Vecka 2: Kommunicera effektivt

Vill du få ut mer av Google-appar på jobbet eller i skolan? Registrera dig för en kostnadsfri testperiod på Google Workspace
” ”

Utvalda enheter visar kommunikationsverktygSlutför uppgifterna nedan för att snabbt och effektivt kommunicera med personer i teamet.

” ”


Visa alla anvisningar | Dölj alla anvisningar

1. Använda rätt kommunikationskanal

KryssrutaKanaler som är tillgängliga via Google Workspace

Välj rätt kommunikationskanal för din målgrupp och ditt budskap.

Kommunicera med enskilda personer:

  • Direkt chattmeddelande – om du har en snabb eller tidskritisk fråga, skicka ett meddelande på Google Chat.
  • E-post – om du behöver diskutera något mer komplicerat eller något som inte är tidskritiskt skickar du ett e-postmeddelande i Gmail.

Kommunicera med grupper av personer:

  • Kontaktgrupp — för tillfälliga grupper, som ett kortvarigt projekt eller team, kan du skapa en kontaktgrupp. Kontaktgrupper kan användas i både e-postmeddelanden och chattar. Du kan inte dela din kontaktgrupp direkt med andra. Om du skickar ett e-postmeddelande till en kontaktgrupp kan andra svara alla i din kontaktgrupp eller kopiera din adresslista.
  • E-postlista i Grupper — underlätta kommunikationen genom att skapa en e-postlista för teamet i Google Grupper. Istället för att skicka individuella e-postmeddelanden använder du sedan gruppens e-postadress för att skicka statusuppdateringar och dela resurser, till exempel teamkalender och dokument på Drive med alla på en gång. 

    Obs! Om administratören inte har aktiverat Grupper för organisationen kan du använda kontaktgrupper i stället.  

KryssrutaChatta med personer i Chat eller Gmail

Skicka ett direktmeddelande till någon:

  1. Öppna Google Chat eller ditt Gmail-konto.
  2. Om namnet inte finns under Chatt klickar du på Hitta personer, rum, botar eller Starta en chatt "".
  3. Ange ett namn eller en e-postadress. Förslag visas medan du skriver.
    Om du vill skicka ett direktmeddelande till någon utanför organisationen anger du personens fullständiga e-postadress.
  4. Välj personen som du vill skicka meddelandet till.
  5. Skriv ett meddelande följt av och klicka på Skicka "".
    Förslagen inkluderar alla i organisationen, även om de inte har Chat.

Starta en gruppkonversation:

  1. Öppna Google Chat eller ditt Gmail-konto.
  2. Under Chatt klickar du på ett gruppnamn, skriver ett meddelande följt av klickar på Skicka "".
  3. Om gruppnamnet inte finns under Chatt:
    • I Chatt klickar du på Sök efter personer, rum, botarföljt avStarta gruppkonversation.
    • Under Chatt i Gmail klickar du på Starta en chatt "" följt av Starta gruppkonversation.
  4. Ange ett namn eller en e-postadress. Förslag visas medan du skriver. 
  5. Klicka på Meddelande eller Klar "".
  6. Skriv ett meddelande följt av och klicka på Skicka "".
    Förslagen inkluderar alla i organisationen, även om de inte har Chat.

 

Ändra position för Chat-panelen i Gmail:

  1. Öppna Gmail på datorn.
  2. I det övre högra hörnet klickar du på Inställningar ""följt avVisa alla inställningar.
  3. Klicka på Chat och Meet högst upp.
  4. Bredvid Chattposition väljer du Vänster sida i inkorgen eller Höger sida i inkorgen.
  5. Klicka på Spara ändringarna.
KryssrutaStäng av chattaviseringar när du behöver fokusera
  1. Öppna Google Chat eller ditt Gmail-konto.
  2. Klicka på din status uppe till vänster.
  3. Under Ignorera aviseringar väljer du en tidsperiod för att ignorera aviseringar.
    Aviseringar aktiveras automatiskt när avstängningsperioden är slut.
  4. (Valfritt) Om du vill sluta ignorera klickar du på din status följt avInaktivera Stör ej.

Läs mer

2. Hantera e-post

KryssrutaSkjut upp e-postmeddelanden och få en påminnelse senare
  1. Öppna Gmail och peka på ett e-postmeddelande.
  2. Klicka på Skjut upp Skjut upp till höger.
  3. Under Skjut upp till väljer du en tid.

    E-postmeddelandet pausas automatiskt och flyttas från inkorgen. Du får en påminnelse om det uppskjutna e-postmeddelandet efter den angivna tiden.

  4. (Valfritt) Om du vill se alla uppskjutna e-postmeddelanden klickar du på Uppskjutet i det vänstra sidofältet.

Läs mer

KryssrutaDölj e-postmeddelanden som du inte vill se svar för
  1. Välj den konversation du vill dölja i Gmail.
  2. Klicka på Mer "" och välj Ignorera.
  3. När du döljer en konversation tas den bort från din inkorg och arkiveras. Du kan fortfarande se konversationen i Alla mail med etiketten Ignorerad.

Läs mer

KryssrutaVidarebefordra hela e-posttrådar
  1. Öppna mejlet.

    Obs! Om ett meddelande innehåller en signatur eller tidigare svar döljs de från visning i Gmail. Nedanför ditt svar klickar du på Visa förkortat innehåll "" för att visa all text som kommer att inkluderas i ditt svar.

  2. Klicka på Mer "" uppe till höger.
  3. Klicka på ett alternativ som Svara, Svara alla, Vidarebefordra och Skriv ut.

Obs! Gmails Smartsvar kan föreslå några svar baserat på det e-postmeddelande du fick. Spara tid genom att markera ett och sedan redigera den föreslagna texten eller skicka den som den är.

Läs mer

KryssrutaSkriv ut e-post och kalenderinbjudningar

Skriva ut ett e-postmeddelande eller en kalenderinbjudan:

  • Skriva ut ett e-postmeddelande: Öppna e-postmeddelandet i Gmail. Överst till höger klickar du på Skriv ut alla "".
  • Skriv ut en kalenderinbjudan:  Öppna inbjudan i Google Kalender. Överst till höger klickar du på Mer ""följt avSkriv ut.

Läs mer

KryssrutaSkapa en e-postlista i Grupper
  1. Logga in på Google Grupper.
  2. Klicka på Skapa grupp längst upp till vänster.
  3. Ange information och välj inställningar för gruppen.
  4. Klicka på Skapa grupp.
  5. Vänta några minuter på att den nya gruppen ska bli aktiv innan du skickar ett meddelande till den. I annat fall får du kanske en avisering om det inte gick att leverera ditt meddelande.

Läs mer

KryssrutaSkapa kontaktgrupper

Om du snabbt vill kontakta samma grupp personer via e-post kan du skapa och spara en kontaktgrupp. Nästa gång du vill skicka e-post till kontakterna anger du bara gruppnamnet som e-postmottagare.

Skapa en kontaktgrupp:

  1. I Gmail klickar du på Skriv.
  2. Klicka på Till, Kopia eller Hemlig kopia. 
  3. Leta reda på kontakterna som du vill lägga till i gruppen och markera rutorna bredvid deras namn.
  4. Klicka på Hantera etiketterföljt avSkapa etikett.
  5. Ange ett namn på etiketten.
  6. Klicka på Spara.
  7. Stäng fönstret för att återgå till meddelandet.

Skicka e-post till en kontaktgrupp:

  1. I Gmail klickar du på Skriv.
  2. Bredvid Till anger du gruppens namn.
  3. Skriv meddelandet och klicka på Skicka.

Läs mer

3. Skapa och anpassa händelser

KryssrutaSkapa möten
  1. Öppna Google Kalender och klicka i kalendern på ett tomt intervall. Klicka sedan på Mötesintervall.
  2. (Valfritt) Klicka på nedåtpilen Nedåtpil längst ned bredvid ditt namn och välj kalendern om du vill skapa mötesintervallet på en annan kalender.
  3. Lägg till en titel och välj ett datum och en tid.
  4. Välj antal intervall och varaktighet för varje möte.
  5. (Valfritt) Om du vill lägga till fler detaljer i ditt mötesintervallet klickar du på Fler alternativ och lägger till din information.
  6. Klicka på Spara.

Ditt mötesblock visas som en enda händelse i kalendern med ett rutnät Avtalad tid i det övre vänstra hörnet. När personer bokar möten visas de som vanliga händelser som överlappar mötesblocket.

Ditt mötesblock visas som en enda händelse i kalendern med ett rutnät Avtalad tid i det övre vänstra hörnet. När personer bokar möten visas de som vanliga händelser som överlappar mötesblocket.

Läs mer

KryssrutaSkapa händelser från inkorgen

Skapa en händelse från ett e-postmeddelande:

  1. Öppna e-postmeddelandet i Gmail.
  2. Klicka på Mer "" följt av Skapa händelse högst upp.
  3. Lägg till information om den nya händelsen och klicka på Spara.

Se automatiska händelser som har skapats från e-postmeddelanden:

Vissa e-postmeddelanden (som bokningar av flygresor och restaurangbokningar) läggs automatiskt till i din kalender.

Stänga av automatiska händelser:

Om du inte vill ha händelser från Gmail i kalendern går det att radera enskilda händelser eller ändra inställningarna så att händelser inte läggs till automatiskt.

  1. Öppna Kalender och gå till Inställningar Inställningar följt av Inställningar.
  2. Rulla till Händelser från Gmail.
  3. Välj ett alternativ i fältet Synlighet för Gmail-händelser:
    • Kalenderstandard – alla som kan visa händelsedetaljer i kalendern kan se namnet och tiden för din händelse från Gmail. Det är enbart personer som kan göra ändringar av dina händelser som kan se andra detaljer från ditt e-postmeddelande, som bekräftelsenummer, flygstatus eller telefonnummer.

      Obs!
      Om du delar din kalender offentligt blir även Gmail-händelsen synlig offentligt synligt om du väljer det här alternativet.  
    • Privat – det är enbart personer som kan göra ändringar i din kalender som kan se dina händelsedetaljer. Alla andra som kan visa din kalender men inte göra ändringar ser händelsen som Upptagen.
    • Bara jag – händelser i din kalender är bara synliga för dig.
  4. (Valfritt) Om du vill stänga av den här funktionen avmarkerar du alternativet Lägg automatiskt till händelser från Gmail i min kalender.

Läs mer

KryssrutaDuplicera händelser om du behöver boka fler möten

Ibland vill du kanske schemalägga ytterligare en händelse för samma ämne. Du kan enkelt göra detta genom att kopiera den ursprungliga händelsen.

  1. Klicka en gång på händelsen och klicka på Redigera Redigera.
  2. Öppna händelsen och klicka på Upprepas inte högst bredvid Heldag.
  3. Välj hur ofta du vill upprepa händelsen.

    Om du vill välja ett slutdatum klickar du på Anpassat och anger start- och slutdatum.

  4. Klicka på Spara.

Läs mer

KryssrutaLägga till ett program som Drive-bilaga

Skapa programmet:

Välj ett alternativ:

  • På startsidan för Dokument, Kalkylark eller Presentationer: Klicka på Skapa ""  ovanför Tomt.
  • I Drive klickar du på Nyttföljt avGoogle Dokument/Kalkylark/Presentationerföljt avTomt dokument eller Från en mall.

Bifoga programmet till händelsen:

  1. Klicka på fältet Lägg till beskrivning eller bilagor.
  2. Klicka på Min enhet eller Ladda upp och välj filen.
  3. Klicka på Välj eller Ladda upp. Din fil bifogas till händelsen

Obs! Om administratören inte tillåter delning av Google Drive-filer utanför organisationen kan du istället skicka Gmail-bilagor till externa gäster.

Läs mer

KryssrutaSkapa ett antecknings- och åtgärdsdokument

Skapa antecknings- och åtgärdsdokumentet:

Välj ett alternativ:

  • På startsidan för Dokument, Kalkylark eller Presentationer: Klicka på Skapa ""  ovanför Tomt.
  • I Drive klickar du på Nyttföljt avGoogle Dokument/Kalkylark/Presentationerföljt avTomt dokument eller Från en mall.

Lägga till kommentarer och tilldela dem till specifika personer:

  1. I Dokument, Kalkylark eller Presentationer markerar du texten du vill kommentera.
  2. Klicka på Lägg till kommentar "".
  3. Skriv din kommentar i rutan.
  4. (Valfritt) Om du vill hänvisa din uppgift eller kommentar till en viss person anger du ett plustecken (+) följt av personens e-postadress. Du kan lägga till så många personer som du vill. Varje person får ett e-postmeddelande med din kommentar och en länk till filen.
  5. (Valfritt) Om du vill tilldela en kommentar till en viss person markerar du rutan Tilldela till.
  6. Klicka på Kommentera eller Tilldela.

Obs! Om en fil har maximalt antal kommentarer kan du göra en kopia av den utan att kopiera några kommentarer.

Läs mer

KryssrutaKalender: Ställa in privata eller osynliga händelser

Om du vill blockera tid för arbete i din kalender kan du lägga till händelser och göra dem privata.

  1. Välj ett alternativ:
    • Klicka på ett tomt intervall i kalendernätet.
    • Klicka på Plus Skapa.
  2. Lägg till rubrik, datum och tid för händelsen.
  3. (Valfritt) Om du vill lägga till fler detaljer i händelsen klickar du på Fler alternativ.
  4. I avsnittet Synlighet väljer du Privat.
  5. Tryck på Spara när du är klar.

Läs mer

KryssrutaLåt gästerna ändra händelser för att undvika att skicka e-post fram och tillbaka

Om du vill undvika att skicka många e-postmeddelanden fram och tillbaka för att diskutera när gästerna är tillgängliga för möten, kan du låta gästerna ändra händelsen så att de kan välja en tid som passar dem.

Låta gästerna ändra en händelse:

  1. Ange de första bokstäverna i en persons namn eller e-postadress i fältet Lägg till gäster. Matchande adresser i organisationens katalog visas när du skriver text.
  2. Klicka på ett förslag för att lägga personen i händelsen. Om inga förslag visas anger du gästens fullständiga e-postadress. När du har lagt till en gäst i händelsen:
    • Ett videomöte i Google Meet läggs till automatiskt i händelsen.
    • Gästens kalender visas bredvid din.
  3. (Valfritt) Du kan lägga till en e-postlista för Google Grupper om du vill bjuda in många samtidigt.
    Mer information om hur du bjuder in en stor grupp finns i hantera stora händelser i Kalender.
  4. (Valfritt) Om du vill markera gästens närvaro som valfri pekar du på gästens namn och klickar på Personer Personer.
  5. (Valfritt) Om du vill tillåta att gäster ändrar händelsen, bjuder in andra eller ser gästlistan klickar du på Gästbehörigheter och markerar lämpliga rutor.

Obs! Om du skapar en händelse i Kalender och inte ger gäster tillåtelse att ändra händelsen kan de inte ändra händelsens datum eller tid i sin egen kalender.

Låta gästerna ändra händelser som standard:

  1. Klicka på Inställningar Inställningar följt av Inställningar i Kalender.
  2. I avsnittet Händelseinställningar klickar du på Standardbehörighet för gäst och väljer Ändra händelse.

Läs mer

KryssrutaFöreslå en ny tid för ett möte

Obs! Om arrangören har gett dig tillgång till att ändra en händelse kan du boka om den direkt utan att föreslå en ny tid.

  1. Klicka en gång på händelsen i Kalender.
  2. Gå till Ska du gå? och klicka på uppåtpilen ""följt avFöreslå en ny tid.
  3. Välj en annan tid eller dag i avsnittet Ditt förslag och lägg till ett meddelande.
  4. Klicka på Skicka förslag.

Läs mer

KryssrutaTa bort och återställa raderade händelser

Du kan ta bort en händelse om du är ägare eller, om inte, ta bort den. Du kan återställa händelsen igen efter att den har raderats eller tagits bort.

Ta bort en händelse:

  1. Klicka på händelsen i kalenderrutnätet,
  2. Klicka på Ta bort Radera.

Återställa en händelse:

  1. Klicka på Inställningar Inställningarföljt avPapperskorgen.
  2. Markera rutan bredvid den borttagna händelsen och klicka på ÅterställÅterställ.

Obs! Delade händelser finns kvar i en kalenders papperskorg i cirka 30 dagar.

Läs mer

Nästa steg

Vill du snabbt bli produktiv på Google Workspace? Se Checklista för vecka 3.
 
Var det här till hjälp?
Hur kan vi förbättra den?