第 2 週: コミュニケーションを効果的に行う

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コミュニケーション ツールが表示されているさまざまなデバイス チーム内のメンバーと効率的にコミュニケーションをとるために、次の作業を行います。

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1. 適切なコミュニケーション チャネルを使用する

チェックボックス Google Workspace で利用できるチャネル

ユーザーとメッセージに適したコミュニケーション チャネルを選択する。

個々のユーザーとコミュニケーションをとるには:

  • 直接チャット メッセージを送る - ちょっとした質問や急ぎの質問には、Google Chat メッセージを利用します。
  • メール - 少し込み入った内容や急ぎでない質問には Gmail を使用してメールを送信します。

複数人のグループとコミュニケーションをとるには:

  • 連絡先グループ - 短期プロジェクトや短期チームなどに関わる一時的なグループの場合は、連絡先グループを作成します。連絡先グループはメールとチャットに使用できます。連絡先グループを他のユーザーと直接共有することはできませんが、連絡先グループにメールを送信すると、他のユーザーは連絡先グループのメンバー全員に返信したり、アドレスの一覧をコピーしたりできます。
  • Google グループのメーリングリスト - Google グループでチームのメーリング リストを作成すれば、コミュニケーションが容易になります。進捗報告をするときや、リソース(チームのカレンダーやドライブ内のドキュメントなど)を共有するときに、個々のメールアドレスではなくグループのメールアドレス宛てに連絡すれば、関係者全員に一度に伝えられます。 

    注: 管理者が組織の Google グループを有効にしていない場合は、代わりに連絡先グループを使用できます。 

チェックボックスChat ユーザーまたは Gmail ユーザーとチャットする

他のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには:

  1. Google Chat または Gmail アカウントにアクセスします。
  2. [チャット] の下にまだ名前が表示されていない場合は、チャットを開始アイコン "" をクリックします。
  3. 名前またはメールアドレスを入力します。テキストを入力し始めると候補が表示されます。
    • 組織外のユーザーに 1 対 1 のメッセージを送信するには、そのユーザーのメールアドレスを入力します。
  4. メッセージを送信する相手を選択します。
  5. メッセージを入力し、送信アイコン "" をクリックします。

グループの会話を開始するには:

  1. Google Chat または Gmail アカウントにアクセスします。
  2. [チャット] で既存のグループの会話をクリックし、メッセージを入力 次に 送信アイコン "" をクリックします。
  3. グループの会話が [チャット] に表示されていない場合は、チャットを開始アイコン "" 次に [グループの会話を開始] をクリックします。
  4. 名前またはメールアドレスを入力します。テキストを入力し始めると候補が表示されます。
  5. 完了アイコン "" をクリックします。
  6. メッセージを入力し、送信アイコン "" をクリックします。

Gmail の Chat のパネルの位置を変更するには:

[チャット] パネルは、Gmail の受信トレイの右側または左側に移動できます。

  1. パソコンで Gmail を開きます。
  2. 右上にある設定アイコン "" 次に [すべての設定を表示] をクリックします。
  3. 上にある [チャットと会議] をクリックします。
  4. [チャットの位置] にある [受信トレイの左側] または [受信トレイの右側] を選択します。
  5. [変更を保存] をクリックします。
チェックボックス 作業に集中するためにチャット通知をミュートする
  1. Google Chat または Gmail アカウントにアクセスします。
  2. 上部にあるステータスをクリックします。
  3. [サイレント モード] を選択 次に 通知をミュートする期間を選択します。

ヒント: ミュート期間が終了すると、通知は自動的に再び有効になります。すぐにミュートを終了するには、ステータス 次に [サイレント モード] 次に [サイレント モードをオフ] をクリックします。

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2. メールを管理する

チェックボックスメールをスヌーズして後でリマインダーを受け取る
  1. メールにカーソルを合わせます。
  2. 右側にあるスヌーズ アイコン スヌーズ をクリックします。
  3. [スヌーズ期間] で時間を選択します。

    メールは自動的にスヌーズされ、受信トレイから移動します。指定した日時に達すると、スヌーズしたメールについての通知が届きます。

  4. (省略可)スヌーズしたすべてのメールを表示するには、左のサイドバーの [スヌーズ中] をクリックします。

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チェックボックス 返信の確認が不要なメールをミュートする
  1. Gmail で、ミュートするスレッドを選択します。
  2. その他アイコン"" [ミュート] をクリックします。
  3. スレッドをミュートすると、そのスレッドは受信トレイから削除されてアーカイブされます。ただし、[すべてのメール] で [ミュート] ラベルが付いたものを探せば、スレッドを表示できます。

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チェックボックス メールスレッド全体を転送する
  1. メールを開きます。

    注: メールに署名や以前の返信が含まれていても、Gmail では表示されません。返信の下にある、コンテンツをすべて表示するアイコン "" をクリックすると、返信に含まれるすべてのテキストが表示されます。

  2. 右上のその他アイコン "" をクリックします。
  3. [返信]、[全員に返信]、[転送]、[印刷] などのオプションをクリックします。

ヒント: Gmail のスマート リプライでは、受信したメールに応じて複数の返信候補が示されます。候補からいずれかを選択し、編集してから送信したり、そのまま送信したりすることで、時間を節約できます。

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チェックボックス メールやカレンダーの招待状を印刷する

メールやカレンダーの招待状を印刷するには:

  • メールを印刷する: Gmail でメールを開き、右上にある「すべて印刷」アイコン "" をクリックします。
  • カレンダーの招待状を印刷する: Google カレンダーで招待状を開き、右上にあるその他アイコン ""次に[印刷] をクリックします。

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チェックボックスGoogle グループのメーリングリストを作成する
  1. Google グループにログインします。
  2. 左上の [グループを作成] をクリックします。
  3. グループの情報を入力し、設定を選択します。
  4. [グループを作成] をクリックします。
  5. 新しいグループにメールを送信する際は、そのグループが有効になるまで数分ほどお待ちください。グループが有効になる前にメールを送信すると、メールを配信できなかったことを示す通知が届くことがあります。

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チェックボックス 連絡先グループを作成する

同じグループのメンバーにメールで連絡するには、連絡先グループを作成して保存します。次回メールを送信するときは、メールの受信者にグループ名を入力するだけでメンバー全員にメールを送信できます。

連絡先グループを作成するには:

  1. Gmail で [作成] をクリックします。
  2. [宛先]、[Cc]、または [Bcc] をクリックします。
  3. グループに追加する連絡先を見つけ、その名前の横にあるチェックボックスをオンにします。
  4. [ラベルの管理] 次に [ラベルの作成] をクリックします。
  5. ラベルの名前を入力します。
  6. [保存] をクリックします。
  7. ウィンドウを閉じてメッセージに戻ります。

連絡先グループにメールを送信するには:

  1. Gmail で [作成] をクリックします。
  2. [To] の横にグループの名前を入力します。
  3. メッセージを入力して [送信] をクリックします。

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3. 予定を作成、カスタマイズする

チェックボックス 予約枠を作成する
  1. Google カレンダーを開き、カレンダー グリッドで予定のない時間枠をクリックして [予約枠] をクリックするか、[作成 作成] 次に [予約枠] をクリックします。
  2. (省略可)別のカレンダーに予約枠を作成する場合は、下部の自分の名前をクリックしてカレンダーを選択します。
  3. タイトルを追加し、日時を選択します。
  4. 各予約の時間枠の数と期間を選択します。
  5. (省略可)予約枠に詳細を追加する場合は、[その他のオプション] をクリックして情報を追加します。
  6. [保存] をクリックします。

予約枠は単一の予定としてカレンダーに表示され、左上にグリッド アイコン 予約 が付きます。誰かが予約を入れると、通常の予定として予約枠に重なった形で表示されます。

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チェックボックス 受信トレイから予定を作成する

メールから予定を作成するには:

  1. Gmail でメールを開きます。
  2. 上部のその他アイコン "" 次に [予定を作成] をクリックします。
  3. 新しい予定に詳細を追加し、[保存] をクリックします。

メールから自動的に作成された予定を表示するには:

フライトの確認やレストランの予約など、一部のメールは自動的にカレンダーに追加されます。

予定の自動追加をオフにするには:

Gmail からの予定をカレンダーに追加したくない場合は、予定を個別に削除するか、予定が自動的に追加されないように設定を変更します。

  1. カレンダーを開き、設定アイコン 設定 次に [設定] に移動します。
  2. [Gmail からの予定] までスクロールします。
  3. [Gmail の予定の公開設定] で、次のいずれかの設定を選択します。
    • カレンダーのデフォルト - カレンダーで予定の詳細を表示する権限があるユーザーには、Gmail で届いた予定の名前と日時が表示されます。予定を変更する権限があるユーザーだけに、確認番号、フライト情報、電話番号などの、メールから追加された他の詳細が表示されます。

      注:
      カレンダーを一般公開する場合にこのオプションを選択すると、Gmail の予定も一般公開されます。
    • 非公開 - カレンダーを変更する権限があるユーザーだけに予定の詳細が表示されます。カレンダーを表示できても変更できないユーザーには、[予定あり] とだけ表示されます。
    • 自分のみ - カレンダーの予定は自分だけに表示されます。
  4. (省略可)この機能を無効にするには、[Gmail からの予定を自動的にカレンダーに追加する] をオフにします。

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チェックボックス 再度会議が必要な場合に予定を複製する

同じトピックについて再度会議で話し合いたい場合は、元の予定を複製すると簡単です。

  1. 予定をクリックし、編集アイコン 編集 をクリックします。
  2. 予定を開き、上部の [終日] の横にある [繰り返さない] をクリックします。
  3. 予定を繰り返す頻度を選びます。

    終了日を選択する場合は、[カスタム] をクリックして開始日と終了日を入力します。

  4. [保存] をクリックします。

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チェックボックス 議題をドライブの添付ファイルとして追加する

議題を作成するには:

次の手順を行います。

  • ドキュメントで、作成アイコン "" をクリックします。
  • ドライブで [新規] をクリックし、[Google ドキュメント] の横にある右矢印 "" にカーソルを合わせて [空白のドキュメント] または [テンプレートから] をクリックします。

議題を予定に添付するには:

  1. [説明を追加] または [添付ファイルを追加] をクリックします。
  2. [マイドライブ] または [アップロード] をクリックし、ファイルを選択します。
  3. [選択] または [アップロード] をクリックします。ファイルが予定に添付されます。

注: 管理者が組織外の相手との Google ドライブ ファイルの共有を許可していない場合は、Gmail で添付ファイルを外部のゲストに送信してください。

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チェックボックス メモやアクション アイテムのドキュメントを作成する

メモやアクション アイテムのドキュメントを作成するには:

次の手順を行います。

  • ドキュメントで、作成アイコン "" をクリックします。
  • ドライブで [新規] をクリックし、[Google ドキュメント] の横にある右矢印 "" にカーソルを合わせて [空白のドキュメント] または [テンプレートから] をクリックします。

コメントを追加して特定のユーザーに割り当てるには:

  1. ドキュメントスプレッドシートスライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
  2. コメント追加アイコン "" をクリックします。
  3. ボックスにコメントを入力します。
  4. (省略可)特定のユーザー宛てにコメントを付けるには、プラス記号(+)の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザーの数に制限はありません。ファイルへのリンクとコメント内容を含むメールが、各ユーザーに送信されます。
  5. (省略可)コメントを特定のユーザーに割り当てるには、[割り当て先] のチェックボックスをオンにします。
  6. [コメント] または [割り当て] をクリックします。

: ファイル内のコメント数が上限に達した場合は、コメントをコピーすることなくファイルのコピーを作成できます。

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チェックボックス カレンダー: 予定を非公開または非表示にする

カレンダーで作業時間帯を表示したくない場合は、追加した予定を非公開にすることができます。

  1. 次のいずれかを行います。
    • カレンダー グリッドで、予定のない時間枠をクリックします。
    • 作成 [作成] をクリックします。
  2. 予定のタイトル、日付、時刻を追加します。
  3. (省略可)予定に詳細を追加するには、[その他のオプション] をクリックします。
  4. [公開設定] で、[非公開] を選択します。
  5. 終わったら [保存] をクリックします。

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チェックボックス ゲストが予定を変更できるようにしてメールでのやり取りを避ける

会議に参加してもらうゲストの空き時間を確認するためにメールで何度もやり取りしなくてすむよう、ゲストが自分の都合に合わせて予定を変更できるようにします。

ゲストが予定を変更できるようにするには:

  1. [ゲストを追加] 欄にユーザーの名前またはメールアドレスの最初の数文字を入力すると、組織のディレクトリと一致するメールアドレスが表示されます。
  2. 候補をクリックし、そのゲストを予定に追加します。候補が表示されない場合は、ゲストの完全なメールアドレスを入力します。予定にゲストを追加すると、次のようになります。
    • Google Meet のビデオ会議が自動的に予定に追加されます。
    • ゲストのカレンダーが自分のカレンダーの横に表示されます。
  3. (省略可)Google グループのメーリング リストのアドレスを追加すると、多数のゲストを一度に招待することができます。
    人数の多いグループの招待について詳しくは、カレンダーで大規模な予定を管理するをご覧ください。
  4. (省略可)参加を任意にするには、該当のゲスト名にカーソルを合わせて、任意参加者にするアイコン ユーザー をクリックします。
  5. (省略可)予定の変更、他のゲストの招待、ゲストリストの閲覧を許可するには、[ゲストの権限] をクリックして適切なチェックボックスをオンにします。

注: カレンダーで予定を作成する際に予定を変更する権限をゲストに付与しない場合、ゲストは自分のカレンダーで予定の日時を変更できません。

デフォルトでゲストが予定を変更できるようにするには:

  1. カレンダーを開いて、設定アイコン 設定 次に [設定] をクリックします。
  2. [予定の設定] で [デフォルトのゲストの権限] をクリックし、[予定を変更する] を選択します。

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チェックボックス 会議の新しい時間を提案する

注: 予定の主催者から編集権限を付与されている場合は、新しい日時を提案せずに直接予定を変更することができます。

  1. カレンダーのカレンダー グリッドで予定をクリックします。
  2. [参加しますか?] に移動して、 上矢印アイコン "" 次に [新しい時間を提案] をクリックします。
  3. [日時の提案] で別の時刻または日付を選択して、メッセージを入力します。
  4. [提案を送信] をクリックします。

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チェックボックス 予定を削除する、削除された予定を復元する

予定は自分のカレンダーから削除できますが、他のユーザーのカレンダーからも削除する場合はその予定のオーナーである必要があります。削除した予定は復元できます。

予定を削除するには:

  1. カレンダーのグリッドで、予定をクリックします。
  2. 削除アイコン 削除 をクリックします。

予定を復元するには:

  1. 設定アイコン 設定 次に [ゴミ箱] をクリックします。
  2. 削除した予定の横にあるチェックボックスをオンにして、復元アイコン 復元 をクリックします。

注: 削除した予定は、約 30 日間カレンダーのゴミ箱に残ります。

詳細

次のステップ

Google Workspace を使用して、生産性を向上させましょう。第 3 週目のチェックリストをご覧ください。
 
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