Diez consejos para trabajar con personas que no utilizan G Suite

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Una taza de café, un bolígrafo, dispositivos y más objetos

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1

Programa eventos y videollamadas" "

En Calendar, puedes programar eventos y videollamadas con personas que no tengan una cuenta de G Suite. Cada una de ellas recibirá una invitación por correo electrónico a la que puede responder. Con Google Meet, cualquier persona puede participar en una reunión haciendo clic en el enlace incluido en su invitación o introduciendo el código de la reunión en meet.google.com.

Nota: Si quieres participar en una reunión de otra organización o no tienes una cuenta de G Suite, puedes unirte a las videollamadas, pero es posible que un participante tenga que aprobar tu solicitud previamente.

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2

Trabaja con archivos de Microsoft Office, incluso si no tienes Office" "

En G Suite, puedes trabajar con archivos de Office aunque no tengas este programa, ya que te permite editar archivos de Office en un navegador Chrome o en un Chromebook y convertir archivos a formatos de Google, entre otras muchas opciones.

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Drive

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3

Comparte archivos de editores de Documentos de Google en un formato de Office" "

Si la persona con la que trabajas utiliza Office, puedes enviarle una copia de tus archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones en un formato de Office. Por ejemplo, puedes crear un archivo en Documentos y, a continuación, enviarlo por correo electrónico en forma de archivo de Microsoft Word.

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Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones

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4

Comenta archivos de Office desde Drive" "

Comenta archivos de Office, Adobe PDF y otros formatos directamente desde Drive. Las personas que trabajan contigo podrán responder, aunque no usen G Suite. Por ejemplo, si un compañero de trabajo abre un archivo con Word, podrá ver tus comentarios y responderte.

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Drive

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5

Comparte archivos de Google de forma que cualquier persona pueda verlos" "

Puedes compartir archivos de Drive con cualquier persona, tanto si tiene una cuenta de Google como si no.* Solo tienes que compartir el archivo con la dirección de correo electrónico de la persona que quieras que lo vea, que recibirá un enlace a tu archivo y podrá consultarlo en la Web. En caso de que quiera modificar el archivo o hacer algún comentario, podrá registrarse para obtener una cuenta de Google desde el propio archivo.

* Para poder hacerlo, tu organización debe permitir el uso compartido de archivos de Drive con personas ajenas a la organización, con o sin cuenta de Google, y que los usuarios externos puedan ver los archivos sin iniciar sesión.

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Drive

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6

Importa documentos, hojas de cálculo y presentaciones a formatos de Google" "

Si trabajas con documentos, hojas de cálculo o presentaciones que no sean de Google, puedes importarlos a Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones. Luego podrás modificarlos en su formato original o convertirlos a un formato de Google. Por ejemplo, puedes convertir un archivo de Word a Documentos y luego hacer modificaciones y comentarios en él al mismo tiempo que otros miembros de tu equipo. Los comentarios o modificaciones que incluya el archivo se convertirán en comentarios y sugerencias de Documentos.

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7

Comparte archivos en red desde Google Drive" "

Si compartes archivos de una red privada o en Microsoft OneDrive, puedes trasladarlos a Drive, donde los usuarios de G Suite también podrán compartirlos.

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Drive

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8

Comparte archivos de gran tamaño" "

No siempre es posible enviar por correo electrónico archivos de tamaño considerable. Los límites en cuanto al tamaño de los archivos adjuntos varían en función del proveedor de correo electrónico. En vez de enviar un archivo de gran tamaño por correo electrónico, compártelo en Drive. Cuando el destinatario haga clic en el enlace del mensaje, este se abrirá en la Web, aunque no utilice G Suite o no tenga una cuenta de Google.

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Drive, unidades compartidas

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9

Comparte archivos de forma segura" "

Las funciones de uso compartido y los controles de acceso de Drive hacen que trabajar con colaboradores externos sea sencillo y seguro. Por ejemplo, cuando compartas archivos confidenciales, puedes impedir que se descarguen, se impriman o se copien. También puedes fijar una fecha de vencimiento de los archivos para que los colaboradores y las agencias externas no puedan acceder a ellos una vez que haya finalizado un proyecto.

Drive analiza la mayoría de los archivos externos antes de que los descargues para detectar posibles virus. Los archivos infectados no se descargarán.

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10

Comparte archivos con grupos" "

Comparte tus calendarios, sitios web y documentos de Google con varias personas a la vez mediante Grupos de Google. Todos los miembros tendrán acceso a los archivos que se compartan con el grupo. Los integrantes pueden ser miembros de tu organización o personas ajenas a ella. Puedes añadir miembros al grupo según sea necesario, o bien quitar a las personas que ya no quieres que tengan acceso.

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Grupos

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