Cuarta semana: ejecutar proyectos eficientes

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Pantallas que muestran una hoja de cálculo y un gráfico circularPonte al día con las novedades de un proyecto, gestiona tu tiempo de forma eficiente y saca el máximo provecho de Hojas de cálculo y Presentaciones.

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1. Gestionar listas de tareas pendientes

CasillaIntroducción: gestionar listas de tareas con Tasks y Keep

Gestiona tus tareas y listas de proyectos con Google Tasks y Google Keep.

Tasks es una herramienta sencilla para crear listas personales de tareas diarias con fechas de entrega. Se integra perfectamente con Gmail y Calendar y se sincroniza en todos tus dispositivos.

Si trabajas en un proyecto en equipo, puedes utilizar Keep para colaborar con el resto de miembros; puedes, por ejemplo, crear listas de tareas compartidas con códigos de colores o utilizar los recordatorios integrados en Gmail y Calendar.

CasillaAcceder a listas de tareas

Abrir Tasks:

En la Web

Abre Gmail, Calendar, Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones y, a la derecha, haz clic en Tasks Tareas.

En dispositivos Android

  1. Toca Play Store Google Play para abrir Google Play.
  2. Instala la aplicación Tareas.

En dispositivos Apple® iOS®

Instala la aplicación Tareas en Apple iPhone o iPad.

Abrir Keep:

En la Web

En tu navegador web, ve a keep.google.com.

En dispositivos móviles

  1. Descarga e instala la aplicación Keep en Play Store (Android) o en el App Store (Apple iOS).
  2. Toca la aplicación Keep para abrirla en tu dispositivo.

Nota: Para acceder a Keep y a Tasks, también puedes abrir la barra lateral complementaria en Gmail o en los editores de Documentos.

CasillaCrear notas de Keep y verlas en cualquier dispositivo

En la Web

  1. Elige una opción:
    • Haz clic en Tomar una nota y escribe lo que quieras.
    • Haz clic en Nueva lista Nueva lista y añade los elementos que quieras.
  2. (Opcional) Para añadir un título, haz clic en Título e introduce el texto.
  3. Haz clic en Cerrar.

En dispositivos móviles

  1. Elige una opción:
    • Toca Tomar una nota y escribe lo que quieras.
    • Toca Nueva lista Nueva lista y añádele elementos.
  2. (Opcional) Añade un título.
  3. Para guardar la nota o la lista y volver a la página Notas, toca Atrás "".

Más información

CasillaFijar notas en Keep
Puedes fijar las notas importantes a la parte superior del tablón de Keep para acceder a ellas rápidamente. 
  1. Ve a keep.google.com.
  2. Coloca el cursor sobre la nota que quieras fijar.
  3. Haz clic en Fijar nota "".

Más información

CasillaOrganizar notas de Keep con etiquetas y hashtags

Para etiquetar tus notas de Keep, utiliza el símbolo "#" y da un nombre a la etiqueta. Una vez que lo hagas, podrás buscar todas las notas que tengan ese hashtag.

  1. Toca o haz clic en Menú "" y luego Crear etiqueta.
  2. Introduce un nombre para la etiqueta y toca o haz clic en Listo.

Nota: Para crear una etiqueta, escribe #nuevaetiqueta. Para aplicar una etiqueta, escribe # y, a continuación, selecciona la que quieras.

Más información

CasillaCompartir notas en Keep

En la Web

  1. Coloca el cursor sobre la nota o la lista y haz clic en Colaborador "".
  2. Introduce el nombre o el correo electrónico de una persona. A medida que escribas, irán apareciendo sugerencias.
  3. Haz clic en la opción Listo "" situada junto al nombre de la persona que quieres añadir.
  4. (Opcional) Para añadir a más personas, repite los pasos 2 y 3.
  5. Haz clic en Guardar.

En dispositivos móviles

  1. Toca la nota o lista que quieras compartir y toca Más "" y luego Colaboradores.
  2. Introduce el nombre o el correo electrónico de una persona. A medida que escribas, irán apareciendo sugerencias.
  3. Toca Listo "".

Más información

CasillaAñadir archivos de Presentaciones y Documentos a listas de Keep

Puedes crear rápidamente notas de Keep a partir de imágenes, textos o datos. La nota que crees incluirá enlaces para volver al documento original.

  1. Abre un archivo de Presentaciones o Documentos.
  2. Selecciona una imagen o texto y haz clic con el botón derecho.
  3. Haz clic en Guardar en Keep.
  4. (Opcional) Edita la nota que se crea o añádela a una lista.
  5. Haz clic en Listo.

Nota: También puedes añadir notas de Keep a documentos. Para ello, abre la barra lateral de Keep en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones y arrastra la nota que quieras al documento.

CasillaArrastrar correos electrónicos a listas de Tasks

Si arrastras correos electrónicos a Tasks, se mostrarán como tareas en listas y podrás editarlas, añadir detalles y programar recordatorios periódicos o puntuales.

  1. Abre Gmail y arrastra un correo electrónico a la ventana Tasks. De este modo, se creará una tarea con el asunto del correo electrónico.
  2. En la tarea, aparece un enlace para que puedas volver a abrir fácilmente el mensaje.

Más información

CasillaCrear y asignar tareas en salas

Si eres miembro de una sala de Google Chat, puedes crear y gestionar tareas de grupo y asignar tareas a otros participantes de la sala. Las tareas aparecen en la sala en la que se han creado y en las tareas personales de Google Tasks del usuario al que se le hayan asignado. Cuando alguien crea o actualiza una tarea, ya sea reasignándola o completándola, aparece una notificación en la sala.

Si aún no ves la pestaña Tasks en una sala, vuelve en unas semanas para comprobar si ya se han implementado estos cambios previstos.

  1. Abre Gmail.
  2. Selecciona la sala en la que quieras crear una tarea.
  3. En la parte superior, haz clic en la pestaña Tareas y luego Añadir tarea de la sala.
    Es posible que tengas que ampliar la sala para ver la pestaña Tareas.
  4. Da un nombre a la tarea.
  5. (Opcional) Si quieres añadir una descripción o más información, haz clic en Añadir detalles y escribe lo que quieras.
  6. (Opcional) Si quieres añadir una fecha y una hora, haz clic en Añadir fecha y hora, selecciónalas y luego haz clic en Aceptar.
    Si añades una fecha y hora a una tarea, recibirás notificaciones en el momento que hayas programado.
  7. (Opcional) Si quieres asignar la tarea a un miembro de la sala, haz clic en Asignar y luego el nombre de la persona. Para asignar la tarea a alguien que no sea miembro de la sala, primero tienes que invitar a esa persona.
    Si la persona que tiene asignada la tarea deja la sala, la tarea seguirá en la sala y en la lista de tareas de Google Tasks de esa persona.
  8. Haz clic en Añadir.

Después de crear una tarea, en la sala se mostrará una notificación para avisar a sus participantes.

Más información

CasillaCrear recordatorios periódicos en Tasks

Puedes definir plazos de Tasks y añadir recordatorios periódicos. Si incluyes una fecha límite, la tarea también se añade a Calendar.

  1. Haz clic en Añadir una tarea e introduce una.
  2. Haz clic en Editar "" y luego Añadir fecha y hora.
  3. Selecciona la fecha y la hora.
  4. Haz clic en Repetir Repetir y selecciona cada cuánto tiempo debe repetirse la tarea.
  5. Haz clic en Aceptar.

Nota: También puedes crear recordatorios en Keep.

Más información

2. Dominar las hojas de cálculo

CasillaAñadir casillas a hojas de cálculo
  1. En Hojas de cálculo, abre una hoja de cálculo y selecciona las celdas en las que quieras incluir casillas.
  2. Haz clic en Insertar y luego Casilla de verificación.
  3. (Opcional) Si quieres eliminar casillas, selecciónalas y pulsa Supr.

Nota: En las fórmulas, las casillas que no están marcadas tienen el valor "FALSE" (es decir, se excluyen) y las que sí lo están tienen el valor "TRUE" (es decir, se incluyen). Puedes ver este valor en la barra de fórmulas y cambiarlo si quieres.

Más información

CasillaCrear gráficos de datos
  1. Abre Hojas de cálculo y, en una hoja de cálculo, resalta el intervalo de datos con los que quieres crear un gráfico.
  2. Haz clic en Insertar y luego Gráfico.
  3. (Opcional) En el editor, cambia el tipo de gráfico y otros elementos.
  4. (Opcional) En el editor, haz clic en Personalizar para personalizar los ejes, estilos, títulos y otros elementos.

Para ver más información, consulta el artículo sobre tipos de gráficos.

CasillaDuplicar pestañas para hacer copias más rápido
  1. Abre la hoja.
  2. En la pestaña correspondiente a la hoja, situada en la parte inferior de la hoja de cálculo, haz clic en la flecha hacia abajo "".
  3. Selecciona Eliminar o Duplicar.
CasillaCrear pestañas de colores personalizados

Cambia el color a las pestañas de las hojas de cálculo para diferenciarlas rápidamente.

  1. En una pestaña de la hoja, haz clic en la flecha hacia abajo "".
  2. Haz clic en Cambiar color y selecciona un color.
  3. (Opcional) Si quieres seleccionar un color personalizado, haz clic en Personalizado y utiliza los controles deslizantes o introduce un número para seleccionar un color.
CasillaEliminar datos duplicados

Puedes eliminar fácilmente los valores duplicados de una hoja sin tener que escribir una secuencia de comandos de aplicación ni hacerlo manualmente.

  1. En Hojas de cálculo, abre una hoja de cálculo.
  2. Selecciona el intervalo de datos cuyos datos duplicados quieras eliminar.
  3. Haz clic en Datos y luego Quitar duplicados.
  4. Selecciona qué columnas quieres incluir y si los datos tienen encabezados.
  5. Haz clic en Quitar duplicados.
  6. En la ventana de estado, haz clic en Aceptar.
CasillaGrabar macros
  1. En Hojas de cálculo, abre una hoja de cálculo y haz clic en Herramientas y luego Macros y luego Grabar macro.
  2. Selecciona el tipo de referencia de celda que quieras utilizar.
  3. Realiza la tarea que quieras grabar y haz clic en Guardar.
  4. Dale un nombre a la macro y haz clic en Guardar.
  5. Haz clic en Herramientas y luego Macros y luego [tu macro] para ejecutar la macro.

Más información

CasillaLimitar lo que los usuarios pueden ver o editar con hojas e intervalos protegidos

Impedir que otros usuarios hagan cambios en hojas e intervalos:

  1. Abre la hoja y haz clic en Datos > Hojas e intervalos protegidos.
  2. Haz clic en + Añadir una hoja o un intervalo.
  3. Haz clic en Intervalo para proteger un intervalo de contenido o en Hoja para proteger una hoja completa.
  4. Haz clic en Establecer permisos y elige si quieres mostrar una advertencia o restringir quién puede editar el contenido.
  5. Haz clic en Listo.

Ocultar hojas:

  1. En la pestaña de la hoja que quieras ocultar, haz clic en la flecha hacia abajo "".
  2. Haz clic en Ocultar hoja.

Nota: Las personas con permiso para editar pueden volver a mostrar hojas ocultas. Estarán ocultas para aquellas personas que solo tengan permiso para ver, pero podrán hacer copias del archivo y volver a mostrar las hojas ocultas en la copia.

Más información

CasillaOrdenar y filtrar datos

Puedes crear filtros, que se aplican a todos los usuarios, de los datos de hojas de cálculo. Si no quieres aplicar filtros al resto de los usuarios, crea vistas de filtro.

Crear filtros:

  1. Selecciona un intervalo de celdas.
  2. Haz clic en Datos y luego Crear un filtro.
  3. Ve a la parte superior del intervalo y haz clic en Filtrar Filtro para ver las opciones de filtro.

Crear vistas de filtros:

  1. En Hojas de cálculo de Google, abre la hoja de cálculo en la que quieras crear una vista de filtro.
  2. Haz clic en una celda que contenga datos.
  3. Selecciona Datos y luego Vistas de filtro y luego Crear una nueva vista de filtro.
  4. Haz clic en una lista desplegable de un encabezado de columna y selecciona los datos que quieres filtrar. La vista de filtro se guarda a medida que haces los cambios.
  5. (Opcional) Busca datos introduciendo texto en el cuadro de búsqueda.
  6. Una vez que hayas seleccionado los datos que quieres filtrar, haz clic en Aceptar.
  7. Repite los pasos del 4 al 6 en cada columna que quieras filtrar.
  8. En el cuadro Nombre, indica el nombre que quieres dar a la vista de filtro. Si no especificas un nombre, la vista se guardará como Filtro [número], donde [número] corresponde al número de filtros que has creado.

Las vistas de filtro que guardas aparecen en Datos y luego Vistas de filtro. Al usar una vista, los encabezados de las columnas y de las filas aparecen resaltados en gris oscuro.

Más información

3. Hacer presentaciones atractivas e interactivas

CasillaCrear presentaciones con plantillas de editores de Documentos

Elige una opción:

  • En la opción "En blanco" de la página principal de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, haz clic en Crear "".
  • En Drive, haz clic en Nuevo y luego Documentos de Google/Hojas de cálculo de Google/Diapositivas de Google y luego Documento en blanco o Desde una plantilla.

Más información

CasillaSaltar diapositivas que no se quieran mostrar

Puedes saltar diapositivas que no quieras que se muestren a otros usuarios cuando estés haciendo presentaciones. Las personas con las que hayas compartido la presentación sí podrán verlas.

  1. En la parte izquierda, haz clic con el botón derecho en la diapositiva.
  2. Haz clic en Saltar diapositiva.
  3. (Opcional) Para mostrar una diapositiva que has omitido, haz clic en Saltar diapositiva de nuevo.

Más información

CasillaCopiar un formato en otro texto

Copiar formato de texto o celda:

Puedes copiar rápidamente el formato del texto que quieras a otras partes del documento.

  1. En una hoja de cálculo, un documento o una presentación, aplica el formato que quieras a un texto o una celda. 
  2. Resalta el texto o la celda y haz clic en el icono del rodillo de pintura situado en la esquina superior izquierda. 
  3. Haz clic en una celda o resalta un texto. El formato se aplicará a la celda o el texto resaltado. 

Copiar temas en presentaciones nuevas:

También puedes copiar temas de Presentaciones que te gusten en una presentación que ya tengas o en una nueva.

  1. En Presentaciones, crea una presentación. Si quieres modificar una presentación que ya tienes, ábrela y haz clic en Diapositiva y luego Cambiar tema.
  2. Haz clic en Importar tema.
  3. Elige una presentación de Google Drive o selecciona una que tengas en el ordenador para subirla.
  4. Haz clic en Seleccionar.
  5. Elige un tema y haz clic en Importar tema para aplicarlo a la presentación abierta.

Más información

CasillaVincular contenido entre archivos de editores de Documentos

Añadir gráficos de Hojas de cálculo a presentaciones:

  1. En Hojas de cálculo, selecciona el gráfico que quieres copiar.
  2. En la parte superior derecha, haz clic en Más "" y luego Copiar gráfico.
  3. En Presentaciones, haz clic con el botón derecho en una diapositiva y luego Pegar
  4. Haz clic en Pegar.
Para obtener más información, consulta el artículo sobre cómo insertar y editar gráficos.

Añadir contenido sugerido, incluidos documentos de Drive:

  1. En Presentaciones, abre una presentación y haz clic en Explorar Abrir Explorar.
  2. En la ventana Explorar, junto a Buscar "", escribe tu consulta y pulsa Intro.
  3. Elige una opción:
    • Para abrir un resultado web, en Web, haz clic en un enlace.
    • Para añadir una imagen, haz clic en Imágenes. Coloca el cursor sobre una imagen y haz clic en Añadir "".
    • Para abrir un archivo de Drive, haz clic en Drive y selecciona un archivo.

Más información

CasillaCrear diagramas de flujo con dibujos

Crear diagramas de flujo, gráficos u otro tipo de dibujos:

  1. Abre Google Drive.
  2. Haz clic en Más Nuevo y luego Más y luego Dibujos de Google.

  3. Utiliza las opciones de menú y los botones para diseñar gráficos, pintar una imagen y crear diagramas de flujo y otros tipos de dibujos.

Añadir dibujos a documentos o presentaciones:

  1. Abre Drive.
  2. Abre un dibujo de Google que tengas guardado.
  3. Selecciona todo el dibujo.
  4. Haz clic en Editar y luego Copiar.
  5. Abre el documento o la diapositiva donde quieras insertar el dibujo.
  6. Haz clic en Editar y luego Pegar.

Insertar otros tipos de diagramas:

  1. Haz clic en Insertar y luego Diagrama y elige una de estas opciones:
    • Cuadrícula
    • Jerarquía
    • Cronología
    • Proceso
    • Relaciones
    • Ciclo
  2. Una vez que hayas seleccionado un diagrama, personalízalo con las opciones situadas en la parte superior de la ventana de diagramas.

Más información

CasillaAñadir notas de orador

En una presentación, puedes añadir notas de orador que solo verás tú cuando expongas. Los usuarios con los que compartas la presentación también podrán verlas. Cuando estés mostrando la presentación, tus notas de orador aparecerán en una ventana aparte.

Debajo de la diapositiva, haz clic en la sección Haz clic para añadir las notas del orador y añade el texto que quieras. Si no ves esta sección, en la parte superior, haz clic en Ver y luego Ver notas del orador.

Más información

CasillaActivar subtítulos

Puedes utilizar subtítulos automáticos durante la presentación para que tus palabras aparezcan en tiempo real en la parte inferior de la pantalla.

El micrófono de tu ordenador debe estar encendido y activado, y debes utilizar Chrome para la presentación. Esta función solo está disponible en inglés de EE. UU.

Más información

CasillaHacer sesiones de preguntas y respuestas en directo

Recibir preguntas de la audiencia:

  1. En la esquina superior derecha de Presentaciones, junto a Presentar, haz clic en la flecha hacia abajo "" y luego Vista de presentador
  2. En la ventana emergente, haz clic en Herramientas de la audiencia.
  3. Haz clic en Iniciar nueva.
    Mientras realizas la presentación, aparecerá una nueva URL corta en la parte superior de las diapositivas. Los miembros del público pueden introducir esta URL en su navegador y hacer una pregunta. Podrás ver las preguntas en la ventana Vista de presentador.

 

Mostrar preguntas de la audiencia:

  1. En Presentaciones, ve a Herramientas de la audiencia.
  2. Debajo de la pregunta que quieres que se muestre, haz clic en Mostrar.
  3. (Opcional) Para cambiar de pregunta, busca otra y haz clic en Mostrar.
  4. (Opcional) Para dejar de mostrar la pregunta, haz clic en Ocultar.

 

Formular o votar preguntas:

  1. En Presentaciones, en la parte superior de una presentación, haz clic en el enlace (por ejemplo, goo.gl/slides/a1b) para formular una pregunta. Si lo prefieres, puedes introducir el enlace en una ventana del navegador.
  2. Haz clic en Haz una pregunta y escríbela.
  3. (Opcional) Para enviar una pregunta de forma anónima, marca la casilla Preguntar de manera anónima.
  4. Haz clic en el pulgar hacia arriba Me gusta o hacia abajo No me gusta que se encuentran en la parte inferior.
  5. Haz clic en Enviar.

Más información

 

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