Semana 2: comunicar-se com eficiência

Quer aproveitar ao máximo os apps do Google no trabalho ou na escola? Inscreva-se para uma avaliação gratuita do Google Workspace
" "

Diversos dispositivos que exibem ferramentas de comunicaçãoSiga as instruções abaixo para se comunicar com rapidez e eficiência com as pessoas da sua equipe.

" "


Mostrar todas as instruções | Ocultar todas as instruções

1. Usar o canal de comunicação adequado

Caixa de seleçãoCanais disponíveis no Google Workspace

Escolha o canal de comunicação adequado para o público-alvo e a mensagem.

Comunicar-se com pessoas:

  • Mensagem direta pelo chat: se você tiver uma pergunta rápida ou urgente, envie uma mensagem pelo Google Chat.
  • E-mail: se você precisar falar sobre algo mais complexo ou não urgente, envie uma mensagem pelo Gmail.

Comunicar-se com grupos de pessoas:

  • Grupo de contatos: para grupos temporários, como equipes de projetos de curta duração, você pode criar um grupo de contatos. Os grupos de contatos podem ser usados em e-mails e bate-papos. Não é possível compartilhar diretamente seu grupo de contatos com outras pessoas. No entanto, se você enviar um e-mail para um grupo de contatos, outras pessoas poderão responder a todos os membros ou copiar sua lista de endereços.
  • Lista de e-mails do Grupos do Google: para equipes de projetos com duração longa ou divisões de uma organização, você pode criar uma lista de e-mails do Grupos. É possível usar o endereço de e-mail de uma lista de e-mails do Grupos do Google para se comunicar e compartilhar itens com várias pessoas de uma vez, como em e-mails, eventos da agenda e arquivos. 

    Observação: se o administrador não tiver ativado o Grupos para sua organização, use os grupos de contatos.  

Caixa de seleçãoConversar no Chat ou no Gmail

Enviar uma mensagem direta:

  1. Faça login no Chat ou no Gmail.
  2. Em Chat, clique em um nome, digite uma mensagem e clique em Enviar "".
  3. Se o nome não aparecer em Chat, clique em Encontrar pessoas, salas e bots ou Iniciar um chat "".
  4. Digite um nome ou endereço de e-mail. As sugestões são exibidas enquanto você digita o texto.
    Se você quiser enviar uma mensagem direta para alguém fora da sua organização, digite o endereço de e-mail completo.
  5. Selecione a pessoa para quem você quer enviar a mensagem.
  6. Digite uma mensagem e clique em Enviar "".
    As sugestões incluem todos os membros da sua organização, mesmo os que não usam o Chat.

Iniciar uma conversa em grupo:

  1. Faça login no Chat ou no Gmail.
  2. Em Chat, clique no nome de um grupo, digite uma mensagem e clique em Enviar "".
  3. Se o nome do grupo não aparecer em Chat:
    • No Chat, clique em Encontrar pessoas, salas e botse depoisIniciar conversa em grupo.
    • No Gmail, em Chat, clique em Iniciar um chat""e depoisIniciar conversa em grupo.
  4. Digite um nome ou endereço de e-mail. As sugestões são exibidas enquanto você digita.
  5. Clique em Mensagem ou Concluído "".
  6. Digite uma mensagem e clique em Enviar "".
    As sugestões incluem todos os membros da sua organização, mesmo os que não usam o Chat.

Alterar a posição do painel do Chat no Gmail:

  1. No seu computador, abra o Gmail.
  2. No canto superior direito, clique em Configurações ""e depoisVer todas as configurações.
  3. Na parte superior, clique em Chat e Meet.
  4. Ao lado de Posição do chat, selecione Lado esquerdo da Caixa de entrada ou Lado direito da Caixa de entrada.
  5. Clique em Salvar alterações.
Caixa de seleçãoDesativar as notificações de chat quando você precisar se concentrar
  1. Faça login no Chat ou no Gmail.
  2. No canto superior esquerdo, clique no seu status.
  3. Em Desativar notificações por, selecione um período para ignorar as notificações.
    As notificações são reativadas automaticamente após esse tempo.
  4. (Opcional) Para voltar a receber notificações, clique no seu status e depoisDesativar Não perturbe.

Saiba mais

2. Gerenciar seu e-mail

Caixa de seleçãoAdiar os e-mails para receber um lembrete mais tarde
  1. Passe o cursor sobre um e-mail.
  2. À direita, clique em Adiar Suspender.
  3. Em Adiar até, escolha um horário.

    O e-mail é adiado e removido automaticamente da Caixa de entrada. Você receberá um lembrete sobre o e-mail adiado após o período especificado.

  4. (Opcional) Para ver todos os e-mails adiados, clique em Adiados na barra lateral esquerda.

Saiba mais

Caixa de seleçãoIgnorar os e-mails com respostas que você não quer ver
  1. No Gmail, selecione a conversa que você quer ignorar.
  2. Clique em Mais "" e selecione Ignorar.
  3. Depois que você ignora uma conversa, ela é removida da Caixa de entrada e arquivada. A conversa será mantida em Todos os e-mails com o marcador Ignorada.

Saiba mais

Caixa de seleçãoEncaminhar conversas inteiras de e-mail
  1. Abra o e-mail.

    Observação: se uma mensagem incluir uma assinatura ou respostas anteriores, o Gmail as oculta na visualização. Abaixo da sua resposta, clique em Mostrar conteúdo cortado "" para ver todo o texto que será incluído na resposta.

  2. No canto superior direito, clique em Mais "".
  3. Clique em uma opção, como Responder, Responder a todos, Encaminhar e Imprimir.

Dica: a Resposta inteligente do Gmail pode sugerir algumas respostas com base nos e-mails que você recebeu. Para economizar tempo, selecione uma dessas respostas, edite o texto sugerido ou envie-o sem alterações.

Saiba mais

Caixa de seleçãoImprimir e-mails e convites da agenda

Imprimir um e-mail ou um convite da agenda:

  • Imprimir um e-mail: abra a mensagem no Gmail. No canto superior direito, clique em Imprimir tudo "".
  • Imprimir um convite da agenda: abra o convite no Google Agenda. No canto superior direito, clique em Mais""e depoisImprimir.

Saiba mais

Caixa de seleçãoCriar uma lista de e-mails do Grupos

Observação: antes de criar uma lista de e-mails, verifique se ela já não existe no Grupos. Se você não encontrar o Grupos, entre em contato com seu administrador. Se o Grupos não estiver ativado na sua organização, crie um grupo de contatos.

  1. Faça login no Grupos do Google.
  2. No canto superior esquerdo, clique em Criar grupo.
  3. Digite as informações e escolha as configurações do grupo.
  4. Role até Tipo de grupo e, ao lado de Selecione um tipo de grupo, escolha Lista de e-mails.
  5. Role até Permissões básicas e defina quem pode ver os temas, postar e participar do seu grupo.
  6. Clique em Criar grupo.
  • Se você estiver criando um grupo na sua conta de trabalho ou escolar, o endereço do grupo terminará em exemplo.com.
  • Se estiver criando um grupo de consumidores, o endereço do grupo terminará em googlegroups.com.
Antes de enviar a primeira mensagem, aguarde alguns minutos até que o grupo seja ativado. Caso contrário, você receberá uma notificação informando que não foi possível entregar sua mensagem.

Saiba mais

Caixa de seleçãoCriar grupos de contatos

Se você quiser entrar em contato rapidamente com o mesmo grupo de pessoas por e-mail, poderá criar e salvar um grupo de contatos. Na próxima vez que você quiser enviar um e-mail para esses contatos, basta digitar o nome do grupo como destinatário do e-mail.

Criar um grupo de contatos:

  1. No Gmail, clique em Escrever.
  2. Clique em Para, Cc ou Cco. 
  3. Encontre os contatos que você quer adicionar ao grupo e marque as caixas ao lado dos nomes.
  4. Clique em Gerenciar marcadoreseCriar marcador.
  5. Digite um nome para o marcador.
  6. Clique em Salvar.
  7. Feche a janela para retornar à sua mensagem.

Enviar um e-mail para um grupo de contatos:

  1. No Gmail, clique em Escrever.
  2. Ao lado de Para, digite o nome do grupo.
  3. Escreva sua mensagem e clique em Enviar.

Saiba mais

3. Criar e personalizar eventos

Caixa de seleçãoCriar horários disponíveis
  1. Abra o Google Agenda. Na grade da sua agenda, clique em um horário disponível e em Horários disponíveis ou Google+ Criar e depois Horários disponíveis.
  2. (Opcional) Se você quiser criar horários disponíveis em outra agenda, clique no seu nome, na parte inferior, e selecione a agenda.
  3. Adicione um título e escolha uma data e uma hora.
  4. Selecione o número de horários e a duração de cada compromisso.
  5. Se quiser adicionar mais detalhes ao seu horário disponível, clique em Mais opções e adicione suas informações.
  6. Clique em Salvar.

Seu bloco de horários é exibido como um único evento na sua agenda, com um símbolo de grade Horário no canto superior esquerdo. Conforme as pessoas reservarem os horários, eles aparecerão como eventos comuns sobrepostos no bloco de horários.

Saiba mais

Caixa de seleçãoCriar eventos usando sua Caixa de entrada

Criar um evento usando um e-mail:

  1. Abra o e-mail no Gmail.
  2. Na parte superior, clique em Mais ""e depois Criar evento.
  3. Adicione detalhes ao novo evento e clique em Salvar.

Ver os eventos criados automaticamente usando e-mails:

Alguns e-mails, como confirmações de voo e reservas em restaurantes, são adicionados automaticamente à sua agenda.

Desativar eventos automáticos:

Se você não quiser que os eventos do Gmail sejam incluídos na agenda, exclua cada evento ou altere as configurações para que eles não sejam adicionados automaticamente.

  1. Abra o Google Agenda e acesse Configurações Configurações e depois Configurações.
  2. Role até Eventos do Gmail.
  3. No campo Visibilidade de eventos do Gmail, escolha uma opção:
    • Padrão da agenda: qualquer pessoa que tenha acesso para ver detalhes do evento na sua agenda pode ver o nome e o horário do evento no Gmail. Apenas as pessoas que têm acesso para fazer alterações nos seus eventos podem ver outros detalhes do e-mail, como números de confirmação, status de voo ou números de telefone.

      Observação:
      se você compartilhar sua agenda publicamente, escolher essa opção também tornará seu evento do Gmail visível publicamente.  
    • Particular: apenas as pessoas que têm acesso para fazer alterações na sua agenda podem ver os detalhes do evento. As pessoas que podem ver sua agenda, mas não podem alterar, veem o evento como "Ocupado".
    • Apenas eu: os eventos da sua agenda ficam visíveis apenas para você.
  4. (Opcional) Para desativar esse recurso, desmarque a caixa Adicionar eventos automaticamente do Gmail à minha agenda.

Saiba mais

Caixa de seleçãoDuplicar eventos se você precisar fazer outra reunião

Às vezes, você precisa agendar outro evento com o mesmo tópico. Para isso, basta duplicar o evento original.

  1. Clique uma vez no evento e depois em Editar Editar.
  2. Abra o evento e, na parte superior ao lado de Dia inteiro, clique em Não se repete.
  3. Escolha a frequência com que você quer que o evento se repita.

    Para escolher uma data de término, clique em Personalizado e digite as datas de início e término.

  4. Clique em Salvar.

Saiba mais

Caixa de seleçãoAdicionar compromissos como um anexo do Drive

Criar compromissos:

Escolha uma opção:

  • Na página inicial do Documentos, Planilhas ou Apresentações, clique em Criar""  acima de "Em branco".
  • No Drive, clique em Novoe depoisDocumentos/Planilhas/Apresentações Googlee depoisDocumento em branco ou Com base em um modelo.

Anexar compromissos ao evento:

  1. Clique no campo Adicionar descrição ou anexos.
  2. Clique em Meu Drive ou Fazer upload e selecione seu arquivo.
  3. Clique em Selecionar ou Enviar. Seu arquivo será anexado ao evento.

Observação: se o administrador não permitir o compartilhamento de arquivos do Google Drive fora da sua organização, você poderá enviar anexos do Gmail para convidados externos.

Saiba mais

Caixa de seleçãoCriar um documento com notas e ações necessárias

Criar o documento com notas e ações necessárias:

Escolha uma opção:

  • Na página inicial do Documentos, Planilhas ou Apresentações, clique em Criar""  acima de "Em branco".
  • No Drive, clique em Novoe depoisDocumentos/Planilhas/Apresentações Googlee depoisDocumento em branco ou Com base em um modelo.

Adicionar comentários e atribuí-los a pessoas específicas:

  1. No Documentos, no Planilhas ou no Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
  2. Clique em Comentário "" e depois Adicionar comentário "".
  3. Digite seu comentário na caixa.
  4. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de adição (+) seguido pelo endereço de e-mail da pessoa. Você pode adicionar quantas pessoas quiser. Cada pessoa receberá um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
  5. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, marque a caixa Atribuir a.
  6. Clique em Comentar ou Atribuir.

Saiba mais

Caixa de seleçãoAgenda: configurar eventos particulares ou invisíveis

Se você quiser ocultar um horário de trabalho na sua agenda, adicione eventos e defina-os como particulares.

  1. Escolha uma opção:
    • Na grade da agenda, clique em um horário vazio.
    • Clique em Google+ Criar.
  2. Adicione o título, a data e a hora do evento.
  3. (Opcional) Para adicionar mais detalhes ao seu evento, clique em Mais opções.
  4. Na seção Visibilidade, escolha Particular.
  5. Quando terminar, clique em Salvar.

Saiba mais

Caixa de seleçãoPermitir que os convidados modifiquem eventos para evitar a troca de muitos e-mails

Para evitar a troca de muitos e-mails sobre a disponibilidade dos convidados para suas reuniões, permita que eles modifiquem o evento para que possam escolher um horário adequado.

Permitir que os convidados modifiquem um evento:

  1. No campo Adicionar convidados, digite as primeiras letras do nome ou do endereço de e-mail de uma pessoa. Os endereços correspondentes no diretório da sua organização aparecem quando você digita o texto.
  2. Clique em uma sugestão para adicionar a pessoa ao evento. Se nenhuma sugestão aparecer, digite o endereço de e-mail completo do convidado. Veja abaixo o que acontece quando você adiciona um convidado ao seu evento.
    • Uma videochamada no Google Meet é adicionada automaticamente ao evento.
    • A agenda do convidado aparece ao lado da sua.
  3. (Opcional) Você pode adicionar o endereço de uma lista de e-mails do Grupos do Google para convidar um grupo grande de pessoas de uma só vez.
    Veja mais informações sobre como fazer isso em Gerenciar eventos grandes no Agenda.
  4. (Opcional) Para marcar a presença de um convidado como opcional, aponte para o nome do convidado e clique em Pessoas Pessoas.
  5. (Opcional) Para permitir que os convidados modifiquem o evento, convidem outras pessoas ou vejam a lista de convidados, clique em Permissões de convidados e marque as caixas apropriadas.

Observação: se você criar um evento no Agenda sem dar permissão para que os convidados o modifiquem, eles não poderão alterar a data nem a hora do evento na própria agenda.

Permitir que os convidados modifiquem eventos por padrão:

  1. No Agenda, clique em Configurações Configuraçõese depoisConfigurações.
  2. Na seção Configurações de eventos, clique em Permissões padrão de convidados e selecione Modificar evento.

Saiba mais

Caixa de seleçãoSugerir um novo horário para uma reunião

Observação: se o organizador do evento tiver concedido permissão para você modificar um evento, será possível reprogramá-lo sem sugerir um novo horário.

  1. No Agenda, clique uma vez no evento na grade da agenda.
  2. Acesse a seção Você vai? e clique na seta para cima "" e depois Sugerir um novo horário.
  3. Na seção Sua proposta, selecione outro horário ou dia e adicione uma mensagem.
  4. Clique em Enviar proposta.

Saiba mais

Caixa de seleçãoExcluir e restaurar eventos excluídos

Se você for o proprietário de um evento, poderá excluí-lo. Caso contrário, poderá removê-lo. É possível restaurar um evento que você excluiu ou removeu.

Excluir um evento:

  1. Na grade da agenda, clique no evento.
  2. Clique em Excluir Excluir.

Restaurar um evento:

  1. Clique em Configurações Configuraçõese depoisLixeira.
  2. Marque a caixa ao lado do evento excluído e clique em Restaurar Restaurar.

Observação: os eventos excluídos permanecem na lixeira da agenda por aproximadamente 30 dias.

Saiba mais

Próximas etapas

Quer aumentar sua produtividade rapidamente com o Google Workspace? Consulte a lista de verificação da semana 3.
 
Isso foi útil?
Como podemos melhorá-lo?