Semaine 2 : Organiser des réunions et des communications efficaces

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Divers appareils affichant des outils de communicationPour communiquer rapidement et efficacement avec les membres de votre équipe, réalisez les tâches ci-dessous.

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1. Communiquez avec des personnes en dehors des réunions

Case à cocherPrésentation : communiquer avec des personnes en dehors des réunions

En dehors des réunions, il existe plusieurs façons de communiquer avec d'autres personnes à l'aide de G Suite.

Communiquer avec une personne :

  • Message de chat privé : si vous avez une question brève ou urgente, envoyez un message Google Chat.
  • E-mail : si vous avez besoin de discuter d'un sujet plus complexe ou non urgent, envoyez un e-mail à l'aide de Gmail.

Communiquer avec des groupes d'utilisateurs :

  • Groupe de contacts : pour les groupes temporaires, comme une équipe ou un projet à court terme, vous pouvez créer des groupes de contacts, utilisables à la fois dans les e-mails et les chats. Vous ne pouvez pas partager directement votre groupe de contacts avec d'autres personnes. Toutefois, si vous envoyez un e-mail à un groupe de contacts, d'autres personnes peuvent répondre à tous les membres de votre groupe ou copier votre liste d'adresses.
  • Liste de diffusion Groupes : pour les équipes ou services plus permanents d'une organisation, vous pouvez créer une liste de diffusion Groupes. L'adresse e-mail d'une liste de diffusion Groupes peut permettre de communiquer avec plusieurs personnes à la fois, et de partager avec elles des éléments comme des e-mails, des événements d'agenda et des fichiers. 

    Remarque : Si votre administrateur G Suite n'a pas activé Groupes pour votre organisation, vous pouvez utiliser des groupes de contacts à la place.  

Case à cocherDiscuter avec des personnes dans Gmail

Envoyer un message de chat à une personne :

  1. Ouvrez Gmail, puis cliquez sur Conversations Hangouts Start a Hangout en bas à gauche de la page.
    Les contacts ou les groupes avec lesquels vous discutez régulièrement s'affichent sous votre nom d'utilisateur.
  2. Cliquez sur le nom d'un contact ou d'un groupe pour lancer rapidement une discussion.
  3. Si le contact ou le groupe souhaité ne s'affiche pas sous votre nom d'utilisateur, cliquez sur Nouvelle conversation , saisissez le nom du contact ou du groupe souhaité, puis cliquez sur ce dernier pour lancer une discussion.

Envoyer un message de chat à un groupe de personnes :

  1. Ouvrez Gmail, puis, en bas à gauche, cliquez sur Nouvelle conversation  puis Nouveau groupe Ajouter l.
  2. À côté de Contacts , attribuez un nom au groupe, puis cliquez sur l'icône de validation .
  3. À droite de la fenêtre Google Chat, cliquez sur Contacts "" puis Ajouter des contacts.
  4. Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur Ajouter des contacts. Le groupe est automatiquement enregistré.
  5. (Facultatif) Pour supprimer une personne du groupe, cliquez sur Supprimer  à côté de son nom, puis sur Supprimer pour confirmer la suppression.

Déplacer la fenêtre de chat :

  1. Ouvrez Gmail.
  2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres Paramètres puis Afficher tous les paramètres.
  3. Cliquez sur Chat.
  4. Dans la section Emplacement, sélectionnez À droite de la boîte de réception.
  5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Case à cocherIgnorer les notifications de chat lorsque vous devez vous concentrer
  1. Dans Gmail, sélectionnez la conversation Google Chat que vous souhaitez ignorer.
  2. Cliquez sur Paramètres Paramètres, puis décochez l'option Notifications.

En savoir plus

Case à cocherMettre des e-mails en attente et programmer un rappel
  1. Placez le curseur sur un e-mail.
  2. Sur la droite, cliquez sur Mettre en attente Mettre en attente.
  3. Sous Mettre en attente jusqu'à, choisissez une heure et date.

    L'e-mail est automatiquement mis en attente et retiré de votre boîte de réception. Vous recevrez un rappel concernant l'e-mail mis en attente à la date et l'heure définies.

  4. (Facultatif) Pour afficher tous les e-mails mis en attente, cliquez sur En attente dans la barre latérale de gauche.

En savoir plus

Case à cocherIgnorer les e-mails dont vous ne souhaitez pas voir les réponses
  1. Dans Gmail, sélectionnez la conversation que vous souhaitez ignorer.
  2. Cliquez sur Plus  et sélectionnez Ignorer la conversation.
  3. Une fois ignorée, la conversation est supprimée de votre boîte de réception et est archivée. Elle reste toutefois présente dans la section Tous les messages, où elle est associée au libellé Ignoré(e).

En savoir plus

Case à cocherTransférer des fils de discussion entiers
  1. Ouvrez l'e-mail.

    Remarque : Si un message inclut une signature ou des réponses antérieures, Gmail les masque. Sous votre réponse, cliquez sur Afficher le contenu abrégé  pour afficher l'ensemble du texte qui sera inclus dans votre réponse.

  2. En haut à droite de la page, cliquez sur Plus .
  3. Cliquez sur une option, par exemple Répondre, Répondre à tous, Transférer ou Imprimer.

Conseil : La fonctionnalité Réponse suggérée de Gmail peut proposer des réponses en fonction de l'e-mail que vous avez reçu. Pour gagner du temps, sélectionnez-en une, puis modifiez son contenu ou envoyez-la telle quelle.

En savoir plus

Case à cocherImprimer des e-mails et des invitations d'agenda

Imprimer un e-mail ou une invitation d'agenda :

  • Imprimer un e-mail : dans Gmail, ouvrez l'e-mail. En haut à droite, cliquez sur Tout imprimer Print Icon.
  • Imprimer une invitation d'agenda : dans Google Agenda, ouvrez l'invitation. En haut à droite, cliquez sur Plus Plus puis Imprimer.

En savoir plus

Case à cocherCréer une liste de diffusion Groupes

Remarque : Avant de créer une liste de diffusion Groupes, assurez-vous qu'elle n'existe pas déjà dans Groupes. Si vous ne voyez pas s'afficher le service Groupes, contactez votre administrateur G Suite. Si Groupes n'est pas activé pour votre organisation, vous pouvez créer un groupe de contacts à la place.

  1. Connectez-vous à Google Groupes.
  2. Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur Créer un groupe.
  3. Saisissez les informations relatives au groupe et choisissez les paramètres.
  4. Faites défiler la page jusqu'à la section Type de groupe. Ensuite, à côté de Sélectionner un type de groupe, choisissez Liste de diffusion.
  5. Faites défiler la page jusqu'à la section Autorisations de base, puis indiquez qui peut voir les sujets, publier des posts et rejoindre votre groupe.
  6. Cliquez sur Créer un groupe.
  • Si vous créez un groupe dans votre compte professionnel ou scolaire, l'adresse de ce groupe se termine par votredomaine.com.
  • Si vous créez un groupe de consommateurs, l'adresse de ce groupe se termine par googlegroups.com.
Patientez quelques minutes avant d'envoyer un message au groupe, le temps que celui-ci soit opérationnel. S'il ne l'est pas, vous recevrez une notification indiquant que votre message n'a pas pu être transmis.

En savoir plus

Case à cocherCréer des groupes de contacts

Si vous souhaitez contacter rapidement le même groupe de personnes par e-mail, vous pouvez créer et enregistrer un groupe de contacts. Lorsque vous voudrez envoyer un e-mail à cet ensemble de contacts, il vous suffira de saisir le nom du groupe comme destinataire de l'e-mail.

Créer un groupe de contacts :

  1. Dans Gmail, cliquez sur Nouveau message.
  2. Cliquez sur À, Cc ou Cci.
  3. Recherchez les contacts que vous souhaitez ajouter au groupe et cochez les cases associées à leur nom.
  4. Cliquez sur Gérer les libellés puis Créer un libellé.
  5. Attribuez un nom au libellé.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
  7. Fermez la fenêtre pour revenir à votre message.

Envoyer un e-mail à un groupe de contacts :

  1. Dans Gmail, cliquez sur Nouveau message.
  2. Dans le champ À, saisissez le nom du groupe souhaité.
  3. Rédigez votre message, puis cliquez sur Envoyer.

En savoir plus

2. Créez et personnalisez des événements d'agenda

Case à cocherCréer un créneau horaire
  1. Ouvrez Google Agenda. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur un créneau vide, puis sur Créneaux horaires, ou cliquez sur Plus Créer puis Créneaux horaires.
  2. (Facultatif) Si vous souhaitez créer un créneau horaire dans un autre agenda, cliquez sur votre nom au bas de l'agenda et sélectionnez l'autre agenda.
  3. Ajoutez un titre, puis sélectionnez une date et une heure.
  4. Sélectionnez les créneaux et la durée de chaque rendez-vous.
  5. (Facultatif) Si vous souhaitez ajouter des détails à votre bloc de créneaux horaires, cliquez sur Autres options et ajoutez les informations voulues.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Le bloc de créneaux horaires s'affiche comme un seul et même événement dans votre agenda, et un symbole représentant une grille Rendez-vous apparaît en haut à gauche. Lorsque quelqu'un réserve un rendez-vous, l'événement standard qui est créé se superpose au créneau.

En savoir plus

Case à cocherCréer des événements depuis votre boîte de réception

Créer un événement à partir d'un e-mail :

  1. Dans Gmail, ouvrez l'e-mail souhaité.
  2. En haut de la page, cliquez sur Plus  puis Créer un événement.
  3. Ajoutez les informations sur le nouvel événement, puis cliquez sur Enregistrer.

Voir les événements automatiques créés à partir d'e-mails :

Certains e-mails sont automatiquement ajoutés à votre agenda, tels que les confirmations de vols et les réservations au restaurant.

Désactiver les événements automatiques :

Si vous ne souhaitez pas que des événements Gmail figurent dans votre agenda, vous pouvez les supprimer ou modifier vos paramètres afin d'empêcher leur ajout automatique.

  1. Ouvrez Agenda et accédez à Paramètres Paramètres puis Paramètres.
  2. Faites défiler la page vers Événements ajoutés à partir de Gmail.
  3. Dans le champ Visibilité des événements Gmail, sélectionnez une option :
    • Visibilité par défaut : toute personne autorisée à consulter le détail des événements de votre agenda peut voir le nom et l'heure des événements ajoutés à partir de Gmail. Seuls les utilisateurs qui peuvent modifier vos événements ont accès aux autres informations, telles que les numéros de confirmation, l'état des vols ou les numéros de téléphone.

      Remarque
       : Si vous partagez votre agenda en mode Public, tous les internautes pourront également voir les événements ajoutés à partir de Gmail.  
    • Privé : seuls les utilisateurs autorisés à apporter des modifications dans votre agenda peuvent afficher les détails de vos événements. Pour les personnes autorisées à consulter votre agenda, mais pas à le modifier, les événements portent la mention "Occupé".
    • Seulement moi : vous seul pouvez voir les événements de votre agenda.
  4. (Facultatif) Pour désactiver cette fonctionnalité, désélectionnez l'option Ajouter automatiquement dans mon agenda les événements issus de Gmail.

En savoir plus

Case à cocherDupliquer des événements s'ils doivent se reproduire

Parfois, vous devrez peut-être planifier un événement couvrant le même sujet qu'un événement passé. Dans ce cas, vous pouvez facilement dupliquer l'événement d'origine.

  1. Cliquez une fois sur votre événement, puis cliquez sur Modifier Modifier.
  2. Ouvrez votre événement et, à côté de Toute la journée en haut de la page, cliquez sur Une seule fois.
  3. Choisissez la fréquence à laquelle l'événement doit se répéter.

    Si vous souhaitez définir une date de fin, cliquez sur Personnalisé, puis saisissez vos dates de début et de fin.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

En savoir plus

Case à cocherAjouter un planning sous forme de pièce jointe Drive

Créer un planning :

Sélectionnez une option :

  • Sur la page d'accueil de Docs, Sheets ou Slides, au-dessus de Vide cliquez sur Créer .
  • Dans Drive, cliquez sur Nouveau puis Google Docs/Sheets/Slides puis Document vierge ou À partir d'un modèle.

Joindre le planning à l'événement :

  1. Cliquez sur le champ Ajouter une description ou des pièces jointes.
  2. Cliquez sur Mon Drive ou sur Importer, puis sélectionnez votre fichier.
  3. Cliquez sur Sélectionner ou Importer. Votre fichier est alors joint à l'événement.

Remarque : Si votre administrateur G Suite n'autorise pas le partage de fichiers Google Drive en dehors de votre organisation, vous pouvez envoyer des pièces jointes via Gmail à des invités externes.

En savoir plus

Case à cocherCréer un document Notes et Tâches

Créer le document consacré aux notes et aux tâches :

Sélectionnez une option :

  • Sur la page d'accueil de Docs, Sheets ou Slides, au-dessus de Vide cliquez sur Créer .
  • Dans Drive, cliquez sur Nouveau puis Google Docs/Sheets/Slides puis Document vierge ou À partir d'un modèle.

Ajouter des commentaires et les attribuer à des personnes spécifiques :

  1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
  2. Cliquez sur Commentaire  puis Ajouter un commentaire Ajouter un commentaire.
  3. Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
  4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Chaque personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
  5. (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez la case Attribuer à.
  6. Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer.

En savoir plus

Case à cocherAgenda : configurer des événements privés ou invisibles

Si vous souhaitez bloquer du temps de travail dans votre agenda, vous pouvez ajouter des événements et les rendre privés.

  1. Sélectionnez une option :
    • Dans la grille de l'agenda, cliquez sur un créneau vide.
    • Cliquez sur Plus Créer.
  2. Ajoutez le titre, la date et l'heure de l'événement.
  3. (Facultatif) Pour ajouter d'autres détails à l'événement, cliquez sur Autres options.
  4. Dans la section Visibilité, choisissez Privé.
  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

En savoir plus

Case à cocherPermettre aux invités de modifier les événements pour éviter de trop nombreux échanges d'e-mails

Pour éviter que de nombreux e-mails soient échangés à propos de la disponibilité des invités à vos réunions, autorisez les invités à modifier l'événement afin qu'ils puissent choisir l'heure qui leur convient.

Autoriser les invités à modifier un événement :

  1. Dans le champ Ajouter des invités, saisissez les premières lettres du nom ou de l'adresse e-mail d'une personne. Les adresses correspondantes dans l'annuaire de votre organisation s'affichent à mesure que vous saisissez des caractères.
  2. Cliquez sur une suggestion pour ajouter la personne concernée à l'événement. Si aucune suggestion n'apparaît, saisissez l'adresse e-mail complète de votre invité. Une fois que vous avez ajouté un invité à votre événement, les actions suivantes s'appliquent :
    • Une visioconférence dans Google Meet est automatiquement ajoutée à l'événement.
    • L'agenda de l'invité s'affiche à côté du vôtre.
  3. (Facultatif) Vous pouvez ajouter l'adresse d'une liste de diffusion Google Groupes pour inviter simultanément un grand nombre de personnes.
    Pour savoir comment inviter un grand groupe, consultez Gérer de grands événements dans Agenda.
  4. (Facultatif) Pour indiquer que la présence d'un invité n'est pas obligatoire, placez le curseur sur son nom, puis cliquez sur Contacts Personne.
  5. (Facultatif) Pour autoriser les invités à modifier l'événement, à inviter d'autres personnes ou à consulter la liste des invités, cliquez sur Autorisations des invités, puis cochez les options souhaitées.

Remarque : Si vous créez un événement dans Agenda sans autoriser les invités à le modifier, ils ne pourront pas modifier la date ou l'heure de cet événement dans leur propre agenda.

Autoriser les invités à modifier les événements par défaut :

  1. Dans Agenda, cliquez sur Paramètres Paramètres puis Paramètres.
  2. Dans la section Paramètres des événements, cliquez sur Autorisations par défaut des invités, puis sélectionnez Modifier l'événement.

En savoir plus

Case à cocherProposer un autre horaire de réunion

Remarque : Si l'organisateur de l'événement vous a autorisé à le modifier, vous pouvez le replanifier directement sans proposer d'abord de nouvel horaire.

  1. Dans Agenda, cliquez sur l'événement concerné dans la grille de votre agenda.
  2. Accédez à la section Participer ? et cliquez sur la flèche vers le haut  puis Proposer un nouvel horaire.
  3. Dans la section Votre proposition, sélectionnez une autre date ou une autre heure, puis ajoutez un message.
  4. Cliquez sur Envoyer la proposition.

En savoir plus

Case à cocherSupprimer et restaurer des événements supprimés

Vous pouvez supprimer un événement si vous en êtes le propriétaire ou, dans le cas contraire, le retirer. Vous pouvez restaurer l'événement après l'avoir supprimé ou retiré.

Supprimer un événement :

  1. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur l'événement souhaité.
  2. Cliquez sur Supprimer Supprimer.

Restaurer un événement :

  1. Cliquez sur Paramètres Paramètres puis Corbeille.
  2. Cochez la case située à côté de l'événement supprimé, puis cliquez sur Restaurer Restaurer.

Remarque : Les événements supprimés restent dans la corbeille de l'agenda associé pendant 30 jours environ.

En savoir plus

3. Organisez des réunions productives

Case à cocherParticiper à des réunions

Vous pouvez facilement participer à des réunions sur votre ordinateur ou à l'aide de votre mobile lorsque vous êtes en déplacement.

Sur le Web

Dans Gmail :

  1. Ouvrez Gmail.

  2. Dans la barre latérale, cliquez sur Rejoindre une réunion.

    Astuce : Si cette option ne s'affiche pas, contactez votre administrateur G Suite.

  3. Saisissez un code de réunion ou un alias.
  4. Les utilisateurs de G Suite peuvent partager un alias avec les membres de leur organisation afin de rejoindre rapidement une réunion.
  5. Cliquez sur Participer.
Dans Meet :
  1. Dans votre navigateur, accédez à Meet.
  2. Sélectionnez la réunion dans la liste des événements planifiés.
  3. Cliquez sur Participer à la réunion.

Pour en savoir plus, consultez l'article Premiers pas avec Google Meet.

Sur les appareils mobiles

  1. Ouvrez l'application Google Meet.
  2. Balayez l'écran vers le haut pour afficher vos réunions planifiées. Seules les réunions planifiées via Google Agenda apparaissent dans Google Meet.
  3. Appuyez sur Participer, ou sélectionnez une réunion dans la liste et appuyez sur Participer à la réunion.

En savoir plus

Case à cocherEnregistrer des réunions
  1. Ouvrez Meet, puis démarrez ou rejoignez une réunion.
  2. Cliquez sur Plus Plus puis Enregistrer la réunion.
    Article associé : Je ne trouve pas le bouton d'enregistrement.
  3. Attendez que l'enregistrement commence.  
    Les autres participants sont avertis lorsque l'enregistrement démarre ou prend fin.
  4. Cliquez sur Plus Plus puis.Arrêter l'enregistrement lorsque vous avez terminé.
    • L'enregistrement s'arrête automatiquement lorsque tous les participants ont quitté la réunion.
  5. Cliquez à nouveau sur Arrêter l'enregistrement pour confirmer.
  6. Le fichier de l'enregistrement sera généré et stocké dans le dossier Mon Drive > Meet Recordings de l'organisateur de la réunion. Un e-mail contenant le lien vers l'enregistrement est également envoyé à l'organisateur de la réunion et à la personne qui a démarré l'enregistrement. 

En savoir plus

Case à cocherPartager votre écran
  1. Dans Google Drive, ouvrez le fichier Google Docs, Google Sheets ou Google Slides que vous souhaitez partager ou présenter.
  2. (Facultatif) Pour modifier un document, une feuille de calcul ou une présentation en même temps que vos invités, procédez comme suit :
    1. En haut à droite, cliquez sur Partager.
    2. Ajoutez un titre à votre document, puis cliquez sur Enregistrer.
    3. Ajoutez vos invités à la réunion et attribuez-leur l'accès Éditeur.
    4. Cliquez sur Envoyer.
  3. Ouvrez Google Meet, puis rejoignez la réunion.
  4. Cliquez sur Présenter maintenant, puis choisissez les éléments à partager :
    • L'intégralité de votre écran
    • Une fenêtre
  5. Cliquez sur Partager.
  6. (Facultatif) Vous pouvez arrêter le partage d'écran à tout moment en cliquant sur Arrêter le partage au bas de l'écran.

En savoir plus

Étapes suivantes

Vous souhaitez améliorer vos performances dans G Suite ? Consultez la checklist de la semaine 3.
 
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