Tydzień 2. Skuteczna komunikacja

Chcesz lepiej wykorzystywać możliwości aplikacji Google w pracy lub w szkole? Zarejestruj się, aby skorzystać z bezpłatnej wersji próbnej Google Workspace
„.”

Narzędzia do komunikacji na ekranach różnych urządzeńAby szybko i sprawnie komunikować się z członkami zespołu, wykonaj poniższe zadania.

„.”


Pokaż wszystkie instrukcje | Ukryj wszystkie instrukcje

1. Korzystanie z odpowiedniego kanału komunikacji

Pole wyboruKanały dostępne w Google Workspace

Wybierz kanał komunikacji odpowiedni dla odbiorców i treści, które chcesz przekazać.

Kontaktowanie się z jedną osobą:

  • Bezpośrednia wiadomość na czacie – jeśli masz krótkie lub pilne pytanie, wyślij wiadomość przez Google Chat.
  • E-mail – jeśli chcesz porozmawiać o czymś bardziej złożonym lub niewymagającym pośpiechu, wyślij wiadomość za pomocą Gmaila.

Kontaktowanie się z grupami osób:

  • Grupa kontaktów – w przypadku grup tymczasowych (np. zespołu projektu krótkoterminowego) możesz utworzyć grupę kontaktów. Grup kontaktów można używać zarówno w e-mailach, jak i na czacie. Nie możesz bezpośrednio udostępniać grupy kontaktów innym osobom. Jeśli jednak wyślesz e-maila do grupy Kontakty, inne osoby będą mogły odpowiedzieć wszystkim w grupie Kontakty lub skopiować listę adresów.
  • Lista adresowa Grup dyskusyjnych – dla zespołów długoterminowych lub działów w organizacji można utworzyć listę adresową Grup dyskusyjnych. Adres e-mail na liście adresowej Grup dyskusyjnych może służyć do komunikacji i dzielenia się z wieloma osobami jednocześnie – np. przy użyciu e-maili, wydarzeń w kalendarzu i plików. 

    Uwaga: jeśli administrator nie włączył Grup dyskusyjnych w Twojej organizacji, możesz zamiast nich użyć grup kontaktów.  

Pole wyboruCzatowanie z innymi osobami w Google Chat lub Gmailu

Wysyłanie wiadomości na czacie do jednej osoby:

  1. Zaloguj się w Hangouts Chat lub Gmailu.
  2. W sekcji Czat kliknij nazwę, wpisz wiadomość i kliknij Wyślij "".
  3. Jeśli nie widzisz nazwy w sekcji Czat, kliknij Szukaj osób, pokojów i botów lub kliknij Rozpocznij czat "".
  4. Wpisz nazwę użytkownika lub adres e-mail. Podczas wpisywania tekstu wyświetlą się sugestie.
    Aby wysłać wiadomość na czacie do osoby spoza organizacji, musisz wpisać pełny adres e-mail tej osoby.
  5. Wybierz osobę, do której chcesz wysłać wiadomość.
  6. Wpisz wiadomość i kliknij Wyślij "".
    Sugestie obejmują wszystkich użytkowników w organizacji, nawet jeśli nie mają oni Google Chat.

Rozpoczynanie rozmowy grupowej:

  1. Zaloguj się w Hangouts Chat lub Gmailu.
  2. W sekcji Czat kliknij nazwę grupy, wpisz wiadomość i kliknij Wyślij "".
  3. Jeśli nazwa grupy nie wyświetla się w sekcji Czat:
    • W Google Chat kliknij Szukaj osób, pokojów i botów a potem Rozpocznij rozmowę grupową.
    • W Gmailu w sekcji Czat kliknij Rozpocznij czat "" a potem Rozpocznij rozmowę grupową.
  4. Wpisz nazwę użytkownika lub adres e-mail. Podczas wpisywania tekstu wyświetlą się sugestie.
  5. Kliknij Wiadomość lub Gotowe "".
  6. Wpisz wiadomość i kliknij Wyślij "".
    Sugestie obejmują wszystkich użytkowników w organizacji, nawet jeśli nie mają oni Google Chat.

Zmienianie położenia panelu czatu w Gmailu:

  1. Otwórz Gmaila na komputerze.
  2. W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia "" a potem Zobacz wszystkie ustawienia.
  3. U góry kliknij Czat i spotkanie.
  4. W sekcji Położenie czatu wybierz Po lewej stronie skrzynki odbiorczej lub Po lewej stronie skrzynki odbiorczej.
  5. Kliknij Zapisz zmiany.
Pole wyboruWyciszanie powiadomień czatu, gdy musisz się skupić
  1. Zaloguj się w Hangouts Chat lub Gmailu.
  2. W lewym górnym rogu kliknij swój stan.
  3. W sekcji Wycisz powiadomienia wybierz, na jak długo chcesz wyciszyć powiadomienia.
    Powiadomienia zostaną automatycznie włączone z powrotem po upływie wybranego czasu.
  4. (Opcjonalnie) Aby zatrzymać wyciszenie, kliknij swój stan a potem Wyłącz tryb Nie przeszkadzać.

Więcej informacji

2. Zarządzanie pocztą e-mail

Pole wyboruOdkładanie e-maili, by otrzymać przypomnienie później
  1. Otwórz Gmaila i wskaż konkretnego e-maila.
  2. Po prawej stronie kliknij Odłóż Odłóż.
  3. W sekcji Odłóż na wybierz godzinę.

    E-mail zostanie automatycznie odłożony i przeniesiony ze skrzynki odbiorczej. Po upływie określonego czasu otrzymasz przypomnienie o odłożonym e-mailu.

  4. (Opcjonalnie) Aby wyświetlić wszystkie odłożone e-maile, na pasku bocznym po lewej stronie kliknij Odłożone.

Więcej informacji

Pole wyboruWyciszanie e-maili, na które nie chcesz otrzymywać odpowiedzi
  1. Gmailu wybierz wątek, który chcesz ignorować.
  2. Kliknij Więcej "" i wybierz opcję Ignoruj.
  3. Jeśli zignorujesz wątek, zostanie on usunięty ze skrzynki odbiorczej i zarchiwizowany. Będzie on nadal widoczny w folderze Wszystkie z etykietą Zignorowano.

Więcej informacji

Pole wyboruPrzekazywanie dalej całych wątków e-maili
  1. Otwórz e-maila.

    Uwaga: jeśli wiadomość zawiera podpis lub poprzednie odpowiedzi, Gmail ukryje je przed wyświetleniem wiadomości. Pod treścią odpowiedzi kliknij opcję Pokaż pełną treść 더보기, aby wyświetlić cały tekst zawarty w odpowiedzi.

  2. W prawym górnym rogu kliknij Więcej Więcej.
  3. Kliknij opcję, np. Odpowiedz, Odpowiedz wszystkim, Przekaż dalej lub Drukuj.

Wskazówka: Inteligentna odpowiedź Gmaila może sugerować odpowiedzi na podstawie otrzymanego e-maila. Aby zaoszczędzić czas, wybierz jedną z nich, a następnie edytuj podpowiadany tekst lub wyślij go w niezmienionej postaci.

Więcej informacji

Pole wyboruDrukowanie e-maili i zaproszeń z kalendarza

Drukowanie e-maila lub zaproszenia z kalendarza:

  • Drukowanie e-maila: otwórz e-maila w Gmailu. W prawym górnym rogu kliknij Drukuj wszystko "".
  • Drukowanie zaproszenia z kalendarza: otwórz zaproszenie w Kalendarzu Google. W prawym górnym rogu kliknij Więcej ""a potemDrukuj.

Więcej informacji

Pole wyboruTworzenie listy adresowej Grup dyskusyjnych

Uwaga: zanim utworzysz listę adresową Grup dyskusyjnych, sprawdź, czy nie ma jej już w Grupach dyskusyjnych. Jeśli nie widzisz Grup dyskusyjnych, skontaktuj się z administratorem. Jeśli Grupy dyskusyjne nie są włączone w Twojej organizacji, możesz zamiast tego utworzyć grupę kontaktów.

  1. Zaloguj się w Grupach dyskusyjnych Google.
  2. W lewym górnym rogu kliknij Utwórz grupę.
  3. Wpisz informacje o grupie i wybierz jej ustawienia.
  4. Przewiń do opcji Typ grupy i obok Wybierz typ grupy kliknij opcję Lista adresów e-mail.
  5. Przewiń do opcji Uprawnienia podstawowe i określ, kto może przeglądać tematy, publikować posty i dołączać do grupy.
  6. Kliknij Utwórz grupę.
  • Jeśli tworzysz grupę na koncie służbowym lub szkolnym, jej adres kończy się na example.com.
  • Jeśli tworzysz grupę dla użytkowników indywidualnych, jej adres kończy się na googlegroups.com.
Zanim wyślesz wiadomość do nowej grupy, poczekaj kilka minut, aż będzie aktywna. W przeciwnym razie możesz otrzymać powiadomienie, że wiadomości nie udało się dostarczyć.

Więcej informacji

Pole wyboruTworzenie grupy kontaktów

Jeśli chcesz szybko skontaktować się z tą samą grupą osób e-mailem, możesz utworzyć i zapisać grupę kontaktów. Następnym razem, gdy zechcesz wysłać e-maila do tych kontaktów, wystarczy jako adresata wprowadzić nazwę grupy.

Tworzenie grupy kontaktów:

  1. W Gmailu kliknij Utwórz.
  2. Kliknij Do, DW lub UDW. 
  3. Znajdź kontakty, które chcesz dodać do grupy, i zaznacz pola obok ich nazw.
  4. Kliknij Zarządzaj etykietami a potem Utwórz etykietę.
  5. Wpisz nazwę etykiety.
  6. Kliknij Zapisz.
  7. Zamknij okno, aby wrócić do wiadomości.

Wysyłanie e-maila do grupy kontaktów:

  1. Gmailu kliknij Utwórz.
  2. W polu Do wpisz nazwę grupy.
  3. Napisz wiadomość i kliknij Wyślij.

Więcej informacji

3. Tworzenie i dostosowywanie wydarzeń

Pole wyboruTworzenie terminów spotkań
  1. Otwórz Kalendarz Google i w siatce kalendarza kliknij pusty przedział czasu, a następnie kliknij Terminy spotkań.
  2. (Opcjonalnie) Jeśli chcesz utworzyć termin spotkania w innym kalendarzu, kliknij strzałkę w dół Strzałka w dół znajdującą się u dołu obok nazwy i wybierz kalendarz.
  3. Dodaj tytuł, a następnie wybierz datę i godzinę.
  4. Wybierz liczbę terminów i czas trwania każdego spotkania.
  5. (Opcjonalnie) Jeśli chcesz dodać więcej szczegółów do terminu spotkania, kliknij Więcej opcji i dodaj informacje.
  6. Kliknij Zapisz.

Blok spotkań jest wyświetlany jako jedno wydarzenie w kalendarzu z symbolem siatki Wizyta w lewym górnym rogu. Gdy osoby rezerwują spotkania, pojawiają się one jako zwykłe wydarzenia pokrywające się z blokiem spotkań.

Blok spotkań jest wyświetlany w kalendarzu jako jedno wydarzenie. W lewym górnym rogu widoczny jest wtedy symbol siatki Wizyta. Gdy osoby rezerwują spotkania, pojawiają się one jako zwykłe wydarzenia pokrywające się z blokiem spotkań.

Więcej informacji

Pole wyboruTworzenie wydarzeń na podstawie skrzynki odbiorczej

Tworzenie wydarzenia na podstawie e-maila:

  1. Otwórz e-maila w Gmailu.
  2. U góry kliknij Więcej "" a potem Utwórz wydarzenie.
  3. Do nowego wydarzenia dodaj szczegóły i kliknij Zapisz.

Wyświetlanie automatycznych wydarzeń utworzonych na podstawie e-maili:

Niektóre e-maile (np. z potwierdzeniami lotów lub rezerwacji w restauracjach) są automatycznie uwzględniane w kalendarzu.

Wyłączanie wydarzeń automatycznych:

Jeśli jednak nie chcesz mieć w kalendarzu wydarzeń z Gmaila, możesz usunąć pojedyncze wydarzenie lub tak zmienić ustawienia, by wydarzenia nie były dodawane automatycznie.

  1. Otwórz Kalendarz i kliknij Ustawienia Ustawienia a potem Ustawienia.
  2. Przewiń stronę do pozycji Wydarzenia z Gmaila.
  3. W polu Widoczność wydarzeń z Gmaila wybierz opcję:
    • Domyślne ustawienie kalendarza – każdy, kto ma dostęp do szczegółów wydarzenia w kalendarzu, może zobaczyć nazwę i godzinę wydarzenia z Gmaila. Tylko osoby, które mają dostęp do wprowadzania zmian w wydarzeniach, mogą zobaczyć inne szczegóły z e-maila, takie jak numery potwierdzeń, stan lotu czy numery telefonów.

      Uwaga:
      jeśli udostępnisz swój kalendarz publicznie, wybranie tej opcji sprawi, że wydarzenie z Gmaila będzie publicznie widoczne.  
    • Prywatne – tylko osoby, które mają dostęp do wprowadzania zmian w Twoim kalendarzu, mogą zobaczyć szczegóły wydarzenia. Każdy, kto może wyświetlać Twój kalendarz, ale nie może wprowadzać zmian, widzi wydarzenie jako „Zajęty”.
    • Tylko ja – wydarzenia w kalendarzu są widoczne tyko dla Ciebie.
  4. (Opcjonalnie) Aby wyłączyć tę funkcję, odznacz pole Automatycznie dodawaj wydarzenia z Gmaila do mojego kalendarza.

Więcej informacji

Pole wyboruDuplikowanie wydarzenia w przypadku konieczności ponownego spotkania

Jeśli chcesz zaplanować kolejne wydarzenie obejmujące ten sam temat, wystarczy, że skopiujesz pierwotne wydarzenie.

  1. Kliknij raz wydarzenie i wybierz Edytuj Edytuj.
  2. Otwórz wydarzenie i kliknij Nie powtarza się u góry obok opcji Cały dzień.
  3. Wybierz, jak często wydarzenie ma być powtarzane.

    Jeśli chcesz wybrać datę zakończenia, kliknij Niestandardowe i wpisz daty rozpoczęcia i zakończenia.

  4. Kliknij Zapisz.

Więcej informacji

Pole wyboruDodawanie planu spotkania jako załącznika na Dysku

Tworzenie planu spotkania:

Wybierz opcję:

  • Na stronie głównej Dokumentów, Arkuszy lub Prezentacji, nad opcją Pusty kliknij Utwórz "".
  • Na Dysku kliknij Nowy a potem Dokumenty/Arkusze/Prezentacje Google a potem Pusty dokument lub Z szablonu.

Dołączanie planu spotkania do wydarzenia:

  1. Kliknij pole Dodaj opis lub załączniki.
  2. Kliknij Mój dysk lub Prześlij i wybierz plik.
  3. Kliknij Wybierz lub Prześlij. Twój plik zostanie dołączony do wydarzenia.

Uwaga: jeśli administrator nie zezwala na udostępnianie plików z Dysku Google poza organizację, możesz wysłać załączniki z Gmaila do gości zewnętrznych.

Więcej informacji

Pole wyboruTworzenie dokumentu z uwagami i działaniami

Tworzenie dokumentu z uwagami i działaniami:

Wybierz opcję:

  • Na stronie głównej Dokumentów, Arkuszy lub Prezentacji, nad opcją Pusty kliknij Utwórz "".
  • Na Dysku kliknij Nowy a potem Dokumenty/Arkusze/Prezentacje Google a potem Pusty dokument lub Z szablonu.

Dodawanie komentarzy i przypisywanie ich do konkretnych osób:

  1. W Dokumentach, Arkuszach lub Prezentacjach wybierz tekst, który chcesz skomentować.
  2. Kliknij Dodaj komentarz "".
  3. Wpisz swój komentarz w polu.
  4. Aby skierować zadanie lub komentarz do określonej osoby, wpisz znak plus (+) oraz jej adres e-mail. Możesz dodać dowolną liczbę osób. Każda osoba otrzyma e-maila z komentarzem oraz link do pliku.
  5. (Opcjonalnie) Aby przypisać komentarz do danej osoby, zaznacz pole Przypisz do.
  6. Kliknij Skomentuj lub Przypisz.

Więcej informacji

Pole wyboruKalendarz: konfigurowanie prywatnych (lub niewidocznych) wydarzeń

Jeśli chcesz zarezerwować w kalendarzu czas na pracę, możesz dodać wydarzenia i ustawić je jako prywatne.

  1. Wybierz opcję:
    • W siatce kalendarza kliknij pusty przedział czasu.
    • Kliknij Plus Utwórz.
  2. Dodaj tytuł, datę i godzinę wydarzenia.
  3. (Opcjonalnie) Aby dodać więcej szczegółów do wydarzenia, kliknij Więcej opcji.
  4. W sekcji Widoczność wybierz Prywatny.
  5. Gdy skończysz, kliknij Zapisz.

Więcej informacji

Pole wyboruZezwalanie gościom na modyfikowanie wydarzeń, by uniknąć wymiany wielu e-maili

Aby uniknąć wymiany wielu e-maili zawierających informacje o dostępności, możesz pozwolić gościom na modyfikowanie wydarzenia i ustawianie pasującej im godziny.

Zezwalanie gościom na modyfikowanie wydarzenia:

  1. W polu Dodaj gości wpisz kilka pierwszych liter nazwy lub adresu e-mail użytkownika. Podczas wpisywania tekstu wyświetlą się pasujące nazwy i adresy znajdujące się w katalogu organizacji.
  2. Kliknij sugestię, aby dodać osobę do wydarzenia. Jeśli nie pojawią się żadne sugestie, wpisz pełny adres e-mail gościa. Gdy dodasz gościa do wydarzenia:
    • Do wydarzenia zostanie automatycznie dodane spotkanie wideo w Google Meet.
    • Obok swojego kalendarza zobaczysz kalendarz gościa.
  3. Opcjonalnie możesz dodać adres listy adresowej Grup dyskusyjnych Google, aby zaprosić dużą grupę osób jednocześnie.
    Więcej informacji o zapraszaniu dużej grupy osób znajdziesz w artykule Zarządzanie dużymi wydarzeniami w Kalendarzu.
  4. (Opcjonalnie) Aby oznaczyć uczestnictwo gościa jako opcjonalne, wskaż jego nazwę i kliknij Osoby Kontakty.
  5. (Opcjonalnie) Aby goście mogli modyfikować wydarzenie, zapraszać innych i wyświetlać listę gości, kliknij Uprawnienia gości i zaznacz odpowiednie pola.

Uwaga:jeśli utworzysz wydarzenie w Kalendarzu i nie przyznasz gościom uprawnień do jego modyfikowania, nie będą oni mogli zmieniać daty ani godziny wydarzenia w swoich kalendarzach.

Domyślne zezwalanie gościom na modyfikowanie wydarzeń:

  1. W Kalendarzu kliknij Ustawienia Ustawienia a potem Ustawienia.
  2. W sekcji Ustawienia wydarzeń kliknij Domyślne uprawnienia gości i wybierz opcję modyfikować wydarzenie.

Więcej informacji

Pole wyboruProponowanie nowego terminu spotkania

Uwaga: jeśli organizator wydarzenia przyznał Ci uprawnienia do jego modyfikowania, możesz je samodzielnie przełożyć bez proponowania nowego terminu.

  1. W Kalendarzu kliknij raz wydarzenie w siatce kalendarza.
  2. Przejdź do sekcji Bierzesz udział? i kliknij strzałkę w górę "" a potem Zaproponuj inny termin.
  3. W sekcji Twoja propozycja wybierz inną godzinę lub dzień i dodaj wiadomość.
  4. Kliknij Wyślij propozycję.

Więcej informacji

Pole wyboruUsuwanie i przywracanie usuniętych wydarzeń

Możesz usunąć wydarzenie, nawet jeśli nie jesteś jego właścicielem. Usunięte wydarzenie można przywrócić.

Usuwanie wydarzenia:

  1. Kliknij wydarzenie w siatce kalendarza.
  2. Kliknij Usuń Usuń.

Przywracanie wydarzenia:

  1. Kliknij Ustawienia Ustawienia a potem Kosz.
  2. Zaznacz pole obok usuniętego wydarzenia i kliknij Przywróć Przywracanie.

Uwaga: usunięte wydarzenia pozostają w koszu kalendarza przez około 30 dni.

Więcej informacji

Dalsze kroki

Chcesz szybko nauczyć się wydajnie korzystać z Google Workspace? Zobacz Listę kontrolną z tygodnia 3.
 
Czy to było pomocne?
Jak możemy ją poprawić?