Woche 1: G Suite anpassen

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Angepasste Apps auf verschiedenen GerätenWillkommen bei der G Suite. Die Anleitungen in diesem Artikel helfen Ihnen während der ersten Woche.

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1. Die G Suite auf Ihren Mobilgeräten hinzufügen
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KästchenMobilgeräte

Mit G Suite-Apps auf Ihren Mobilgeräten können Sie flexibel und sicher von überall aus über Ihr Smartphone, Tablet oder Ihren Laptop arbeiten.

Bevor Sie weiterlesen, sollten Sie dafür sorgen, dass der Akku Ihres Smartphones geladen und Ihr Betriebssystem auf dem neuesten Stand ist.

KästchenG Suite-Konto auf einem Smartphone hinzufügen KästchenPIN erstellen
Sie können Ihr Android-Smartphone oder -Tablet mit einer Displaysperre schützen. Jedes Mal, wenn Sie Ihr Gerät einschalten oder das Display aktivieren, werden Sie aufgefordert, das Gerät zu entsperren. Sie können eine PIN, ein Muster oder ein Passwort festlegen.

Weitere Informationen

KästchenG Suite-Apps herunterladen

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Gmail: Geschäftliche E-Mail-Adressen und Funktionen für Unternehmen 

Beispiel: 
Sie können E-Mails auch dann lesen und senden, wenn Sie gerade nicht im Büro sind.

Google Play Gmail für Android

iOS App Store Gmail für iOS

Hangouts Meet im Browser Gmail im Webbrowser (mail.google.com) graue Leiste

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Google Kalender: Onlinekalender für die Arbeit im Team 

Beispiel: 
Sie sind spät dran? Mit Google Kalender können Sie den Termin verlegen oder die Teilnehmer über Ihre Verspätung informieren.

Google Play Google Kalender für Android 

iOS App Store Google Kalender für iOS

Hangouts Meet im Browser Google Kalender im Webbrowser (calendar.google.com)

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Cloud Search

Cloud Search: In allen Google-Produkten nach Inhalten Ihres Unternehmens suchen 

Beispiel: 
Mit diesem Dienst lassen sich die Kontaktdaten von Kollegen ganz einfach finden.

Google Play Cloud Search für Android 

iOS App Store Cloud Search für iOS

Hangouts Meet im Browser Cloud Search im Webbrowser (cloudsearch.google.com)

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Google Kontakte

Google Kontakte: Online-Adressbuch 

Beispiel: 
Sie können Nachrichten und Kalendereinladungen rasch an häufig kontaktierte Personengruppen senden, ohne E-Mail-Adressen einzeln eingeben zu müssen.

Google Play Google Kontakte für Android

Hangouts Meet im Browser Gmail im Webbrowser (mail.google.com)

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Chat

Hangouts Chat: Mit Kollegen chatten oder mit dem gesamten Team kommunizieren

Beispiel: 
Sie können sich in Chatrooms mit dem Team treffen und Ideen austauschen.

Google Play Hangouts Chat für Android 

iOS App Store Hangouts Chat für iOS

Hangouts Meet im Browser Hangouts Chat im Webbrowser (chat.google.com)

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Hangouts Meet: Videokonferenzen mit Personen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation 

Beispiel: 
Nehmen Sie ganz einfach an einer Besprechung teil. Klicken Sie dazu nur auf die freigegebene URL.

Google Play Hangouts Meet für Android 

iOS App Store Hangouts Meet für iOS

Hangouts Meet im Browser Hangouts Meet im Webbrowser (meet.google.com)

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Google Drive: Online-Dateispeicher  

Beispiel: 
Sie haben einen Termin vor Ort beim Kunden und benötigen dafür eine PDF-Datei oder ein Video? Speichern Sie die Datei einfach in Google Drive. Anschließend können Sie sie jederzeit auf Ihrem Mobilgerät aufrufen.

Google Play Google Drive für Android 

iOS App Store Google Drive für iOS

Hangouts Meet im Browser Google Drive im Webbrowser (drive.google.com)

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Google Docs: Dokumente im Browser erstellen und gemeinsam mit anderen bearbeiten 

Beispiel: 
Sie können die aktuelle Agenda für die nächste Besprechung immer auf dem neuesten Stand halten und auch unterwegs neue Punkte hinzufügen. Notizen und Erinnerungen lassen sich auch einfach diktieren.

Google Play Google Docs für Android 

iOS App Store Google Docs für iOS

Hangouts Meet im Browser Google Docs im Webbrowser (docs.google.com)

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Google Formulare

Google Formulare: Umfragen und Quizze im Browser erstellen

Beispiel: 
Sie können Anmeldungen für Veranstaltungen verwalten, Quizze erstellen, Antworten analysieren und vieles mehr.

Hangouts Meet im Browser Google Formulare im Webbrowser (forms.google.com)

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Google+

Google+: Online-Communities für Unternehmen 

Beispiel: 
Erstellen Sie Communities für Projektteams oder für Kollegen mit gemeinsamen Interessen.

Google Play Google+ für Android 

iOS App Store Google+ für iOS

Hangouts Meet im Browser Google+ im Webbrowser (plus.google.com)

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Google Groups: Onlinediskussionen verwalten und daran teilnehmen

Beispiel: 
Mit Google Groups können Sie unter anderem Mailinglisten und Foren erstellen und Dateien über eine einzige E-Mail-Adresse für alle Teammitglieder freigeben.

Hangouts Meet im Browser Google Groups im Webbrowser (groups.google.com)

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Google Notizen

Google Notizen: Notizen und Listen erstellen, freigeben und gemeinsam bearbeiten  

Beispiel: 
Mit To-do-Listen und Erinnerungen haben Sie immer alles Wichtige im Blick.

Google Play Google Notizen für Android 

iOS App Store Google Notizen für iOS

Hangouts Meet im Browser Google Notizen im Webbrowser (keep.google.com)

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Google Tabellen: Tabellen im Browser erstellen und gemeinsam mit anderen bearbeiten  

Beispiel: 
Kurz vor einer Besprechung mit Investoren hat sich ein wichtiger Termin oder eine Ressource geändert? Ändern Sie den freigegebenen Projektplan einfach über Ihr Mobilgerät.

Google Play Google Tabellen für Android 

iOS App Store Google Tabellen für iOS

Hangouts Meet im Browser Google Tabellen im Webbrowser (sheets.google.com)

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Google Sites

Google Sites: Wirkungsvolle Websites erstellen und zur Zusammenarbeit nutzen

Beispiel: 
Ob interne Projektwebsite oder öffentliche Onlinepräsenz– mit Google Sites klappt das auch ohne Hilfe der IT-Abteilung.

Hangouts Meet im Browser Google Sites im Webbrowser (sites.google.com)

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Google Präsentationen

Google Präsentationen: Präsentationen im Browser erstellen und gemeinsam mit anderen bearbeiten 

Beispiel: 
Sie können Ihre Projektpräsentation auch dann kurzfristig ändern, wenn Sie gerade nicht am Computer sind.

Google Play Google Präsentationen für Android 

iOS App Store Google Präsentationen für iOS

Hangouts Meet im Browser Google Präsentationen im Webbrowser (slides.google.com)

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Google Voice: Eine Nummer für Anrufe, SMS und Mailbox – in einer App, die auf allen Ihren Geräten synchronisiert wird

Beispiel: 
Mit Ihrer kostenlosen Nummer können Sie telefonieren, SMS schreiben und die Mailbox abhören sowie alle Ihre Unterhaltungen über eine App verwalten und organisieren.

Google Play Google Voice für Android 

iOS App Store Google Voice für iOS

Hangouts Meet im Browser Google Voice im Webbrowser (voice.google.com)

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Weitere Informationen

KästchenAuf Mobilgeräten Benachrichtigungen für G Suite-Apps einrichten

So erhalten Sie Gmail-Benachrichtigungen auf Ihrem Android-Gerät:

  1. Öffnen Sie die Gmail App.
  2. Tippen Sie oben auf das Dreistrich-Menü Dreistrich-Menü und dann Einstellungen Einstellungen.
  3. Wählen Sie Ihr Konto aus und klicken Sie das Kästchen neben Benachrichtigungen an.
  4. Tippen Sie auf Ton und Vibration für Posteingang und wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus.
  5. Sie können auch die Benachrichtigungseinstellungen für bestimmte Labels im Posteingang ändern. Das geht so:
    1. Tippen Sie auf Labels verwalten und anschließend auf ein Label.
    2. Tippen Sie auf Nachrichten synchronisieren und dann Letzte 30 Tage oder Alle. Wenn Sie die Nachrichten nicht synchronisieren, können Sie keine Benachrichtigungen für das Label aktivieren.
    3. Wählen Sie die Benachrichtigungseinstellungen für das Label aus.
    4. Wiederholen Sie die Schritte für alle Labels, für die Sie Benachrichtigungen erhalten möchten.

Hinweis: Ihr Android-Gerät verfügt über weitere Benachrichtigungseinstellungen, die von der Gmail App unabhängig sind.

So erhalten Sie Gmail-Benachrichtigungen auf Ihrem iOS-Gerät:

  1. Öffnen Sie die Gmail App.
  2. Tippen Sie oben auf das Dreistrich-Menü Dreistrich-Menü und dann Einstellungen.
  3. Tippen Sie auf Ihr Konto.
  4. Tippen Sie im Abschnitt Benachrichtigungen auf Alle neuen E-Mails.
  5. Wenn Sie eine Benachrichtigung auf Ihrem Gerät sehen, wischen Sie zum Antworten oder Archivieren nach links.

So erhalten Sie Hangouts Chat-Benachrichtigungen auf Ihrem Mobilgerät:

  1. Tippen Sie in der Hangouts Chat App auf das Dreistrich-Menü Dreistrich-Menü und dann Einstellungen.
  2. Tippen Sie auf Mobile Benachrichtigungen und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
  • Alle Nachrichten
  • Neue Konversationen, Konversationen, denen ich folge, und Direktnachrichten
  • Konversationen, denen ich folge, und Direktnachrichten
  • Nur @Erwähnungen und Direktnachrichten
  • Aus

So erhalten Sie Google Drive-Benachrichtigungen auf Ihrem Android-Gerät:

  1. Öffnen Sie die Google Drive App.
  2. Tippen Sie links oben auf das Dreistrich-Menü Dreistrich-Menü und dann Einstellungen.
  3. Tippen Sie auf Benachrichtigungseinstellungen.
  4. Wählen Sie die Einstellungen aus, die Sie ändern möchten.

Hinweis: Wenn Sie diese Einstellungen in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen ändern, wirken sich die Änderungen auch auf Google Drive aus.

So erhalten Sie Google Drive-Benachrichtigungen auf Ihrem iOS-Gerät:

  1. Öffnen Sie die Google Drive App.
  2. Tippen Sie links oben auf das Dreistrich-Menü Dreistrich-Menü.
  3. Tippen Sie auf "Einstellungen" Einstellungen.
  4. Tippen Sie auf Benachrichtigungen.
  5. Tippen Sie auf Benachrichtigungen aktiviert, um die Option ein- oder auszuschalten.

So erhalten Sie Google Kalender-Benachrichtigungen auf Ihren Android- und iOS-Geräten:

Benachrichtigungseinstellungen lassen sich für einen einzelnen Termin oder für alle ändern. Weitere Informationen zum Einrichten von Benachrichtigungen auf Ihren Mobilgeräten finden Sie im Hilfeartikel Kalenderbenachrichtigungen ändern oder deaktivieren.

2. Google Kalender anpassen
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KästchenKalenderansicht anpassen
  1. Klicken Sie rechts oben im Feld zum Umschalten der Ansicht auf den Abwärtspfeil Abwärtspfeil und wählen Sie eine Option aus:
    • Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresansicht
    • Terminübersicht ansehen
    • Wochenenden anzeigen oder ausblenden
    • Abgelehnte Termine anzeigen oder ausblenden
  2. Mehrere Kalender nebeneinander in der Tagesansicht ansehen: Wählen Sie die Option Tag aus und klicken Sie auf die Kästchen neben den gewünschten Kalendern.
  3. Vorherigen oder nächsten Tag im Kalender ansehen: Klicken Sie neben Heute auf "Weiter" Pfeil "Weiter" oder auf "Zurück" Zurückpfeil.

Weitere Informationen

KästchenRelevante Kalender hinzufügen, die z. B. Feiertage, Geburtstage oder Sportveranstaltungen enthalten
  1. Öffnen Sie Google Kalender.
  2. Klicken Sie links über Meine Kalender auf "Hinzufügen" Hinzufügen und dann Relevante Kalender ansehen.
  3. Suchen Sie nach dem gewünschten Feiertagskalender und klicken Sie auf das Kästchen daneben, um ein Häkchen zu setzen bzw. zu entfernen.

Weitere Informationen

KästchenKalendertermine farblich hervorheben
  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Termin.
  2. Wählen Sie eine neue Farbe aus.

Hinweis: Wenn Sie die Farbe eines Termins ändern, wird die ursprüngliche Farbe als vertikale Linie auf der linken Seite des Termins angezeigt.

Weitere Informationen

KästchenTermine in verschiedenen Zeitzonen planen

So fügen Sie eine Weltuhr in Google Kalender hinzu:

  1. Klicken Sie in Google Kalender auf "Einstellungen" Einstellungen und dann Einstellungen.
  2. Scrollen Sie zu Weltuhr und klicken Sie das Kästchen Weltuhr anzeigen an.
  3. Klicken Sie auf Zeitzone hinzufügen, um Ihre aktuelle Zeitzone anzeigen zu lassen.
  4. Klicken Sie noch einmal auf Zeitzone hinzufügen, um weitere Zeitzonen hinzuzufügen.

So fügen Sie Zeitzonen in Google Kalender hinzu:

  1. Klicken Sie oben auf "Einstellungen" Einstellungen und dann Einstellungen.
  2. Klicken Sie links auf Zeitzone und klicken Sie das Kästchen Sekundäre Zeitzone anzeigen an. Die primäre Zeitzone entspricht der Zeitzone Ihres Wohnorts.
  3. Klicken Sie auf Sekundäre Zeitzone und wählen Sie eine andere Zeitzone aus.
  4. Optional: Fügen Sie ein Label hinzu, z. B. Europa.

Weitere Informationen

KästchenAbwesenheitseinstellungen in Google Kalender festlegen
  1. Klicken Sie im Kalenderraster auf den ersten Tag Ihrer Abwesenheit.
  2. Klicken Sie auf Außer Haus und wählen Sie einen Zeitraum aus.
  3. Optional: Geben Sie unter Nachricht abgelehnt eine Mitteilung ein.
  4. Wählen Sie eine Option für die Sichtbarkeit aus:
    • Öffentlich
    • Standardsichtbarkeit
    • Vertraulich
  5. Klicken Sie auf Speichern. Neue und bestehende Besprechungsanfragen in diesem Zeitraum werden automatisch abgelehnt.

Weitere Informationen

KästchenBenachrichtigungen in Google Kalender anpassen

So ändern Sie die allgemeinen Einstellungen für Terminbenachrichtigungen:

  1. Öffnen Sie Google Kalender und klicken Sie auf "Einstellungen" Einstellungen und dann Einstellungen.
  2. Klicken Sie links unter Allgemein auf Termineinstellungen.
  3. Klicken Sie auf Benachrichtigungen und wählen Sie eine Option aus:
    • Aus
    • Desktop-Benachrichtigungen
    • Benachrichtigungen
  4. Wenn Sie durch einen Ton auf eingehende Benachrichtigungen aufmerksam gemacht werden möchten, klicken Sie das Kästchen Benachrichtigungstöne abspielen an.
  5. Wählen Sie links Ihren Kalender aus und klicken Sie auf Allgemeine Benachrichtigungen, um einzustellen, über welche Termine Sie benachrichtigt werden möchten.
  6. Mit einem Klick auf den Abwärtspfeil Abwärtspfeil neben jeder Option können Sie diese aktivieren bzw. deaktivieren.

So richten Sie terminspezifische Benachrichtigungen ein:

  1. Klicken Sie auf einen Termin und dann auf "Bearbeiten" Bearbeiten.
  2. Wählen Sie neben "Benachrichtigungen" Keine Benachrichtigungen die Option E-Mail oder Benachrichtigung aus.
  3. Wählen Sie einen Zeitraum aus.
  4. Wenn Sie eine weitere Benachrichtigung hinzufügen möchten, klicken Sie auf Benachrichtigung hinzufügen und wiederholen Sie die Schritte 2–3.

Weitere Informationen

3. Gmail anpassen
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KästchenAnzeigedichte von E-Mails im Posteingang ändern
  1. Öffnen Sie Gmail.
  2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen" Einstellungen und dann Kompaktheitsgrad.
  3. Wählen Sie eine Option aus:
    • Standard
    • Übersichtlich
    • Kompakt

    Hinweis: Wenn Sie "Standard" auswählen, wird für Anhänge im Posteingang eine Vorschau angezeigt.

  4. Klicken Sie auf OK.

Weitere Informationen

KästchenDesigns für den Posteingang hinzufügen
  1. Klicken Sie in Gmail auf Einstellungen Einstellungen und dann Designs.
  2. Wählen Sie ein Design aus oder klicken Sie auf Meine Fotos, um der Galerie ein Design hinzuzufügen.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Weitere Informationen

KästchenAbwesenheitseinstellungen in Gmail festlegen
  1. Klicken Sie in Gmail rechts oben auf "Einstellungen" Einstellungen und dann Einstellungen.
  2. Scrollen Sie nach unten zu Abwesenheitsnotiz und klicken Sie auf Abwesenheitsnotiz aktiviert oder auf Abwesenheitsnotiz deaktiviert.
  3. Geben Sie ggf. einen Zeitraum, einen Betreff und eine Nachricht ein. Wählen Sie dann aus, wer die Notiz erhalten soll.
  4. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

Weitere Informationen

KästchenSenden von E-Mails anpassen

So lassen Sie E-Mails direkt nach dem Senden archivieren:

  1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie auf "Einstellungen" Einstellungen und dann Einstellungen.
  2. Scrollen Sie zu Senden und archivieren und klicken Sie die Option "Senden und archivieren" in Antworten anzeigen an.
  3. Klicken Sie auf Änderungen speichern.
  4. Öffnen Sie eine E-Mail, die Sie beantworten möchten, und klicken Sie auf Antworten.
  5. Schreiben Sie die Nachricht und klicken Sie auf Senden + Archivieren.

So legen Sie einen Zeitpunkt für das Senden einer E-Mail fest:

Hinweis: Sie können bis zu 100 E-Mails zeitverzögert senden.

  1. Öffnen Sie Gmail, klicken Sie auf Schreiben und geben Sie eine Nachricht ein.
  2. Klicken Sie neben Senden auf den Abwärtspfeil Abwärtspfeil und dann Senden planen.
  3. Wählen Sie eine der Standardoptionen oder ein anderes Datum und eine andere Uhrzeit aus.
KästchenOptional: Offline-E-Mail aktivieren

In Gmail können Sie Nachrichten auch dann suchen, lesen und beantworten, wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind. Sobald Sie wieder online sind, werden Ihre Nachrichten versendet.

  1. Klicken Sie auf "Einstellungen" Einstellungen und dann Einstellungen.
  2. Gehen Sie zum Tab "Offline" und klicken Sie das Kästchen Offline-E-Mail aktivieren an.
  3. Optional: Wählen Sie neben Synchronisierungseinstellungen aus, aus welchem Zeitraum in Tagen die E-Mails offline gespeichert werden sollen. Sie können auch festlegen, dass Anhänge heruntergeladen werden sollen.
  4. Legen Sie fest, ob Offlinedaten auf Ihrem Gerät gespeichert werden sollen.
  5. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

Weitere Informationen

KästchenMit Antwortvorlagen mehrere Signaturen und E-Mail-Vorlagen erstellen

Sie erhalten häufig von unterschiedlichen Absendern dieselben Fragen und möchten nicht jedes Mal die gleiche Antwort neu eingeben? Kein Problem – Sie schreiben einfach Ihre Antwort und speichern die E-Mail als Vorlage. Bei Bedarf öffnen Sie die Vorlage und senden die E-Mail einfach noch einmal.

  1. Klicken Sie in Gmail auf Schreiben.
  2. Geben Sie im Fenster Neue Nachricht Ihre Signatur ein und formatieren Sie sie wie gewünscht.
  3. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Mehr und dann Antwortvorlagen und dann Entwurf als Vorlage speichern und dann Als neue Vorlage speichern.
  4. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf Speichern.
  5. Sie können nun die Nachricht fertigstellen und senden oder Sie schließen das Fenster Neue Nachricht und verwenden die Signatur ein andermal.

Weitere Informationen

KästchenWichtige E-Mails mit dem Sternsymbol versehen und mit Wichtigkeitsmarkierungen hervorheben

So markieren Sie wichtige E-Mails mit dem Sternsymbol:

In Gmail können Sie neben einer E-Mail im Posteingang oder einer E-Mail innerhalb einer Konversation auf das Sternsymbol Star klicken. Alle so markierten E-Mails finden Sie dann in der linken Seitenleiste unter Markiert.

Sternsymbole mit unterschiedlichen Farben hinzufügen:

  1. Klicken Sie auf "Einstellungen" Einstellungen und dann Einstellungen.
  2. Scrollen Sie nach unten zu Sterne.
  3. Ziehen Sie die Sterne wie gewünscht nach In Verwendung oder nach Nicht in Verwendung.
  4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Wichtigkeitsmarkierungen verwenden:

Wenn Sie wichtige Nachrichten hervorheben möchten, können Sie im Posteingang neben einer E-Mail auf "Wichtig" Wichtig klicken.

Alle so markierten E-Mails finden Sie dann in der linken Seitenleiste unter "Wichtig" Wichtig.

Weitere Informationen

KästchenChatfenster in Gmail verschieben
  1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie auf "Einstellungen" Einstellungen und dann Einstellungen und dann Erweitert.
  2. Scrollen Sie zu Chat auf der rechten Seite und wählen Sie Aktivieren aus.
  3. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Weitere Informationen

KästchenGmail als Standard-E-Mail-Client festlegen
  1. Öffnen Sie Google Chrome und klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Mehr und dann Einstellungen.
  2. Klicken Sie unten auf der Seite auf Erweitert.
  3. Klicken Sie im Abschnitt Datenschutz und Sicherheit auf den Rechtspfeil Rechtspfeil neben Website-Einstellungen.
  4. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf den Rechtspfeil Rechtspfeil neben Handler.
  5. Aktivieren Sie die Option Registrierung von Websites als Standard-Handler für Protokolle zulassen (empfohlen).
  6. Öffnen Sie Gmail in Chrome.
  7. Klicken Sie in der Adressleiste des Browsers auf "Dienst-Handler" Dienst-Handler.
  8. Klicken Sie auf Zulassen und dann Fertig.

Weitere Informationen

KästchenBetreff in einer E-Mail-Antwort bearbeiten
  1. Klicken Sie neben "Art der Antwort" Antworten auf den Abwärtspfeil Abwärtspfeil und dann Betreff bearbeiten.
  2. Geben Sie einen neuen Betreff ein.

Weitere Informationen

 

Nächster Schritt

Sie möchten produktiv mit der G Suite arbeiten? Dann sehen Sie sich dazu die Checkliste für Woche 2 an.

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