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Segunda semana: comunicarse eficazmente con los equipos

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Diferentes dispositivos que muestran herramientas para comunicarseAhora que ya conoces los aspectos básicos, consulta estos métodos para... 

Estas instrucciones solo se aplican a ordenadores.

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Utilizar el canal de comunicación adecuado

CasillaCanales disponibles en Google Workspace

Elige el canal adecuado para comunicarte con tu audiencia y transmitir tu mensaje.

Comunicarse con usuarios concretos:

  • Mensaje de chat directo: si tienes que hacer una pregunta rápida o urgente a un usuario, envíale un mensaje a través de Google Chat.
  • Correo electrónico: si necesitas hablar de algo más complejo o que no sea urgente, puedes enviarle un correo electrónico con Gmail.

Comunicarse con grupos de personas:

  • Grupo de contactos: puedes crear grupos de contactos si quieres comunicarte con grupos temporales, como con un equipo que trabaje en un proyecto de corta duración. Los grupos de contactos se pueden utilizar tanto en mensajes de correo electrónico como en chats. No puedes compartir directamente tu grupo de contactos con otros usuarios, pero si envías un correo electrónico a un grupo de contactos, otras personas sí podrán responder a todos sus miembros o copiar la lista de direcciones de correo.
  • Lista de correo electrónico de Grupos: crea una lista de correo electrónico con Grupos de Google para facilitar la comunicación en tu equipo. De esta forma, en vez de tener que escribir a cada persona por separado, puedes utilizar la dirección de correo electrónico del grupo para compartir novedades y recursos, como calendarios de equipo y documentos de Drive, con todos a la vez.

    Nota: Si tu administrador no ha activado Grupos en tu organización, puedes utilizar grupos de contactos como alternativa.  

CasillaChatear con personas desde la aplicación Chat o Gmail

Enviar mensajes directos a personas concretas

  1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
  2. Si el nombre aún no aparece en la sección "Chat", haz clic en Iniciar un chat "".
  3. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
    • Para enviar un mensaje 1:1 a personas ajenas a tu organización, escribe sus direcciones de correo.
  4. Selecciona la persona a la que quieras enviar un mensaje.
  5. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar "".

Iniciar conversaciones de grupo

  1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
  2. En "Chat", haz clic en una conversación de grupo, escribe un mensaje y luego haz clic en Enviar "".
  3. Si la conversación de grupo no está en "Chat", haz clic en Iniciar un chat "" y luego Iniciar una conversación de grupo.
  4. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
  5. Haz clic en Listo "".
  6. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar "".

Cambiar la posición del panel de Chat en Gmail

Puedes mover el panel de Chat al lateral izquierdo o derecho de tu bandeja de entrada de Gmail.

  1. Abre Gmail en el ordenador.
  2. En la parte superior derecha, haz clic en Configuración ""y luego Ver todos los ajustes.
  3. En la parte superior, haz clic en Chat y Meet.
  4. Junto a "Posición del chat", selecciona A la izquierda de la bandeja de entrada o A la derecha de la bandeja de entrada.
  5. Haz clic en Guardar cambios.
CasillaSilenciar las notificaciones de chat cuando necesites concentrarte
  1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
  2. En la parte superior, haz clic en tu estado.
  3. Selecciona No molestar.  
  4. Para definir la duración que quieres, selecciona una de la lista o haz clic en "Hasta un momento determinado".  
  5. Haz clic en Añadir.

Nota: Las notificaciones volverán a activarse automáticamente cuando finalice dicho periodo. Para dejar de silenciar las notificaciones antes de tiempo, haz clic en tu estado y luego No molestar y luego Desactivar No molestar.

Más información

CasillaCrear listas de correo electrónico de Grupos
  1. Inicia sesión en Grupos de Google.
  2. En la parte superior, haz clic en Crear grupo.
  3. Introduce la información y elige la configuración del grupo.
  4. Haz clic en Crear grupo.
  5. Antes de enviar un mensaje al grupo nuevo, espera unos minutos hasta que se active. Si no esperas, es posible que se te notifique que el mensaje no se ha podido entregar.

Más información

CasillaCrear grupos de contactos

Para poder ponerte rápidamente en contacto con el mismo grupo de personas por correo electrónico, puedes crear y guardar un grupo de contactos. De este modo, la próxima vez que quieras enviar un correo electrónico a esos usuarios, solo tendrás que introducir el nombre del grupo como destinatario del correo electrónico.

También puedes crear un grupo de contactos si el administrador no activa Grupos en tu organización.

Cómo crear un grupo de contactos

  1. En Gmail, haz clic en Redactar.
  2. Haz clic en Para, Cc o Cco
  3. Busca los contactos que quieras añadir al grupo y marca las casillas situadas junto a sus nombres.
  4. Haz clic en Administrar etiquetas y luego Crear etiqueta.
  5. Asigna un nombre a la etiqueta.
  6. Haz clic en Guardar.
  7. Haz clic en Insertar para añadir los contactos al mensaje. 

Enviar correos a un grupos de contactos

  1. En Gmail, haz clic en Redactar.
  2. Junto a Para, introduce el nombre de la etiqueta del grupo.
  3. Escribe el mensaje y haz clic en Enviar.

Conocer más formas de gestionar tu correo

CasillaPosponer correos y recibir recordatorios más tarde
Puedes posponer los correos de confirmación con fechas y horas exactamente cuando los necesites.El correo volverá al principio de tu bandeja de entrada cuando tú decidas: mañana, la semana que viene, esta tarde, etc.
  1. En tu ordenador, abre Gmail.
  2. Coloca el cursor sobre el correo.
  3. A la derecha, haz clic en Posponer Posponer.
  4. Elige una fecha y una hora posteriores en las que quieras recibir el correo.

Si quieres posponer varios mensajes a la vez, selecciónalos y haz clic en Posponer Posponer en la parte superior.

Poner el correo en la sección Pospuestos y configurar un recordatorio para abrirlo más tarde

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

CasillaSilenciar los correos electrónicos cuyas respuestas no quieras ver

Si formas parte de una conversación de Gmail que ya no te interesa, silencia la conversación. Al hacerlo, dejarás de recibir respuestas a esa conversación en tu bandeja de entrada y podrás concentrarte en los mensajes importantes.

Más información sobre Gmail en el Centro de Ayuda

CasillaProgramar correos para que se envíen más adelante
  1. En tu ordenador, abre Gmail .
  2. Arriba a la izquierda, haz clic en  Redactar.
  3. Redacta tu correo.
  4. En la parte inferior izquierda, al lado de "Enviar", haz clic en la flecha hacia abajo Más opciones de envío.
  5. Haz clic en Programar envío.

Nota: Puedes tener hasta 100 correos programados.

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

CasillaReenviar conversaciones de correo completas
  1. Ve a Gmail en un ordenador.
  2. Abre la conversación que quieras reenviar.
  3. En la parte superior de la conversación, haz clic en Más "" "" Reenviar todo.
  4. En el campo Para, añade a los destinatarios.
  5. Escribe cualquier contenido adicional para el mensaje.
  6. En la parte inferior, haz clic en Enviar

Más formas de responder y reenviar mensajes

CasillaArchivar automáticamente los correos después de enviarlos
  1. Abre Gmail
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración "" y luego Ver todos los ajustes.
  3. Desplázate hasta la sección Enviar y archivar y selecciona Mostrar el botón Enviar y archivar en la respuesta.
  4. Haz clic en Guardar cambios.
  5. Abre un correo electrónico al que quieras responder y haz clic en Responder.
  6. Escribe el mensaje y haz clic en Enviar+ Archivar.

Personalizar eventos del calendario en el trabajo o el centro educativo

CasillaCrear espacios para citas
  1. Abre Google Calendar y, en la cuadrícula del calendario, haz clic en una franja horaria en blanco. A continuación, haz clic en Horas disponibles o en MásCrear y luego Horas disponibles.
  2. (Opcional) Si quieres crear una hora disponible en otro calendario, en la parte inferior, haz clic en tu nombre y selecciona el calendario.
  3. Añade un título, una fecha y una hora.
  4. Selecciona el número de espacios y la duración de cada cita.
  5. (Opcional) Si quieres añadir más detalles a tu hora disponible, haz clic en Más opciones y añade la información.
  6. Haz clic en Guardar.

Tu bloque de citas se muestra como un único evento en tu calendario, con un símbolo de cuadrícula Cita en la esquina superior izquierda. Cuando otras personas reserven citas, estas se mostrarán como eventos normales que se superponen al bloque para citas.

Más información

CasillaCrear eventos desde la bandeja de entrada

Crear un evento a partir de un correo electrónico

  1. En Gmail, abre un correo electrónico.
  2. En la parte superior, haz clic en Más "" y luego Crear evento.
  3. Añade información al evento nuevo y haz clic en Guardar.

Ver eventos automáticos creados a partir de correos

Algunos eventos de correos electrónicos, como confirmaciones de vuelos y reservas de restaurantes, se añaden automáticamente a tu calendario.

Desactivar eventos automáticos

Si no quieres incluir eventos de Gmail en tu calendario, puedes eliminarlos uno por uno o cambiar tu configuración para que no se añadan automáticamente.

  1. Abre Calendar y ve al icono de la rueda dentada Configuración y luego Configuración.
  2. Desplázate hasta Eventos de Gmail.
  3. En el campo Visibilidad de eventos de Gmail, elige una opción:
    • Predeterminada de Calendar: cualquier persona que tenga acceso a la información de un evento de tu calendario puede ver el nombre y el horario de tu evento de Gmail. Solo las personas que pueden hacer cambios en tus eventos pueden ver otros datos de tu correo, como números de confirmación, estado de los vuelos o números de teléfono.

      Nota:
      Si compartes tu calendario públicamente, al seleccionar esta opción también se podrá ver públicamente tu evento de Gmail.  
    • Privado: solo las personas que puedan hacer cambios en tu calendario pueden ver la información del evento. Cualquier otra persona que pueda ver tu calendario pero no pueda hacer cambios ve el estado de los eventos como "Ocupado".
    • Solo yo: solo tú puedes ver el acceso a los eventos de tu calendario.
  4. (Opcional) Para desactivar esta función, desmarca la casilla Añadir automáticamente los eventos de Gmail a mi calendario.

Más información

CasillaDuplicar eventos si hace falta repetirlos

A veces, es posible que quieras programar otro evento sobre el mismo tema. Para hacerlo, duplica el evento original.

  1. Haz clic en tu evento y, a continuación, en Editar Editar.
  2. Abre el evento y, en la parte superior, haz clic en No se repite, junto a Todo el día.
  3. Elige la frecuencia con la que se va a repetir el evento.

    Si quieres elegir una fecha de finalización, haz clic en Personalizar e introduce las fechas de inicio y de finalización.

  4. Haz clic en Guardar.

Más información

CasillaAñadir agendas como archivos adjuntos de Drive

Crear agendas

Elige una opción:

  • En Documentos, haz clic en Crear "".
  • En Drive, haz clic en Nuevo y, a continuación, junto a Documentos de Google, coloca el cursor sobre la flecha hacia la derecha""y haz clic en Documento en blanco o en Desde una plantilla.

Adjuntar agendas a eventos

  1. Haz clic en el campo Añade una descripción o en Adjuntar archivo.
  2. Haz clic en Mi unidad o en Subir y selecciona el archivo.
  3. Haz clic en Seleccionar o en Subir. El archivo se adjuntará al evento.

Nota: Si tu administrador no permite compartir archivos de Google Drive con personas ajenas a tu organización, puedes enviar archivos adjuntos de Gmail a los invitados externos.

Más información

CasillaCrear documentos de notas y tareas

Crear documentos de notas y tareas

Elige una opción:

  • En Documentos, haz clic en Crear "".
  • En Drive, haz clic en Nuevo y, a continuación, junto a Documentos de Google, coloca el cursor sobre la flecha hacia la derecha""y haz clic en Documento en blanco o en Desde una plantilla.

Añadir comentarios y asignarlos a personas concretas

  1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
  2. Haz clic en Añadir comentario "".
  3. Escribe tu comentario en el cuadro.
  4. (Opcional) Para dirigir el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantos usuarios como quieras. Todos recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
  5. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a.
  6. Haz clic en Comentar o en Asignar.

Nota: Si en un archivo se llega al máximo de comentarios, puedes hacer una copia del archivo que no incluya ningún comentario.

Más información

CasillaCalendar: crear eventos privados o invisibles

Si quieres reservar tiempo en tu calendario para trabajar, puedes añadir eventos y hacerlos privados.

  1. Elige una de estas opciones:
    • En la cuadrícula del calendario, haz clic en una franja horaria vacía.
    • Haz clic en Crear Más.
  2. Da un nombre, una fecha y una hora al evento.
  3. (Opcional) Para añadir más detalles a tu evento, haz clic en Más opciones.
  4. En la sección sobre visibilidad, selecciona Privado.
  5. Cuando termines, haz clic en Guardar.

Más información

CasillaDejar que los invitados editen los eventos para evitar el trasiego de correos electrónicos

Para evitar que los invitados a tus reuniones te envíen una gran cantidad de correos electrónicos sobre su disponibilidad, puedes dejar que ellos mismos cambien el evento para que puedan elegir la hora que más les convenga.

Dejar que los invitados editen eventos

  1. En el campo Añadir invitados, introduce las primeras letras del nombre o la dirección de correo electrónico de una persona. A medida que escribas aparecerán las direcciones del directorio de tu organización que coincidan.
  2. Haz clic en una sugerencia para añadir esa persona al evento. Si no se muestran sugerencias, escribe la dirección de correo electrónico completa del invitado. Una vez que añades un invitado a un evento, ocurre lo siguiente:
    • Se añade automáticamente al evento una videollamada de Google Meet.
    • El calendario del invitado aparece junto al tuyo.
  3. (Opcional) Puedes añadir direcciones de listas de distribución de Grupos de Google para invitar a muchas personas a la vez.
    Consulta más información sobre cómo invitar a grupos grandes en el artículo Gestionar eventos de gran tamaño en Calendar.
  4. (Opcional) Para marcar la asistencia de un invitado como opcional, coloca el cursor sobre el nombre del invitado y haz clic en Personas Contactos.
  5. (Opcional) Para permitir que los invitados modifiquen el evento, inviten a otros usuarios o vean la lista de invitados, haz clic en Permisos de invitados y marca las casillas correspondientes.

Nota: Si creas un evento en Calendar y no das permiso a los invitados para editarlo, no podrán cambiar la fecha ni la hora del evento en su propio calendario.

Dejar que los invitados editen eventos de forma predeterminada

  1. En Calendar, haz clic en el icono de la rueda dentada Configuración y luego Configuración.
  2. En la sección Configuración del evento, haz clic en Permisos de invitados predeterminados y selecciona Modificar evento.

Más información

CasillaProponer otras horas para celebrar reuniones

Nota: Si el organizador del evento te ha dado acceso para editarlo, puedes reprogramarlo directamente sin tener que proponer otra hora.

  1. En Calendar, haz clic en el evento en la cuadrícula del calendario.
  2. Ve a la sección ¿Asistirás? y haz clic en la flecha hacia arriba "" y luego Proponer otra hora.
  3. En la sección Tu propuesta, selecciona otra hora o día y añade un mensaje.
  4. Haz clic en Enviar propuesta.

Más información

CasillaEliminar y restaurar eventos

Puedes eliminar eventos (si son de tu propiedad) o quitarlos (si no lo son), y restaurarlos después, si quieres.

Eliminar un evento

  1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento.
  2. Haz clic en Eliminar Eliminar.

Restaurar eventos

  1. Haz clic en el icono Configuración y luego Papelera.
  2. Marca la casilla situada junto al evento eliminado y haz clic en Restaurar Restaurar.

Nota: Los eventos eliminados permanecen en la papelera de un calendario durante aproximadamente 30 días.

Más información

Próximos pasos

 
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