Semana 4: gerenciar projetos eficientes

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As telas exibem uma planilha e um gráfico de pizzaMantenha seus projetos em dia, gerencie o tempo com eficiência e aproveite ao máximo o Planilhas e o Apresentações Google.

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1. Gerenciar listas de tarefas

Caixa de seleçãoVisão geral: gerenciar suas listas de tarefas com o Tarefas e o Keep

Gerencie suas tarefas e listas de projetos com o Google Tarefas e o Google Keep.

Com o Tarefas, é fácil criar listas pessoais de tarefas diárias com datas de conclusão. Ele se integra perfeitamente ao Gmail e ao Google Agenda e é sincronizado em todos os seus dispositivos.

Precisa trabalhar com uma equipe em um projeto? Use o Keep para colaborar com sua equipe criando listas de tarefas compartilhadas com códigos de cores e lembretes integrados ao Gmail e ao Agenda.

Caixa de seleçãoAcessar suas listas de tarefas

Abrir o Tarefas:

Na Web

Abra o Gmail, o Agenda, o Drive, o Documentos, o Planilhas ou o Apresentações e clique em Tarefas Tarefas à direita.

Em dispositivos Android

  1. Toque em Play Store Google Play para abrir o Google Play.
  2. Instale o app Tarefas.

Em dispositivos Apple iOS

Instale o app Tarefas para Apple iPhone ou iPad.

Abrir o Keep:

Na Web

No seu navegador da Web, acesse keep.google.com.

Em dispositivos móveis

  1. Na Play Store (Android) ou na App Store (Apple iOS), faça o download e instale o app Keep.
  2. Toque no app Keep no seu dispositivo para abri-lo.

Observação: você também pode abrir a barra lateral complementar no Gmail ou nos Editores de Documentos Google para acessar o Keep e o Tarefas.

Caixa de seleçãoCriar uma nota do Keep e vê-la em qualquer dispositivo

Na Web

  1. Escolha uma opção:
    • Clique em Criar uma nota e digite uma nota.
    • Clique em Nova lista Nova lista e adicione itens à sua lista.
  2. (Opcional) Clique em Título e digite um título.
  3. Clique em Fechar.

Em um dispositivo móvel

  1. Escolha uma opção:
    • Toque em Criar uma nota e digite uma nota.
    • Toque em Nova lista Nova lista e adicionar itens à sua lista.
  2. (Opcional) Adicione um título.
  3. Toque em Voltar "" para salvar a nota ou a lista e retornar à página "Notas".

Saiba mais

Caixa de seleçãoFixar uma nota no Keep
Você pode fixar notas importantes na parte superior do feed do Keep para acessá-las rapidamente. 
  1. Acesse keep.google.com.
  2. Passe o cursor sobre uma nota.
  3. Para adicionar o alfinete, clique em Fixar nota "".

Saiba mais

Caixa de seleçãoOrganizar as notas do Keep com hashtags e marcadores

Marque as notas do Keep com uma hashtag usando o símbolo "#" e adicione um marcador digitando o nome dele. Depois você poderá pesquisar todas as notas relevantes marcadas com essa hashtag.

  1. Clique ou toque em Menu "" e depois Criar novo marcador.
  2. Digite um nome de marcador e clique ou toque em Concluído.

Dica: para criar um marcador, digite #novomarcador. Para aplicar um marcador, digite # e selecione um marcador.

Saiba mais

Caixa de seleçãoCompartilhar uma nota no Keep

Na Web

  1. Passe o cursor sobre a nota ou lista e clique em Adicionar colaboradores "".
  2. Digite o nome ou o endereço de e-mail de uma pessoa. Ao digitar, você verá sugestões que podem ser selecionadas.
  3. Ao lado de cada nome, clique em Concluído "" para adicionar a pessoa.
  4. (Opcional) Para adicionar mais pessoas, repita as etapas 2 e 3.
  5. Clique em Salvar.

Em um dispositivo móvel

  1. Toque na nota ou na lista que você quer compartilhar e depois toque em Mais "" e depois Colaboradores.
  2. Digite o nome ou o endereço de e-mail de uma pessoa. Ao digitar, você verá sugestões que podem ser selecionadas.
  3. Toque em Concluído "" .

Saiba mais

Caixa de seleçãoAdicionar arquivos do Apresentações e do Documentos Google às suas listas do Keep

Você pode criar notas do Keep rapidamente em imagens, textos ou dados. A nova nota incluirá um link para o documento de origem.

  1. Abra um arquivo do Apresentações ou do Documentos.
  2. Selecione e clique com o botão direito em uma imagem ou em um texto.
  3. Clique em Salvar no Google Keep.
  4. (Opcional) Edite sua nota ou adicione-a a uma lista.
  5. Clique em Concluído.

Dica: você também pode adicionar uma nota do Keep a um arquivo. No Documentos, no Planilhas ou no Apresentações, abra a barra lateral do Keep e arraste a anotação para seu arquivo.

Caixa de seleçãoArrastar um e-mail para sua lista de tarefas

Se você arrastar um e-mail para o Tarefas, ele aparecerá como uma tarefa em uma lista. Você pode editar a tarefa, adicionar detalhes e programar lembretes recorrentes ou ocasionais.

  1. Abra o Gmail e arraste um e-mail para a janela "Tarefas". A tarefa vira o assunto do e-mail.
  2. Na tarefa, aparece um link para você reabrir a mensagem facilmente.

Saiba mais

Caixa de seleçãoCriar e atribuir tarefas em uma sala

Como participante de uma sala no Google Chat, você pode criar e gerenciar as tarefas do grupo e atribuir tarefas a outros participantes. As tarefas aparecem na sala em que foram criadas e nas tarefas pessoais do responsável no Google Tarefas. Quando alguém cria ou atualiza uma tarefa, por exemplo, atribuindo ou concluindo uma tarefa, uma notificação é exibida na sala.

Se você não encontrar a guia "Tarefas" em uma sala, verifique novamente nas próximas semanas à medida que essas alterações forem implementadas.

  1. Abra o Gmail.
  2. Selecione a sala onde você quer criar uma tarefa.
  3. Na parte superior, clique na guia Tarefase depoisAdicionar tarefa da sala.
    Talvez seja necessário expandir a sala para ver a guia "Tarefas".
  4. Insira o título da tarefa.
  5. (Opcional) Para adicionar uma descrição ou mais detalhes, clique em Adicionar detalhes e insira as informações.
  6. (Opcional) Para adicionar uma data e hora, clique em Adicionar data/hora, selecione-ase depoisclique em OK.
    Se você adicionar uma data e hora à tarefa, receberá notificações nas datas e nos horários programados.
  7. (Opcional) Para atribuir a tarefa a um participante da sala, clique em Atribuire depoisao nome da pessoa. Para atribuir a tarefa a alguém fora da sala, primeiro você precisa convidar essa pessoa.
    Se o responsável sair da sala, a tarefa permanecerá na sala e na lista de tarefas pessoais do Google Tarefas.
  8. Clique em Adicionar.

Quando você cria uma tarefa, uma notificação é exibida para todos os participantes da sala.

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Caixa de seleçãoDefinir lembretes recorrentes no Tarefas

Você pode definir prazos no Tarefas e adicionar lembretes recorrentes. Ao fazer isso, ela também aparecerá no Agenda.

  1. Clique em Adicionar uma tarefa e digite uma tarefa.
  2. Clique em Editar "" e depois Adicionar data/hora.
  3. Selecione a data e a hora.
  4. Clique em Repetir Repetir e selecione a recorrência da tarefa.
  5. Clique em OK.

Observação: também é possível definir lembretes no Keep.

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2. Saber tudo sobre planilhas

Caixa de seleçãoAdicionar caixas de seleção às suas planilhas
  1. No Planilhas, abra uma planilha e selecione as células onde você quer inserir caixas de seleção.
  2. Clique em Inserir e depois Caixa de seleção.
  3. (Opcional) Para excluir as caixas de seleção, marque-as e pressione Excluir.

Observação: nas fórmulas, as caixas de seleção desmarcadas têm o valor FALSO (excluir) e as marcadas têm o valor VERDADEIRO (incluir). É possível ver o valor na barra da fórmula e alterá-lo.

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Caixa de seleçãoCriar gráficos com base nos seus dados
  1. Abra o Planilhas. Em uma planilha, destaque o intervalo de dados para criar um gráfico.
  2. Clique em Inserir e depois Gráfico.
  3. (Opcional) No editor, altere o tipo do gráfico e outros itens.
  4. (Opcional) Para personalizar os eixos, os estilos, os títulos e outros itens no editor, clique em Personalizar.

Saiba mais no artigo Tipos de gráfico.

Caixa de seleçãoDuplicar guias para fazer cópias mais rápido
  1. Abra a página.
  2. Na parte inferior da planilha, na guia da página, clique na seta para baixo "".
  3. Selecione Excluir ou Duplicar.
Caixa de seleçãoAdicionar cor personalizada às guias

Altere a cor das guias em uma planilha para diferenciá-las rapidamente.

  1. Na guia de uma página, clique na seta para baixo "".
  2. Clique em Alterar cor e selecione uma cor.
  3. (Opcional) Para escolher uma cor personalizada, clique em Personalizado e selecione uma opção usando os controles deslizantes ou digitando um número de cor.
Caixa de seleçãoRemover dados duplicados

Você pode remover com facilidade os valores duplicados da sua planilha sem precisar escrever um script de app ou remover os dados manualmente.

  1. No Planilhas, abra uma planilha.
  2. Selecione o intervalo de dados onde você quer remover dados duplicados.
  3. Clique em DadoseRemover cópias.
  4. Selecione quais colunas serão incluídas e se os dados terão linha de cabeçalho.
  5. Clique em Remover cópias.
  6. Na janela de status, clique em OK.
Caixa de seleçãoGravar macros
  1. No Planilhas, abra uma planilha e clique em Ferramentas e depois Macros e depois Gravar macro.
  2. Selecione o tipo de referência de célula.
  3. Conclua a tarefa que você quer gravar e clique em Salvar.
  4. Nomeie a macro e clique em Salvar.
  5. Clique em Ferramentas e depois Macros e depois sua macro para executá-la.

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Caixa de seleçãoLimitar o que as pessoas podem ver ou editar com páginas e intervalos protegidos

Impedir que outras pessoas façam alterações nas páginas e nos intervalos:

  1. Abra a página e clique em Dados > Páginas e intervalos protegidos.
  2. Clique em + Adicionar uma página ou um intervalo.
  3. Clique em Intervalo, para proteger um intervalo de conteúdo, ou em Planilha, para proteger uma planilha.
  4. Clique em Definir permissões e escolha se quer mostrar um aviso ou restringir quem pode editar o conteúdo.
  5. Clique em Concluído.

Ocultar uma página:

  1. Na guia da página que você quer ocultar, clique na seta para baixo "".
  2. Clique em Ocultar página.

Observação: as pessoas com acesso para edição podem reexibir uma página. As pessoas com acesso de visualização não veem a página, mas podem reexibi-la e fazer uma cópia da planilha.

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Caixa de seleçãoClassificar e filtrar dados

Se você quiser filtrar os dados em uma planilha para todos os leitores, crie um filtro. Para criar filtros que não afetem a visualização de outras pessoas, crie visualizações com filtro.

Criar um filtro:

  1. Selecione um intervalo de células.
  2. Clique em Dados e depois Criar um filtro.
  3. Na parte superior do intervalo e clique em Filtrar Filtro para ver as opções.

Criar uma visualização com filtro:

  1. No Planilhas Google, abra a planilha para criar uma visualização com filtro.
  2. Clique em uma célula que contém dados.
  3. Selecione Dados e depois Visualizações de filtros e depois Criar nova visualização com filtro.
  4. Clique em uma lista suspensa no título da coluna e selecione os dados que você quer filtrar. A visualização com filtro será salva à medida que você fizer alterações.
  5. (Opcional) Para pesquisar dados, digite o texto na caixa de pesquisa.
  6. Após selecionar os dados para filtrar, clique em OK.
  7. Repita as etapas de 4 a 6 para cada coluna que você quer filtrar.
  8. Na caixa Nome, digite um nome para a visualização com filtro. Se você não digitar um nome, a visualização com filtro será salva como Filtro número, onde número corresponde ao número de filtros criados.

A visualização com filtro salva agora aparece em Dadose depoisVisualizações com filtro. As visualizações com filtro são destacadas em cinza-escuro nos cabeçalhos de coluna e linha.

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3. Criar apresentações impactantes e interativas

Caixa de seleçãoCriar uma apresentação com modelos dos Editores de Documentos Google

Escolha uma opção:

  • Na página inicial do Documentos, Planilhas ou Apresentações, clique em Criar""  acima de "Em branco".
  • No Drive, clique em Novoe depoisDocumentos/Planilhas/Apresentações Googlee depoisDocumento em branco ou Com base em um modelo.

Saiba mais

Caixa de seleçãoPular os slides que você não quer mostrar

Você pode pular os slides que não quer mostrar para outras pessoas na sua apresentação. As pessoas com quem você tiver compartilhado o slide ainda poderão vê-lo.

  1. À esquerda, clique com o botão direito do mouse no slide.
  2. Clique em Pular slide.
  3. (Opcional) Para que um slide pulado apareça, clique em Pular slide novamente.

Saiba mais

Caixa de seleçãoCopiar para outro texto os formatos que você quer usar

Copiar a formatação de um texto ou uma célula:

Você pode copiar rapidamente para outras áreas a formatação do texto que quer usar.

  1. Em uma página, um documento ou um slide, formate o texto ou a célula como preferir. 
  2. Destaque o texto ou a célula e clique no ícone do rolo de pintura no canto superior esquerdo. 
  3. Clique em uma célula ou destaque o texto. A célula ou o texto destacado terão a mesma formatação. 

Copiar um tema para uma nova apresentação:

Você também pode copiar para uma apresentação nova ou antiga o tema do Apresentações que quer usar.

  1. No Apresentações Google, crie uma nova apresentação. Ou, se você estiver modificando uma apresentação, clique em Slide e depois Alterar tema.
  2. Clique em Importar tema.
  3. Escolha uma apresentação no Google Drive ou faça upload de uma apresentação do computador.
  4. Clique em Selecionar.
  5. Escolha um tema e clique em Importar tema para aplicá-lo à apresentação atual.

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Caixa de seleçãoVincular conteúdo entre arquivos dos Editores de Documentos Google

Adicionar um gráfico do Planilhas à sua apresentação:

  1. No Planilhas, selecione o gráfico que você quer copiar.
  2. No canto superior direito, clique em Mais "" e depois Copiar gráfico.
  3. No Apresentações, clique com o botão direito e depois Colar
  4. Clique em Colar.
Veja mais detalhes em Inserir e editar gráficos.

Adicionar conteúdo sugerido, inclusive documentos no Drive:

  1. No Apresentações, abra uma apresentação e clique em Explorar Abrir "Explorar".
  2. Na janela Explorar, ao lado de Pesquisar "", digite a consulta e pressione Enter.
  3. Escolha uma opção:
    • Para abrir um resultado da Web, em Web, clique em um link.
    • Para adicionar uma imagem, clique em Imagens. Passe o cursor sobre uma imagem e clique em Adicionar "".
    • Para abrir um arquivo do Drive, clique em Drive e em um arquivo.

Saiba mais

Caixa de seleçãoCriar fluxogramas com desenhos

Criar um fluxograma, um diagrama ou outro tipo de desenho:

  1. Abra o Google Drive.
  2. Clique em Google+ Novo e depois Mais e depois Desenhos Google.

  3. Use as opções e os botões do menu para criar diagramas, pintar uma imagem e criar fluxogramas e outros tipos de desenhos.

Adicionar seu desenho a um documento ou a uma apresentação:

  1. Abra o Google Drive.
  2. Abra um desenho Google salvo.
  3. Selecione o desenho inteiro.
  4. Clique em Editar e depois Copiar.
  5. Abra o documento ou o slide em que você quer inserir o desenho.
  6. Clique em Editar e depois Colar.

Inserir outros tipos de diagrama:

  1. Clique em Inserir e depois Diagrama e escolha uma opção:
    • Grade
    • Hierarquia
    • Linha do tempo
    • Processo
    • Relação
    • Ciclo
  2. Após selecionar um diagrama, personalize-o escolhendo uma opção na parte superior da janela de diagrama.

Saiba mais

Caixa de seleçãoAdicionar anotações do apresentador

É possível adicionar anotações do apresentador que só você verá quando apresentar. As pessoas com quem você compartilhar a apresentação poderão ver as anotações. Quando você apresenta os slides, as anotações do apresentador aparecem em outra janela.

Abaixo do slide, clique em Clique para adicionar as anotações do apresentador e adicione o texto. Se essa seção não aparecer, na parte superior, clique em Visualizar e depois Mostrar anotações do apresentador.

Saiba mais

Caixa de seleçãoAtivar closed captions

Você pode usar legendas automáticas durante a apresentação para exibir suas palavras em tempo real na parte inferior da tela.

O microfone do computador precisa estar ativado e funcionando, e você precisa usar o Chrome. Esse recurso está disponível apenas em inglês.

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Caixa de seleçãoFazer uma sessão de perguntas e respostas ao vivo

Receber as perguntas do público:

  1. No Apresentações, no canto superior direito ao lado de Apresentar, clique na seta para baixo "" e depois Visualização de apresentador
  2. No pop-up, clique em Ferramentas do público.
  3. Clique em Iniciar novo.
    Um novo URL curto da apresentação é exibido na parte superior dos slides durante a apresentação. Os membros do público podem digitar o URL no navegador e fazer uma pergunta. Você verá perguntas na janela Visualização de apresentador.

 

Apresentar as perguntas do público:

  1. No Apresentações, acesse Ferramentas do público.
  2. Abaixo da pergunta que você quer exibir, clique em Apresentar.
  3. (Opcional) Para alterar a pergunta, procure outra e clique em Apresentar.
  4. (Opcional) Se não quiser mais mostrar a pergunta, clique em Ocultar.

 

Fazer perguntas ou votar nelas:

  1. No Apresentações, na parte superior da apresentação, clique no link (por exemplo, goo.gl/slides/a1b) para fazer uma pergunta ou insira o link na janela de um navegador.
  2. Clique em Fazer uma pergunta e digite a pergunta.
  3. (Opcional) Para enviar uma pergunta anonimamente, marque a caixa Perguntar anonimamente.
  4. Clique no polegar para cima Gostei ou no polegar para baixo Não gostei abaixo dela.
  5. Clique em Enviar.

Saiba mais

 

Próximas etapas

Quer aumentar sua produtividade rapidamente com o Google Workspace? Consulte a lista de verificação da semana 5.
 



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