Woche 2: Effektive Besprechungen und Kommunikation

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Kommunikationstools auf verschiedenen GerätenIn diesem Artikel finden Sie Tipps, wie Sie schnell und effizient mit Ihrem Team kommunizieren können.

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1. Außerhalb von Besprechungen mit anderen Personen kommunizieren

KästchenKommunikation mit Personen außerhalb von Besprechungen

Die G Suite bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, außerhalb von Besprechungen mit anderen Personen zu kommunizieren.

Mit einer Einzelperson:

  • Direktnachricht per Chat: Wenn Sie eine kurze oder dringende Frage haben, können Sie eine Nachricht in Hangouts Chat senden.
  • E-Mail: Wenn Sie eine komplexere Angelegenheit klären möchten oder die Dringlichkeit geringer ist, haben Sie die Möglichkeit, über Gmail eine E-Mail zu senden.

Mit Personengruppen:

  • Gruppe in Google Kontakte: Für kurzlebige Gruppen, z. B. ein Team, das nur für die Dauer eines Projekts besteht, können Sie über Google Kontakte eine Gruppe erstellen. Solche Gruppen lassen sich sowohl in E-Mails als auch in Chats verwenden. Sie können sie nicht direkt für andere Personen freigeben. Wenn Sie jedoch eine E-Mail an eine Google Kontakte-Gruppe senden, haben andere Personen die Möglichkeit, allen in dieser Gruppe zu antworten oder die von Ihnen eingegebenen Adressen zu kopieren.
  • Mailingliste in Google Groups: Für langlebige Teams oder Abteilungen innerhalb einer Organisation können Sie in Google Groups eine Mailingliste erstellen. Die E-Mail-Adresse einer solchen Liste lässt sich dann verwenden, um mit mehreren Personen gleichzeitig zu kommunizieren, z. B. per E-Mail, oder Kalendertermine und Dateien für sie freizugeben. 

    Hinweis: Wenn der G Suite-Administrator für Ihre Organisation Google Groups nicht aktiviert hat, können Sie stattdessen die Gruppenfunktion von Google Kontakte nutzen.  

KästchenIn Gmail chatten

So senden Sie eine Chatnachricht an eine einzelne Person:

  1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie links unten auf "Hangouts" Start a Hangout.
    Unter Ihrem Namen werden Personen und Gruppen angezeigt, mit denen Sie häufig chatten.
  2. Klicken Sie auf einen Namen, um einen Chat zu starten.
  3. Wenn die Person oder Gruppe unter Ihrem Namen nicht angezeigt wird, klicken Sie auf "Neue Unterhaltung" New, geben Sie den Namen ein und klicken Sie dann auf die Person.

So senden Sie eine Chatnachricht an eine Gruppe:

  1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie links unten auf "Neue Unterhaltung" New und dann "Neue Gruppe" Nutzer zu Gruppe hinzufügen.
  2. Geben Sie neben "Personen" Personen einen Gruppennamen ein und klicken Sie dann auf "Fertig" Auswählen.
  3. Klicken Sie im Hangouts-Fenster auf "Personen" Personen und dann Personen hinzufügen.
  4. Wählen Sie die gewünschten Kontakte aus und klicken Sie auf Personen hinzufügen. Die Gruppe wird automatisch gespeichert.
  5. Wenn Sie eine Person aus der Gruppe entfernen möchten, klicken Sie neben dem Namen auf "Entfernen" Entfernen und dann auf Entfernen, um die Aktion zu bestätigen.

So verschieben Sie das Chatfenster:

  1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie auf "Einstellungen" Einstellungen und dann Einstellungen und dann Erweitert.
  2. Scrollen Sie zu Chat auf der rechten Seite und wählen Sie Aktivieren aus.
  3. Klicken Sie auf Änderungen speichern.
KästchenChatbenachrichtigungen stummschalten, wenn Sie sich konzentrieren müssen
  1. Wählen Sie in Gmail die Hangouts-Unterhaltung aus, die Sie ignorieren möchten.
  2. Klicken Sie auf "Einstellungen" Einstellungen und entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Benachrichtigungen.

Weitere Informationen

KästchenE-Mails zurückstellen und später daran erinnert werden
  1. Bewegen Sie den Mauszeiger auf eine E-Mail.
  2. Klicken Sie rechts auf "Zurückstellen" Zurückstellen.
  3. Wählen Sie unter Zurückstellen bis eine Zeit aus.

    Die E-Mail wird automatisch zurückgestellt und aus dem Posteingang verschoben. Nach Ablauf der angegebenen Zeit erhalten Sie automatisch eine Erinnerung.

  4. Wenn Sie sich alle zurückgestellten E-Mails ansehen möchten, klicken Sie in der Seitenleiste auf Zurückgestellt.

Weitere Informationen

KästchenE-Mails ignorieren, damit Antworten darauf nicht angezeigt werden
  1. Wählen Sie in Gmail die Konversation aus, die Sie ignorieren möchten.
  2. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Mehr und dann auf Ignorieren.
  3. Die Konversation wird aus Ihrem Posteingang entfernt und archiviert. Sie können sie weiterhin aufrufen, indem Sie unter Alle Nachrichten das Label Ignoriert anwenden.

Weitere Informationen

KästchenE-Mail-Konversationen weiterleiten
  1. Öffnen Sie die E-Mail.

    Hinweis: Signaturen und bisherige Antworten werden ausgeblendet. Wenn Sie den gesamten Inhalt Ihrer Antwort sehen möchten, klicken Sie unten auf "Vollständigen Inhalt anzeigen" Mehr.

  2. Klicken Sie rechts oben auf das Dreipunkt-Menü Mehr.
  3. Klicken Sie auf eine Option, z. B. auf Antworten, Allen antworten, Weiterleiten oder Drucken.

Hinweis: Mit der Gmail-Funktion "Intelligente Antwort" werden Ihnen basierend auf der erhaltenen E-Mail Antworten vorgeschlagen. Sie können einfach einen Vorschlag auswählen und vor dem Senden noch bearbeiten oder sofort senden – das spart Zeit.

Weitere Informationen

KästchenE-Mails und Kalendereinladungen drucken

So drucken Sie eine E-Mail oder eine Kalendereinladung:

  • E-Mail: Öffnen Sie in Gmail die gewünschte E-Mail. Klicken Sie rechts oben auf "Alles drucken" Print Icon.
  • Kalendereinladung: Öffnen Sie in Google Kalender die gewünschte Einladung. Klicken Sie rechts oben auf das Dreipunkt-Menü Mehr und dann Drucken.

Weitere Informationen

KästchenMailinglisten in Google Groups erstellen

Hinweis: Bevor Sie eine Mailingliste in Google Groups erstellen, sollten Sie überprüfen, ob sie dort nicht bereits besteht. Wenn Ihnen Google Groups nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an den G Suite-Administrator. Wurde Google Groups für Ihre Organisation nicht aktiviert, können Sie stattdessen eine Gruppe in Google Kontakte erstellen.

  1. Klicken Sie in Google Groups auf Gruppe erstellen.
    • Wenn Sie eine Gruppe innerhalb Ihrer Organisation erstellen, endet deren Adresse auf yourdomain.com.
    • Wenn Sie eine öffentliche Gruppe erstellen, endet deren Adresse auf googlegroups.com.
  2. Geben Sie eine Beschreibung für die Gruppe ein.
  3. Scrollen Sie zu Gruppentyp und wählen Sie neben Gruppentyp auswählen die Option E-Mail-Verteiler aus.
  4. Scrollen Sie dann zu Grundlegende Berechtigungen und wählen Sie aus, wer Themen ansehen, Beiträge posten und Ihrer Gruppe beitreten darf.
  5. Klicken Sie auf Gruppe erstellen.

Weitere Informationen

KästchenKontaktgruppen erstellen

Wenn Sie schnell einer Reihe von Personen eine E-Mail senden möchten, können Sie eine Gruppe von Kontakten erstellen und speichern. Das nächste Mal, wenn Sie denselben Personen eine Nachricht schreiben möchten, müssen Sie als E-Mail-Empfänger dann nur noch den Namen dieser Gruppe eingeben.

So erstellen Sie eine Kontaktgruppe:

  1. Klicken Sie in Gmail auf Schreiben.
  2. Geben Sie neben An die einzelnen E-Mail-Adressen ein.
  3. Klicken Sie auf An.
  4. Optional: Klicken Sie das jeweilige Kästchen neben weiteren Kontakten an, um sie der Gruppe hinzuzufügen. Die E-Mail-Adressen werden unten angezeigt.
  5. Klicken Sie auf Als Gruppe speichern.
  6. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf Speichern.

So senden Sie eine E-Mail an eine Kontaktgruppe:

  1. Klicken Sie in Gmail auf Schreiben.
  2. Geben Sie neben An den Namen der Gruppe ein.
  3. Verfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf Senden.

Weitere Informationen

2. Kalendertermine erstellen und anpassen

KästchenZeitblöcke erstellen
  1. Öffnen Sie Google Kalender. Klicken Sie im Kalenderraster auf einen leeren Zeitblock und dann auf Zeitblöcke oder auf Plus Erstellen und dann Zeitblöcke.
  2. Wenn Sie den Zeitblock in einem anderen Kalender erstellen möchten, klicken Sie unten auf Ihren Namen und wählen Sie den Kalender aus.
  3. Fügen Sie einen Titel hinzu und wählen Sie ein Datum sowie eine Uhrzeit aus.
  4. Wählen Sie die Anzahl der Zeitblöcke und die Dauer für die einzelnen Termine aus.
  5. Optional: Klicken Sie auf Weitere Optionen, um zusätzliche Informationen einzugeben.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Der Zeitblock wird im Kalender als einzelner Termin angezeigt. Sie erkennen ihn an dem Rastersymbol Termin links oben. Wenn jemand einen Termin bei Ihnen bucht, wird er als Überlappung auf dem Zeitblock angezeigt.

Weitere Informationen

KästchenÜber Gmail Termine erstellen

So erstellen Sie einen Termin aus einer E-Mail:

  1. Öffnen Sie die E-Mail in Gmail.
  2. Klicken Sie oben auf das Dreipunkt-Menü Mehr und dann Termin erstellen.
  3. Ergänzen Sie die Details für den Termin und klicken Sie auf Speichern.

So lassen Sie sich Termine anzeigen, die automatisch aus E-Mails erstellt wurden:

Manche E-Mails wie Flugbestätigungen und Restaurantreservierungen werden Ihrem Kalender automatisch hinzugefügt.

So deaktivieren Sie automatische Termine:

Wenn Termine aus Gmail nicht mehr in Ihrem Kalender angezeigt werden sollen, können Sie sie einzeln löschen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, für die Zukunft festzulegen, dass Termine nicht mehr automatisch hinzugefügt werden.

  1. Öffnen Sie Google Kalender und gehen Sie zu "Einstellungen" Einstellungen und dann Einstellungen.
  2. Scrollen Sie zu Termine aus Gmail.
  3. Wählen Sie im Feld Sichtbarkeit von Gmail-Terminen eine Option aus:
    • Kalender Standard: Alle Nutzer, die berechtigt sind, Termindetails in Ihrem Kalender zu sehen, können den Namen sowie Datum und Uhrzeit Ihres Termins in Gmail sehen. Weitere Details aus Ihrer E-Mail, wie Bestätigungsnummern, Flugstatus oder Telefonnummern, sind nur für Nutzer sichtbar, die berechtigt sind, Änderungen an Ihren Terminen vorzunehmen.

      Hinweis
      : Wenn Sie den Kalender öffentlich freigeben, ist der Termin mit dieser Option auch in Gmail öffentlich sichtbar.  
    • Privat: Nur Nutzer, die berechtigt sind, Änderungen an Ihrem Kalender vorzunehmen, können die Termindetails sehen. Nutzer mit Lesezugriff sehen hier lediglich die Information "Beschäftigt".
    • Nur ich: Termine in Ihrem Kalender sind nur für Sie sichtbar.
  4. Wenn Sie diese Option deaktivieren möchten, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Automatisch Termine aus Gmail zu meinem Kalender hinzufügen.

Weitere Informationen

KästchenTermine duplizieren, wenn weitere Besprechungen nötig sind

Manchmal muss zu einem Thema ein weiterer Termin angesetzt werden. Das können Sie ganz einfach tun, indem Sie den ursprüngliche Termin duplizieren.

  1. Klicken Sie auf den Termin und dann auf "Bearbeiten" Bearbeiten.
  2. Klicken Sie oben neben Ganztägig auf Einmalig.
  3. Legen Sie fest, wie oft der Termin wiederholt werden soll.

    Wenn Sie ein Enddatum auswählen möchten, klicken Sie auf Benutzerdefiniert und geben Sie ein Enddatum ein.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

Weitere Informationen

KästchenEine Terminübersicht als Anhang aus Google Drive hinzufügen

So erstellen Sie eine Terminübersicht:

Wählen Sie eine Option aus:

So hängen Sie die Terminübersicht an einen Termin an:

  1. Klicken Sie auf den Termin und dann auf "Bearbeiten" Bearbeiten.
  2. Klicken Sie über der Beschreibung auf Anhang hinzufügen Anhängen.
  3. Klicken Sie auf Meine Ablage oder Hochladen und wählen Sie eine Datei aus.
  4. Klicken Sie auf Auswählen oder auf Hochladen. Die Datei wird an den Termin angehängt.
  5. Klicken Sie auf Speichern

Hinweis: Wenn Ihr G Suite-Administrator festgelegt hat, dass Google Drive-Dateien nicht außerhalb Ihrer Organisation freigegeben werden dürfen, können Sie externen Gästen stattdessen Anhänge über Gmail senden.

Weitere Informationen

KästchenDokumente mit Notizen und Aufgaben erstellen

So erstellen Sie ein Dokument mit Notizen und Aufgaben:

Wählen Sie eine Option aus:

So fügen Sie Kommentare hinzu und weisen sie bestimmten Personen zu:

  1. Öffnen Sie Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen und wählen Sie den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
  2. Klicken Sie auf "Kommentarverlauf öffnen" Kommentieren und dann "Kommentar hinzufügen" Kommentar hinzufügen.
  3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
  4. Optional: Wenn Sie den Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Sie können beliebig viele Personen hinzufügen. Jede Person erhält per E-Mail den Kommentar sowie den Link zur Datei.
  5. Sie können den Kommentar auch einer bestimmten Person als Aufgabe zuweisen. Klicken Sie dazu das Kästchen [Name der Person] zuweisen an.
  6. Klicken Sie auf Kommentieren oder auf Aufgabe zuweisen.

Weitere Informationen

KästchenGoogle Kalender: Private oder unsichtbare Termine erstellen

Wenn Sie in Ihrem Kalender Zeiträume für die Arbeit blockieren möchten, können Sie private Termine hinzufügen.

  1. Wählen Sie eine Option aus:
    • Klicken Sie im Kalenderraster auf einen leeren Zeitblock.
    • Klicken Sie auf Plus Erstellen.
  2. Geben Sie für den Termin einen Titel sowie Datum und Uhrzeit ein.
  3. Optional: Klicken Sie auf Weitere Optionen, wenn Sie dem Termin weitere Details hinzufügen möchten.
  4. Wählen Sie im Bereich Sichtbarkeit die Option Privat aus.
  5. Klicken Sie abschließend auf Speichern.

Weitere Informationen

KästchenGäste Termine bearbeiten lassen, um unnötigen E-Mail-Verkehr zu vermeiden

Sie können verhindern, dass die Verfügbarkeit von Gästen für eine Besprechung erst in vielen E-Mails geklärt werden muss. Dazu erlauben Sie den Gästen einfach, den Termin selbst zu bearbeiten und einen Zeitraum auszuwählen, zu dem sie verfügbar wären.

So erlauben Sie Gästen, einen Termin zu bearbeiten:

  1. Öffnen Sie den Termin.

  2. Klicken Sie auf dem Tab Gäste in das Feld Gäste hinzufügen und geben Sie die ersten Buchstaben des Namens oder der E-Mail-Adresse der gewünschten Person ein.

    Passende Namen und Adressen aus dem Verzeichnis Ihrer Organisation werden während der Eingabe angezeigt.

    Tipp: Wenn Sie viele Personen auf einmal einladen möchten, können Sie auch die E-Mail-Adresse einer Google Groups-Mailingliste hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Termine mit vielen Gästen in Google Kalender verwalten.

  3. Klicken Sie auf einen Vorschlag, um die entsprechende Person dem Termin hinzuzufügen. Falls keine Vorschläge angezeigt werden, geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse des Gasts ein.
  4. Optional: Sie können die Teilnahme eines Gasts als optional markieren. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger auf den Namen des Gasts und klicken Sie auf "Als optional kennzeichnen" Personen
  5. Optional: Wenn Sie Gästen erlauben möchten, Termine zu bearbeiten, Personen einzuladen oder die Gästeliste aufzurufen, klicken Sie unter Gäste können die entsprechenden Kästchen an.

Hinweis: Wenn Sie einen Termin in Google Kalender erstellen und den Gästen keine Berechtigung zum Ändern erteilen, können diese das Datum und die Uhrzeit des Termins nicht in ihrem eigenen Kalender ändern.

So erlauben Sie Gästen standardmäßig, Termine zu bearbeiten:

  1. Klicken Sie in Google Kalender auf "Einstellungen" Einstellungen und dannEinstellungen.
  2. Klicken Sie im Abschnitt Termineinstellungen auf Standardberechtigungen für Gäste und wählen Sie Termin bearbeiten aus.

Weitere Informationen

KästchenEinen anderen Zeitpunkt für eine Besprechung vorschlagen

Hinweis: Wenn der Organisator Ihnen Bearbeitungszugriff gewährt hat, können Sie direkt eine neue Zeit festlegen, ohne sie erst vorschlagen zu müssen.

  1. Klicken Sie in Google Kalender im Kalenderraster auf den Termin.
  2. Klicken Sie unter Teilnehmen? auf den Aufwärtspfeil Aufwärtspfeil und dann Neue Uhrzeit vorschlagen.
  3. Wählen Sie im Abschnitt Mein Vorschlag eine andere Uhrzeit oder ein anderes Datum aus und geben Sie eine Nachricht ein.
  4. Klicken Sie auf Vorschlag senden.

Weitere Informationen

KästchenTermine löschen und wiederherstellen

Sie können einen Termin löschen oder entfernen. Ersteres geht jedoch nur, wenn Sie der Inhaber sind. Danach lässt sich ein Termin auch wiederherstellen.

So löschen Sie Termine:

Klicken Sie im Kalenderraster auf den Termin und dann auf "Löschen" Löschen.

So stellen Sie Termine wieder her:

  1. Klicken Sie auf "Einstellungen" Einstellungen und dann Papierkorb.
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Termin und wählen Sie eine Option aus:
    • Um den Termin wiederherzustellen, klicken Sie daneben auf das Kästchen und dann auf "Wiederherstellen" Wiederherstellen.
    • Um den Termin endgültig zu löschen, klicken Sie daneben auf das Kästchen und dann auf "Löschen" Löschen.
  3. Wenn Sie alle Termine im Papierkorb löschen möchten, klicken Sie rechts oben auf Papierkorb leeren.

Hinweis: Gelöschte Termine werden ca. 30 Tage im Papierkorb eines Kalenders aufbewahrt.

Weitere Informationen

3. Produktive Besprechungen abhalten

KästchenAn Besprechungen teilnehmen

Über Hangouts können Sie ganz einfach Besprechungen beitreten, entweder über Ihren Computer oder unterwegs über ein Mobilgerät.

Im Web

  1. Gehen Sie im Browser zu Meet.
  2. Wählen Sie die Besprechung aus der Liste mit geplanten Besprechungen aus.
  3. Klicken Sie auf An der Besprechung teilnehmen.

Weitere Informationen finden Sie unter Einstieg in Hangouts Meet.

Auf Mobilgeräten

  1. Öffnen Sie die Hangouts Meet App.
  2. Wischen Sie von unten nach oben, um die geplanten Besprechungen aufzurufen.
  3. Wählen Sie eine Besprechung aus der Liste aus und tippen Sie auf Teilnehmen.

Weitere Informationen

KästchenBesprechungen aufzeichnen
  1. Öffnen Sie Hangouts Meet und nehmen Sie an einer Videokonferenz teil oder starten Sie eine neue.
  2. Wenn Sie in der Besprechung sind, klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Mehr und dann Besprechung aufzeichnen und dann auf Start.

    Hinweis: Die Teilnehmer werden benachrichtigt, wenn die Aufzeichnung beginnt oder endet. Personen außerhalb Ihrer Organisation und Teilnehmer, die die mobile App nutzen oder sich über ein Telefon einwählen, werden auch benachrichtigt, wenn die Aufzeichnung gestartet oder beendet wird, können jedoch nicht selbst aufzeichnen.

  3. Um die Aufnahme zu stoppen, klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Mehr und dann Aufzeichnung beenden.
  4. Klicken Sie zur Bestätigung auf Aufzeichnung beenden. Die Aufzeichnung endet außerdem automatisch, wenn alle Teilnehmer die Besprechung verlassen haben.
  5. Warten Sie einige Minuten, bis die Datei mit der Aufzeichnung erstellt und in Google Drive gespeichert wurde.
    Ein Link zur Aufzeichnung wird automatisch an den Organisator der Besprechung und an die Person gesendet, die die Aufzeichnung gestartet hat. Die Aufzeichnung wird automatisch für Teilnehmer freigegeben, die sich in derselben Domain wie der Organisator der Besprechung befinden.
  6. Wenn Sie die E-Mail mit der Aufzeichnung erhalten, klicken Sie auf die Datei, um sie zu öffnen, oder auf In Google Drive öffnen.

Weitere Informationen

KästchenBildschirm freigeben
  1. Öffnen Sie in Google Drive die Datei aus Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen, die Sie freigeben oder präsentieren möchten.
  2. Optional: So bearbeiten Sie ein Dokument gleichzeitig mit den Teilnehmern:
    1. Klicken Sie rechts oben auf Freigeben.
    2. Fügen Sie dem Dokument einen Titel hinzu und klicken Sie auf Speichern.
    3. Fügen Sie die Besprechungsteilnehmer hinzu und erteilen Sie allen die Zugriffsberechtigung Darf bearbeiten.
    4. Klicken Sie auf Senden.
  3. Öffnen Sie Hangouts Meet und nehmen Sie an der Besprechung teil.
  4. Klicken Sie auf Bildschirm teilen und wählen Sie aus, was Sie zeigen möchten:
    • Mein ganzer Bildschirm
    • Ein Fenster
  5. Klicken Sie auf Freigeben.
  6. Wenn Sie Ihren Bildschirm nicht mehr teilen möchten, klicken Sie unten auf Freigabe beenden.

Weitere Informationen

Nächster Schritt

Sie möchten produktiv mit der G Suite arbeiten? Dann sehen Sie sich die Checkliste für Woche 3 an.
 
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