Woche 4: Projekte effizient abwickeln

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Laptop mit Tabelle und Monitor mit KreisdiagrammHier erfahren Sie, wie Sie den Überblick über Projekte behalten, Ihre Zeit effizient nutzen und optimal von Google Tabellen und Google Präsentationen profitieren.

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1. To-do-Listen verwalten

KästchenTo-do-Listen mit Google Tasks und Google Notizen verwalten

Mithilfe von Google Tasks und Google Notizen können Sie Ihre Aufgaben- und Projektlisten verwalten.

Google Tasks macht es Ihnen leicht, eine Liste täglicher Aufgaben zu erstellen und anzugeben, bis wann sie erledigt sein müssen. Das Tool ist nahtlos in Gmail und Google Kalender integriert und kann auf allen Geräten synchronisiert werden.

Arbeiten Sie im Team an einem Projekt? In diesem Fall können Sie Google Notizen gemeinsam verwenden, z. B. für farbig markierte Aufgabenlisten oder für Erinnerungen in Gmail und Google Kalender.

KästchenAuf To-do-Listen zugreifen

So öffnen Sie Google Tasks:

Im Web

Öffnen Sie Gmail, Kalender, Docs, Tabellen oder Präsentationen und klicken Sie rechts auf "Tasks" Tasks.

Auf Android-Geräten

  1. Tippen Sie auf "Play Store" Google Play, um Google Play zu öffnen.
  2. Installieren Sie die Tasks App.

Auf Apple® iOS®-Geräten

Installieren Sie die Tasks App für Apple® iPhone® oder iPad®.

So öffnen Sie Google Notizen:

Im Web:

Rufen Sie in Ihrem Webbrowser keep.google.com auf.

Auf Mobilgeräten

  1. Laden Sie die Google Notizen App aus dem Play Store (für Android-Geräte) oder dem App Store (für Apple® iOS®) herunter und installieren Sie sie.
  2. Tippen Sie auf Ihrem Gerät auf die Google Notizen App, um sie zu öffnen.

Hinweis: Sie können in Gmail oder in den Docs-Editoren auch über die Seitenleiste auf Google Notizen und Google Tasks zugreifen.

KästchenIn Google Notizen eine Notiz erstellen, die auf allen Geräten angezeigt wird

Im Web

  1. Wählen Sie eine Option aus:
    • Klicken Sie auf Notiz schreiben und geben Sie eine Notiz ein.
    • Klicken Sie auf "Neue Liste" Neue Liste und nehmen Sie Elemente in die Liste auf.
  2. Optional: Fügen Sie einen Titel hinzu.
  3. Klicken Sie auf Fertig.

Auf einem Mobilgerät

  1. Wählen Sie eine Option aus:
    • Tippen Sie auf Notiz schreiben und geben Sie eine Notiz ein.
    • Tippen Sie auf "Neue Liste" Neue Liste und nehmen Sie Elemente in die Liste auf.
  2. Optional: Fügen Sie einen Titel hinzu.
  3. Tippen Sie auf "Zurück" Zurück, um die Notiz oder die Liste zu speichern und zur Notizenseite zurückzukehren.

Weitere Informationen

KästchenEine Notiz in Google Notizen anpinnen
Sie können wichtige Notizen oben im Google Notizen-Feed anpinnen, um schnell darauf zuzugreifen.
  1. Gehen Sie zu keep.google.com.
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Notiz, die Sie anpinnen möchten.
  3. Klicken Sie auf "Notiz anpinnen" Anheften.

Weitere Informationen

KästchenMithilfe von Hashtags und Labels den Überblick über Google-Notizen behalten

Sie können in Google Notizen das Symbol # gefolgt von einem Labelnamen eingeben, um eine Notiz mit einem Hashtag und einem Label zu versehen. So haben Sie die Möglichkeit, nach relevanten Notizen zu suchen.

  1. Klicken oder tippen Sie auf das Dreistrich-Menü Dreistrich-Menü und dann Neues Label erstellen.
  2. Geben Sie einen Labelnamen ein und klicken oder tippen Sie auf Fertig.

Tipp: Wenn Sie ein neues Label erstellen möchten, geben Sie #newlabel ein. Um ein vorhandenes anzuwenden, geben Sie # ein und wählen Sie dann das gewünschte Label aus.

Weitere Informationen

KästchenNotizen in Google Notizen freigeben

Im Web

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Notiz oder Liste und klicken Sie auf "Mitbearbeiter hinzufügen" Mitbearbeiter hinzufügen.
  2. Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse einer Person ein. Während der Eingabe werden Ihnen Vorschläge zur Auswahl angeboten.
  3. Klicken Sie neben jedem Namen auf "Fertig" Fertig, um die Person hinzuzufügen.
  4. Optional: Um weitere Personen hinzuzufügen, wiederholen Sie die Schritte 2–3.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Auf einem Mobilgerät

  1. Tippen Sie auf die Notiz oder Liste, die Sie freigeben möchten, und tippen Sie auf das Dreipunkt-Menü Mehr und dann Mitbearbeiter.
  2. Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse einer Person ein. Während der Eingabe werden Ihnen Vorschläge zur Auswahl angeboten.
  3. Tippen Sie auf "Fertig" Fertig.

Weitere Informationen

KästchenDateien aus Google Präsentationen und Google Docs in Google Notizen-Listen aufnehmen

Aus vorhandenen Bildern, Texten oder Daten lässt sich schnell eine Notiz in Google Notizen erstellen. Diese enthält dann einen Link zum Quelldokument.

  1. Öffnen Sie in Google Präsentationen oder Google Docs eine Datei.
  2. Wählen Sie ein Bild oder einen Text aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.
  3. Klicken Sie auf In Google Notizen speichern.
  4. Optional: Bearbeiten Sie die Notiz oder nehmen Sie sie in eine Liste auf.
  5. Klicken Sie auf Fertig.

Tipp: Sie können auch Google-Notizen zu einem Dokument hinzufügen. Öffnen Sie dazu in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen die Google Notizen-Seitenleiste und ziehen Sie die gewünschte Notiz in das Dokument.

KästchenE-Mails per Drag-and-drop in die Google Tasks-Liste verschieben

Wenn Sie eine E-Mail per Drag-and-drop in Google Tasks verschieben, wird sie als Aufgabe in einer Liste angezeigt. Sie können sie bearbeiten, ihr Details hinzufügen und wiederkehrende oder einmalige Erinnerungen festlegen.

  1. Öffnen Sie Gmail und ziehen Sie eine E-Mail in das Fenster von Google Tasks. Der Name der Aufgabe ist der Betreff der E-Mail.
  2. In die Aufgabe wird ein Link zur Nachricht eingefügt, sodass Sie sie jederzeit leicht wieder öffnen können.

Weitere Informationen

KästchenWiederkehrende Erinnerungen in Google Tasks einrichten

In Google Tasks können Sie Deadlines festlegen und wiederkehrende Erinnerungen hinzufügen. Die Aufgabe wird dann für den betreffenden Tag in Ihren Kalender eingefügt.

  1. Klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen und geben Sie eine Aufgabe ein.
  2. Klicken Sie auf "Bearbeiten" Bearbeiten und dann Datum/Uhrzeit hinzufügen.
  3. Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus.
  4. Klicken Sie auf "Wiederholen" Wiederholen und konfigurieren Sie die Wiederholungseinstellungen für die Aufgabe.
  5. Klicken Sie auf OK.

Hinweis: Sie können in Google Notizen auch Erinnerungen einrichten.

Weitere Informationen

2. Tabellenexperte werden

KästchenKästchen hinzufügen

  1. Öffnen Sie eine Tabelle in Google Tabellen und wählen Sie die Zellen aus, die Kästchen enthalten sollen.
  2. Klicken Sie auf Einfügen und dann Kästchen.
  3. Optional: Löschen Sie die Kästchen wieder, indem Sie sie auswählen und die Taste Entf drücken.

Hinweis: In Formeln haben nicht angeklickte Kästchen den Wert FALSCH (ausschließen) und angeklickte Kästchen den Wert WAHR (einschließen). In der Formelleiste können Sie sich diese Werte ansehen und sie ändern.

Weitere Informationen

KästchenAus Daten Grafiken und Diagramme erstellen
  1. Öffnen Sie Google Tabellen und markieren Sie in einem Tabellenblatt den Bereich, für den Sie ein Diagramm erstellen möchten.
  2. Klicken Sie auf Einfügen und dann Diagramm.
  3. Optional: Ändern Sie im Editor den Diagrammtyp und andere Optionen.
  4. Optional: Klicken Sie im Editor auf Anpassen, um Achsen, Stile, Titel und weitere Merkmale anzupassen.

Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Diagramm- und Grafiktypen.

KästchenMit der Duplizierfunktion Tabs schnell kopieren
  1. Öffnen Sie das Tabellenblatt.
  2. Klicken Sie unten auf dem Tab auf den Abwärtspfeil Abwärtspfeil.
  3. Wählen Sie dann Löschen oder Duplizieren aus.
KästchenBenutzerdefinierte Farben für Tabs erstellen

Wenn Sie die Farbe von Tabs in einem Tabellendokument ändern, können Sie sie einfacher auseinanderhalten.

  1. Klicken Sie auf dem Tab eines Tabellenblatts auf den Abwärtspfeil Abwärtspfeil.
  2. Klicken Sie auf Farbe ändern und wählen Sie eine Farbe aus.
  3. Sie können auch eine eigene Farbe festlegen. Klicken Sie dazu auf Benutzerdefiniert und wählen Sie mithilfe der Schieberegler eine Farbe aus oder geben Sie die entsprechende Nummer ein.
KästchenDoppelte Daten entfernen

Doppelte Werte lassen sich aus Tabellen mühelos entfernen, ohne ein App-Skript schreiben oder die Daten manuell löschen zu müssen.

  1. Markieren Sie einen Spaltenbereich in der Tabelle. 
  2. Klicken Sie auf Daten und dann Duplikate entfernen.
  3. Wählen Sie die zu anlysierenden Spalten aus und klicken Sie ggf. das Kästchen "Daten mit Kopfzeile" an.
  4. Klicken Sie auf OK.
KästchenMakros aufnehmen
  1. Öffnen Sie eine Tabelle in Google Tabellen und klicken Sie auf Tools und dann Makros und dann Makro aufnehmen.
  2. Wählen Sie die gewünschte Art des Zellbezugs aus.
  3. Führen Sie die Aufgabe aus, die aufgenommen werden soll, und klicken Sie auf Speichern.
  4. Geben Sie einen Namen für das Makro ein und klicken Sie auf Speichern.
  5. Klicken Sie auf Tools und dann Makros und dann Name des Makros, um es auszuführen.

Weitere Informationen

KästchenMithilfe von geschützten Bereichen und Tabellenblättern steuern, was andere sehen oder bearbeiten können

So hindern Sie andere Nutzer daran, Änderungen an Tabellenblättern und Bereichen vorzunehmen:

  1. Öffnen Sie das Tabellenblatt und klicken Sie auf Daten > Geschützte Tabellenblätter und Bereiche.
  2. Klicken Sie auf + Tabellenblatt oder Bereich hinzufügen.
  3. Klicken Sie auf Bereich oder auf Tabellenblatt.
  4. Klicken Sie auf Berechtigungen festlegen und wählen Sie aus, ob eine Warnung angezeigt werden oder ob beschränkt werden soll, wer den Bereich bearbeiten darf.
  5. Klicken Sie auf Fertig.

So blenden Sie ein Tabellenblatt aus:

  1. Klicken Sie auf dem Tab des Tabellenblatts, das Sie ausblenden möchten, auf den Abwärtspfeil Abwärtspfeil.
  2. Klicken Sie auf Tabellenblatt ausblenden.

Hinweis: Personen mit Bearbeitungszugriff können Tabellenblätter einblenden. Nutzer mit Lesezugriff sehen das Tabellenblatt nicht, aber sie können eine Kopie der Tabelle erstellen und das Tabellenblatt dann einblenden.

Weitere Informationen

KästchenDaten sortieren und filtern

Um Daten in einer Tabelle für alle Betrachter zu filtern, erstellen Sie einen Filter. Erstellen Sie Filteransichten, wenn Sie Filter benötigen, die sich nicht auf die Ansicht eines anderen Nutzers auswirken.

So erstellen Sie einen Filter:

  1. Wählen Sie einen Zellenbereich aus.
  2. Klicken Sie auf Daten und dann Filter erstellen.
  3. Klicken Sie oberhalb des Bereichs auf Filter Filter, um die Filteroptionen aufzurufen.

So erstellen Sie eine Filteransicht:

  1. Öffnen Sie in Google Tabellen die Tabelle, für die Sie eine Filteransicht erstellen möchten.
  2. Klicken Sie auf eine Zelle, die Daten enthält.
  3. Klicken Sie auf Daten und dann Ansichten filtern und dann Neue Filteransicht erstellen.
  4. Klicken Sie im gewünschten Spaltenkopf auf die Drop-down-Liste und wählen Sie die Daten aus, die Sie filtern möchten. Die Filteransicht wird gespeichert, während Sie Änderungen vornehmen.
  5. Optional: Suchen Sie nach Daten, indem Sie Text in das Suchfeld eingeben.
  6. Wenn Sie mit der Auswahl der zu filternden Daten fertig sind, klicken Sie auf OK.
  7. Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 6 nach Bedarf für weitere Spalten.
  8. Geben Sie in das Feld Name einen Namen für die Filteransicht ein. Wenn Sie keinen Namen eingeben, wird die Filteransicht als "Filter Zahl" gespeichert. Die Zahl entspricht dabei der Anzahl der Filter, die Sie erstellt haben.

Sie können die gespeicherte Filteransicht nun über Datenund dannFilteransichten aufrufen. In Filteransichten werden die Spalten- und Zeilenköpfe dunkelgrau hervorgehoben.

Weitere Informationen

3. Wirkungsvolle, interaktive Präsentationen halten

KästchenPräsentationen mithilfe von Vorlagen aus den Docs-Editoren erstellen

Wählen Sie eine Option aus:

Weitere Informationen

KästchenFolien überspringen

Wenn Sie bei einer Präsentation bestimmte Folien nicht anzeigen lassen wollen, können Sie sie einfach überspringen. Personen, für die die Folie freigegeben wurde, können sie jedoch weiterhin sehen.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Folie.
  2. Klicken Sie auf Folie überspringen.
  3. Wenn Sie eine übersprungene Folie aufrufen möchten, klicken Sie noch einmal auf Folie überspringen.

Weitere Informationen

KästchenFormatierungen auf anderen Text übertragen

So kopieren Sie Text- oder Zellenformatierungen:

Wenn Ihnen die Formatierung eines Texts gefällt, können Sie sie schnell in andere Bereiche kopieren.

  1. Formatieren Sie in einer Tabelle, einem Dokument oder einer Folie einen Textblock oder eine Zelle nach Ihren Wünschen. 
  2. Markieren Sie den Text oder die Zelle und klicken Sie dann links oben auf das Farbroller-Symbol. 
  3. Klicken Sie anschließend auf eine Zelle oder markieren Sie Text. Die Formatierung wird dafür automatisch übernommen. 

So kopieren Sie ein Design und wenden es auf eine neue Präsentation an:

Wenn Ihnen das Design einer Präsentation gefällt, können Sie es ebenfalls in eine vorhandene oder eine neue Präsentation kopieren.

  1. Erstellen Sie in Google Präsentationen eine neue Präsentation oder klicken Sie auf Folie und dann Design ändern, um eine vorhandene Präsentation zu ändern.
  2. Klicken Sie auf Design importieren.
  3. Wählen Sie eine Präsentation aus Google Drive aus oder laden Sie eine lokal gespeicherte Präsentation hoch.
  4. Klicken Sie auf Auswählen.
  5. Wählen Sie ein Design aus und klicken Sie auf Design importieren, um es auf die aktuelle Präsentation anzuwenden.

Weitere Informationen

KästchenInhalte aus den Docs-Editoren in Dateien miteinander verknüpfen

So fügen Sie Ihrer Präsentation ein Diagramm aus Google Tabellen hinzu:

  1. Wählen Sie in Google Tabellen das Diagramm aus, das Sie kopieren möchten.
  2. Klicken Sie rechts oben auf das Dreipunkt-Menü Mehr und dann Diagramm kopieren.
  3. Klicken Sie in Google Präsentationen mit der rechten Maustaste und dann Einfügen
  4. Klicken Sie auf EINFÜGEN.

Vorgeschlagene Inhalte in Google Drive hinzufügen, einschließlich Dokumenten:

  1. Öffnen Sie in Google Präsentationen eine Präsentation und klicken Sie auf Erkunden Tool "Erkunden" öffnen.
  2. Geben Sie im Fenster Erkunden neben "Suchen" Suche Ihre Abfrage ein und drücken Sie die Eingabetaste.
  3. Wählen Sie eine Option aus:
    • Möchten Sie eine gefundene Webseite öffnen, klicken Sie unter Web auf den Link.
    • Um ein Bild hinzuzufügen, klicken Sie auf Bilder. Bewegen Sie dann den Mauszeiger auf ein Bild und klicken Sie auf "Bild einfügen" Hinzufügen.
    • Um eine Drive-Datei zu öffnen, klicken Sie auf Drive und anschließend auf die gewünschte Datei.

Weitere Informationen

KästchenIn Google Zeichnungen Flussdiagramme erstellen

So erstellen Sie Flussdiagramme sowie andere Diagramme und Zeichnungen:

  1. Öffnen Sie Google Drive.
  2. Klicken Sie auf Plus Neu und dann Mehr und dann Google Zeichnungen.

  3. Nutzen Sie die Optionen und Schaltflächen des Menüs, um Diagramme zu zeichnen, Bilder zu malen und Flussdiagramme sowie weitere Zeichnungen zu gestalten.

So fügen Sie einem Dokument oder einer Präsentation Zeichnungen hinzu:

  1. Öffnen Sie Google Drive.
  2. Öffnen Sie eine gespeicherte Google-Zeichnung.
  3. Wählen Sie die gesamte Zeichnung aus.
  4. Klicken Sie auf Bearbeiten und dann Kopieren.
  5. Öffnen Sie das Dokument oder die Folie, in die Sie die Zeichnung einfügen möchten.
  6. Klicken Sie auf Bearbeiten und dann Einfügen.

Andere Diagrammtypen einfügen:

  1. Klicken Sie auf Einfügen und dann Diagramm und wählen Sie eine Option aus:
    • Rasterdiagramme
    • Hierarchiediagramme
    • Zeitachsendiagramme
    • Prozessdiagramme
    • Beziehungsdiagramme
    • Zyklusdiagramme
  2. Über die Optionen oben im Diagrammfenster können Sie das Diagramm dann anpassen.

Weitere Informationen

KästchenVortragsnotizen hinzufügen

Sie haben die Möglichkeit, Vortragsnotizen hinzuzufügen, die während der Präsentation nur Ihnen angezeigt werden. Personen, für die Sie die Präsentation freigeben, können sich die Notizen ebenfalls ansehen.Bei der Präsentation der Folien werden Ihre Notizen dann in einem separaten Fenster angezeigt.

Klicken Sie unter der Folie auf Klicken, um Vortragsnotizen hinzuzufügen und geben Sie Notizen ein. Falls Sie diesen Abschnitt nicht sehen, klicken Sie oben auf Ansicht und dann Vortragsnotizen anzeigen.

Weitere Informationen

KästchenUntertitel aktivieren

Wenn Sie möchten, dass Ihre Worte während der Präsentation in Echtzeit am unteren Rand des Bildschirms angezeigt werden, können Sie die Funktion für automatische Untertitel verwenden.

Ihr Mikrofon muss dazu eingeschaltet sein und funktionieren und Sie müssen Chrome verwenden. Diese Funktion ist allerdings nur für amerikanisches Englisch verfügbar.

Weitere Informationen

KästchenEine Live-Fragerunde abhalten

So sammeln Sie Zuhörerfragen:

  1. Klicken Sie in Google Präsentationen rechts oben neben Präsentieren auf den Abwärtspfeil Abwärtspfeil und dann Ansicht für Vortragende
  2. Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf Tools zur Interaktion mit den Teilnehmern.
  3. Klicken Sie auf Neue Fragen-und-Antworten-Sitzung starten.
    Über den Folien wird eine neue kurze URL für die Präsentation angezeigt. Die Teilnehmer können diese im Browser eingeben und so Fragen stellen. Die Fragen erscheinen im Fenster mit der Ansicht für Vortragende.

 

So präsentieren Sie Zuhörerfragen:

  1. Wechseln Sie in Google Präsentationen zu Tools zur Interaktion mit den Teilnehmern.
  2. Klicken Sie unter der Frage, die angezeigt werden soll, auf Präsentieren.
  3. Um zu einer anderen Frage zu wechseln, rufen Sie diese auf und klicken Sie auf Präsentieren.
  4. Wenn eine Frage nicht mehr angezeigt werden soll, klicken sie auf Ausblenden.

 

So stellen Sie selbst eine Frage oder stimmen über die Fragen anderer Zuhörer ab:

  1. Klicken Sie in Google Präsentationen oben in der Präsentation auf den Link (z. B. goo.gl/slides/a1b), um eine Frage zu stellen. Sie können den Link auch in ein Browserfenster eingeben.
  2. Klicken Sie auf Frage stellen und geben Sie eine Frage ein.
  3. Fragen lassen sich auch anonym stellen. Klicken Sie dazu das Kästchen Anonym fragen an.
  4. Klicken Sie darunter auf Mag ich oder auf Mag ich nicht.
  5. Klicken Sie auf Senden.

Weitere Informationen

 

Weitere Informationen

Sie möchten produktiv mit der G Suite arbeiten? Dann sehen Sie sich die Checkliste für Woche 5 an.
 
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