Minggu ke-2: Berkomunikasi secara efektif

Ingin mendapatkan manfaat sepenuhnya dari aplikasi Google di kantor atau sekolah? Daftar uji coba Google Workspace gratis
" "

Berbagai perangkat menampilkan fitur komunikasiUntuk berkomunikasi dengan cepat dan efisien dengan orang di tim Anda, selesaikan tugas di bawah.

" "


Tampilkan semua petunjuk | Sembunyikan semua petunjuk

1. Menggunakan saluran komunikasi yang tepat

Kotak centangSaluran tersedia melalui G Suite

Pilih saluran komunikasi yang tepat untuk audiens dan pesan Anda.

Berkomunikasi dengan individu:

  • Pesan chat langsung—Jika Anda memiliki pertanyaan singkat atau mendesak, kirim pesan Google Chat.
  • Email—Jika Anda perlu membahas sesuatu yang lebih kompleks atau tidak mendesak, kirim email menggunakan Gmail.

Berkomunikasi dengan sekelompok orang:

  • Grup kontak—Untuk grup sementara, seperti tim atau project jangka pendek, Anda dapat membuat grup kontak. Grup kontak dapat digunakan di email dan chat. Anda tidak dapat berbagi grup kontak dengan orang lain secara langsung. Namun, jika Anda mengirim email ke grup Kontak, orang lain dapat membalas semua orang di grup Kontak atau menyalin daftar alamat Anda.
  • Milis Grup—Untuk tim jangka panjang atau divisi dalam organisasi, Anda dapat membuat milis Grup. Alamat email untuk milis Group dapat digunakan untuk berkomunikasi dan berbagi dengan beberapa orang sekaligus, seperti di email, acara kalender, dan file. 

    Catatan: Jika admin G Suite tidak mengaktifkan Grup untuk organisasi, Anda dapat menggunakan grup kontak.  

Kotak centangMelakukan chat dengan orang di Chat atau Gmail

Mengirim pesan langsung ke seseorang:

  1. Login ke Chat atau Gmail.
  2. Di bagian Chat, klik nama, masukkan pesan, lalu klik Kirim "".
  3. Jika namanya tidak berada di Chat, klik Cari orang, ruang, atau bot atau klik Mulai chat "".
  4. Masukkan nama atau alamat email. Saran akan muncul saat Anda memasukkan teks.
    Untuk mengirim pesan langsung (DM) ke seseorang di luar organisasi, masukkan alamat email lengkapnya.
  5. Pilih orang yang ingin dikirimi pesan.
  6. Masukkan pesan, lalu klik Kirim "".
    Saran mencakup semua orang di organisasi Anda, meskipun mereka tidak memiliki Chat.

Memulai percakapan grup:

  1. Login ke Chat atau Gmail.
  2. Under Chat, click a group name, enter a message, and click Send "".
  3. If the group name isn’t under Chat:
    • In Chat, click Find people, rooms, botslaluStart group conversation.
    • In Gmail, under Chat, click Start a chat""laluStart group conversation.
  4. Enter a name or email address. Suggestions appear as you enter text. 
  5. Click Message or Done "".
  6. Enter a message and click Send "".
    Suggestions include everyone in your organization, even if they don't have Chat.

Mengubah posisi panel Chat di Gmail:

  1. Di komputer, buka Gmail.
  2. Di kanan atas, klik Setelan ""laluLihat semua setelan.
  3. Di bagian atas, klik Chat dan Meet.
  4. Di samping Posisi chat, pilih Sisi kiri kotak masuk atau Sisi kanan kotak masuk.
  5. Klik Simpan Perubahan.
Kotak centangMembisukan notifikasi Chat saat Anda perlu fokus
  1. Login ke Chat atau Gmail.
  2. Klik status Anda di kiri atas.
  3. Di bagian Bisukan Notifikasi, pilih jangka waktu untuk membisukan notifikasi.
    Notifikasi otomatis diaktifkan kembali setelah periode pembisuan berakhir.
  4. (Opsional) Untuk berhenti membisukan notifikasi, klik status Anda laluNonaktifkan mode Jangan ganggu.

Pelajari lebih lanjut

2. Mengelola email

Kotak centangMenunda email untuk menerima pengingat di lain waktu
  1. Buka Gmail dan arahkan kursor ke email.
  2. Di sebelah kanan, klik TundaTunda.
  3. Di bawah Tunda sampai, pilih waktu.

    Email akan otomatis ditunda dan keluar dari kotak masuk Anda. Anda akan mendapatkan pengingat tentang email yang ditunda setelah waktu yang ditentukan.

  4. (Opsional) Untuk melihat semua email yang ditunda, klik Ditunda di sidebar kiri.

Pelajari lebih lanjut

Kotak centangMematikan notifikasi email yang responsnya tidak ingin Anda lihat
  1. Di Gmail, pilih percakapan yang ingin tidak ingin ditampilkan.
  2. Klik Lainnya "" lalu pilih Jangan tampilkan.
  3. Percakapan yang tidak ditampilkan akan dihapus dari kotak masuk dan diarsipkan. Anda masih dapat melihat percakapan tersebut di Semua Email dengan label Tidak ditampilkan.

Pelajari lebih lanjut

Kotak centangMeneruskan semua rangkaian pesan email
  1. Buka email.

    Catatan: Jika pesan menyertakan tanda tangan atau balasan sebelumnya, Gmail akan menyembunyikannya dari tampilan. Di bawah balasan, klik Tampilkan konten yang dipotong "" untuk melihat semua teks yang akan disertakan dalam balasan.

  2. Di kanan atas, klik Lainnya "".
  3. Klik opsi, seperti Balasan, Balas ke semua, Teruskan, dan Cetak.

Tips: Fitur Smart Reply di Gmail dapat menyarankan beberapa respons berdasarkan email yang diterima. Untuk menghemat waktu, pilih respons, lalu edit teks yang disarankan atau kirim apa adanya.

Pelajari lebih lanjut

Kotak centangMencetak email dan undangan kalender

Mencetak email atau undangan kalender:

  • Mencatak email: Di Gmail, buka email. Di kanan atas, klik Cetak semua "".
  • Mencetak undangan kalender: Di Google Kalender, buka undangan. Di kanan atas, klik Lainnya ""laluCetak.

Pelajari lebih lanjut

Kotak centangMembuat milis Grup

Catatan: Sebelum membuat milis Grup, pastikan milis tersebut belum ada di Grup. Jika tidak dapat melihat Grup, hubungi admin G Suite. Jika Grup tidak diaktifkan untuk organisasi, Anda dapat membuat Grup kontak.

  1. Login ke Google Grup.
  2. Di pojok kiri atas, klik Buat grup.
  3. Masukkan informasi dan pilih setelan untuk grup.
  4. Scroll ke Jenis grup, dan di samping Pilih jenis grup, pilih Daftar email.
  5. Scroll ke Izin dasar dan pilih siapa saja yang dapat melihat topik, memposting, dan bergabung ke grup.
  6. Klik Buat grup.
  • Jika Anda membuat grup di akun kantor atau sekolah, alamat grup akan diakhiri dengan example.com.
  • Jika Anda membuat grup konsumen, alamat grup Anda akan diakhiri dengan googlegroups.com.
Tunggu beberapa menit hingga grup baru aktif sebelum mengirim pesan ke grup tersebut. Jika tidak, Anda dapat menerima pemberitahuan bahwa pesan tidak dapat dikirim.

Pelajari lebih lanjut

Kotak centangMembuat grup kontak

Jika ingin menghubungi sekelompok orang yang sama dengan cepat melalui email, Anda dapat membuat dan menyimpan grup kontak. Jika ingin mengirim email kepada sejumlah kontak di lain waktu, cukup masukkan nama grup sebagai penerima email.

Membuat grup kontak:

  1. Di Gmail, klik Tulis.
  2. Klik Kepada, Cc, atau Bcc. 
  3. Cari kontak yang ingin ditambahkan ke grup, lalu centang kotak di samping namanya.
  4. Klik Kelola labellaluBuat label.
  5. Masukkan nama untuk label.
  6. Klik Simpan.
  7. Tutup jendela untuk kembali ke pesan Anda.

Mengirim email ke grup kontak:

  1. Di Gmail, klik Tulis.
  2. Di samping Kepada, masukkan nama grup.
  3. Tulis pesan, lalu klik Kirim.

Pelajari lebih lanjut

3. Membuat dan menyesuaikan acara kalender

Kotak centangMembuat slot janji temu
  1. Buka Google Kalender dan di kisi kalender, klik slot waktu yang kosong, lalu klik Slot janji temu.
  2. (Opsional) Jika Anda ingin membuat slot janji temu di kalender lainnya, di bagian bawah di samping nama Anda, klik Panah bawah Panah bawah, lalu pilih kalender.
  3. Tambahkan judul, lalu pilih tanggal dan waktu.
  4. Pilih jumlah slot dan durasi setiap janji temu.
  5. (Opsional) Jika Anda ingin menambahkan detail lainnya ke slot janji temu, klik Opsi lainnya, lalu tambahkan informasi.
  6. Klik Simpan.

Blok janji temu akan ditampilkan sebagai satu acara di kalender, dengan simbol kisi Janji temu di pojok kiri atas. Saat orang lain memesan janji temu, janji temu tersebut akan muncul sebagai acara reguler yang tumpang tindih dengan blok janji temu.

Pelajari lebih lanjut

Kotak centangMembuat acara dari kotak masuk

Membuat acara dari email:

  1. Di Gmail, buka email.
  2. Di bagian atas, klik Lainnya ""laluBuat acara.
  3. Tambahkan detail ke acara baru dan klik Simpan.

Melihat acara otomatis yang dibuat dari email:

Beberapa email (seperti konfirmasi penerbangan dan reservasi restoran) ditambahkan ke kalender Anda secara otomatis.

Menonaktifkan acara otomatis:

Jika Anda tidak ingin acara dari Gmail ditambahkan ke kalender, Anda dapat menghapus satu per satu acara atau mengubah setelan sehingga acara tidak otomatis ditambahkan.

  1. Buka Kalender, lalu buka Setelan SetelanlaluSetelan.
  2. Scroll ke Acara dari Gmail.
  3. Di kolom Visibilitas acara Gmail, pilih salah satu opsi:
    • Default kalender—Siapa pun yang memiliki akses untuk melihat detail acara di kalender Anda dapat melihat nama dan waktu acara dari Gmail. Hanya orang yang memiliki akses untuk membuat perubahan pada acara Anda yang dapat melihat detail lainnya dari email Anda, seperti nomor konfirmasi, status penerbangan, atau nomor telepon.

      Catatan:
      Jika Anda membagikan kalender secara publik, memilih opsi ini juga akan membuat acara Gmail Anda dapat dilihat oleh publik.  
    • Pribadi—Hanya orang yang memiliki akses untuk membuat perubahan pada kalender Anda yang dapat melihat detail acara. Orang lain yang dapat melihat kalender Anda namun tidak dapat membuat perubahan akan melihat acara sebagai "Sibuk".
    • Hanya saya—Hanya Anda yang bisa melihat acara di kalender Anda.
  4. (Opsional) Untuk menonaktifkan fitur ini, hapus centang kotak Tambahkan acara dari Gmail ke kalender saya secara otomatis.

Pelajari lebih lanjut

Kotak centangMembuat duplikat acara jika Anda perlu melakukan rapat lagi

Terkadang Anda mungkin ingin menjadwalkan acara lainnya yang mencakup topik yang sama. Anda dapat melakukannya dengan mudah dengan membuat duplikat acara asli.

  1. Klik sekali acara, lalu klik Edit Edit.
  2. Buka acara, di bagian atas di samping Sepanjang hari, klik Tidak berulang.
  3. Pilih seberapa sering Anda menginginkan acara tersebut berulang.

    Jika Anda ingin memilih tanggal akhir, klik Kustom, lalu masukkan tanggal mulai dan tanggal akhir.

  4. Klik Simpan.

Pelajari lebih lanjut

Kotak centangMenambahkan agenda sebagai lampiran Drive

Membuat agenda:

Pilih salah satu opsi:

  • Dari halaman beranda Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, di atas Dokumen Kosong, klik Buat"" .
  • Di bagian Drive, klik BarulaluGoogle Dokumen/Spreadsheet/SlidelaluDokumen kosong atau Dari template.

Melampirkan agenda ke acara:

  1. Klik kolom Tambahkan deskripsi atau lampiran.
  2. Klik Drive Saya atau Upload, lalu pilih file.
  3. Klik Pilih atau Upload. File Anda akan dilampirkan ke acara.

Catatan: Jika admin G Suite tidak mengizinkan berbagi file Google Drive di luar organisasi, Anda dapat mengirimkan lampiran Gmail ke tamu eksternal.

Pelajari lebih lanjut

Kotak centangMembuat Catatan dan dokumen item Tindakan

Membuat catatan dan dokumen item tindakan:

Pilih salah satu opsi:

  • Dari halaman beranda Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, di atas Dokumen Kosong, klik Buat"" .
  • Di bagian Drive, klik BarulaluGoogle Dokumen/Spreadsheet/SlidelaluDokumen kosong atau Dari template.

Menambahkan komentar dan menugaskannya kepada orang tertentu:

  1. Di Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, pilih teks yang ingin dikomentari.
  2. Klik Tambahkan komentar "".
  3. Masukkan komentar Anda di kotak.
  4. (Opsional) Untuk mengarahkan tugas atau komentar ke orang tertentu, masukkan tanda tambah (+) yang diikuti dengan alamat email mereka. Anda dapat menambahkan orang sebanyak mungkin. Setiap orang akan mendapatkan email yang berisi komentar dan link ke file tersebut.
  5. (Opsional) Untuk menetapkan komentar ke pengguna tertentu, centang kotak Tugaskan kepada.
  6. Klik Komentar atau Tugaskan.

Pelajari lebih lanjut

Kotak centangKalender: Menyiapkan acara pribadi atau yang tak terlihat

Jika ingin mengalokasikan waktu khusus untuk bekerja di kalender, Anda dapat menambahkan acara pribadi.

  1. Pilih salah satu opsi:
    • Di kisi kalender, klik slot waktu yang kosong.
    • Klik Plus Buat.
  2. Tambahkan judul, tanggal, dan waktu acara.
  3. (Opsional) Untuk menambahkan detail lainnya ke acara, klik Opsi lainnya.
  4. Di bagian Visibilitas, pilih Pribadi.
  5. Jika sudah selesai, klik Simpan.

Pelajari lebih lanjut

Kotak centangMengizinkan tamu mengubah acara guna menghindari terlalu banyak email

Untuk menghindari terlalu banyak email mengenai apakah tamu bisa menghadiri rapat, izinkan tamu mengubah acara agar mereka dapat memilih waktu yang tepat bagi mereka.

Mengizinkan tamu mengubah acara:

  1. Di kolom Tambahkan tamu, masukkan beberapa huruf pertama nama atau alamat email seseorang. Alamat yang cocok di direktori organisasi akan muncul saat Anda memasukkan teks.
  2. Klik saran untuk menambahkan orang tersebut ke acara. Jika tidak ada saran yang muncul, masukkan alamat email lengkap tamu. Setelah menambahkan tamu ke acara:
    • Rapat video di Google Meet akan otomatis ditambahkan ke acara.
    • Kalender tamu akan muncul di samping kalender Anda.
  3. (Opsional) Anda dapat menambahkan alamat milis Google Grup untuk mengundang orang dalam jumlah besar sekaligus.
    Untuk mengetahui informasi selengkapnya tentang cara mengundang orang dalam jumlah besar, lihat mengelola acara besar di Kalender.
  4. (Opsional) Untuk menandai kehadiran tamu sebagai opsional, arahkan kursor ke nama tamu, lalu klik Orang Orang.
  5. (Opsional) Untuk mengizinkan tamu mengubah acara, mengundang orang lain, atau melihat daftar tamu, klik Izin tamu , lalu centang kotak yang sesuai.

Catatan: Jika Anda membuat acara di Kalender dan tidak memberikan izin kepada tamu untuk mengubah acara, mereka tidak akan dapat mengubah tanggal atau waktu acara di kalender mereka sendiri.

Mengizinkan tamu mengubah acara secara default:

  1. Di Kalender, klik Setelan SetelanlaluSetelan.
  2. Di bagian Setelan acara, klik Izin tamu default, lalu pilih Ubah acara.

Pelajari lebih lanjut

Kotak centangMengusulkan waktu baru untuk rapat

Catatan: Jika penyelenggara acara telah memberi Anda akses untuk mengubah acara, Anda dapat menjadwalkan ulang acara tersebut secara langsung tanpa mengusulkan waktu baru.

  1. Di Kalender, klik sekali acara di kisi kalender.
  2. Buka bagian Hadir?, lalu klik Panah atas ""laluUsulkan waktu baru.
  3. Di bagian Usulan Anda, pilih waktu atau hari lainnya dan tambahkan pesan.
  4. Klik Kirim usulan.

Pelajari lebih lanjut

Kotak centangMenghapus dan memulihkan acara yang dihapus

Anda dapat menghapus acara jika Anda adalah pemiliknya atau, jika tidak, membuangnya. Anda dapat memulihkan acara lagi setelah menghapus atau membuangnya.

Menghapus acara:

  1. Di kisi kalender, klik acara.
  2. Klik Hapus Hapus.

Memulihkan acara:

  1. Klik Setelan SetelanlaluSampah.
  2. Centang kotak di samping acara yang dihapus, lalu klik PulihkanPulihkan.

Catatan: Acara yang dihapus tetap berada di sampah kalender selama kira-kira 30 hari.

Pelajari lebih lanjut

Langkah berikutnya

Ingin segera menjadi produktif di G Suite? Lihat checklist Minggu 3.
 
Apakah ini membantu?
Bagaimana cara meningkatkannya?