Semana 4: gerenciar projetos eficientes

Mantenha seus projetos em dia, gerencie o tempo e aproveite ao máximo os apps Planilhas e Apresentações Google

• Gerenciar listas de tarefas
• Tornar-se um especialista em planilhas
• Criar apresentações impactantes e interativas

Expandir tudo  |  Recolher tudo

Gerenciar listas de tarefas

Gerenciar listas de tarefas com o app Tarefas

Gerencie suas tarefas e listas de projetos com o Google Tarefas. Com o Tarefas, é fácil criar listas pessoais de tarefas diárias com datas de conclusão. Ele se integra perfeitamente ao Gmail e ao Google Agenda e é sincronizado em todos os seus dispositivos.

Abrir o recurso Tarefas

É possível adicionar tarefas ao painel lateral em alguns apps do Google Workspace.

1. Acesse o Gmail, Calendário, Chat, Drive ou um arquivo no GoogleDocumentos, Planilha ou Apresentações.
   • Importante: se o app Tarefas não aparecer, clique na seta no canto de baixo à direita da tela para abrir o painel.
2. À direita, clique em Tarefas .

Dica: nos espaços do Gmail, você pode criar, atribuir, editar, concluir e excluir tarefas em grupo.

Arrastar um e-mail para sua lista de tarefas

Se você arrastar um e-mail para o Tarefas, ele aparecerá como uma tarefa em uma lista. Você pode editar a tarefa, adicionar detalhes e programar lembretes recorrentes ou ocasionais.

1. Acesse o Gmail.
2. À direita, clique em Tarefas .
3. Encontre o e-mail que você quer salvar como uma tarefa.
4. Arraste e solte o e-mail no painel lateral.
5. Para adicionar uma data e hora, clique em Data/hora.

Criar e atribuir tarefas em um espaço

Como participante de um espaço no Google Chat, você pode criar, gerenciar e atribuir as tarefas do grupo a outros participantes. Você pode ver as tarefas no espaço em que elas foram criadas. Se uma tarefa estiver atribuída a você, ela aparecerá na sua lista de tarefas no Google Tarefas. Quando alguém cria ou atualiza uma tarefa, uma notificação é exibida no espaço.

Dica: se você usar uma conta do trabalho ou escolar e não vir a guia “Tarefas” em um espaço, fale com o administrador do Google Workspace para ativar esse recurso.

1. No computador, abra o Google Chat ou o Gmail.
   • No Gmail: à esquerda, clique em Chat.
2. Selecione o espaço onde você quer criar uma tarefa.
3. On the top, click na guia Tarefas Adicionar tarefa do espaço..
   Dica: no Gmail, talvez seja necessário abrir o espaço para ver a guia "Tarefas".
4. Digite o título da tarefa.
5. Opcional: para adicionar uma descrição ou mais detalhes, clique em Adicionar detalhes e digite as informações.
6. Opcional: para adicionar uma data e hora, clique em Adicionar data/hora Selecione as opções desejadas clique em OK.
   Dica: se adicionar uma data e hora à tarefa, você receberá uma notificação na data e no horário agendados.
7. Opcional: para atribuir a tarefa a um participante do espaço, clique em Atribuir clique no nome da pessoa. Para atribuir uma tarefa a alguém que não é participante do espaço, primeiro convide essa pessoa.
   Dica: se o responsável sair do espaço, a tarefa permanecerá no espaço e na lista de tarefas pessoais do Google Tarefas.
8. Clique em Adicionar.

Quando você cria uma tarefa, uma notificação é exibida para todos os participantes do espaço.

Saiba mais na Central de Ajuda do Google Tarefas

Definir lembretes recorrentes no Tarefas

Você pode definir prazos no Tarefas e adicionar lembretes recorrentes. Ao fazer isso, ela também aparecerá no Agenda.

1. Acesse o Gmail, Calendário, Chat, Drive ou um arquivo no GoogleDocumentos, Planilha ou Apresentações.
2. À direita, clique em Tarefas .
3. Clique em uma tarefa ou crie uma nova.
4. Para adicionar uma data e hora, clique em Data/hora.
5. Ao lado de "Data/hora", clique em Repetir .
6. Em "Repetição a cada", selecione dia, semana, mês ou ano.
7. Em "Término", selecione uma opção para criar uma tarefa recorrente:
   • Sem data de término, selecione Nunca.
   • Com uma data de término específica, selecione Ativado e escolha uma data.
   • Que termine após um número específico de ocorrências, selecione Depois e escolha um valor.
8. Clique em OK.

 

Quer mais conceitos básicos do Google Tarefas?Comece a usar o app Tarefas no Google Workspace

Tornar-se um especialista em planilhas

Adicionar caixas de seleção às suas planilhas

1. No computador, abra um arquivo nas Planilhas Google.
2. Selecione as células em que você quer colocar caixas de seleção.
3. No menu na parte de cima, clique em Inserir Caixa de seleção.
4. Para remover, selecione as caixas e pressione Excluir.

Saiba mais na Central de Ajuda dos Editores de arquivos Google

Criar gráficos com base nos seus dados

1. No computador, abra um arquivo no Planilhas Google.
2. Selecione as células que você quer incluir no gráfico.
3. Clique em Inserir Gráfico.

Saiba mais na Central de Ajuda dos Editores de arquivos Google

Adicionar cor personalizada às guias

Altere a cor das guias em uma planilha para diferenciá-las rapidamente.

1. Na guia de uma página, clique na seta para baixo .
2. Clique em Alterar cor e selecione uma cor.
3. (Opcional) Para escolher uma cor personalizada, clique em Personalizado e selecione uma opção usando os controles deslizantes ou digitando um número de cor.

Remover dados duplicados

Você pode remover com facilidade os valores duplicados da sua planilha sem precisar escrever um script de app ou remover os dados manualmente.

1. No Planilhas, abra uma planilha.
2. Selecione o intervalo de dados onde você quer remover dados duplicados.
3. Clique em DadosRemover cópias.
4. Selecione quais colunas serão incluídas e se os dados terão linha de cabeçalho.
5. Clique em Remover cópias.
6. Na janela de status, clique em OK.

Automatizar tarefas com macros

 

Poupe tempo automatizando tarefas repetitivas com macros no Planilhas Google. Vamos supor que você precise formatar novas importações de dados ou criar o mesmo gráfico em várias planilhas de dados trimestrais. Repetir as mesmas tarefas manualmente pode levar horas. Com uma macro do Planilhas, você pode gravar essas ações e usá-las novamente com facilidade sem precisar escrever códigos.

1. No computador, abra uma planilha em sheets.google.com.
2. Na parte de cima, clique em Extensões  Macros Gravar macro.
3. Na parte de baixo, escolha o tipo de referência à célula que você quer que sua macro use:

• Usar referências absolutas: a macro realizará as tarefas na célula exata que você selecionou. Por exemplo, se você formatar em negrito a célula A1, a macro sempre formatará em negrito apenas a célula A1, independentemente da célula selecionada.
• Usar referências relativas: a macro realizará as tarefas na célula selecionada e nas células próximas. Por exemplo, se você gravar a formatação em negrito nas células A1 e B1, a macro poderá ser usada mais tarde para formatar em negrito as células C1 e D1.

4. Conclua a tarefa que você quer gravar. Ao terminar, clique em Salvar.
5. Nomeie a macro, crie um atalho personalizado e clique em Salvar.

• Observação: quando você cria uma macro no Planilhas Google, um Apps Script é criado. Para editar esse Apps Script, na parte de cima, clique em Ferramentas Editor de script.

Para executar uma macro, clique em Extensões Macros selecione a macro que você quer usar.

Saiba mais na Central de Ajuda dos Editores de arquivos Google

Limitar o que as pessoas podem ver ou editar com páginas e intervalos protegidos

Impedir que outras pessoas façam alterações nas páginas e nos intervalos

1. Abra um arquivo no Planilhas Google.
2. Clique em Dados Proteger páginas e intervalos. Uma caixa será exibida à direita.
3. Clique em Adicionar uma página ou intervalo ou clique em uma proteção existente para editá-la.
4. Para proteger um intervalo, clique em Intervalo. Para proteger uma página, clique em Página.
   • Intervalo: para alterar ou inserir o intervalo que você está protegendo, clique no ícone de planilha e realce o intervalo na planilha.
   • Página: escolha uma página a ser protegida. Para que um conjunto de células da página não fique protegido, marque a caixa ao lado de "Exceto algumas células".
5. Clique em Definir permissões ou Alterar permissões.
6. Especifique como você quer limitar a edição:

• Para mostrar um aviso quando alguém fizer uma edição: selecione "Mostrar um aviso ao editar este intervalo". Isso não impede a edição, mas mostra uma mensagem de confirmação.
• Para escolher quem pode editar o intervalo ou a página: selecione "Restringir quem pode editar este intervalo". Escolha entre as seguintes opções:
  • Somente você: só você e o proprietário (caso não seja você) podem editar o intervalo ou a página.
  • Somente o domínio: se você usar o Planilhas Google no trabalho ou na escola, somente as pessoas do seu domínio poderão editar o intervalo ou a página. Essa opção só está disponível quando todos os usuários no domínio podem editar a planilha.
  • Personalizado: só as pessoas que você escolher podem editar o intervalo ou a planilha.
  • Copiar permissões de outro intervalo: permite reutilizar as permissões que você definiu para outro conjunto de células ou página.

7. Clique em Salvar ou Concluído.

Para encontrar as células protegidas, clique em Ver  Mostrar  Intervalos protegidos. Um plano de fundo listrado vai aparecer nas células.

Ocultar uma página

1. Abra um arquivo no Planilhas Google.
2. Clique na página que você quer ocultar.
3. Na guia da página, clique na seta para baixo .
4. Clique em Ocultar página. Essa opção só será exibida se sua planilha tiver duas ou mais páginas.

Observação: as pessoas com acesso para edição podem reexibir uma página. As pessoas com acesso de visualização não veem a página, mas podem reexibi-la e fazer uma cópia da planilha.

Saiba mais na Central de Ajuda dos Editores de arquivos Google

Classificar e filtrar dados

Filtre seus dados sem alterar o que as outras pessoas podem ver

Em um computador, você pode filtrar os dados para que eles sejam aplicados apenas à sua visualização da planilha. As alterações na sua visualização de filtro são salvas automaticamente.

1. No computador, abra um arquivo no Planilhas Google.
2. Clique em Dados Visualizações de filtros Criar nova visualização com filtro.
3. Classifique e filtre os dados.
4. Para fechar a visualização de filtro, no canto superior direito, clique em Fechar .
5. Ela será salva automaticamente.

Também é possível filtrar dados de outras maneiras.

Saiba mais na Central de Ajuda dos Editores de arquivos Google

Saiba mais:  Guias de produtividade do Planilhas Google

Criar apresentações impactantes e interativas

Criar uma apresentação com modelos dos Editores de Documentos Google

Independentemente de você estar criando um modelo que sua equipe possa reutilizar ou mantendo seu branding externo consistente, use modelos que deixem suas apresentações mais bonitas e profissionais.

1. No seu computador, acesse o Documentos, o Planilhas, o Apresentações, o Formulários ou o Sites.
2. No canto superior direito, clique em Galeria de modelos.
3. Clique no modelo que você quer usar.
4. Uma cópia do modelo será aberta.

Dica: se ao lado do modelo que você escolher aparecer "Complemento", talvez seja preciso instalar um complemento para usá-lo. Saiba mais sobre os complementos.

Saiba mais na Central de Ajuda dos Editores de arquivos Google

Copiar formatos ou temas de texto

Copiar formatação do texto

Você pode copiar a formatação rapidamente para outras áreas do texto.

1. Em uma página, um documento ou um slide, formate o texto ou a célula como preferir. 
2. Destaque o texto ou a célula e clique no ícone do rolo de pintura no canto superior esquerdo. 
3. Clique em uma célula ou destaque o texto. A célula ou o texto destacado terão a mesma formatação. 

Copiar um tema para uma nova apresentação

Você também pode copiar um tema do Apresentações para uma apresentação nova ou antiga.

Importante: o tema importado precisa ser de um arquivo existente do Apresentações Google ou do PowerPoint. Você também pode usar uma imagem própria como plano de fundo na apresentação inteira.

1. No computador, abra um arquivo no Apresentações Google.
2. Na parte superior, clique em Slide Alterar tema.
3. No canto inferior direito, clique em Importar tema.
4. Clique duas vezes na apresentação que você quer usar.
5. Clique no tema que você quer importar.
6. Clique em Importar tema.

Saiba mais na Central de Ajuda dos Editores de arquivos Google

Adicionar um gráfico de dados do Planilhas

Se a apresentação tiver muitos dados, ajude o público a vê-los com facilidade transformando as informações em gráficos. Basta criar um gráfico no Planilhas e adicioná-lo à sua apresentação. O gráfico é vinculado aos dados do Planilhas para que todas as alterações nos dados sejam atualizadas automaticamente na apresentação.

Inserir um gráfico

1. No computador, abra um arquivo no Documentos ou Apresentações Google.
2. Clique em Inserir Gráfico Do Planilhas.
3. Clique na planilha com o gráfico que você quer adicionar e em Selecionar.
4. Clique no gráfico que você quer adicionar.
   • Se você não quiser que o gráfico seja vinculado à planilha, desmarque "Link para a planilha".
5. Clique em Importar.

Editar o gráfico diretamente na apresentação

1. No computador, abra um arquivo no Documentos ou Apresentações Google.
2. Clique em Inserir Gráfico Do Planilhas.
3. Clique na planilha com o gráfico que você quer adicionar e em Selecionar.
4. Clique no gráfico que você quer adicionar.
   • Se você não quiser que o gráfico seja vinculado à planilha, desmarque "Link para a planilha".
5. Clique em Importar.

Atualizar o gráfico para corresponder ao original no app Planilhas

Quando você faz uma alteração rápida, pode verificar se os dados foram atualizados.

1. No computador, abra um arquivo no Documentos ou Apresentações Google.
2. No canto superior direito do gráfico, da tabela ou do slide, clique em Atualizar.

Saiba mais na Central de Ajuda dos Editores de arquivos Google

Criar fluxogramas com desenhos

Criar um fluxograma, um diagrama ou outro tipo de desenho

1. No computador, abra um documento.
2. No canto superior esquerdo, clique em Inserir  Desenho  Novo.
3. Insira formas, linhas ou texto com as ferramentas de edição.

Adicionar seu desenho a um documento ou a uma apresentação

1. No computador, abra um documento.
2. No canto superior esquerdo, clique em Inserir  Desenho  Do Drive.
3. Clique no desenho que você quer inserir. 
4. Clique em Selecionar.

Saiba mais na Central de Ajuda dos Editores de arquivos Google

Inserir outros tipos de diagrama

Importante: é possível inserir um diagrama em qualquer idioma que use o alfabeto latino.

1. No computador, abra um arquivo no app Apresentações Google.
2. Escolha o slide para adicionar o diagrama.
3. Na parte de cima, clique em Inserir  Diagrama.
4. Escolha o estilo, o número de níveis e o modelo.
5. O diagrama vai ser adicionado ao slide. Você pode fazer quantas alterações quiser.

Adicionar anotações do apresentador

É possível adicionar anotações do apresentador que só você verá quando apresentar. As pessoas com quem você compartilhar a apresentação poderão ver as anotações. Quando você apresenta os slides, as anotações do apresentador aparecem em outra janela.

1. Abra um arquivo no Apresentações Google.
2. No canto direito de cima, ao lado de Apresentação de slides , clique na seta para baixo .
3. Clique em Visualização de apresentador.
4. Clique em Anotações do apresentador.

Você pode adicionar seu texto abaixo do slide.

Saiba mais na Central de Ajuda dos Editores de arquivos Google

Fazer uma sessão de perguntas e respostas ao vivo

Você pode iniciar uma sessão de perguntas e respostas ao vivo no seu arquivo do Apresentações Google a qualquer momento. As pessoas podem fazer perguntas usando qualquer dispositivo.

Iniciar a sessão de perguntas e respostas e tirar dúvidas dos espectadores

1. Abra um arquivo do Apresentações Google.
2. Na parte de cima, ao lado de Apresentação de slides , clique na seta para baixo .
3. Clique em Visualização de apresentador.
4. Na nova janela, clique em Ferramentas do público.
   • Para começar outra sessão, clique em Iniciar nova sessão.
   • Para retomar uma sessão recente, clique em Continuar sessão recente.
   • Para encerrar o recurso de perguntas e respostas, clique no controle de ativação/desativação na janela da sessão.
     • Dica: mesmo que você não desative o recurso de perguntas e respostas, a visualização da sessão vai ser fechada logo depois que você finalizar sua apresentação.

Ao iniciar a sessão, um URL curto para a apresentação é exibido na parte superior do Apresentações durante a apresentação. Os espectadores podem inserir o URL no navegador para enviar uma pergunta. Você verá perguntas na janela Visualização de apresentador.

Mostrar uma pergunta aos espectadores

Os apresentadores podem exibir as perguntas do público em uma apresentação:

1. Em "Ferramentas do público", encontre uma pergunta para exibir.
2. Clique em Apresentar.
   • Para mudar de pergunta, encontre outra opção e clique em Apresentar.
   • Para ocultar a pergunta, clique em Ocultar.

Saiba mais na Central de Ajuda dos Editores de arquivos Google

 

Saiba mais:  Dicas para fazer apresentações incríveis

Próximas etapas

 Semana 5: aumentar sua produtividade

               

Quer usar recursos avançados do Google Workspace para sua empresa?

Teste o Google Workspace hoje mesmo.

 

 

_{Google, Google Workspace e marcas e logotipos relacionados são marcas registradas da Google LLC. Todos os outros nomes de empresas e produtos são marcas registradas das empresas às quais eles estão associados.}