الأسبوع الثاني: التواصل بفعالية

هل تريد الاستفادة إلى أقصى حد من تطبيقات Google في العمل أو المؤسسة التعليمية؟ اشترِك للحصول على الإصدار التجريبي المجاني من Google Workspace
" "

عَرْض الأجهزة المتنوعة أدوات الاتصالللتواصل مع أعضاء فريقك بسرعة وكفاءة، عليك إكمال المهام التالية.

" "


عرض جميع التعليمات | إخفاء جميع التعليمات

1- استخدام قناة الاتصال المناسبة

مربع الاختيارالقنوات المتاحة من خلال Google Workspace

اختَر قناة التواصل المناسبة لجمهورك ورسالتك.

التواصل مع الأفراد:

  • رسالة محادثة مباشرة - إذا كان لديك سؤال سريع أو لا يحتمل الانتظار، يمكنك إرسال رسالة محادثة في Google Chat.
  • رسالة إلكترونية - إذا كنت تحتاج إلى مناقشة شيء أكثر تعقيدًا أو يحتمل الانتظار، يمكنك إرسال رسالة إلكترونية باستخدام Gmail.

التواصل مع مجموعات من المستخدمين:

  • مجموعة جهات الاتصال - بالنسبة للمجموعات المؤقتة، مثل فريق مشروع قصير المدى، يمكنك إنشاء مجموعة اتصال . يمكن استخدام مجموعات "جهات الاتصال" في كل من الرسائل الإلكترونية والمحادثات. لا يمكنك مشاركة مجموعة جهات الاتصال مع الآخرين مباشرةً. وفي حال إرسال رسالة إلكترونية إلى مجموعة "جهات الاتصال"، يمكن للمستخدمين الآخرين الرد على الجميع في مجموعة "جهات الاتصال" أو نسخ قائمة العناوين.
  • قائمة بريدية "لمجموعات Google" - بالنسبة إلى الفرق والأقسام طويلة المدى داخل مؤسسة، يمكنك إنشاء قائمة بريدية "لمجموعات Google". ويمكن استخدام عنوان البريد الإلكتروني لقائمة بريدية "لمجموعات Google" للتواصل مع عدة مستخدمين والمشاركة معهم في آنٍ واحد، مثل في الرسائل الإلكترونية وأحداث التقويم والملفات. 

    ملاحظة: في حال لم يفعِّل المشرف مجموعات Google لمؤسستك، يمكنك استخدام مجموعات جهات الاتصال بدلاً من ذلك.  

مربع الاختيارالمحادثة مع أشخاص في Chat أو Gmail

إرسال رسالة مباشرة إلى مستخدم:

  1. سجِّل الدخول إلى Chat أو Gmail.
  2. ضمن Chat، انقر على اسم وأدخِل رسالة وانقر على رمز الإرسال "".
  3. إذا لم يكن الاسم ضمن Chat، انقر على البحث عن مستخدمين وغرف وبرامج تتبّع أو انقر على رمز بدء محادثة "".
  4. أدخِل اسمًا أو عنوان بريد إلكتروني. ستظهر لك الاقتراحات أثناء إدخال النص.
    لإرسال رسالة مباشرة إلى مستخدم من خارج مؤسستك، أدخِل عنوان البريد الإلكتروني الكامل للمستخدم.
  5. اختَر المستخدم الذي تريد مراسلته.
  6. أدخِل رسالة وانقر على رمز الإرسال "".
    تشمل الاقتراحات كل المستخدمين في مؤسستك، حتى إذا لم يكن لديهم Chat.

بدء محادثة جماعية:

  1. سجِّل الدخول إلى Chat أو Gmail.
  2. Under Chat, click a group name, enter a message, and click Send "".
  3. If the group name isn’t under Chat:
    • In Chat, click Find people, rooms, botsثمStart group conversation.
    • In Gmail, under Chat, click Start a chat""ثمStart group conversation.
  4. Enter a name or email address. Suggestions appear as you enter text. 
  5. Click Message or Done "".
  6. Enter a message and click Send "".
    Suggestions include everyone in your organization, even if they don't have Chat.

تغيير موضع لوحة Chat في Gmail:

  1. على جهاز الكمبيوتر، افتح Gmail.
  2. في أعلى يسار الشاشة، انقر على رمز الإعدادات ""ثمعرض جميع الإعدادات.
  3. في أعلى الصفحة، انقر على الدردشة والاجتماعات.
  4. بجانب موضِع الدردشة، اختَر يمين البريد الوارد أو يسار البريد الوارد.
  5. انقر على حفظ التغييرات.
مربع الاختيارتجاهل إشعارات Chat عندما تحتاج إلى التركيز
  1. سجِّل الدخول إلى Chat أو Gmail.
  2. في أعلى يمين الصفحة، انقر على حالتك.
  3. ضمن تجاهل الإشعارات، اختَر فترة زمنية لتجاهل الإشعارات.
    يتم تفعيل الإشعارات مرة أخرى تلقائيًا بعد انتهاء الفترة المحدّدة لتجاهلها.
  4. (اختياري) لإيقاف تجاهل الإشعارات، انقر على حالتك ثمإيقاف ميزة "عدم الإزعاج".

مزيد من المعلومات

2- إدارة بريدك الإلكتروني

مربع الاختيارإزالة الرسائل الإلكترونية مؤقتًا لتلقي تذكير في وقتٍ لاحق
  1. افتح Gmail وأشِر إلى رسالة إلكترونية.
  2. على يسار الصفحة، انقر على "تأجيل"تأجيل.
  3. ضمن تأجيل حتى، اختَر وقتًا.

    يتم تأجيل الرسالة الإلكترونية تلقائيًا وتنتقل خارج البريد الوارد. وستتلقى تذكيرًا بشأن الرسالة الإلكترونية المؤجلة بعد فترة محدد.

  4. (اختياري) للاطِّلاع على جميع الرسائل الإلكترونية المؤجلة، انقر على مؤجل في الشريط الجانبي الأيمن.

مزيد من المعلومات

مربع الاختيارإزالة الرسائل الإلكترونية التي لا تريد أن تظهر ردودًا لها
  1. في Gmail، اختَر المحادثة التي تريد تجاهلها.
  2. انقر على "المزيد" "" واختَر تجاهل.
  3. بعد تجاهل محادثة، تتم إزالتها من البريد الوارد ووضعها في الأرشيف. ولا يزال بإمكانك الاطلاع على المحادثة في كل البريد مع تطبيق تصنيف تم تجاهله.

مزيد من المعلومات

مربع الاختيارإعادة توجيه سلاسل محادثات الرسائل الإلكترونية
  1. افتح الرسالة الإلكترونية.

    ملاحظة: إذا كانت الرسالة تتضمن توقيعًا أو ردودًا سابقة، يخفيها Gmail من العرض. أسفل ردك، انقر على رمز عرض المحتوى المُقتطَع "" لعرض كل النص الذي سيتم تضمينه في ردك.

  2. في أعلى يسار الصفحة، انقر على رمز المزيد "".
  3. انقر على خيار، مثل الرد والرد على الكل وإعادة توجيه وطباعة.

نصيحة: قد يقترح عليك "الرد السريع" من Gmail بعض الردود استنادًا إلى الرسالة الإلكترونية الذي تلقيتها. لتوفير الوقت، اختَر وقتًا، ثم عدّل النص المقترح أو أرسله كما هو.

مزيد من المعلومات

مربع الاختيارطباعة الرسائل الإلكترونية ودعوات التقويم

طباعة رسالة إلكترونية أو دعوة تقويم:

  • طباعة رسالة إلكترونية: في Gmail، افتح البريد الإلكتروني. في أعلى يسار الصفحة، انقر على طباعة الكل "".
  • طباعة دعوة تقويم: في تقويم Google، افتح الدعوة. في أعلى يسار الصفحة، انقر على "المزيد" ""ثمطباعة.

مزيد من المعلومات

مربع الاختيارإنشاء قائمة بريدية "لمجموعات Google"

ملاحظة: قبل إنشاء قائمة بريدية "لمجموعات Google"، يُرجى التأكد من عدم وجودها في مجموعات Google. في حال لم تظهر لك "مجموعات Google"، يُرجى التواصل مع المشرف. في حال لم يتم تفعيل "مجموعات Google" لمؤسستك، يمكنك إنشاء مجموعة "جهات الاتصال" بدلاً من ذلك.

  1. سجِّل الدخول إلى مجموعات Google.
  2. في أعلى يمين الصفحة، انقر على إنشاء مجموعة.
  3. أدخِل المعلومات واختَر الإعدادات للمجموعة.
  4. مرِّر وصولاً إلى نوع المجموعة، وبجانب اختيار نوع مجموعة، اختَر قائمة عناوين البريد الإلكتروني.
  5. مرِّر وصولاً إلى الأذونات الأساسية واختَر المستخدم الذي يمكنه عرض المواضيع ومشاركتها والانضمام إليها في مجموعتك.
  6. انقر على إنشاء مجموعة.
  • إذا كنت تنشئ مجموعة في حساب العمل أو المؤسسة التعليمية، سوف ينتهي عنوان مجموعتك باسم نطاقك example.com.
  • إذا كنت تنشئ مجموعة مستهلك، سوف ينتهي عنوان مجموعتك باسم نطاقك googlegroups.com.
عليك الانتظار بضع دقائق لحين تفعيل مجموعتك الجديدة قبل إرسال رسالة إليها، وإلا قد تتلقّى إشعارًا بتعذّر تسليم رسالتك.

مزيد من المعلومات

مربع الاختيارإنشاء مجموعات "جهات الاتصال"

في حال كنت تريد التواصل مع مجموعة من المستخدمين من خلال البريد الإلكتروني بشكلٍ سريع، يمكنك إنشاء مجموعة جهات اتصال وحفظها. في المرة القادمة التي تريد فيها إرسال مجموعة من جهات الاتصال من خلال البريد الإلكتروني، ما عليك سوى إدخال اسم المجموعة كمستلم الرسالة الإلكترونية.

إنشاء مجموعة جهات اتصال:

  1. في Gmail، انقر على إنشاء.
  2. انقر على إلى أو نسخة إلى أو نسخة مخفية الوجهة. 
  3. ابحث عن جهات الاتصال المطلوب إضافتها إلى المجموعة، وضع علامة في المربّعات بجانب أسمائها.
  4. انقر على إدارة التصنيفاتثمإنشاء تصنيف.
  5. أدخِل اسمًا للتصنيف.
  6. انقر على حفظ.
  7. أغلِق النافذة للرجوع إلى رسالتك.

إرسال مجموعة جهات اتصال عبر البريد الإلكتروني:

  1. في Gmail، انقر على إنشاء.
  2. بجانب إلى، أدخِل اسم المجموعة.
  3. أنشئ الرسالة، ثم انقر على إرسال.

مزيد من المعلومات

3- إنشاء الأحداث وتخصيصها

مربع الاختيارإنشاء خانات المواعيد
  1. افتَح تقويم Google وفي شبكة التقويم، انقر على خانة وقت فارغة وانقر على خانات المواعيد.
  2. (اختياري) في حال كنت تريد إنشاء خانة المواعيد في تقويم آخر، انقر على السهم المتجه للأسفل السهم المتجه للأسفل واختَر التقويم في أسفل الصفحة بجانب اسمك.
  3. أضِف عنوانًا واختَر تاريخًا ووقتًا.
  4. اختَر عدد الخانات ومدة كل موعد.
  5. (اختياري) في حال كنت تريد إضافة المزيد من التفاصيل إلى خانة المواعيد، انقر على مزيد من الخيارات وأضِف معلوماتك.
  6. انقر على حفظ.

سيتم عرض حظر المواعيد بصفته حدثًا واحدًا في التقويم، باستخدام رمز شبكة موعد في أعلى يسار الصفحة. وعندما يحجز المستخدمون مواعيدهم، سيظهرون كأحداث منتظمة تتداخل مع حظر الموعد.

سيتم عرض حظر المواعيد بصفته حدثًا واحدًا في التقويم، باستخدام رمز شبكة موعد في أعلى يسار الصفحة. وعندما يحجز المستخدمون مواعيدهم، سيظهرون كأحداث منتظمة تتداخل مع حظر الموعد.

مزيد من المعلومات

مربع الاختيارإنشاء أحداث من البريد الوارد

إنشاء حدث من رسالة إلكترونية:

  1. في Gmail، افتح الرسالة الإلكترونية.
  2. في أعلى الصفحة، انقر على "المزيد" ""ثمإنشاء حدث.
  3. أضِف التفاصيل إلى الحدث الجديد وانقر على حفظ.

يُرجى الاطّلاع على الأحداث التلقائية التي يتم إنشاؤها من الرسائل الإلكترونية:

تتم إضافة بعض الرسائل الإلكترونية (مثل، تأكيدات الرحلات الجوية وحجوزات المطاعم) إلى التقويم تلقائيًا.

إيقاف الأحداث التلقائية:

في حال كنت لا تريد إضافة الأحداث من Gmail في تقويمك، يمكنك حذف حدث فردي أو تغيير الإعدادات حتى لا تتم إضافة الأحداث تلقائيًا.

  1. افتح التقويم وانتقِل إلى "الإعدادات" الإعداداتثمالإعدادات.
  2. مرِّر إلى الأحداث من Gmail.
  3. في حقل مستوى رؤية أحداث Gmail، حدِّد خيارًا:
    • الإعداد التلقائي للتقويم - يمكن لأي مستخدم يمتلك إذن الوصول إلى عرض تفاصيل الحدث في تقويمك الاطِّلاع على اسم الحدث ووقته من Gmail. ويمكن فقط للمستخدمين الذين يمكنهم الوصول لإجراء التغييرات على أحداثك الاطِّلاع على التفاصيل الأخرى من بريدك الإلكتروني، مثل أرقام التأكيد أو حالة رحلة الطيران أو أرقام الهواتف.

      ملاحظة:
      في حال شاركت تقويمك بشكل علني، سيؤدي تحديد هذا الخيار أيضًا إلى ظهور حدث Gmail علنيًا.  
    • خاص - يمكن فقط للمستخدمين الذين بإمكانهم الوصول لإجراء التغييرات على تقويمك الاطِّلاع على تفاصيل الحدث. يطّلع أي شخص آخر يمكنه عرض تقويمك، ولكن لا يمكنه إجراء التغييرات، على الحدث بصفته "مشغول".
    • أنا فقط - لا يمكن لأحد سواك الوصول إلى الأحداث في تقويمك والاطلاع عليها.
  4. (اختياري) لإيقاف هذه الميزة، أزِل علامة من المربع إضافة الأحداث من Gmail إلى تقويمي تلقائيًا.

مزيد من المعلومات

مربع الاختيارتكرار الأحداث إذا كنت تحتاج إلى الاجتماع مرة أخرى

يمكن أن تحتاج أحيانًا إلى جدولة حدث آخر يتناول الموضوع نفسه. يمكنك إجراء ذلك بسهولة عن طريق تكرار الحدث الأصلي.

  1. انقر مرة واحدة على الحدث وانقر على "تعديل" تعديل.
  2. افتح الحدث في أعلى الصفحة بجانب طوال اليوم، وانقر على عدم التكرار.
  3. اختَر عدد مرات تكرار الحدث.

    في حال كنت تريد اختيار تاريخ انتهاء، انقر على مخصّص وأدخِل تاريخَي البدء والانتهاء.

  4. انقر على حفظ.

مزيد من المعلومات

مربع الاختيارإضافة أجندة كمرفق في Drive

إنشاء الأجندة:

اختر خيارًا:

إرفاق الأجندة بالحدث:

  1. انقر على حقل إضافة وصف أو مرفقات.
  2. انقر على ملفاتي أو تحميل واختَر الملف.
  3. انقر على اختيار أو تحميل. سيتم إرفاق الملف بالحدث

ملاحظة: في حال لم يسمح المشرف بمشاركة ملفات Google Drive خارج مؤسستك، يمكنك إرسال مرفقات Gmail إلى المدعوين الخارجيين بدلاً من ذلك.

مزيد من المعلومات

مربع الاختيارإنشاء ملاحظة في Notes و مستند بنود عمل

إنشاء الملاحظات ومستند بنود عمل:

اختر خيارًا:

إضافة تعليقات وتحديدها لمستخدمين محددين:

  1. في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، اختَر النص الذي تريد التعليق عليه.
  2. انقر على "إضافة تعليق" "".
  3. أدخِل التعليق في المربع.
  4. (اختياري) لتوجيه مهمتك أو تعليقك إلى مستخدم محدد، أدخِل علامة الإضافة (+) متبوعة بعنوان بريده الإلكتروني. يمكنك إضافة أي عدد تريده من المستخدمين. سيتلقى كل مستخدم رسالة إلكترونية تتضمن تعليقك ورابطًا إلى الملف.
  5. (اختياري) لتحديد التعليق إلى مستخدم محدد، ضع علامة في المربع تحديد إلى.
  6. انقر على تعليق أو تحديد.

مزيد من المعلومات

مربع الاختيارالتقويم: إعداد الأحداث الخاصة أو غير المرئية

إذا كنت تريد حجز الوقت للعمل في تقويمك، يمكنك إضافة الأحداث وجعلها خاصة.

  1. حدِّد خيارًا:
    • في شبكة التقويم، انقر على خانة وقت فارغة.
    • انقر على إنشاء Plus.
  2. أضِف عنوان الحدث وتاريخه ووقته.
  3. (اختياري) لإضافة المزيد من التفاصيل إلى الحدث، انقر على مزيد من الخيارات.
  4. في قسم مستوى الرؤية، اختَر خاص.
  5. عند الانتهاء، انقر على حفظ.

مزيد من المعلومات

مربع الاختيارالسماح للمدعوين بتعديل الأحداث لتجنب الرسائل الإلكترونية الصادرة والواردة

ولتجنب الكثير من الرسائل الإلكترونية الصادرة والواردة لمناقشة مدى توفر المدعوين لحضور اجتماعاتك، يمكنك السماح للمدعوين بتعديل الحدث حتى يتسنى لهم اختيار الوقت الذي يناسبهم.

السماح للمدعوين بتعديل حدث:

  1. في حقل إضافة مدعوين، أدخِل الأحرف القليلة الأولى من اسم المستخدم أو عنوان بريده الإلكتروني. تظهر العناوين المطابقة في دليل مؤسستك عند إدخال النص.
  2. انقر على اقتراح لإضافة هذا المستخدم إلى الحدث. وفي حال لم تظهر أي اقتراحات، أدخِل عنوان البريد الإلكتروني الكامل للمدعو. بعد إضافة مدعو إلى الحدث:
    • تتم إضافة اجتماع فيديو في Google Meet تلقائيًا إلى الحدث.
    • يظهر تقويم المدعو بجوار تقويمك.
  3. (اختياري) يمكنك إضافة عنوان القائمة البريدية "لمجموعات Google" لدعوة مجموعة كبيرة من المستخدمين في آن واحد.
    لمزيد من المعلومات عن دعوة مجموعة كبيرة، يُرجى الاطِّلاع على إدارة الأحداث الكبيرة في "تقويم Google".
  4. (اختياري) لوضع علامة على حضور المدعو كاختياري، أشِر إلى اسم المدعو وانقر على رمز الأشخاص الأشخاص.
  5. (اختياري) للسماح للمدعوين بتعديل الحدث، أو دعوة الآخرين، أو الاطّلاع على قائمة المدعوين، انقر على أذونات المدعو وضع علامة في المربّع المناسب.

ملاحظة: إذا أنشأت حدثًا في "تقويم Google" ولم تمنح المدعوين الإذن لتعديل الحدث، لن يكون بإمكانهم تغيير تاريخ الحدث أو وقته في التقويم الخاص بهم.

السماح للمدعوين بتعديل الأحداث تلقائيًا:

  1. في التقويم، انقر على "الإعدادات" الإعدادات ثم الإعدادات.
  2. في قسم إعدادات الحدث، انقر على أذونات المدعوّين التلقائية واختَر تعديل الحدث.

مزيد من المعلومات

مربع الاختياراقتراح وقت جديد للاجتماع

ملاحظة: في حال منحك منظِّم الحدث الوصول إلى تعديل حدث، يمكنك إعادة جدولة الحدث مباشرةً بدون اقتراح وقت جديد.

  1. في التقويم، انقر مرة واحدة على الحدث في شبكة التقويم.
  2. انتقِل إلى قسم هل تعتزم الحضور؟ وانقر على السهم المتجه للأعلى ""ثماقتراح وقت جديد.
  3. في قسم اقتراحك، اختَر وقتًا أو يومًا آخر وأضِف رسالة.
  4. انقر على إرسال اقتراح.

مزيد من المعلومات

مربع الاختيارحذف الأحداث المحذوفة واستعادتها

يمكنك حذف حدث إذا كنت المالك أو، في حال عدم حدوث ذلك، يمكنك إزالته. يمكنك استعادة الحدث مرة أخرى بعد حذفه أو إزالته.

حذف حدث:

  1. في شبكة التقويم، انقر على الحدث.
  2. انقر على رمز الحذف حذف.

استعادة حدث:

  1. انقر على رمز الإعدادات الإعداداتثمالمهملات.
  2. ضَع علامة في المربّع بجانب الحدث المحذوف وانقر على رمز استعادةاستعادة.

ملاحظة:  ستظل الأحداث المحذوفة في مهملات التقويم لمدة 30 يومًا تقريبًا.

مزيد من المعلومات

الخطوات التالية

هل تريد البدء على الفور في تعزيز إنتاجية نشاطك التجاري على Google Workspace؟ يُرجى الاطّلاع على قائمة تحقق الأسبوع الثالث.
 
هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟