vibración y sonido de Recibidos y configura los ajustes de notificaciones.
  5. (Opcional) Para cambiar los ajustes de notificaciones de determinadas etiquetas de la bandeja de entrada, sigue estos pasos:
    1. Toca Administrar etiquetas y, a continuación, toca una etiqueta.
    2. Toca Sincronizar mensajes y luego Últimos 30 días o Todos. Si no sincronizas los mensajes, no podrás activar las notificaciones de la etiqueta.
    3. Configura los ajustes de notificaciones de esa etiqueta.
    4. Repite estos pasos con todas las etiquetas de las que quieras recibir notificaciones.

Nota: Los dispositivos Android tienen ajustes de notificaciones que son independientes de los de la aplicación Gmail.

Recibir notificaciones de Gmail en dispositivos iOS

  1. Abre la aplicación Gmail.
  2. En la parte superior, toca Menú  y luego Ajustes.
  3. Toca tu cuenta.
  4. En la sección Notificaciones, toca Todos los correos nuevos.
  5. Cuando veas una notificación en tu dispositivo, deslízala hacia la izquierda para responder o archivar el mensaje.

Recibir notificaciones de Google Chat

  1. En la aplicación Chat, toca Menú Menú y luego Configuración.
  2. Toca Notificaciones de móviles y selecciona una opción:
  • Todos los mensajes
  • Conversaciones nuevas, conversaciones que sigo y mensajes directos
  • Conversaciones que sigo y mensajes directos
  • Solo @menciones y mensajes directos
  • No

Recibir notificaciones de Drive en dispositivos Android

  1. Abre la aplicación Google Drive.
  2. En la parte superior izquierda, toca Menú Menú y luego Ajustes.
  3. Toca Ajustes de notificaciones.
  4. Elige los ajustes que quieras cambiar.

Nota: Si cambias estos ajustes en las aplicaciones Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google, también se cambiarán en Google Drive.

Recibir notificaciones de Drive en dispositivos iOS

  1. Abre la aplicación Google Drive.
  2. En la parte superior izquierda, toca Menú Menú.
  3. Toca Ajustes Ajustes.
  4. Toca Notificaciones.
  5. Activa o desactiva Notificaciones habilitadas.

Recibir notificaciones de Calendar en dispositivos iOS o Android

Puedes cambiar la configuración de las notificaciones de todos tus eventos o de uno de ellos. Consulta más información sobre cómo configurar las notificaciones en tus dispositivos móviles en el artículo Cambiar o desactivar las notificaciones de Calendar.

2. Personalizar el espacio de trabajo de Calendar
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CasillaPersonalizar la vista de calendario
  1. En la parte superior derecha del cuadro de vista del calendario, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo y elige una opción:
    • Consultar un calendario por día, semana, mes o año.
    • Consulta la agenda.
    • Ocultar o mostrar fines de semana.
    • Ocultar o mostrar eventos rechazados.
  2. Para ver varios calendarios de forma simultánea en la vista de día, selecciona la vista Día y marca las casillas situadas junto a los calendarios que quieras ver.
  3. Para ver el calendario del día siguiente o anterior, junto a Hoy, haz clic en Siguiente Flecha hacia adelante o Anterior Flecha hacia atrás.

Más información

CasillaAñadir calendarios interesantes, como los de festividades, cumpleaños o eventos deportivos
  1. Abre Calendar.
  2. A la izquierda, encima de Mis calendarios, haz clic en Añadir Añadir y luego Explorar calendarios de intereses.
  3. Busca un calendario de vacaciones y marca o desmarca la casilla que hay al lado para eliminarlo.

Más información

CasillaAñadir colores a eventos de calendario
  1. Haz clic con el botón derecho en un evento.
  2. Selecciona un nuevo color.

Nota: Si cambias el color de un evento, en el lado izquierdo del evento aparece una línea vertical con el color original.

Más información

CasillaProgramar eventos en distintas zonas horarias

Añadir relojes internacionales a Calendar

  1. En Google Calendar, ve al icono de la rueda dentada Configuración y luego Configuración.
  2. Desplázate hasta Husos horarios y marca la casilla Mostrar husos horarios.
  3. Haz clic en Añadir zona horaria para mostrar tu zona horaria.
  4. Vuelve a hacer clic en Añadir zona horaria para añadir más zonas horarias.

Añadir zonas horarias a calendarios

  1. En la parte superior, haz clic en el icono Configuración y luego Configuración.
  2. A la izquierda, haz clic en Zona horaria y marca la casilla Mostrar la zona horaria secundaria. La zona horaria principal es la de dónde vives.
  3. Haz clic en el campo Zona horaria secundaria y selecciona otra zona horaria.
  4. (Opcional) Para identificar la zona horaria, añade una etiqueta; por ejemplo, Europa.

Más información

CasillaConfigurar las notificaciones de Calendar para cuando no estés en la oficina
  1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el primer día que estarás fuera de la oficina.
  2. Haz clic en Fuera de la oficina y selecciona un periodo.
  3. (Opcional) Para explicar que estás fuera de la oficina, escribe un mensaje en la sección Mensaje de rechazo.
  4. En la sección Visibilidad, elige una opción:
    • Público
    • Visibilidad predeterminada
    • Privado
  5. Haz clic en Guardar. Las reuniones nuevas y programadas durante este periodo se rechazarán automáticamente.

Más información

CasillaPersonalizar las notificaciones de Calendar

Gestionar notificaciones de eventos

  1. En Calendar, haz clic en el icono de rueda dentada Configuración y luego Configuración.
  2. A la izquierda, haz clic en la opción Configuración de los eventos de General.
  3. Haz clic en Notificaciones y selecciona una opción:
    • Desactivadas
    • Notificaciones de escritorio
    • Alertas
  4. (Opcional) Si quieres configurar un sonido para las notificaciones entrantes, activa la casilla Reproducir sonidos de notificaciones.
  5. (Opcional) Para administrar las notificaciones, a la izquierda, haz clic en tu calendario y luego Notificaciones generales.
  6. Junto a cada opción, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo y selecciona Ninguna o Correo electrónico.

Crear notificaciones de eventos concretos

  1. Ve a la sección Notificaciones y selecciona Correo electrónico o Notificación.
  2. Selecciona cuándo quieres recibir las notificaciones.
  3. (Opcional) Para añadir otra notificación, haz clic en Añadir una notificación y repite los pasos 1 y 2.

Más información

3 Personalizar el espacio de trabajo de Gmail
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CasillaCambiar la densidad con la que se muestran los correos electrónicos en la bandeja de entrada
  1. Abre Gmail.
  2. En la parte superior derecha, haz clic en el icono Ajustes y luego Densidad del contenido.
  3. Elige una opción:
    • Predeterminada
    • Cómoda
    • Compacta

    Nota: Si eliges la opción Predeterminada, obtendrás una vista previa de los archivos adjuntos en tu bandeja de entrada.

  4. Haz clic en Aceptar.

Más información

CasillaAñadir temas a la bandeja de entrada
  1. Abre Gmail.
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración Configuración.
  3. Desplázate hasta Temas y selecciona un tema.
  4. (Opcional) Para cambiar de tema, haz clic en Ver todo y elige un tema.
  5. (Opcional) Para añadir una imagen de fondo como tema, haz clic en Mis fotos y luego la imagen que quieras y luego Guardar.

Más información

CasillaConfigurar notificaciones por correo electrónico para cuando no estés en la oficina
  1. Abre Gmail
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración Configuración y luego Ver todos los ajustes.
  3. Desplázate hacia abajo, hasta Respuesta automática, y selecciona Respuesta automática activada o Respuesta automática desactivada.
  4. Al activarla, debes indicar en qué fechas estarás fuera y añadir un mensaje. A continuación, selecciona quién debe recibir la respuesta.
  5. En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

Más información

CasillaPersonalizar cómo se envían los correos electrónicos

Archivar automáticamente los correos electrónicos después de enviarlos

  1. Abre Gmail
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración Configuración y luego Ver todos los ajustes.
  3. Desplázate hasta la sección Enviar y archivar y selecciona Mostrar el botón Enviar y archivar en la respuesta.
  4. Haz clic en Guardar cambios.
  5. Abre un correo electrónico al que quieras responder y haz clic en Responder.
  6. Escribe el mensaje y haz clic en Enviar+ Archivar.

Programar el envío de un correo electrónico

Nota: Puedes tener hasta 100 correos electrónicos programados para enviarse.

  1. En Gmail, haz clic en Redactar y escribe un mensaje.
  2. Junto a Enviar, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha de menú desplegable y luego Programar envío.
  3. Selecciona una de las fechas y horas predeterminadas, o elige una fecha y hora diferentes.
Casilla(Opcional) Activar el correo sin conexión

Puedes leer, responder y buscar mensajes de Gmail aunque no tengas conexión a Internet. Tus mensajes se enviarán cuando vuelvas a tenerla.

  1. Haz clic en Configuración  y luego Configuración.
  2. En la pestaña Sin conexión, marca la casilla Habilitar el correo sin conexión.
  3. (Opcional) Para indicar los correos electrónicos de cuántos días quieres almacenar sin conexión, junto a Ajustes de sincronización, selecciona el número de días. También puedes elegir si se descargan los archivos adjuntos.
  4. Indica si quieres conservar los datos sin conexión en tu dispositivo o eliminarlos.
  5. En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

Más información

CasillaCrear varias firmas y plantillas de correo electrónico con respuestas predefinidas

¿Te has cansado de responder siempre a las mismas preguntas por correo electrónico? Redacta la respuesta una vez y guarda el correo electrónico como plantilla. Después, podrás abrir la plantilla y enviarla de nuevo con solo unos clics.

  1. En Gmail, haz clic en Redactar.
  2. En la ventana Mensaje nuevo, escribe tu firma y aplícale el formato que quieras.
  3. Haz clic en Más opciones  y luego Respuestas predefinidas y luego Guardar borrador como plantilla y luego Guardar como plantilla nueva.
  4. Da un nombre a la firma de respuesta predefinida y haz clic en Guardar.
  5. Termina de escribir el mensaje y envíalo o cierra la ventana de redacción para usar la firma en otra ocasión.

Más información

CasillaSeñalar correos importantes con estrellas y marcadores

Destacar correos electrónicos importantes

Para destacar un correo en Gmail, haz clic en el icono de la estrella Star que aparece junto a él en la bandeja de entrada o en una conversación. Para ver todos los correos electrónicos destacados, en la barra lateral izquierda, haz clic en Destacados.

Añadir estrellas de otro color

  1. Haz clic en Configuración  y luego Configuración.
  2. Desplázate hasta la sección Estrellas.
  3. Arrastra las estrellas entre las secciones Sin uso y En uso.
  4. Haz clic en Guardar cambios.

Utilizar marcadores de importancia

Para marcar un correo como importante, haz clic en el icono Importante Importante que aparece junto a él en la bandeja de entrada.

Para consultar todos los correos importantes, haz clic en Importantes Importante, en la barra lateral izquierda.

Más información

CasillaMover la ventana de chat de Gmail
  1. Abre Gmail.
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración Configuración y luego Ver todos los ajustes.
  3. Haz clic en Chat.
  4. En la sección Posición, selecciona A la derecha de la bandeja de entrada.
  5. Haz clic en Guardar cambios.

Más información

CasillaConfigurar Gmail como cliente de correo electrónico predeterminado
  1. Abre el navegador Chrome y haz clic en Más  y luego Configuración.
  2. En la parte inferior de la página, haz clic en Configuración avanzada.
  3. En la sección Privacidad y seguridad, haz clic en la flecha hacia la derecha  situada junto a Configuración del sitio web.
  4. Baja hasta la opción Controladores y haz clic en la flecha hacia la derecha  situada junto a ella.
  5. Activa la opción Permitir que los sitios web se conviertan en controladores de protocolos predeterminados (recomendado).
  6. Abre Gmail en el navegador Chrome.
  7. En la barra de direcciones del navegador, haz clic en el icono Controlador de servicios.
  8. Haz clic en Permitir y luego Listo.

Más información

CasillaEditar el asunto de una respuesta de correo electrónico
  1. Junto a Tipo de respuesta Responder, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha de menú desplegable y luego Editar asunto.
  2. Escribe un nuevo asunto.

Más información

 

Pasos siguientes

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