Week 2: Effectief communiceren

Wilt u meer uit Google-apps halen op het werk of op school? Meld u aan voor een kosteloze proefperiode voor Google Workspace
" "

Op verschillende apparaten worden communicatietools weergegevenVoer onderstaande taken uit om snel en efficiënt te communiceren met mensen in uw team.

" "


Alle instructies weergeven | Alle instructies verbergen

1. Het juiste communicatiekanaal gebruiken

SelectievakjeKanalen die beschikbaar zijn in Google Workspace

Kies het juiste communicatiekanaal voor uw doelgroep en boodschap.

Communiceren met individuele personen:

  • Privéchat: Als u een snelle of urgente vraag heeft, kunt u een bericht sturen in Google Chat.
  • E-mail: Als u iets ingewikkelders of niet urgents wilt bespreken, kunt u een e-mail sturen met Gmail.

Communiceren met groepen mensen:

  • Contactgroep: Voor tijdelijke groepen, zoals voor een kortlopend project, kunt u een contactgroep maken. U kunt contactgroepen gebruiken in e-mails en chats. U kunt een contactgroep niet rechtstreeks delen met anderen. Als u een e-mail verzendt naar een contactgroep, kunnen anderen echter alle leden van de contactgroep beantwoorden of de lijst met adressen kopiëren.
  • Mailinglijst in Groepen: Maak communicatie makkelijker door een mailinglijst in Google Groepen te maken voor uw team. Gebruik vervolgens het e-mailadres van de groep om statusupdates te sturen en bronnen te delen, zoals agenda's en Drive-documenten voor het team. Zo kunt u iedereen tegelijkertijd e-mailen in plaats van iedereen afzonderlijk.

    Opmerking: Als uw beheerder Groepen niet heeft aangezet voor uw organisatie, kunt u contactgroepen gebruiken.  

Selectievakje Chatten met mensen in Chat of Gmail

Een privéchat sturen naar iemand:

  1. Ga naar Google Chat of uw Gmail-account.
  2. Als de naam nog niet onder Chat staat, klikt u op Een chat starten "".
  3. Vul een naam of e-mailadres in. U ziet suggesties terwijl u typt.
    • Als u een 1:1-chat naar iemand buiten uw organisatie wilt sturen, vult u het e-mailadres van die persoon in.
  4. Klik op de persoon naar wie u een bericht wilt sturen.
  5. Typ een bericht en klik op Verzenden "".

Een groepsgesprek starten:

  1. Ga naar Google Chat of uw Gmail-account.
  2. Klik onder Chat op een bestaand groepsgesprek. Typ een bericht en dan klik op Verzenden "".
  3. Als het groepsgesprek niet onder Chat staat, klikt u op Een chat starten ""en dan Groepsgesprek starten.
  4. Vul een naam of e-mailadres in. U ziet suggesties terwijl u typt.
  5. Klik op Gereed "".
  6. Typ een bericht en klik op Verzenden "".

De positie van het Chat-venster in Gmail wijzigen:

U kunt het Chat-venster rechts of links in uw Gmail-inbox laten weergeven.

  1. Open Gmail op je computer.
  2. Klik rechtsboven op Instellingen "" en dan Alle instellingen bekijken.
  3. Klik bovenaan op Chat en Meet.
  4. Selecteer naast Chatpositie de optie Links van de inbox of Rechts van de inbox.
  5. Klik op Wijzigingen opslaan.
SelectievakjeChat-meldingen dempen als u zich wilt concentreren
  1. Ga naar Google Chat of uw Gmail-account.
  2. Klik bovenaan op uw status.
  3. Selecteer Niet storen and then selecteer een periode om meldingen te negeren.

Tip: Meldingen worden automatisch weer ingeschakeld wanneer de periode voor negeren is verstreken. Als u het negeren eerder wilt beëindigen, klikt u op uw status and then Niet storenand then 'Niet storen' uitschakelen.

Meer informatie

2. Uw e-mail beheren

SelectievakjeE-mails snoozen om er later een herinnering voor te ontvangen
  1. Open Gmail en plaats de muisaanwijzer op een e-mail.
  2. Klik rechts op Snoozen Snoozen.
  3. Kies een tijdstip onder Snoozen tot.

    De e-mail wordt automatisch gesnoozed en verdwijnt uit de inbox. U ontvangt op het opgegeven tijdstip een herinnering over de gesnoozede e-mail.

  4. (Optioneel) Als u alle gesnoozede e-mails wilt bekijken, klikt u in de linker zijbalk op Gesnoozed.

Meer informatie

SelectievakjeE-mails negeren waarvoor u geen reacties wilt zien
  1. In Gmail, select the conversation you want to mute.
  2. Click More "" and select Mute.
  3. After you mute a conversation, it's removed from your inbox and archived. You can still see the conversation in All Mail with a Muted label applied.

Meer informatie

SelectievakjeHele e-mailgesprekken doorsturen
  1. Open de e-mail.

    Opmerking: Als een bericht een handtekening of eerdere antwoorden bevat, verbergt Gmail deze. Klik onder uw antwoord op Ingekorte content weergeven 더보기 om alle tekst te bekijken die wordt meegenomen in uw antwoord.

  2. Klik rechtsboven op Meer Meer.
  3. Klik op een optie, zoals Beantwoorden, Allen beantwoorden, Doorsturen of Afdrukken.

Tip: Smart Reply van Gmail kan enkele antwoorden voorstellen op basis van de e-mail die u heeft ontvangen. Als u tijd wilt besparen, selecteert u er een en bewerkt u de voorgestelde tekst of verzendt u de tekst zoals deze is.

Meer informatie

SelectievakjeE-mails en agenda-uitnodigingen afdrukken

Een e-mail of agenda-uitnodiging afdrukken:

  • Een e-mail afdrukken: Open de e-mail in Gmail. Klik rechtsboven op Alles afdrukken "".
  • Een agenda-uitnodiging afdrukken: Open de uitnodiging in Google Agenda.Klik rechtsboven op Meer ""and thenAfdrukken.

Meer informatie

SelectievakjeEen mailinglijst maken in Groepen
  1. Log in bij Google Groepen.
  2. Klik linksboven op Groep maken.
  3. Geef informatie over en instellingen voor de groep op.
  4. Klik op Groep maken.
  5. Wacht enkele minuten totdat de nieuwe groep actief is voordat je een bericht naar de groep stuurt. Als je dat niet doet, krijg je wellicht de melding dat het bericht niet kan worden bezorgd.

Meer informatie

SelectievakjeContactgroepen maken

Als u via e-mail snel contact wilt opnemen met dezelfde groep mensen, kunt u een contactgroep maken. De volgende keer dat u die contacten wilt e-mailen, voert u de groepsnaam in als de ontvanger.

Een contactgroep maken:

  1. Klik in Gmail op Opstellen.
  2. Klik op Aan, Cc of Bcc. 
  3. Zoek de contacten die u aan de groep wilt toevoegen en vink de vakjes naast hun naam aan.
  4. Klik op Labels beherenen danLabel maken.
  5. Voer een naam in voor het label.
  6. Klik op Opslaan.
  7. Sluit het venster om terug te gaan naar het bericht.

Een contactgroep e-mailen:

  1. In Gmail, click Compose.
  2. Next to To, enter the label name for the group.
  3. Compose your message and click Send.

Meer informatie

3. Afspraken maken en aanpassen

SelectievakjeAfspraakschema's maken
  1. Open Google Agenda. Klik in het agendaraster op een lege tijdsperiode en klik op Afspraakschema's.
  2. (Optioneel) Als u een afspraakschema in een andere agenda wilt maken, klikt u onderaan, naast uw naam, op de pijl-omlaag Pijl-omlaag en selecteert u de agenda.
  3. Voeg een titel toe en kies een datum en tijd.
  4. Selecteer het aantal afspraakschema's en de duur van elke afspraak.
  5. (Optioneel) Als u meer gegevens wilt toevoegen aan de afspraakschema's, klikt u op Meer opties en voegt u de gegevens toe.
  6. Klik op Opslaan.

Het afspraakschema wordt als één afspraak weergegeven in uw agenda, met een rastersymbool Afspraak linksboven. Wanneer mensen afspraken boeken, worden deze weergegeven als gewone afspraken die overlappen met het afspraakschema.

Het afspraakschema wordt als één afspraak weergegeven in uw agenda, met een rastersymbool Afspraak linksboven. Als mensen afspraken boeken, worden deze weergegeven als gewone afspraken die overlappen met het afspraakschema.

Meer informatie

SelectievakjeAfspraken maken vanuit uw inbox

Een afspraak maken vanuit een e-mail:

  1. In Gmail, open the email.
  2. At the top, in the header below the search bar, click More ""and thenCreate event.
  3. Add details to your new event and click Save.

Afspraken bekijken die automatisch zijn gemaakt uit e-mails:

Sommige e-mails (zoals vluchtbevestigingen en restaurantreserveringen) worden automatisch aan uw agenda toegevoegd.

Automatische afspraken uitschakelen:

Als u niet wilt dat afspraken uit Gmail in uw agenda worden weergegeven, kunt u individuele afspraken verwijderen of de instellingen wijzigen zodat afspraken niet automatisch worden toegevoegd.

  1. Open Agenda en ga naar 'Instellingen' Instellingen and then Instellingen.
  2. Scroll naar Afspraken uit Gmail.
  3. Kies een optie in het veld Zichtbaarheid van Gmail-gebeurtenissen:
    • Standaardinstelling voor agenda: Iedereen die toegang heeft tot afspraakgegevens in uw agenda kan de naam en tijd van de afspraak uit Gmail zien. Alleen mensen die wijzigingen kunnen aanbrengen in uw afspraken, kunnen andere gegevens uit de e-mail zien, zoals bevestigingsnummers, vluchtstatussen of telefoonnummers.

      Opmerking:
      Als u uw agenda openbaar deelt, wordt de Gmail-afspraak ook zichtbaar voor iedereen.  
    • Privé: Alleen mensen die wijzigingen kunnen aanbrengen in uw afspraken, kunnen de afspraakgegevens bekijken. Anderen die uw agenda kunnen zien, maar geen wijzigingen kunnen aanbrengen, zien de afspraak slechts als 'Bezet'.
    • Alleen ik: Afspraken in uw agenda zijn alleen zichtbaar voor u.
  4. (Optioneel) Als u deze functie wilt uitschakelen, haalt u het vinkje weg voor Afspraken uit Gmail automatisch toevoegen aan mijn agenda.

Meer informatie

SelectievakjeAfspraken dupliceren voor als u nogmaals met iemand wilt afspreken

U wilt soms een nieuwe afspraak maken over hetzelfde onderwerp. U kunt dit eenvoudig doen door de oorspronkelijke afspraak te kopiëren.

  1. Klik op de afspraak en klik op Bewerken Bewerken.
  2. Open de afspraak en klik bovenaan, naast Hele dag, op Niet herhaald.
  3. Kies hoe vaak u de afspraak wilt herhalen.

    Als u een einddatum wilt kiezen, klikt u op Aangepast en voert u de start- en einddatum in.

  4. Klik op Opslaan.

Meer informatie

SelectievakjeEen agenda toevoegen als Drive-bijlage

De agenda maken:

Kies een optie:

  • Klik op de homepage van Documenten, boven Leeg, op Maken "".
  • Klik bovenin Drive op Nieuwand thenGoogle Documentenand thenLeeg document of Op basis van template.

De agenda toevoegen aan de afspraak:

  1. Klik op het veld Beschrijving of bijlagen toevoegen.
  2. Klik op Mijn Drive of Uploaden en selecteer het bestand.
  3. Klik op Selecteren of Uploaden. Het bestand wordt toegevoegd aan de afspraak.

Opmerking: Als uw beheerder het delen van Google Drive-bestanden buiten uw organisatie niet toestaat, kunt u Gmail-bijlagen naar externe gasten sturen.

Meer informatie

SelectievakjeEen document met opmerkingen en actie-items maken

Het document met opmerkingen en actie-items maken:

Kies een optie:

  • Klik op de homepage van Documenten, boven Leeg, op Maken "".
  • Klik bovenin Drive op Nieuwand thenGoogle Documentenand thenLeeg document of Op basis van template.

Opmerkingen toevoegen en toewijzen aan specifieke mensen:

  1. Selecteer in Documenten, Spreadsheets of Presentaties de tekst waarop u wilt reageren.
  2. Klik op Opmerking toevoegen "".
  3. Typ een opmerking in het vak.
  4. (Optioneel) Als u de taak of opmerking aan een specifieke persoon wilt richten, typt u een plusteken (+) gevolgd door het e-mailadres. U kunt zo veel mensen toevoegen als u wilt.Elke persoon krijgt een e-mail met uw opmerking en een link naar het bestand.
  5. (Optioneel) Als u de opmerking aan een specifieke persoon wilt toewijzen, vinkt u het vakje aan voor Toewijzen aan.
  6. Klik op Opmerking toevoegen of Toewijzen.

Opmerking: Als het bestand het maximumaantal reacties heeft bereikt, kunt u een kopie van het bestand maken zonder de opmerkingen te kopiëren.

Meer informatie

SelectievakjeAgenda: privéafspraken of verborgen afspraken instellen

Als u werktijd wilt reserveren in uw agenda, kunt u afspraken toevoegen en deze privé maken.

  1. Kies een optie:
    • Klik in het agendaraster op een lege tijdsperiode.
    • Klik op Plus Maken.
  2. Voeg de titel, datum en tijd voor de afspraak toe.
  3. (Optioneel) Klik op Meer opties om meer gegevens aan de afspraak toe te voegen.
  4. Kies Privé in het gedeelte Zichtbaarheid.
  5. Klik op Opslaan wanneer u klaar bent.

Meer informatie

SelectievakjeToestaan dat gasten afspraken aanpassen om heen en weer gemail te voorkomen

Als u veel heen en weer gemail met de beschikbaarheid van gasten voor vergaderingen wilt voorkomen, staat u de gasten toe de afspraak aan te passen, zodat ze een tijdstip kunnen kiezen dat ze het beste uitkomt.

Toestaan dat gasten een afspraak wijzigen:

  1. Voer in het veld Gasten toevoegen de eerste letters van de naam of het e-mailadres van een persoon in. Er worden overeenkomende adressen in de directory van uw organisatie weergegeven terwijl u typt.
  2. Klik op een suggestie om die persoon aan de afspraak toe te voegen. Als er geen suggesties worden weergegeven, voert u het volledige e-mailadres van de gast in. Nadat u een gast aan de afspraak heeft toegevoegd, gebeurt het volgende:
    • Er wordt automatisch een videovergadering in Google Meet toegevoegd aan de afspraak.
    • De agenda van de gast wordt naast die van u weergegeven.
  3. (Optioneel) U kunt het adres van een mailinglijst uit Google Groepen toevoegen om een grote groep mensen tegelijk uit te nodigen.
    Zie Grote afspraken in Agenda beheren voor meer informatie over het uitnodigen van een grote groep.
  4. (Optioneel) Als u de aanwezigheid van een gast als optioneel wilt markeren, plaatst u de muisaanwijzer op de naam van de gast en klikt u op Mensen Mensen.
  5. (Optioneel) Als u gasten wilt toestaan de afspraak te wijzigen, anderen uit te nodigen of de gastenlijst te bekijken, klikt u op Rechten voor gasten en vinkt u de juiste vakjes aan.

Opmerking: Als u een afspraak in Agenda maakt en gasten niet toestaat de afspraak te wijzigen, kunnen ze de datum of tijd van de afspraak niet wijzigen in hun eigen agenda.

Standaard toestaan dat gasten een afspraak wijzigen:

  1. Klik in Agenda op 'Instellingen' Instellingen and then Instellingen.
  2. Klik in het gedeelte Afspraakinstellingen op Standaardrechten voor gasten en selecteer Afspraak bewerken.

Meer informatie

SelectievakjeEen nieuwe tijd voorstellen voor een vergadering

Opmerking: Als de organisator van de afspraak u bewerkingsrechten heeft gegeven voor de afspraak, kunt u de afspraak meteen opnieuw plannen, zonder een nieuwe tijd te hoeven voorstellen.

  1. Klik op de afspraak in het agendaraster in Agenda.
  2. Ga naar het gedeelte Deelnemen? en klik op de pijl-omhoog ""and thenAndere tijd voorstellen.
  3. Selecteer in het gedeelte Je voorstel een andere tijd of dag en voeg een bericht toe.
  4. Klik op Voorstel verzenden.

Meer informatie

SelectievakjeAfspraken verwijderen en verwijderde afspraken herstellen

U kunt een afspraak helemaal verwijderen als u de eigenaar bent. Anders kunt u de afspraak verwijderen uit uw agenda. U kunt een verwijderde afspraak ook weer herstellen.

Een afspraak verwijderen:

  1. Klik in het agendaraster op de afspraak.
  2. Klik op Verwijderen Verwijderen.

Een afspraak herstellen:

  1. Klik op Instellingen Instellingenand thenPrullenbak.
  2. Vink het vakje aan naast de verwijderde afspraak en klik op Herstellen Herstellen.

Opmerking: Verwijderde afspraken blijven ongeveer 30 dagen in de prullenbak van de agenda staan.

Meer informatie

Volgende stappen

Wilt u snel aan de slag met Google Workspace? Bekijk de checklist voor week 3.
 
Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?