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どこからでも参加できる会議を計画、開催する

企業向けの Google Workspace チュートリアル
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""内容

チームで生産性の高いビデオ会議を計画、スケジュール、開催する方法。

必要なもの

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このチュートリアルの内容

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議題の計画 会議のスケジュールの設定 出欠の確認 資料の共有 会議の開催 フォローアップ
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1. 議題の計画


すべて開く  |  すべて閉じるすべて閉じるすべて閉じる
1.1 カレンダーを使用して、会議の準備をするための時間を確保する(例: 会議の準備をするために通知を一時的にミュートする)
  1. カレンダーで次のいずれかを行います。
    • カレンダー グリッドで予定のない時間枠をクリックします。
    • [作成 作成] をクリックします。
  2. [予定] を選択します。
1.2 議題を作成する

Google ドキュメントまたは Google ドライブから直接新しいドキュメントを作成できます。

次の手順を行います。

  • ドキュメントで、作成アイコン "" をクリックします。
  • ドライブで [新規] をクリックし、[Google ドキュメント] の横にある右矢印 "" にカーソルを合わせて [空白のドキュメント] または [テンプレートから] をクリックします。
新しいドキュメントを作成する

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会議のスケジュールの設定


 
2.1 新しい予定を作成する
  1. カレンダーで次のいずれかを行います。
    • カレンダー グリッドで予定のない時間枠をクリックします。
    • [作成 作成] をクリックします。
  2. [予定] を選択します。
2.2 ゲストを追加する
  1. [ゲストを追加] 欄にユーザーの名前またはメールアドレスの最初の数文字を入力すると、組織のディレクトリと一致するメールアドレスが表示されます。
  2. 候補をクリックし、そのゲストを予定に追加します。候補が表示されない場合は、ゲストの完全なメールアドレスを入力します。予定にゲストを追加すると、次のようになります。
    • Google Meet のビデオ会議が自動的に予定に追加されます。
    • ゲストのカレンダーが自分のカレンダーの横に表示されます。
  3. (省略可)Google グループのメーリング リストのアドレスを追加すると、多数のゲストを一度に招待することができます。
    人数の多いグループの招待について詳しくは、カレンダーで大規模な予定を管理するをご覧ください。
  4. (省略可)参加を任意にするには、該当のゲスト名にカーソルを合わせて、任意参加者にするアイコン ユーザー をクリックします。
  5. (省略可)予定の変更、他のゲストの招待、ゲストリストの閲覧を許可するには、[ゲストの権限] をクリックして適切なチェックボックスをオンにします。

注: カレンダーで予定を作成する際、予定を変更する権限をゲストに付与しないと、ゲストは自分のカレンダーで予定の日時を変更できなくなります。

ゲストを追加する

2.3 タイムゾーンが異なるメンバー全員の都合がつく時間帯を探す
  1. カレンダー を開いて 作成 [作成] 次に [予定] をクリックします。
  2. [ゲストを追加] にユーザーのメールアドレスを入力します。
  3. [ おすすめの時間] をクリックして、会議の時間の候補を選択します。
  4. 時間枠をクリックします。
  5. (省略可)会議の時間の候補が見つからない場合は、[時間を探す] をクリックして時間枠を選択します。
  6. [保存] をクリックします。
会議の日程を調整する
2.4 会議室を予約する

注: リソース、会議室の詳細、会議室の自動提案が表示されない場合は、管理者が組織向けに設定を行っていない可能性があります。

  1. [会議室を追加] をクリックします。

    注: このオプションが表示されない場合は、管理者にお問い合わせください。

    勤務地、会議の参加者数、これまでの会議室の予約履歴に基づいて、自動的に会議室の候補が提示されます。
  2. (省略可)会議室の要件の調整が必要な場合は、以下のようにします。
    • ユーザー アイコン グループ をクリックして、必要な収容人数を指定します。
    • ビデオアイコン 動画 をクリックして、ビデオ会議装置があることを要件にします。
    • 電話アイコン "" をクリックして、音声会議装置があることを要件にします。
  3. 条件を満たす会議室にカーソルを合わせ、チェックボックスをオンにしてその会議室を選択します。
  4. 適切な会議室が見つからない場合は、次のようにします。
    1. 検索ボックスで、別のリソースまたはビルディング名、階、会議装置(Chromebox for meetings など)を入力します。テキストを入力すると、検索ボックスの下に結果が表示されます。
    2. 会議室にカーソルを合わせると、その会議室の収容人数、場所、装置、設備や機能などの詳細が表示されます。
    3. 目的にあう会議室が見つかったら、その会議室にカーソルを合わせ、チェックボックスをオンにして選択します。

会議室を予約する

2.5 リモートのゲスト用にビデオ会議を設定する

カレンダーでの Google Meet のビデオ会議設定は簡単です。1 人以上のゲストを追加するだけで、自動的にビデオ会議が追加されます。

2.6 予定の詳細を追加する(予定リストや会議に関する指示など)
1 タイムゾーンを選択します。
2 定期的な予定を設定します。
3 時間を探す - 会議の開催にあたり、同僚の都合のよい日時を探せます。
4 予定の詳細の追加 - 会議場所の追加、予定の通知の送信などを行えます。
5 ビデオ会議の追加 - 予定にビデオ会議を追加するか、サードパーティ製の会議用アドオンを選択します。
6 予定の説明の追加 - 予定の連絡先情報、参加手順、リンクなどの詳細情報を追加できます。太字、斜体、下線を追加したり、リストやリンクを追加したりして説明の書式を設定できます。
7 添付ファイルの追加 - 予定にドキュメントやプレゼンテーションなどのファイルを添付できます。

予定の詳細を追加する

2.7 招待メールを送信する

詳細情報を入力したら、予定を保存して招待状を送信します。

  1. [保存] をクリックします。
  2. 次のいずれかを選択します。
    • 送信: メールでゲストに通知します
    • 送信しない: 今はゲストに通知しません
    • キャンセル: 招待状の編集を続けます
  3. 組織外のユーザーを招待する場合は、次のいずれかをクリックします。
    • 外部のゲストを招待: ゲストに通知します。
    • 編集を続行: 後でゲストに通知します。
  4. (省略可)[編集] ページで予定を開くには、[その他のオプション] をクリックします。


既存の予定を更新するには:

追加のゲストの招待や、会議の場所の変更などができます。

  1. カレンダーのグリッドで、予定をクリック 次に 編集アイコン 編集 をクリックします。
  2. 追加のゲストを招待したり、会議の場所を変更したり、ファイルを添付したりするには、それらの変更を行ってから [保存] をクリックします。

注: 予定の主催者から編集権限を付与されていない場合は、予定の日時と長さを変更できません。

変更した予定を保存する

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3  出欠の確認


 
3.1 招待を承諾または辞退したユーザーを確認する

予定に参加するユーザーを管理する必要がある場合に、誰が参加するのか、誰が不参加なのか、誰が新しい会議時間を提案しているかを簡単に確認できます。

出席するゲストを確認するには:

  1. カレンダー グリッドで予定をクリックします。
  2. 各ゲストの横に、その回答が表示されます。回答を確認するためには下矢印 "" のクリックが必要な場合があります。


別の会議日時の提案に返答するには:

  1. カレンダー グリッドで予定をクリックします。
  2. [ゲスト] で、提案に移動して [提案された日時を確認] をクリックします。
  3. 提案された新しい日時を承諾する場合は、[保存] をクリックします。
  4. (省略可)新しい会議日時をゲストに知らせるには、[送信] をクリックします。

出欠を確認する

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4  資料の共有


 
4.1 会議の資料を作成、共有する
  1. 共有するファイルを選択します。
  2. [共有] または共有アイコン "" をクリックします。
  3. [ユーザーやグループと共有] に、共有相手のメールアドレスを入力します。

    : 組織でビジターとのドキュメント共有がオンになっている場合は、Google アカウントを持っていないユーザーを招待して、Google ドライブのファイルやフォルダを共同で編集することができます。詳しくは、ドキュメントをビジターと共有するをご覧ください。

  4. ファイルに対するユーザーの権限を変更する場合は、下矢印アイコン "" 次に [閲覧者]、[閲覧者(コメント可)]、[編集者] をクリックします。
  5. 通知を送信するかどうかを選択します。
    • ファイルを共有した相手に通知する場合は、[通知] チェックボックスをオンにします。メールで通知する場合は、入力したすべてのメールアドレス宛に通知メールが送信されます。
    • 共有した相手に通知しない場合は、[通知] チェックボックスをオフにします。
  6. [共有] または [送信] をクリックします。

プロジェクト計画のテンプレートをご利用ください。

ドライブでファイルを共有
4.2 予定リストおよび会議の資料を招待状に添付する
1 タイムゾーンを選択します。
2 定期的な予定を設定します。
3 時間を探す - 会議の開催にあたり、同僚の都合のよい日時を探せます。
4 予定の詳細の追加 - 会議場所の追加、予定の通知の送信などを行えます。
5 ビデオ会議の追加 - 予定にビデオ会議を追加するか、サードパーティ製の会議用アドオンを選択します。
6 予定の説明の追加 - 予定の連絡先情報、参加手順、リンクなどの詳細情報を追加できます。太字、斜体、下線を追加したり、リストやリンクを追加したりして説明の書式を設定できます。
7 添付ファイルの追加 - 予定にドキュメントやプレゼンテーションなどのファイルを添付できます。

予定の詳細を追加する

4.3 特定の部分に対するコメントを使用して議題について話し合う
  1. ドキュメントスプレッドシートスライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
  2. コメント追加アイコン "" をクリックします。
  3. ボックスにコメントを入力します。
  4. (省略可)特定のユーザー宛てにコメントを付けるには、プラス記号(+)の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザーの数に制限はありません。ファイルへのリンクとコメント内容を含むメールが、各ユーザーに送信されます。
  5. (省略可)コメントを特定のユーザーに割り当てるには、[割り当て先] のチェックボックスをオンにします。
  6. [コメント] または [割り当て] をクリックします。

: ファイル内のコメント数が上限に達した場合は、コメントをコピーすることなくファイルのコピーを作成できます。

コメント ボックスを開いてテキストを入力する際に他のユーザーに割り当てることも可能

4.4 ゲストに最新情報およびメモ(会議の場所への道順など)を送信する
  1. カレンダーで、カレンダー グリッドにある予定の名前をクリックします。
  2. 編集アイコン 編集 をクリックし、予定を変更します。
  3. [保存] をクリックします。
  4. ゲストへのメッセージを入力します。
  5. [送信] をクリックします。

ゲストを追加する

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会議の開催


 
5.1 会議に参加する

カレンダーから会議に参加する

  1. Google カレンダーで、参加したい予定をクリックします。
  2. [Google Meet に参加する] をクリックします。
  3. 表示されたウィンドウで [今すぐ参加] をクリックします。

Gmail から会議に参加する

  1. Gmail を開き、サイドバーの [Meet] をクリックします。
  2. 次のいずれかを行います。
    • [会議を新規作成] をクリックして新しく会議を開始します "" [今すぐ参加] をクリックします。
    • [会議に参加] をクリックして、会議のニックネームまたは会議コードを入力します "" [参加] をクリックします。
    • 予定されている会議に参加するには、[今後の会議] で参加する会議にカーソルを合わせます "" [今すぐ参加] をクリックします。

Meet から会議に参加する

Meet では、予定されている会議を選択するか、会議のコードまたは会議のニックネームを入力すると会議に参加できます。

予定されている会議を選択する

  1. ウェブブラウザで https://meet.google.com にアクセスします。
  2. スケジュールされている予定のリストから会議を選択します。Google Meet には、Google カレンダーでスケジュール設定された会議のみ表示されます。
  3. [今すぐ参加] をクリックします。

ヒント: 最初の 5 人が参加するとチャイムが鳴ります。その後は、新しいユーザーが参加してもチャイムは鳴りません。

会議コードまたはニックネームを入力する

  1. ウェブブラウザで https://meet.google.com にアクセスします。
  2. [会議コードまたはリンクを入力] > [参加] をクリックします。
  3. 会議コードまたはニックネームを入力します。
    • 会議コードは、会議リンクの末尾にある文字列です。ハイフンを入力する必要はありません。
    • 会議のニックネームは組織内のユーザー間でのみ使用できます。この機能は現在、Google Workspace ユーザーにのみご利用いただけます。
    • 組織で Meet ハードウェア デバイスを購入して設置されている場合は、会議コードまたは会議のニックネームをそのデバイスに入力することもできます。

    • 新しいコードを使って新しい会議を開始する場合は、この欄を空白のままにします。

  4. [続行]、[今すぐ参加] をクリックします。
ヒント: オフィスの会議室にいる場合 - コンパニオン モードを使用してノートパソコンから会議に参加してプレゼンテーションを行い、アクティビティをに参加します。エコーが発生しないように、コンパニオン モードではマイクと会議音声がオフになります。コンパニオン モードの詳細

詳しくは、Google Meet クイック リファレンスをご覧ください。

Google Meet に参加する

5.2 資料の表示、資料に関するディスカッション、資料に対する共同作業を行う
会議の主催者が Google Workspace for Education を使用している場合、主催者は参加者による画面共有を禁止できます。
  1. Google ドライブで、共有または固定表示する Google ドキュメントGoogle スプレッドシートGoogle スライドのファイルを開きます。
  2. (省略可)ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションをゲストと同時に共同編集するには、次の手順を行います。
    1. 右上にある [共有] をクリックします。
    2. ドキュメントにタイトルを追加して、[保存] をクリックします。
    3. 会議のゲストを追加し、全員に [編集者] のアクセス権を付与します。
    4. [送信] をクリックします。
  3. Google Meet を開き、会議に参加します。
  4. [画面を共有] をクリックし、共有する範囲を以下から選択します。
    • 自分の画面全体
    • ウィンドウ
    • タブ
  5. [共有] をクリックします。

ヒント: Chrome ブラウザではポップアップ通知が自動的に非表示になります。Chrome ブラウザをご使用でない場合は、通知をミュートするか無効にして、画面共有中に表示されないようにしてください。

5.3 タスクを割り当てる
  1. ドキュメントスプレッドシートスライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
  2. コメント追加アイコン "" をクリックします。
  3. ボックスにコメントを入力します。
  4. (省略可)特定のユーザー宛てにコメントを付けるには、プラス記号(+)の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザーの数に制限はありません。ファイルへのリンクとコメント内容を含むメールが、各ユーザーに送信されます。
  5. (省略可)コメントを特定のユーザーに割り当てるには、[割り当て先] のチェックボックスをオンにします。
  6. [コメント] または [割り当て] をクリックします。

: ファイル内のコメント数が上限に達した場合は、コメントをコピーすることなくファイルのコピーを作成できます。

コメント ボックスを開いてテキストを入力する際に他のユーザーに割り当てることも可能

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6  フォローアップ

6.1 フォローアップ メールを送信する
  1. カレンダーで、カレンダー グリッドにある予定の名前をクリックします。
  2. 編集アイコン 編集 をクリックし、予定を変更します。
  3. [保存] をクリックします。
  4. ゲストへのメッセージを入力します。
  5. [送信] をクリックします。
ゲストを追加する
6.2 議題内でアクション アイテムを割り当てて進捗を管理する
  1. ドキュメントスプレッドシートスライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
  2. コメント追加アイコン "" をクリックします。
  3. ボックスにコメントを入力します。
  4. (省略可)特定のユーザー宛てにコメントを付けるには、プラス記号(+)の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザーの数に制限はありません。ファイルへのリンクとコメント内容を含むメールが、各ユーザーに送信されます。
  5. (省略可)コメントを特定のユーザーに割り当てるには、[割り当て先] のチェックボックスをオンにします。
  6. [コメント] または [割り当て] をクリックします。

: ファイル内のコメント数が上限に達した場合は、コメントをコピーすることなくファイルのコピーを作成できます。

コメント ボックスを開いてテキストを入力する際に他のユーザーに割り当てることも可能
6.3 フォローアップ会議のスケジュールを設定して最新のステータスを確認する
  1. カレンダーで次のいずれかを行います。
    • カレンダー グリッドで予定のない時間枠をクリックします。
    • [作成 作成] をクリックします。
  2. [予定] を選択します。

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