Vecka 2: Kommunicera effektivt med team

Nu när du känner till grunderna kan du utforska dessa sätt att ... 

• Använda rätt kommunikationskanal
• Läs om fler sätt att hantera e-posten
• Anpassa kalenderhändelser för jobb eller skola

De här anvisningarna gäller endast datorer.

Utöka alla  |  Komprimera alla

Använda rätt kommunikationskanal

Kanaler som är tillgängliga via Google Workspace

Välj rätt kommunikationskanal för din målgrupp och ditt budskap.

Kommunicera med enskilda personer:

• Direkt chattmeddelande – om du har en snabb eller tidskritisk fråga, skicka ett meddelande på Google Chat.
• E-post – om du behöver diskutera något mer komplicerat eller något som inte är tidskritiskt, skicka ett e-postmeddelande i Gmail.

Kommunicera med grupp personer:

• Kontaktgrupp – för tillfälliga grupper, som ett kortvarigt projekt eller team, kan du skapa en kontaktgrupp. Kontaktgrupper kan användas i både e-postmeddelanden och chattar. Du kan inte dela din kontaktgrupp direkt med andra. Om du skickar ett e-postmeddelande till en kontaktgrupp kan andra svara alla i din kontaktgrupp eller kopiera adresslistan.

• E-postlista i Grupper — underlätta kommunikationen genom att skapa en e-postlista för teamet i Google Grupper. Istället för att skicka individuella e-postmeddelanden använder du sedan gruppens e-postadress för att skicka statusuppdateringar och dela resurser, till exempel teamkalender och dokument på Drive med alla på en gång.
  
  Obs! Om administratören inte har aktiverat Grupper för organisationen kan du använda kontaktgrupper i stället.  

Chatta med personer från Chat-appen eller Gmail

Skicka ett direktmeddelande till någon

1. Öppna Google Chat eller ditt Gmail-konto.
2. Klicka på Starta en chatt om namnet inte redan finns under Chatta.
3. Ange ett namn eller en e-postadress. Förslag visas medan du skriver.
   • Ange personens e-postadress om du vill skicka ett personligt meddelande till någon utanför organisationen.
4. Klicka på personen som du vill skicka meddelandet till.
5. Skriv ett meddelande och klicka sedan på Skicka .

Starta en gruppkonversation

1. Öppna Google Chat eller ditt Gmail-konto.
2. Klicka på en befintlig gruppkonversation under Chat, skriv ett meddelande och klicka på Skicka .
3. Klicka på Starta en chatt Starta gruppkonversation om gruppen inte finns under Chat.
4. Ange ett namn eller en e-postadress. Förslag visas medan du skriver.
5. Klicka på Klart .
6. Skriv ett meddelande och klicka sedan på Skicka .

Ändra position för Chat-panelen i Gmail

Det går att flytta panelen Chat till höger eller vänster i Gmail-inkorgen.

1. Öppna Gmail på datorn.
2. Klicka på Inställningar Visa alla inställningar uppe till höger.
3. Klicka på Chat och Meet högst upp.
4. Välj Vänster sida av inkorgen eller Höger sida av inkorgen intill Chattposition.
5. Klicka på Spara ändringar.

Stäng av chattaviseringar när du behöver fokusera

1. Öppna Chat eller Gmail.
2. Klicka på din status högst upp.
3. Välj Stör ej  
4. Ange önskad varaktighet genom att välja en varaktighet på listan eller klicka på Till en viss tid.  
5. Klicka på Ställ in.

Tips! Aviseringar aktiveras automatiskt när avstängningsperioden är slut. Stäng av ljudet tidigare genom att klicka på din status Stör ej Inaktivera Stör ej.

Läs mer

Skapa en e-postlista i Grupper

1. Logga in på Google Grupper.
2. Klicka på Skapa grupp högst upp.
3. Ange information och välj inställningar för gruppen.
4. Klicka på Skapa grupp.
5. Vänta några minuter på att den nya gruppen ska bli aktiv innan du skickar ett meddelande till den. I annat fall får du kanske en avisering om det inte gick att leverera ditt meddelande.

Läs mer

Skapa en kontaktgrupp

Om du snabbt vill kontakta samma grupp personer per e-post kan du skapa och spara en kontaktgrupp. Nästa gång du vill skicka e-post till kontakterna anger du bara gruppnamnet som e-postmottagare.

Du kan även skapa en kontaktgrupp om administratören inte aktiverar Grupper för organisationen.

Skapa en kontaktgrupp

1. I Gmail klickar du på Skriv.
2. Klicka på Till, Kopia eller Hemlig kopia. 
3. Leta reda på kontakterna som du vill lägga till i gruppen och markera rutorna bredvid deras namn.
4. Klicka på Hantera etiketterSkapa etikett.
5. Ange ett namn på etiketten.
6. Klicka på Spara.
7. Klicka på Infoga om du vill lägga till kontakterna i det aktuella meddelandet. 

Skicka e-post till en kontaktgrupp

1. I Gmail klickar du på Skriv.
2. Bredvid Till anger du gruppens etikettnamn.
3. Skriv meddelandet och klicka på Skicka.

Läs mer om hur du hanterar e-post

Skjut upp e-postmeddelanden och få en påminnelse senare

Du kan skjuta upp bekräftelsemeddelanden med datum och tider till exakt när du behöver dem. E-posten visas på nytt överst i inkorgen när du vill ha den, oavsett om det är i morgon, nästa vecka eller i kväll. 

1. Öppna Gmail på datorn. 
2. Peka på e-postmeddelandet.
3. Klicka på Skjut upp till höger.
4. Välj en senare dag och ett senare klockslag då du vill få e-postmeddelandet.

Skjut upp flera meddelanden genom att markera dem. Klicka på Skjut upp högst upp.

Läs mer i hjälpcentret för Gmail

Dölj e-postmeddelanden som du inte vill se svar på

Om du deltar i en Gmail-konversation som inte längre är relevant för dig kan du dölja den. När du döljer den visas inte framtida svar på tråden i din inkorg och du kan fokusera på viktiga meddelanden.

Läs mer i hjälpcentret för Gmail

Schemalägg ett e-postmeddelande för att skickas senare

1. Öppna Gmail  på datorn.
2. Klicka på Skriv uppe till vänster.
3. Skriv meddelandet.
4. Klicka på nedåtpilen nere till vänster bredvid Skicka.
5. Klicka på Skicka med schemaläggning.

Obs! Du kan schemalägga upp till 100 e-postmeddelanden.

Läs mer i hjälpcentret för Gmail

Vidarebefordra en hel e-postkonversation

1. Öppna Gmail på datorn.
2. Öppna konversationen som du vill vidarebefordra.
3. Klicka på Mer Vidarebefordra alla högst upp i konversationen.
4. Lägg till mottagare i fältet Till.
5. Skriv ytterligare innehåll för meddelandet.
6. Klicka på Skicka längst ned. 

Läs mer om hur du svarar och vidarebefordrar

Arkivera e-post automatiskt när du har skickat den

1. Öppna Gmail.
2. I det övre högra hörnet klickar du på Inställningar Visa alla inställningar.
3. Rulla till avsnittet Skicka och arkivera och välj Välj Visa knappen Skicka och arkivera i svaret.
4. Klicka på Spara ändringarna.
5. Öppna ett e-postmeddelande som du vill svara på och klicka på Svara.
6. Skriv meddelandet och klicka på Skicka+.

Anpassa kalenderhändelser för jobb eller skola

Skapa mötestider

Gör om tidsintervall i din kalender till mötesintervall som andra kan boka. Bokade möten visas i kalendern så att du vet vem du ska träffa och när.

1. Använd ditt arbets- eller skolkonto på en dator och öppna Google Kalender.
2. Kontrollera att du befinner dig i veckovyn eller en dagsvy.
3. Klicka var som helst i kalendern. I händelserutan som visas upp klickar du på Mötesintervall.
4. Ange informationen, inklusive en titel och välj kalendern där du vill att händelsen ska visas.
5. Klicka på Fler alternativ om du vill lägga till mer information, t.ex. en plats eller beskrivning.

Tips: Om du vill att mötesblocket upprepas måste du ställa in det innan du bjuder in andra att boka mötestider. När ställer in ett befintligt mötesblock med bokade tider på upprepning, blir de bokade tiderna duplicerade som nya tider och dubbelbokning kan inträffa. Läs om att upprepa händelser.

Ditt mötesblock visas som en enda händelse i kalendern med ett rutnät i det övre vänstra hörnet. När personer bokar möten visas de som vanliga händelser som överlappar mötesblocket.

Läs mer i hjälpcentret för Google Kalender

Skapa händelser från inkorgen

Skapa en händelse från ett e-postmeddelande

1. Skriv ett e-postmeddelande i Gmail.
2. Klicka på Mer Ange en mötestidSkapa en händelse.
3. Lägg till information om den nya händelsen och klicka på Spara.

Se även:  Tips för att hantera kalenderhändelser i Gmail

Skapa ett återkommande teammöte

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Klicka på Skapa  längst upp till vänster.
3. Lägg till händelsens titel och eventuella andra detaljer.
4. Klicka på nedåtpilen bredvid Upprepas inte .
5. Välj hur ofta du vill upprepa händelsen och när du vill att händelsen som upprepas ska upphöra.
6. Klicka på Spara längst upp till höger.

Lägg till ett program för händelsen

Kalender kan skapa ett program för dig eller så kan du bifoga ett befintligt program till din händelse.

Skapa ett program för en ny händelse

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Skapa en händelse.
3. Valfritt: Ange titel, tid, gäster och andra uppgifter.
4. Klicka på Lägg till beskrivning eller bilagor Skapa mötesanteckningar  Spara.
   • Dina mötesanteckningar, som är förifyllda med händelseuppgifter, bifogas till händelsen och delas med dina gäster, inklusive de utanför organisationen.

Skapa eller bifoga ett program till en befintlig händelse

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Välj ett alternativ:
   • Klicka på en händelse  Ta mötesanteckningar.
     Förifyllda mötesanteckningar med händelseinformation bifogas i händelsen.
   • Klicka på en händelse  Meny   Bifoga ett dokument.
     Mötesanteckningarna du väljer bifogas i händelsen.
3. Mötesanteckningarna öppnas i ett nytt fönster. Klicka på Dela till höger.

Tips! Om administratören inte tillåter delning av Google Drive-filer utanför organisationen kan du i stället skicka Gmail-bilagor till externa gäster.

Läs mer i hjälpcentret för Google Kalender

Skapa ett antecknings- och åtgärdsdokument

Skapa antecknings- och åtgärdsdokumentet

1. Öppna startskärmen för Google Dokument, Kalkylark, Presentationer eller Formulär på en dator.
2. Klicka på Skapa .

Du kan också skapa ett dokument från en mall.

Lägga till kommentarer och tilldela dem till specifika personer

1. I Dokument, Kalkylark eller Presentationer markerar du texten du vill kommentera.
2. Klicka på Lägg till kommentar .
3. Skriv din kommentar i rutan.
4. (Valfritt) Om du vill hänvisa din uppgift eller kommentar till en viss person anger du ett plustecken (+) följt av personens e-postadress. Du kan lägga till så många personer som du vill. Varje person får ett e-postmeddelande med din kommentar och en länk till filen.
5. (Valfritt) Om du vill tilldela en kommentar till en viss person markerar du rutan Tilldela till.
6. Klicka på Kommentera eller Tilldela.

Obs! Om en fil har maximalt antal kommentarer kan du göra en kopia av den utan att kopiera några kommentarer.

Skapa en privat händelse (visas som upptagen)

Du kan lägga till personliga händelser i jobbkalendern där detaljer inte visas för andra. Du kan till exempel boka en läkartid eller ett eget sportevenemang och ställa in synligheten för eventet på Privat. Du ser händelseuppgifter i kalendern, men för andra visas händelsen bara som upptagen.

Läs mer i hjälpcentret för Kalender

Låt gästerna ändra en händelse för att undvika att skicka e-post fram och tillbaka

Om du vill undvika att skicka många e-postmeddelanden fram och tillbaka för att diskutera när gästerna är tillgängliga för möten, kan du låta gästerna ändra händelsen så att de kan välja en tid som passar dem.

Låt gästerna ändra en händelse

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Klicka på en händelse  Redigera händelse .
3. Markera Ändra händelse till höger under Gäster kan.
4. Klicka på Spara.

Obs! När du markerar Gäster kan ändra händelse kan de redigera alla fält, se gästlistan, boka rum och hantera händelsen på samma sätt som du kan.

Låta gästerna ändra händelser som standard

1. Klicka på Inställningar Inställningar i Kalender.
2. I avsnittet Händelseinställningar klickar du på Standardbehörighet för gäst och väljer Ändra händelse.

Föreslå eller granska nya mötestider

Gäster kan föreslå en ny mötestid som organisatören sedan kan granska och godkänna. 

Föreslå en ny tid (som deltagare)

1. Klicka på händelsen i kalendern.
2. Klicka på uppåtpilen Föreslå en ny tid bredvid Kanske.
3. Välj en annan tid eller dag.
   Tips: Du kan även lägga till ett meddelande i din föreslagna tid.
4. Klicka på Skicka förslag.

Obs! Om arrangören har gett dig tillgång till att ändra en händelse kan du boka om den direkt utan att föreslå en ny tid.

Granska föreslagna tider (som organisatör)

1. Klicka på en händelse med en klockikon i kalendern.
2. Leta upp föreslagna tider under Gäster.
3. Under det tidsförslag du vill granska klickar du på Granska föreslagen tid.
4. Om du vill ändra händelsen till den föreslagna tiden klickar du på Spara.

Så här fungerar föreslagna tider

• Förslag är avstängda för stora händelser med fler än 200 gäster och heldagshändelser. Läs mer om stora händelser.
• Alla gäster kan föreslå en ny tid. Arrangörer kan inte föreslå en ny tid.
• Om arrangörer aktiverar Händelsesvar i Google Kalender-inställningarna från en dator får de e-postaviseringar för förslag.

Radera och återställa händelser

Radera en händelse om du vill avbryta den

Om du skapar en händelse kan du radera den. Då tas händelsen bort från din kalender och från alla inbjudnas kalendrar.

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Klicka på händelsen som du vill ta bort.
3. Klicka på Ta bort händelse .

Återställa en händelse

Du har cirka 30 dagar på dig att återställa en händelse som du raderat av misstag.

1. Öppna Google Kalender.
2. Klicka på Inställningar Papperskorgen längst upp till höger. Där ser du händelserna som har raderats från den här kalendern.
   • Om du vill återställa en enskild händelse klickar du på Återställ bredvid händelsen.
   • Återställ markerade händelser genom att klicka på Återställ alla valda ovanför listan.

Nästa steg

Vecka 3: Dela filer och samarbeta

               

Vill du ha avancerade Google Workspace-funktioner för företaget?

Prova Google Workspace i dag!

 

 

_{Google, Google Workspace och relaterade märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.}