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Diez consejos para trabajar con personas que no usan Google Workspace

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Una taza de café, un bolígrafo, dispositivos y más objetos

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1

Programa eventos y videollamadas" "

En Calendar, puedes programar eventos y videollamadas con personas que no tengan una cuenta de Google Workspace. Cada una de ellas recibirá una invitación por correo electrónico a la que puede responder. Con Google Meet, cualquier persona puede participar en una reunión haciendo clic en el enlace incluido en su invitación o introduciendo el código de la reunión en meet.google.com.

Nota: Si quieres participar en una reunión de otra organización o no tienes una cuenta de Google Workspace, puedes unirte a las videollamadas, pero es posible que un participante tenga que aprobar tu solicitud.

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2

Trabaja con archivos de Microsoft Office, incluso si no tienes Office" "

Con Google Workspace, puedes trabajar con archivos de Office aunque no tengas este programa instalado. También puedes editar archivos de Office en un navegador Chrome o en un Chromebook y convertir archivos a formatos de Google, entre otras muchas opciones.

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Drive

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3

Comparte archivos de editores de Documentos de Google en un formato de Office" "

Si la persona con la que trabajas utiliza Office, puedes enviarle una copia de tus archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones en un formato de Office. Por ejemplo, puedes crear un archivo en Documentos y, a continuación, enviarlo por correo electrónico en forma de archivo de Microsoft Word.

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Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones

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4

Comenta en archivos de Office desde Drive" "

Incluye comentarios en archivos de Office, archivos PDF de Adobe y archivos de otros formatos directamente desde Drive, y todos los que trabajen contigo podrán responderte, aunque no usen Google Workspace. Por ejemplo, si un compañero de trabajo abre un archivo con Word, podrá ver tus comentarios y responderte.

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Drive

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5

Comparte archivos de Google para que cualquier persona pueda acceder a ellos" "

Puedes compartir archivos o carpetas de Drive con cualquier persona, tanto si tiene una cuenta de Google como si no.* Solo tienes que compartir el archivo con la dirección de correo electrónico de la persona que quieres que lo vea. Los usuarios que no tengan una cuenta de Google recibirán una invitación por correo electrónico (con un PIN) para colaborar en el archivo o la carpeta compartidos y, cuando inicien sesión con el PIN, podrán ver y editar archivos y carpetas directamente, así como incluir comentarios o sugerir cambios en ellos. 

* La función para compartir archivos con usuarios que no tienen cuenta de Google debe estar activada en tu organización. Consulta el artículo Compartir documentos con visitantes.

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Drive

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6

Importa documentos, hojas de cálculo y presentaciones a formatos de Google" "

Si trabajas con documentos, hojas de cálculo o presentaciones que no sean de Google, puedes importarlos a Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones. Luego podrás modificarlos en su formato original o convertirlos a un formato de Google. Por ejemplo, puedes convertir un archivo de Word a Documentos y luego hacer modificaciones y comentarios en él al mismo tiempo que otros miembros de tu equipo. Los comentarios o modificaciones que incluya el archivo se convertirán en comentarios y sugerencias de Documentos.

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7

Comparte archivos en red desde Google Drive" "

Si compartes archivos de una red privada o en Microsoft OneDrive, puedes trasladarlos a Drive, donde los usuarios de Google Workspace también podrán compartirlos.

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Drive

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8

Comparte archivos de gran tamaño" "

No siempre es posible enviar por correo electrónico archivos de tamaño considerable. Los límites de tamaño de los archivos adjuntos varían en función del proveedor de correo electrónico. En vez de enviar un archivo de gran tamaño por correo electrónico, compártelo en Drive. Cuando el destinatario haga clic en el enlace del mensaje, podrá abrirlo en la Web, aunque no utilice Google Workspace o no tenga una cuenta de Google.

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Drive, unidades compartidas

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9

Comparte archivos de forma segura" "

Las funciones para compartir contenido y los controles de acceso de Drive hacen que trabajar con colaboradores externos sea sencillo y seguro. Por ejemplo, cuando compartas archivos sensibles, puedes impedir que se descarguen, se impriman o se copien. También puedes fijar una fecha de vencimiento de los archivos para que los colaboradores y las agencias externas no puedan acceder a ellos una vez que se haya finalizado un proyecto.

Drive analiza la mayoría de los archivos externos antes de que los descargues para detectar posibles virus. Los archivos infectados no se descargarán.

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10

Comparte archivos con grupos" "

Comparte tus calendarios, sitios web y documentos de Google con varias personas a la vez mediante Grupos de Google. Todos los miembros tendrán acceso a los archivos que se compartan con el grupo. Los integrantes pueden ser miembros de tu organización o personas ajenas a ella. Puedes añadir miembros al grupo según sea necesario, o bien quitar a las personas que ya no quieres que tengan acceso.

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Grupos

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