Segunda semana: comunicarse eficazmente

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Diferentes dispositivos que muestran herramientas para comunicarsePara comunicarte de forma rápida y eficaz con los miembros de tu equipo, completa las tareas que se indican en este artículo.

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1. Utilizar el canal de comunicación adecuado

CasillaCanales disponibles en Google Workspace

Elige el canal adecuado para comunicarte con tu audiencia y transmitir tu mensaje.

Comunicarse con usuarios concretos:

  • Mensaje de chat directo: si tienes que hacer una pregunta rápida o urgente a un usuario, envíale un mensaje a través de Google Chat.
  • Correo electrónico: si necesitas hablar de algo más complejo o que no sea urgente, puedes enviarle un correo electrónico con Gmail.

Comunicarse con grupos de personas:

  • Grupo de contactos: puedes crear grupos de contactos si quieres comunicarte con grupos temporales, como con un equipo que trabaje en un proyecto de corta duración. Los grupos de contactos se pueden utilizar tanto en mensajes de correo electrónico como en chats. No puedes compartir directamente tu grupo de contactos con otros usuarios, pero si envías un correo electrónico a un grupo de contactos, otras personas sí podrán responder a todos sus miembros o copiar la lista de direcciones de correo.
  • Lista de correo electrónico de Grupos: crea una lista de correo electrónico con Grupos de Google para facilitar la comunicación en tu equipo. De esta forma, en vez de tener que escribir a cada persona por separado, puedes utilizar la dirección de correo electrónico del grupo para compartir novedades y recursos, como calendarios de equipo y documentos de Drive, con todos a la vez.

    Nota: Si tu administrador no ha activado Grupos en tu organización, puedes utilizar grupos de contactos como alternativa.  

CasillaChatear con personas en Chat o Gmail

Enviar mensajes directos a personas concretas

  1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
  2. Si el nombre aún no aparece en la sección "Chat", haz clic en Iniciar un chat "".
  3. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
    • Para enviar un mensaje 1:1 a personas ajenas a tu organización, escribe sus direcciones de correo.
  4. Haz clic en la persona a la que quieras enviar un mensaje.
  5. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar "".

Iniciar conversaciones de grupo:

  1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
  2. En "Chat", haz clic en una conversación de grupo, escribe un mensaje y luego haz clic en Enviar "".
  3. Si la conversación en grupo no está en "Chat", haz clic en Iniciar un chat ""y luego Iniciar conversación de grupo.
  4. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
  5. Haz clic en Listo "".
  6. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar "".

Cambiar la posición del panel de Chat en Gmail:

Puedes mover el panel de Chat al lateral izquierdo o derecho de tu bandeja de entrada de Gmail.

  1. Abre Gmail en el ordenador.
  2. En la parte superior derecha, haz clic en Configuración ""y luego Ver todos los ajustes.
  3. En la parte superior, haz clic en Chat y Meet.
  4. Junto a "Posición del chat", selecciona A la izquierda de la bandeja de entrada o A la derecha de la bandeja de entrada.
  5. Haz clic en Guardar cambios.
CasillaSilenciar las notificaciones de chat cuando necesites concentrarte
  1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
  2. En la parte superior, haz clic en tu estado.
  3. Selecciona No molestar y luego selecciona el periodo durante el que quieres silenciar las notificaciones.

Nota: Las notificaciones volverán a activarse automáticamente cuando finalice dicho periodo. Para dejar de silenciar las notificaciones antes de tiempo, haz clic en tu estado y luego No molestar y luego Desactivar No molestar.

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2. Gestionar el correo

CasillaPosponer correos y recibir recordatorios más tarde
  1. Coloca el cursor sobre un correo electrónico.
  2. En la parte derecha, haz clic en Posponer Posponer.
  3. En Posponer hasta, indica hasta cuándo quieres posponerlo.

    De este modo, el correo electrónico se pospone automáticamente y desaparece de la bandeja de entrada. Una vez que llegue el momento indicado, recibirás un recordatorio sobre el correo.

  4. (Opcional) Para ver todos los correos que se han pospuesto, haz clic en Pospuestos, en la barra lateral izquierda.

Más información

CasillaSilenciar los correos electrónicos cuyas respuestas no quieras ver
  1. En Gmail, selecciona la conversación que quieras silenciar.
  2. Haz clic en Más "" y selecciona Silenciar.
  3. Las conversaciones que silencias dejan de mostrarse en la bandeja de entrada y se archivan. Puedes encontrarlas en Todos, donde tendrán aplicada la etiqueta Silenciado.

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CasillaReenviar conversaciones de correo completas
  1. Abre un correo electrónico.

    Nota: Si en un mensaje se incluyen una firma o respuestas anteriores, Gmail las oculta. Debajo del espacio de redacción, haz clic en Mostrar contenido reducido "" para ver todo el texto que se incluirá en tu respuesta.

  2. En la parte superior derecha, haz clic en Más "".
  3. Selecciona una opción, como Responder, Responder a todos, Reenviar o Imprimir.

Nota: La función Respuesta Inteligente de Gmail puede sugerir respuestas basadas en el correo electrónico que hayas recibido. Para ahorrar tiempo, puedes seleccionar una y editarla, o bien enviarla directamente.

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CasillaImprimir correos electrónicos e invitaciones de Calendar

Imprimir invitaciones de correo electrónico y de Calendar:

  • Imprimir correos electrónicos: en Gmail, abre el correo electrónico que te interese y, en la parte superior derecha, haz clic en Imprimir todo "".
  • Imprimir una invitación de Calendar: en Google Calendar, abre la invitación y, en la parte superior derecha, haz clic en Más "" y luego Imprimir.

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CasillaCrear listas de correo electrónico de Grupos
  1. Inicia sesión en Grupos de Google.
  2. En la parte superior izquierda, haz clic en Crear grupo.
  3. Introduce la información y elige la configuración del grupo.
  4. Haz clic en Crear grupo.
  5. Antes de enviar un mensaje al grupo nuevo, espera unos minutos hasta que se active. Si no esperas, es posible que se te notifique que el mensaje no se ha podido entregar.

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CasillaCrear grupos de contactos

Para poder ponerte rápidamente en contacto con el mismo grupo de personas por correo electrónico, puedes crear y guardar un grupo de contactos. De este modo, la próxima vez que quieras enviar un correo electrónico a esos usuarios, solo tendrás que introducir el nombre del grupo como destinatario del correo electrónico.

Crear grupos de contactos

  1. En Gmail, haz clic en Redactar.
  2. Haz clic en Para, Cc o Cco. 
  3. Busca los contactos que quieras añadir al grupo y marca las casillas situadas junto a sus nombres.
  4. Haz clic en Administrar etiquetas y luego Crear etiqueta.
  5. Da un nombre a la etiqueta.
  6. Haz clic en Guardar.
  7. Cierra la ventana para volver al mensaje.

Enviar correos electrónicos a grupos de contactos

  1. En Gmail, haz clic en Redactar.
  2. Junto a Para, escribe el nombre de un grupo.
  3. Escribe el mensaje y haz clic en Enviar.

Más información

3. Crear y personalizar eventos

CasillaEspecificar qué horas están disponibles
  1. Abre Google Calendar y, en la cuadrícula del calendario, haz clic en una franja horaria en blanco. A continuación, haz clic en Horas disponibles o en MásCrear y luego Horas disponibles.
  2. (Opcional) Si quieres crear una hora disponible en otro calendario, en la parte inferior, haz clic en tu nombre y selecciona el calendario.
  3. Añade un título, una fecha y una hora.
  4. Selecciona el número de espacios y la duración de cada cita.
  5. (Opcional) Si quieres añadir más detalles a tu hora disponible, haz clic en Más opciones y añade la información.
  6. Haz clic en Guardar.

Tu bloque de citas se muestra como un único evento en tu calendario, con un símbolo de cuadrícula Cita en la esquina superior izquierda. Cuando otros usuarios reserven citas, estas aparecerán como eventos normales superpuestos al de tu bloque de citas.

Más información

CasillaCrear eventos desde la bandeja de entrada

Crear eventos a partir de correos electrónicos

  1. En Gmail, abre un correo electrónico.
  2. En la parte superior, haz clic en Más "" y luego Crear evento.
  3. Añade información al evento nuevo y haz clic en Guardar.

Ver eventos automáticos creados a partir de correos electrónicos

Algunos eventos de correos electrónicos, como confirmaciones de vuelos y reservas de restaurantes, se añaden automáticamente a tu calendario.

Desactivar los eventos automáticos:

Si no quieres incluir eventos de Gmail en tu calendario, puedes eliminarlos uno por uno o cambiar tu configuración para que no se añadan automáticamente.

  1. Abre Calendar y ve al icono de la rueda dentada Configuración y luego Configuración.
  2. Desplázate hasta Eventos de Gmail.
  3. En el campo Visibilidad de eventos de Gmail, elige una opción:
    • Predeterminada de Calendar: cualquier persona que tenga acceso a la información de un evento de tu calendario puede ver el nombre y el horario de tu evento de Gmail. Solo las personas que pueden hacer cambios en tus eventos pueden ver otros datos de tu correo, como números de confirmación, estado de los vuelos o números de teléfono.

      Nota:
      Si compartes tu calendario públicamente, al seleccionar esta opción también se podrá ver públicamente tu evento de Gmail.  
    • Privado: solo las personas que puedan hacer cambios en tu calendario pueden ver la información del evento. Cualquier otra persona que pueda ver tu calendario pero no pueda hacer cambios ve el estado de los eventos como "Ocupado".
    • Solo yo: solo tú puedes ver el acceso a los eventos de tu calendario.
  4. (Opcional) Para desactivar esta función, desmarca la casilla Añadir automáticamente los eventos de Gmail a mi calendario.

Más información

CasillaDuplicar eventos si hace falta repetirlos

A veces, es posible que quieras programar otro evento sobre el mismo tema. Para hacerlo, duplica el evento original.

  1. Haz clic en tu evento y, a continuación, en Editar Editar.
  2. Abre el evento y, en la parte superior, haz clic en No se repite, junto a Todo el día.
  3. Elige la frecuencia con la que se va a repetir el evento.

    Si quieres elegir una fecha de finalización, haz clic en Personalizar e introduce las fechas de inicio y de finalización.

  4. Haz clic en Guardar.

Más información

CasillaAñadir agendas como archivos adjuntos de Drive

Crear agendas

Elige una opción:

  • En la página principal de Documentos, encima de En blanco, haz clic en Crear"".
  • En la parte superior de Drive, haz clic en Nuevoy luegoDocumentos de Googley luegoDocumento en blanco o Desde una plantilla.

Adjuntar agendas a eventos

  1. Haz clic en el campo Añade una descripción o en Adjuntar archivo.
  2. Haz clic en Mi unidad o en Subir y selecciona el archivo.
  3. Haz clic en Seleccionar o en Subir. El archivo se adjuntará al evento.

Nota: Si tu administrador no permite compartir archivos de Google Drive con personas ajenas a tu organización, puedes enviar archivos adjuntos de Gmail a los invitados externos.

Más información

CasillaCrear documentos de notas y tareas

Crear documentos de notas y tareas

Elige una opción:

  • En la página principal de Documentos, encima de En blanco, haz clic en Crear"".
  • En la parte superior de Drive, haz clic en Nuevoy luegoDocumentos de Googley luegoDocumento en blanco o Desde una plantilla.

Añadir comentarios y asignarlos a personas concretas

  1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
  2. Haz clic en Añadir comentario "".
  3. Escribe tu comentario en el cuadro.
  4. (Opcional) Para dirigir el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantos usuarios como quieras. Todos recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
  5. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a.
  6. Haz clic en Comentar o en Asignar.

Nota: Si en un archivo se llega al máximo de comentarios, puedes hacer una copia del archivo que no incluya ningún comentario.

Más información

CasillaCalendar: crear eventos privados o invisibles

Si quieres reservar tiempo en tu calendario para trabajar, puedes añadir eventos y hacerlos privados.

  1. Elige una de estas opciones:
    • En la cuadrícula del calendario, haz clic en una franja horaria vacía.
    • Haz clic en Crear Más.
  2. Da un nombre, una fecha y una hora al evento.
  3. (Opcional) Para añadir más detalles a tu evento, haz clic en Más opciones.
  4. En la sección sobre visibilidad, selecciona Privado.
  5. Cuando termines, haz clic en Guardar.

Más información

CasillaDejar que los invitados editen los eventos para evitar el trasiego de correos electrónicos

Para evitar que los invitados a tus reuniones te envíen una gran cantidad de correos electrónicos sobre su disponibilidad, puedes dejar que ellos mismos cambien el evento para que puedan elegir la hora que más les convenga.

Dejar que los invitados editen eventos

  1. En el campo Añadir invitados, introduce las primeras letras del nombre o la dirección de correo electrónico de una persona. A medida que escribas aparecerán las direcciones del directorio de tu organización que coincidan.
  2. Haz clic en una sugerencia para añadir esa persona al evento. Si no se muestran sugerencias, escribe la dirección de correo electrónico completa del invitado. Una vez que añades un invitado a un evento, ocurre lo siguiente:
    • Se añade automáticamente al evento una videollamada de Google Meet.
    • El calendario del invitado aparece junto al tuyo.
  3. (Opcional) Puedes añadir direcciones de listas de distribución de Grupos de Google para invitar a muchas personas a la vez.
    Consulta más información sobre cómo invitar a grupos grandes en el artículo Gestionar eventos de gran tamaño en Calendar.
  4. (Opcional) Para marcar la asistencia de un invitado como opcional, coloca el cursor sobre el nombre del invitado y haz clic en Personas Contactos.
  5. (Opcional) Para permitir que los invitados modifiquen el evento, inviten a otros usuarios o vean la lista de invitados, haz clic en Permisos de invitados y marca las casillas correspondientes.

Nota: Si creas un evento en Calendar y no das permiso a los invitados para editarlo, no podrán cambiar la fecha ni la hora del evento en su propio calendario.

Dejar que los invitados editen eventos de forma predeterminada

  1. En Calendar, haz clic en el icono de la rueda dentada Configuración y luego Configuración.
  2. En la sección Configuración del evento, haz clic en Permisos de invitados predeterminados y selecciona Modificar evento.

Más información

CasillaProponer otras horas para celebrar reuniones

Nota: Si el organizador de un evento te ha dado permiso para editarlo, puedes reprogramarlo directamente sin tener que proponer otra hora.

  1. En Calendar, haz clic en el evento en la cuadrícula del calendario.
  2. Ve a la sección ¿Asistirás? y haz clic en la flecha hacia arriba "" y luego Proponer otra hora.
  3. En la sección Tu propuesta, selecciona otra hora o día y añade un mensaje.
  4. Haz clic en Enviar propuesta.

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CasillaEliminar y restaurar eventos

Puedes eliminar un evento si eres su propietario o, si no es así, quitarlo. Podrás recuperar el evento cuando quieras.

Eliminar eventos

  1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento.
  2. Haz clic en Eliminar Eliminar.

Restaurar eventos

  1. Haz clic en el icono Configuración y luego Papelera.
  2. Marca la casilla situada junto al evento eliminado y haz clic en Restaurar Restaurar.

Nota: Los eventos eliminados permanecen en la papelera de un calendario durante aproximadamente 30 días.

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