Segunda semana: comunicarse eficazmente con los equipos

Ahora que ya conoces los aspectos básicos, consulta estos métodos para... 

• Utilizar el canal de comunicación adecuado
• Conocer más formas de gestionar tu correo
• Personalizar eventos del calendario en el trabajo o el centro educativo

Estas instrucciones solo se aplican a ordenadores.

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Utilizar el canal de comunicación adecuado

Canales disponibles en Google Workspace

Elige el canal adecuado para comunicarte con tu audiencia y transmitir tu mensaje.

Comunicarse con usuarios concretos:

• Mensaje de chat directo: si tienes que hacer una pregunta rápida o urgente a un usuario, envíale un mensaje a través de Google Chat.
• Correo electrónico: si necesitas hablar de algo más complejo o que no sea urgente, puedes enviarle un correo electrónico con Gmail.

Comunicarse con grupos de personas:

• Grupo de contactos: puedes crear grupos de contactos si quieres comunicarte con grupos temporales, como con un equipo que trabaje en un proyecto de corta duración. Los grupos de contactos se pueden utilizar tanto en mensajes de correo electrónico como en chats. No puedes compartir directamente tu grupo de contactos con otros usuarios, pero si envías un correo electrónico a un grupo de contactos, otras personas sí podrán responder a todos sus miembros o copiar la lista de direcciones de correo.

• Lista de correo electrónico de Grupos: crea una lista de correo electrónico con Grupos de Google para facilitar la comunicación en tu equipo. De esta forma, en vez de tener que escribir a cada persona por separado, puedes utilizar la dirección de correo electrónico del grupo para compartir novedades y recursos, como calendarios de equipo y documentos de Drive, con todos a la vez.
  
  Nota: Si tu administrador no ha activado Grupos en tu organización, puedes utilizar grupos de contactos como alternativa.  

Chatear con personas desde la aplicación Chat o Gmail

Enviar mensajes directos a personas concretas

1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
2. Si el nombre aún no aparece en la sección "Chat", haz clic en Iniciar un chat .
3. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
   • Para enviar un mensaje 1:1 a personas ajenas a tu organización, escribe sus direcciones de correo.
4. Selecciona la persona a la que quieras enviar un mensaje.
5. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar .

Iniciar conversaciones de grupo

1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
2. En "Chat", haz clic en una conversación de grupo, escribe un mensaje  haz clic en Enviar .
3. Si la conversación de grupo no está en "Chat", haz clic en Iniciar un chat   Iniciar una conversación de grupo.
4. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
5. Haz clic en Listo .
6. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar .

Cambiar la posición del panel de Chat en Gmail

Puedes mover el panel de Chat al lateral izquierdo o derecho de tu bandeja de entrada de Gmail.

1. Abre Gmail en el ordenador.
2. En la parte superior derecha, haz clic en Configuración Ver todos los ajustes.
3. En la parte superior, haz clic en Chat y Meet.
4. Junto a "Posición del chat", selecciona A la izquierda de la bandeja de entrada o A la derecha de la bandeja de entrada.
5. Haz clic en Guardar cambios.

Silenciar las notificaciones de chat cuando necesites concentrarte

1. Ve a Chat o Gmail.
2. En la parte superior, haz clic en tu estado.
3. Selecciona No molestar.  
4. Para definir la duración que quieres, selecciona una de la lista o haz clic en "Hasta un momento determinado".  
5. Haz clic en Añadir.

Nota: Las notificaciones volverán a activarse automáticamente cuando finalice dicho periodo. Para dejar de silenciar las notificaciones antes de tiempo, haz clic en tu estado  No molestar  Desactivar No molestar.

Más información

Crear listas de correo electrónico de Grupos

1. Inicia sesión en Grupos de Google.
2. En la parte superior, haz clic en Crear grupo.
3. Introduce la información y elige la configuración del grupo.
4. Haz clic en Crear grupo.
5. Antes de enviar un mensaje al grupo nuevo, espera unos minutos hasta que se active. Si no esperas, es posible que se te notifique que el mensaje no se ha podido entregar.

Más información

Crear grupos de contactos

Para poder ponerte rápidamente en contacto con el mismo grupo de personas por correo electrónico, puedes crear y guardar un grupo de contactos. De este modo, la próxima vez que quieras enviar un correo electrónico a esos usuarios, solo tendrás que introducir el nombre del grupo como destinatario del correo electrónico.

También puedes crear un grupo de contactos si el administrador no activa Grupos en tu organización.

Cómo crear un grupo de contactos

1. En Gmail, haz clic en Redactar.
2. Haz clic en Para, Cc o Cco. 
3. Busca los contactos que quieras añadir al grupo y marca las casillas situadas junto a sus nombres.
4. Haz clic en Administrar etiquetas Crear etiqueta.
5. Asigna un nombre a la etiqueta.
6. Haz clic en Guardar.
7. Haz clic en Insertar para añadir los contactos al mensaje. 

Enviar correos a un grupos de contactos

1. En Gmail, haz clic en Redactar.
2. Junto a Para, introduce el nombre de la etiqueta del grupo.
3. Escribe el mensaje y haz clic en Enviar.

Conocer más formas de gestionar tu correo

Posponer correos y recibir recordatorios más tarde

Puedes posponer los correos de confirmación con fechas y horas exactamente cuando los necesites.El correo volverá al principio de tu bandeja de entrada cuando tú decidas: mañana, la semana que viene, esta tarde, etc.

1. En tu ordenador, abre Gmail.
2. Coloca el cursor sobre el correo.
3. A la derecha, haz clic en Posponer .
4. Elige una fecha y una hora posteriores en las que quieras recibir el correo.

Si quieres posponer varios mensajes a la vez, selecciónalos y haz clic en Posponer en la parte superior.

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

Silenciar los correos electrónicos cuyas respuestas no quieras ver

Si formas parte de una conversación de Gmail que ya no te interesa, silencia la conversación. Al hacerlo, dejarás de recibir respuestas a esa conversación en tu bandeja de entrada y podrás concentrarte en los mensajes importantes.

Más información sobre Gmail en el Centro de Ayuda

Programar correos para que se envíen más adelante

1. En tu ordenador, abre Gmail .
2. Arriba a la izquierda, haz clic en  Redactar.
3. Redacta tu correo.
4. En la parte inferior izquierda, al lado de "Enviar", haz clic en la flecha hacia abajo .
5. Haz clic en Programar envío.

Nota: Puedes tener hasta 100 correos programados.

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

Reenviar conversaciones de correo completas

1. Ve a Gmail en un ordenador.
2. Abre la conversación que quieras reenviar.
3. En la parte superior de la conversación, haz clic en Más Reenviar todo.
4. En el campo Para, añade a los destinatarios.
5. Escribe cualquier contenido adicional para el mensaje.
6. En la parte inferior, haz clic en Enviar. 

Más formas de responder y reenviar mensajes

Archivar automáticamente los correos después de enviarlos

1. Abre Gmail. 
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración   Ver todos los ajustes.
3. Desplázate hasta la sección Enviar y archivar y selecciona Mostrar el botón Enviar y archivar en la respuesta.
4. Haz clic en Guardar cambios.
5. Abre un correo electrónico al que quieras responder y haz clic en Responder.
6. Escribe el mensaje y haz clic en Enviar+ .

Personalizar eventos del calendario en el trabajo o el centro educativo

Crear espacios para citas

Convierte bloques de tiempo de tu calendario en horas disponibles que otros usuarios podrán reservar. Las citas reservadas aparecen en tu calendario, de forma que puedes saber con quién y cuándo tienes una reunión.

1. En un ordenador, abre Google Calendar con tu cuenta del trabajo o de tu centro educativo.
2. Asegúrate de tener abierta la vista Semana o una de Día.
3. Haz clic en cualquier parte del calendario. En la ventana de evento que aparece, haz clic en Horas disponibles.
4. Escribe los detalles (título incluido) y elige el calendario en el que quieres mostrar el evento.
5. Si quieres añadir más información, como una ubicación o descripción, haz clic en Más opciones.

Nota: Si quieres que el bloque de citas se repita, hazlo antes de invitar a otras personas a que reserven una hora. Cuando haces que se repita un bloque de citas que ya tiene horas reservadas, estas horas se duplican, lo que puede dar lugar a una doble reserva. Cómo hacer que se repita un evento.

Tu bloque de citas se muestra como un único evento en tu calendario, con un símbolo de cuadrícula en la esquina superior izquierda. Cuando otras personas reserven citas, estas se mostrarán como eventos normales que se superponen al bloque para citas.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Calendar

Crear eventos desde la bandeja de entrada

Crear un evento a partir de un correo electrónico

1. En Gmail, redacta un correo.
2. Haz clic en Más Fijar una hora para la reuniónCrear un evento.
3. Añade información al evento nuevo y haz clic en Guardar.

Consulta también: Consejos para gestionar eventos de Calendar en Gmail

Crear reuniones de equipo periódicas

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. En la parte superior izquierda, haz clic en Crear .
3. Indica el título del evento y cualquier otra información.
4. Junto a "No se repite", haz clic en la flecha hacia abajo .
5. Elige la frecuencia con la que se va a repetir el evento y cuándo quieres que termine.
6. Arriba a la derecha, haz clic en Guardar.

Añadir una agenda a un evento

Calendar puede crear una agenda para ti o puedes adjuntar una ya creada a tu evento.

Crear una agenda para un evento nuevo

1. En un ordenador, abre Google Calendar.
2. Crea un evento.
3. (Opcional) Introduce el título, la fecha, los invitados y otros datos.
4. Haz clic en Añadir descripción o archivos adjuntos Crear notas de la reunión Guardar.
   • Las notas de la reunión, ya rellenadas con los detalles del evento, se adjuntan a él y se comparten con los invitados, incluidos los que no pertenecen a tu organización.

Crear una agenda o adjuntar una a un evento

1. En tu ordenador, abre Google Calendar.
2. Selecciona una opción:
   • Haz clic en un evento Tomar notas de la reunión.
     Las notas de la reunión, ya rellenadas con los detalles del evento, se adjuntan a este.
   • Haz clic en un evento Menú Adjuntar un documento.
     Las notas de la reunión seleccionadas se adjuntan a tu evento.
3. Las notas de la reunión se abren en una ventana nueva. En la parte derecha, haz clic en Compartir.

Nota: Si tu administrador no permite compartir archivos de Google Drive con personas ajenas a tu organización, puedes enviar archivos adjuntos de Gmail a los invitados externos.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Calendar

Crear documentos de notas y tareas

Crear documentos de notas y tareas

1. En un ordenador, abre la pantalla de inicio de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios de Google.
2. Haz clic en Crear .

También puedes crear un documento a partir de una plantilla.

Añadir comentarios y asignarlos a personas concretas

1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
2. Haz clic en Añadir comentario .
3. Escribe tu comentario en el cuadro.
4. (Opcional) Para dirigir el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantos usuarios como quieras. Todos recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
5. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a.
6. Haz clic en Comentar o en Asignar.

Nota: Si en un archivo se llega al máximo de comentarios, puedes hacer una copia del archivo que no incluya ningún comentario.

Crear un evento privado (se muestra como "no disponible")

Puedes añadir eventos personales a tu calendario de trabajo, donde los detalles no se muestran a los demás. Por ejemplo, puedes concertar una cita con un médico o un evento deportivo personal y cambiar la visibilidad de tu evento a Privado. Verás los detalles del evento en el calendario, mientras que para otros el evento solo se mostrará como "no disponible".

Más información en el Centro de Ayuda de Google Calendar

Dejar que los invitados modifiquen un evento para evitar el trasiego de correos electrónicos

Para evitar que los invitados a tus reuniones te envíen una gran cantidad de correos electrónicos sobre su disponibilidad, puedes dejar que ellos mismos cambien el evento para que puedan elegir la hora que más les convenga.

Dejar que los invitados editen eventos

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. Haz clic en un evento Editar evento .
3. A la derecha, en "Los invitados pueden", marca "Editar el evento".
4. Haz clic en Guardar.

Nota: Si seleccionas "Los invitados pueden modificar el evento", podrán editar todos los campos, ver la lista de invitados, reservar salas y gestionar el evento igual que tú.

Dejar que los invitados editen eventos de forma predeterminada

1. En Calendar, haz clic en el icono de la rueda dentada   Configuración.
2. En la sección Configuración del evento, haz clic en Permisos de invitados predeterminados y selecciona Modificar evento.

Proponer o revisar nuevos horarios de reunión

Los invitados pueden proponer otra hora, que el organizador puede revisar y aceptar opcionalmente. 

Proponer otra hora (como asistente)

1. En tu calendario, haz clic en el evento.
2. Junto a "Quizás", haz clic en la flecha hacia arriba   Proponer otra hora.
3. Cambia el día o la hora.
   Nota: También puedes añadir un mensaje a tu propuesta de hora.
4. Haz clic en Enviar propuesta.

Nota: Si el organizador del evento te ha dado acceso para editarlo, puedes reprogramarlo directamente sin tener que proponer otra hora.

Revisar las horas propuestas (como organizador)

1. En tu calendario, haz clic en un evento que tenga un icono de reloj.
2. En "Invitados", busca las horas sugeridas.
3. En la propuesta de hora que quieres revisar, haz clic en Ver la hora propuesta.
4. Para modificar el evento y aceptar la hora propuesta, haz clic en Guardar.

Cómo funcionan los horarios propuestos

• Las propuestas están desactivadas para los grandes eventos con más de 200 invitados y los que transcurren durante todo el día. Más información sobre grandes eventos
• Todos los invitados pueden proponer una nueva hora. Los organizadores no pueden proponer una nueva hora.
• Si un organizador activa la opción "Respuestas a eventos" en un ordenador, recibirá notificaciones de las propuestas por correo electrónico.

Eliminar y restaurar eventos

Eliminar un evento para cancelarlo

Si creas un evento, puedes eliminarlo. Así, desaparece tanto de tu calendario como de los calendarios de todos los invitados al evento.

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. Haz clic en el evento que quieras eliminar.
3. Haz clic en Eliminar el evento .

Restaurar eventos

Si has eliminado un evento por error, tienes aproximadamente 30 días para restaurarlo.

1. Abre Google Calendar.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración   Papelera. Accederás a los eventos eliminados de este calendario.
   • Para restaurar un evento individual, haz clic en Restaurar  al lado del evento.
   • Para restaurar los eventos seleccionados, haz clic en Restaurar todos los seleccionados  encima de la lista.

Pasos siguientes

Tercera semana: compartir archivos y colaborar con compañeros

               

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