要与远程办公和坐班的同事开展协作?了解如何在混合工作环境中高效工作

与非 Google Workspace 用户展开协作的十大妙招

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咖啡、钢笔、设备等

灰色长条

1

安排活动和视频会议" "

您可以在日历中安排活动和视频会议,并邀请没有 Google Workspace 帐号的人员参加。邀请对象会收到电子邮件邀请,并可以进行回复。对于您使用 Google Meet 发出的邀请,任何邀请对象都可以点击邀请邮件中的链接或前往 meet.google.com 输入会议代码来加入会议。

注意:如果您要加入其他单位的会议或没有 Google Workspace 帐号,您仍然可以加入视频会议;不过,可能需要参与者批准您的加入请求。

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2

没有安装 Office 也可以处理 Microsoft Office 文件" "

即使您未安装 Office,也可以在 Google Workspace 中处理 Office 文件。具体来说,可以在 Chrome 浏览器或 Chromebook 中编辑 Office 文件、将文件转换为 Google 文件格式,以及进行其他各种处理。

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云端硬盘

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3

以 Office 格式共享 Google 文档编辑器文件" "

如果您的合作对象使用 Office,您可以用 Office 格式向他们发送文档表格幻灯片文件的副本。例如,您可以在文档中创建文件,然后将其以 Microsoft Word 文件的格式通过电子邮件发送给对方。

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文档、表格和幻灯片

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4

在云端硬盘中为 Office 文件添加评论" "

您可以直接在云端硬盘中为 Office 文件、Adobe PDF 文件等添加评论。您的合作对象即使不是 Google Workspace 用户,也可以回复您的评论。例如,如果您的同事使用 Word 打开文件,他们会看到您在文件中的评论并且可予以回复。

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云端硬盘

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5

共享 Google 文件以供任何人查看" "

您可以与他人共享云端硬盘文件或文件夹,不论对方是否有 Google 帐号。* 只需与他们的电子邮件地址共享相应文件即可。没有 Google 帐号的用户会收到一封电子邮件邀请(包含 PIN 码),以协同处理共享文件或文件夹。用户通过 PIN 码登录后,可以查看文件和文件夹、评论文件以及提出修改建议,也可以直接编辑文件。

*必须为您的单位启用访客共享功能。请参阅与访客共享文档

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云端硬盘

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6

导入文档、电子表格和演示文稿并将其转换为 Google 文件格式" "

如果您要处理的是非 Google 格式的文档、电子表格或演示文稿,可以将它们导入到 Google 文档表格幻灯片。然后,您可以在原格式中编辑文件,也可以将它们转换为 Google 文件格式。例如,您可以将 Word 文件转换为 Google 文档文件,然后与您的团队同时对其进行修改和评论。如果您的文件包含评论或修订内容,则它们会分别转换为文档中的评论和建议。

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7

改用 Google 云端硬盘共享您的网络文件" "

如果您目前通过私人网络或 Microsoft OneDrive 共享文件,则可以将文件移到云端硬盘中,这样 Google Workspace 用户也可以共享这些文件。

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云端硬盘

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8

共享大型文件" "

有时,用户无法通过电子邮件发送大型文件。不同的电子邮件服务提供商对附件大小的限制不同。其实可以通过云端硬盘来共享大型文件,而不用通过电子邮件发送。用户点击电子邮件中的链接后,系统会在网页中打开链接,即使他们不使用 Google Workspace 或者没有 Google 帐号也无妨。

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云端硬盘、共享云端硬盘

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9

确保共享文件的安全" "

云端硬盘的共享功能和访问权限控制功能可让您轻松安全地与外部合作伙伴展开协作。例如,共享包含敏感内容的文件时,您可以禁止用户下载、打印或复制文件。您还可以为文件设置失效日期,这样外部合作伙伴或代理机构在项目结束后就无法继续访问相应文件。

如果您要下载外部文件,云端硬盘会先扫描文件,看看是否存在病毒;这适用于大多数文件。如果检测到病毒,系统就不会下载相应文件。

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10

与群组共享文件" "

借助 Google 网上论坛中的群组功能,您可以一次与多人共享您的 Google 日历、网站和文档。群组中的每个人都可以访问与该群组共享的文件。群组里的人可以是单位内部人员,也可以是单位以外的人员。您可以根据需要向群组添加人员,也可以移除不应再拥有访问权限的人员。

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网上论坛

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