第 2 週: 会議やコミュニケーションを効果的に行う

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コミュニケーション ツールが表示されているさまざまなデバイスチーム内のメンバーと円滑かつ効率的にコミュニケーションをとるために、以下を実施してください。

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1. 会議以外でのコミュニケーション

チェックボックス概要: 会議以外でコミュニケーションをとる

G Suite には、会議を開催するほかにもさまざまなコミュニケーション方法が用意されています。

個々の相手とやり取りするには:

  • 直接チャット メッセージを送る - ちょっとした質問や急ぎの質問には、Google Chat メッセージを利用します。
  • メール - 少し込み入った内容や急ぎでない質問の場合は、Gmail からメールを送信します。

複数の相手とやり取りするには:

  • 連絡先グループ - 短期的なプロジェクトやチームで一時的にやり取りするときは、連絡先グループを作成します。連絡先グループはメールとチャットのどちらにも利用できます。連絡先グループを他のユーザーと直接共有することはできませんが、連絡先グループにメールを送信すると、他のユーザーはそのグループのメンバー全員に返信したり、アドレスの一覧をコピーしたりできます。
  • グループ メーリング リスト - 組織内の長期的なチームや部門でやり取りするときは、グループ メーリング リストを作成します。グループ メーリング リスト用のメールアドレスは、コミュニケーションにはもちろん、メール、カレンダーの予定、ファイルなどの複数での同時共有にも使用できます。 

    注: G Suite 管理者が組織で Google グループを有効にしていない場合は、代わりに連絡先グループをご利用ください。 

チェックボックスGmail でチャットする

個々の相手にチャット メッセージを送信するには:

  1. Gmail を開き、左下にあるハングアウト アイコン Start a Hangout をクリックします。
    頻繁に連絡をとるユーザーやグループが自分の名前の下に表示されます。
  2. ユーザー名またはグループ名をクリックすると、すぐにチャットを開始できます。
  3. 自分の名前の下にユーザーやグループが表示されない場合は、新しい会話アイコン をクリックし、相手の名前を入力します。目的のユーザーが表示されたらクリックしてチャットを開始します。

複数の相手にチャット メッセージを送信するには:

  1. Gmail を開いて左下にある新しい会話アイコン 次に 新しいグループ アイコン グループにユーザーを追加 をクリックします。
  2. ユーザー アイコン の横にグループ名を入力して、完了アイコン をクリックします。
  3. 右側の Google Chat ウィンドウで、ユーザー アイコン "" 次に [ユーザーを追加] をクリックします。
  4. 追加するユーザーを選択して、[ユーザーを追加] をクリックします。グループは自動的に保存されます。
  5. (省略可)グループからユーザーを削除するには、名前の横にある削除アイコン  をクリックし、[削除] をクリックして確定します。

チャット ウィンドウを移動するには:

  1. Gmail を開きます。
  2. 右上にある設定アイコン 設定 次に [すべての設定を表示] をクリックします。
  3. [チャット] をクリックします。
  4. [位置] で [受信トレイの右側] を選択します。
  5. [変更を保存] をクリックします。
チェックボックス作業に集中するためにチャット通知をミュートする
  1. Gmailで、ミュートする Google Chat の会話を選択します。
  2. 設定アイコン 設定 をクリックし、[通知] チェックボックスをオフにします。

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チェックボックスメールをスヌーズして後でリマインダーを受け取る
  1. メールにカーソルを合わせます。
  2. 右側にあるスヌーズ アイコン スヌーズ をクリックします。
  3. [スヌーズ期間] で時間を選択します。

    メールは自動的にスヌーズされ、受信トレイから移動します。指定した日時に達すると、スヌーズしたメールについての通知が届きます。

  4. (省略可)スヌーズしたすべてのメールを表示するには、左のサイドバーの [スヌーズ中] をクリックします。

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チェックボックス返信の確認が不要なメールをミュートする
  1. Gmail で、ミュートするスレッドを選択します。
  2. その他アイコン [ミュート] をクリックします。
  3. スレッドをミュートすると、そのスレッドは受信トレイから削除されてアーカイブされます。ただし、[すべてのメール] で [ミュート] ラベルが付いたものを探せば、スレッドを表示できます。

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チェックボックスメールスレッド全体を転送する
  1. メールを開きます。

    注: メールに署名や以前の返信が含まれていても、Gmail では表示されません。返信の下にある、コンテンツをすべて表示するアイコン をクリックすると、返信に含まれるすべてのテキストが表示されます。

  2. 右上のその他アイコン をクリックします。
  3. [返信]、[全員に返信]、[転送]、[印刷] などのオプションをクリックします。

ヒント: Gmail のスマート リプライでは、受信したメールに応じて複数の返信候補が示されます。いずれかの返信文を選び、編集したりそのまま送信したりすることで、時間を節約できます。

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チェックボックスメールとカレンダーの招待状を印刷する

メールまたはカレンダーの招待状を印刷するには:

  • メールを印刷する: Gmail でメールを開き、右上にある「すべて印刷」アイコン Print Icon をクリックします。
  • カレンダーの招待状を印刷する: Google カレンダーで招待状を開き、右上にあるその他アイコン その他 次へ [印刷] をクリックします。

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チェックボックスグループ メーリング リストを作成する

注: 作成する前に、Google グループにすでにメーリング リストが登録されていないことを確認してください。Google グループが表示されない場合は、G Suite 管理者にお問い合わせください。組織で Google グループが有効になっていない場合は、代わりに連絡先グループを作成してください。

  1. Google グループにログインします。
  2. 左上の [グループを作成] をクリックします。
  3. グループの情報を入力し、設定を選択します。
  4. [グループの種類] までスクロールして、[グループの種類を選択] で [メーリング リスト] を選択します。
  5. [基本的な権限] までスクロールして、トピックを表示できるユーザー、投稿できるユーザー、グループに参加できるユーザーを選択します。
  6. [グループを作成] をクリックします。
  • 職場または学校用のアカウントでグループを作成する場合は、グループのアドレスの末尾が [ドメイン名].com となります。
  • 一般ユーザー向けのグループを作成する場合は、グループのアドレスの末尾が googlegroups.com となります。
新しいグループにメールを送信する際は、そのグループが有効になるまで数分ほどお待ちください。グループが有効になる前にメールを送信すると、メールを配信できなかったことを示す通知が届くことがあります。

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チェックボックス連絡先グループを作成する

同じメンバーにすばやくメールで連絡したいときは、連絡先グループを作成して保存しておくと便利です。次回からは、宛先にそのグループ名を入力するだけでメンバー全員にメールを送信できます。

連絡先グループを作成するには:

  1. Gmail で [作成] をクリックします。
  2. [宛先]、[Cc]、または [Bcc] をクリックします。
  3. グループに追加する連絡先を見つけ、その名前の横にあるチェックボックスをオンにします。
  4. [ラベルの管理] 次に [ラベルの作成] をクリックします。
  5. ラベルの名前を入力します。
  6. [保存] をクリックします。
  7. ウィンドウを閉じてメッセージに戻ります。

連絡先グループにメールを送信するには:

  1. Gmail で [作成] をクリックします。
  2. [To] の横にグループの名前を入力します。
  3. メッセージを入力して [送信] をクリックします。

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2. カレンダーで予定の作成とカスタマイズを行う

チェックボックス予約枠を作成する
  1. Google カレンダーを開き、カレンダー グリッドで予定のない時間枠をクリックして [予約枠] をクリックするか、[作成 作成] 次に [予約枠] をクリックします。
  2. (省略可)別のカレンダーに予約枠を作成する場合は、下部の自分の名前をクリックしてカレンダーを選択します。
  3. タイトルを追加し、日時を選択します。
  4. 各予約の時間枠の数と期間を選択します。
  5. (省略可)予約枠に詳細を追加する場合は、[その他のオプション] をクリックして情報を追加します。
  6. [保存] をクリックします。

予約ブロックは単一の予定としてカレンダーに表示され、左上にグリッド アイコン 予約 が付きます。誰かが予約を入れると、通常の予定として予約ブロックに重なった形で表示されます。

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チェックボックス受信トレイから予定を作成する

メールから予定を作成するには:

  1. Gmail でメールを開きます。
  2. 上部のその他アイコン 次に [予定を作成] をクリックします。
  3. 新しい予定に詳細を追加し、[保存] をクリックします。

メールから自動的に作成された予定を表示するには:

フライトの確認やレストランの予約など、一部のメールは自動的にカレンダーに追加されます。

予定の自動追加をオフにするには:

Gmail から予定をカレンダーに追加したくない場合は、予定を個別に削除するか、予定が自動的に追加されないように設定を変更します。

  1. カレンダーを開き、設定アイコン 設定 次に [設定] に移動します。
  2. [Gmail からの予定] までスクロールします。
  3. [Gmail の予定の公開設定] で、次のいずれかの設定を選択します。
    • カレンダーのデフォルト - カレンダーで予定の詳細を表示する権限があるユーザーには、Gmail で届いた予定の名前と日時が表示されます。予定を変更する権限があるユーザーだけに、確認番号、フライト情報、電話番号などの、メールから追加された他の詳細が表示されます。

      注:
      カレンダーを一般公開する場合にこのオプションを選択すると、Gmail の予定も一般公開されます。
    • 非公開 - カレンダーを変更する権限があるユーザーだけに予定の詳細が表示されます。カレンダーを表示できても変更できないユーザーには、[予定あり] とだけ表示されます。
    • 自分のみ - カレンダーの予定は自分だけに表示されます。
  4. (省略可)この機能を無効にするには、[Gmail からの予定を自動的にカレンダーに追加する] をオフにします。

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チェックボックス再度会議が必要な場合に予定を複製する

同じトピックについて再度会議で話し合いたい場合は、元の予定を複製すると簡単です。

  1. 予定をクリックし、編集アイコン 編集 をクリックします。
  2. 予定を開き、上部の [終日] の横にある [繰り返さない] をクリックします。
  3. 予定を繰り返す頻度を選びます。

    終了日を選択する場合は、[カスタム] をクリックして開始日と終了日を入力します。

  4. [保存] をクリックします。

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チェックボックス議題をドライブの添付ファイルとして追加する

議題を作成するには:

次の手順を行います。

  • ドキュメントスプレッドシート、またはスライドのホームページで、[空白] の上にある作成アイコン  をクリックします。
  • ドライブで、[新規] 次に [Google ドキュメント / スプレッドシート / スライド] 次に [空白のドキュメント] または [テンプレートから] をクリックします。

議題を予定に添付するには:

  1. [説明を追加] または [添付ファイルを追加] をクリックします。
  2. [マイドライブ] または [アップロード] をクリックし、ファイルを選択します。
  3. [選択] または [アップロード] をクリックします。ファイルが予定に添付されます。

注: G Suite 管理者が組織外の相手との Google ドライブ ファイルの共有を許可していない場合は、Gmail で添付ファイルを外部のゲストに送信してください。

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チェックボックスメモやアクション アイテムのドキュメントを作成する

メモやアクション アイテムのドキュメントを作成するには:

次の手順を行います。

  • ドキュメントスプレッドシート、またはスライドのホームページで、[空白] の上にある作成アイコン  をクリックします。
  • ドライブで、[新規] 次に [Google ドキュメント / スプレッドシート / スライド] 次に [空白のドキュメント] または [テンプレートから] をクリックします。

コメントを追加して特定のユーザーに割り当てるには:

  1. ドキュメントスプレッドシートスライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
  2. コメント アイコン  次に コメントを追加アイコン コメントを追加 をクリックします。
  3. ボックスにコメントを入力します。
  4. (省略可)特定のユーザー宛にコメントを付けるには、プラス記号(+)の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザー数に制限はありません。コメントと併せて、ファイルへのリンクを含むメールが各ユーザーに送信されます。
  5. (省略可)コメントを特定のユーザーに割り当てるには、[割り当て先] のチェックボックスをオンにします。
  6. [コメント] または [割り当て] をクリックします。

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チェックボックスカレンダー: 予定を非公開または非表示にする

カレンダーに作業時間帯を表示したくない場合は、追加した予定を非公開にすることができます。

  1. 次のいずれかを行います。
    • カレンダー グリッドで、予定のない時間枠をクリックします。
    • 作成 [作成] をクリックします。
  2. 予定のタイトル、日付、時刻を追加します。
  3. (省略可)予定に詳細を追加するには、[その他のオプション] をクリックします。
  4. [公開設定] で、[非公開] を選択します。
  5. 終わったら [保存] をクリックします。

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チェックボックスゲストが予定を変更できるようにしてメールでのやり取りを避ける

会議に参加してもらうゲストの空き時間を確認するためにメールで何度もやり取りしなくてすむよう、ゲストが自分の都合に合わせて予定を変更できるようにします。

ゲストが予定を変更できるようにするには:

  1. [ゲストを追加] 欄にユーザーの名前またはメールアドレスの最初の数文字を入力すると、組織のディレクトリと一致するメールアドレスが表示されます。
  2. 候補をクリックし、そのゲストを予定に追加します。候補が表示されない場合は、ゲストの完全なメールアドレスを入力します。予定にゲストを追加すると、次のようになります。
    • Google Meet のビデオ会議が自動的に予定に追加されます。
    • ゲストのカレンダーが自分のカレンダーの横に表示されます。
  3. (省略可)Google グループのメーリング リストのアドレスを追加すると、多数のゲストを一度に招待することができます。
    人数の多いグループの招待について詳しくは、カレンダーで大規模な予定を管理するをご覧ください。
  4. (省略可)参加を任意にするには、該当のゲスト名にカーソルを合わせて、任意参加者にするアイコン ユーザー をクリックします。
  5. (省略可)予定の変更、他のゲストの招待、ゲストリストの閲覧を許可するには、[ゲストの権限] をクリックして適切なチェックボックスをオンにします。

注: カレンダーで予定を作成する際にゲストに変更権限を付与しない場合、ゲストは自分のカレンダーから予定の日時を変更することができません。

デフォルトでゲストが予定を変更できるようにするには:

  1. カレンダーを開いて、設定アイコン 設定 次に [設定] をクリックします。
  2. [予定の設定] で [デフォルトのゲストの権限] をクリックし、[予定を変更する] を選択します。

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チェックボックス新しい会議日時を提案する

注: 予定の主催者から編集権限を付与されている場合は、別の日時を提案する代わりに直接予定を変更することができます。

  1. カレンダーのカレンダー グリッドで予定をクリックします。
  2. [参加しますか?] に移動して、 上矢印アイコン 次に [新しい時間を提案] をクリックします。
  3. [日時の提案] で別の時刻または日付を選択して、メッセージを入力します。
  4. [提案を送信] をクリックします。

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チェックボックス予定を削除する、削除された予定を復元する

主催している予定は削除することができ、そうでない場合は除外することができます。削除または除外した予定は復元可能です。

予定を削除するには:

  1. カレンダーのグリッドで、予定をクリックします。
  2. 削除アイコン 削除 をクリックします。

予定を復元するには:

  1. 設定アイコン 設定 次に [ゴミ箱] をクリックします。
  2. 削除した予定の横にあるチェックボックスをオンにして、復元アイコン 復元 をクリックします。

注: 削除した予定は、約 30 日間カレンダーのゴミ箱に残ります。

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3. 生産性の高い会議を開催する

チェックボックス会議に参加する

パソコンまたはスマートフォンを使って、外出先からでも簡単に会議に参加することができます。

ウェブの場合

Gmail から:

  1. Gmail を開きます。

  2. サイドバーで [会議に参加] をクリックします。

    ヒント: このオプションが表示されない場合は、G Suite 管理者にお問い合わせください。

  3. 会議コードまたはニックネームを入力します。
    • G Suite ユーザーは組織内のユーザーとニックネームを共有して、簡単に会議に参加できるようにすることができます。
  4. [参加] をクリックします。
Meet から:
  1. ブラウザで、Meet に移動します。
  2. スケジュールされた予定のリストから、目的のミーティングを選択します。
  3. [会議に参加] をクリックします。

詳しくは、Google Meet の使い方についての記事をご覧ください。

モバイル デバイスの場合

  1. Google Meet アプリを開きます。
  2. 下から上にスワイプして、予定されている会議を表示します。Google Meet には、Google カレンダーでスケジュール設定された会議のみ表示されます。
  3. [参加] をタップするか、リストから会議を選択して [会議に参加] をタップします。

詳細

チェックボックス会議を録画する
  1. Meet を開き、会議を開始するか、会議に参加します。
  2. その他アイコン その他 次に [ミーティングを録画] をクリックします。
    録画ボタンが見つからないもご確認ください。
  3. 録画が始まるまで待ちます。 
    他の参加者には、録画の開始と停止が通知されます。
  4. 録画を終了するときは、その他アイコン その他 次に [録音を停止] をクリックします。
    • 全員が会議から退出した場合にも録画が停止されます。
  5. もう一度 [録音を停止] をクリックして確認します。
  6. しばらく待つと録画ファイルが生成され、会議の主催者の [マイドライブ] > 「Meet の録画」用フォルダに保存されます。会議の主催者と録画を開始したユーザーには、録画へのリンクが記載されたメールも届きます。

詳細

チェックボックス画面を共有する
  1. Google ドライブで、共有または固定表示する Google ドキュメントGoogle スプレッドシートGoogle スライドのファイルを開きます。
  2. (省略可)ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションをゲストと同時に共同編集するには、次の手順を行います。
    1. 右上にある [共有] をクリックします。
    2. ドキュメントにタイトルを追加して、[保存] をクリックします。
    3. 会議のゲストを追加し、全員に [編集者] のアクセス権を付与します。
    4. [送信] をクリックします。
  3. Google Meet を開き、会議に参加します。
  4. [今すぐ表示] をクリックし、共有する範囲を以下から選択します。
    • 自分の画面全体
    • ウィンドウ
  5. [共有] をクリックします。
  6. (省略可)画面の共有を停止するには、画面の一番下の [共有を停止] をクリックします。

詳細

次のステップ

G Suite を使用して、生産性を向上させましょう。第 3 週目のチェックリストをご覧ください。
 
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