Google Workspace を使っていない相手と連携するための Google Workspace 活用法トップ 10

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コーヒー、ペン、デバイスなど

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予定やビデオ会議を設定する青色の線

Google カレンダーを使用して、Google Workspace アカウントを持っていない相手との予定やビデオ会議を設定し、ゲストにメールで招待状を送って返答してもらうことができます。Google Meet を使用する場合、ゲストは招待状に記載されているリンクをクリックするか、meet.google.com から会議コードを入力することで会議に参加できます。

注: 別の組織の会議に参加する場合、または Google Workspace アカウントをお持ちでない場合は、ビデオ会議への参加は可能ですが、参加者によるリクエスト承認が必要な場合があります。

方法

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2

Microsoft Office のない状態で Office ファイルを利用する青色の線

Office を持っていなくても Google Workspace で Office ファイルを扱うことができます。Chrome ブラウザや Chromebook で Office ファイルを編集したり、ファイルを Google 形式に変換したりできます。

方法

Google ドライブ

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Google ドキュメント エディタのファイルを Office 形式で共有する青色の線

仕事相手が Office を使用している場合は、Google ドキュメントスプレッドシートスライドのファイルを Office 形式で送信できます。たとえば、Google ドキュメントで作成したファイルを Microsoft Word ファイルに変換してメールで送信できます。

方法

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド

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Google ドライブから Office ファイルにコメントする青色の線

Office や Adobe PDF などのファイルに Google ドライブから直接コメントを追加できます。Google Workspace を利用していない共同作業者からの返答を受け取ることもできます。たとえば、Word でファイルを開いた共同編集者が、そのファイル内でコメントを表示して返答することができます。

方法

Google ドライブ

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5

誰でもアクセスできるように Google ファイルを共有する青色の線

Google ドライブのファイルやフォルダは、Google アカウントを持っていないユーザーとも共有できます。*相手のメールアドレスを指定してファイルを共有するだけで、相手は Google アカウントを持っていなくても、共有ファイルやフォルダで共同編集するための招待メールに記載された PIN を使ってログインして、ファイルやフォルダの閲覧、コメント、編集の提案を行ったり、直接編集したりすることができます。

*組織でビジターとの共有を有効にしている必要があります。詳しくは、ドキュメントをビジターと共有するをご覧ください。

方法

Google ドライブ

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ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを読み込んで Google 形式に変換する青色の線

Google 以外のドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを使用する場合は、各ファイルを Google ドキュメントスプレッドシートスライドに読み込むことができます。ファイルは元の形式で編集することも、Google 形式に変換することも可能です。たとえば Word ファイルを Google ドキュメントに変換すれば、複数のチームメンバーが同時に編集したり、コメントしたりできるようになります。元のファイルにコメントや変更履歴が含まれている場合は、Google ドキュメントのコメントと提案に変換されます。

方法

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7

ネットワーク上のファイルを Google ドライブで共有する青色の線

プライベート ネットワークまたは Microsoft OneDrive でファイルを共有している場合は、ファイルを Google ドライブに移動することで Google Workspace ユーザーもそのファイルを共有できるようになります。

方法

Google ドライブ

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8

サイズの大きいファイルを共有する青色の線

ファイルのサイズが大きいと、メールで送信できない場合があります。また、添付ファイルの上限サイズはメール プロバイダによって異なります。そのため、サイズの大きいファイルはメールで送信するのではなく、Google ドライブで共有しましょう。共有相手が Google Workspace を使用していない場合や Google アカウントを持っていない場合も、メール内のリンクをクリックすればウェブ上でファイルが開きます。

方法

Google ドライブ、共有ドライブ

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共有ファイルの安全を確保する青色の線

Google ドライブの共有機能とアクセス制御を使用すれば、外部パートナーと簡単かつ安全に共同作業できます。たとえば機密ファイルを共有する場合は、ファイルをダウンロード、印刷、コピーできないように指定しましょう。プロジェクト終了後に外部のパートナーや代理店がファイルにアクセスできないように、有効期限を設定することもできます。

外部ファイルをダウンロードしようとすると、Google ドライブは、ほとんどのファイルに対してウィルス スキャンを実行します。ウィルスが検出されたファイルはダウンロードされません。

方法

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グループでファイルを共有する青色の線

Google グループを使用して、Google のカレンダー、サイト、ドキュメントを複数のユーザーと一度に共有しましょう。組織の内外を問わず、グループ内のユーザー全員が、そのグループで共有されているすべてのファイルにアクセスできます。必要に応じてグループにユーザーを追加、削除することが可能で、削除されたユーザーはファイルにアクセスできなくなります。

方法

Google グループ

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