Google Workspace 企业教程
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学习内容
| 如何与团队成员一起计划召开视频会议，确定会议时间，以及高效召开会议。 |
您需要：
| 大约 15 分钟。 |
本教程中的内容
|
1. 计划日程 |
全部展开 | 全部收起全部收起全部收起 |
- 在日历中选择一个选项：
- 点击日历网格中的空白时间段。
- 点击
创建。
- 选择活动。
创建。您可以直接在 Google 文档或 Google 云端硬盘中创建新文档。
选择一个选项：
2 安排会议 |
- 在日历中选择一个选项：
- 点击日历网格中的空白时间段。
- 点击
- 选择活动。
- 在添加邀请对象字段中，输入联系人姓名或电子邮件地址的前几个字母。当您输入文本时，系统会显示您单位目录中相匹配的地址。
- 点击一条建议以将相应人员添加到活动中。如果系统没有显示任何建议，请输入邀请对象的完整电子邮件地址。在活动中添加邀请对象后：
- 系统会自动将 Google Meet 中的视频会议添加到活动中。
- 邀请对象的日历会显示在您的日历旁边。
- （可选）您可以添加 Google 网上论坛邮寄名单地址，以便一次邀请大批用户。
要详细了解如何邀请大型群组，请参阅在 Google 日历中管理大型活动。- （可选）要将邀请对象的出席情况标为可不参加，请将光标指向邀请对象的姓名，然后点击人像图标
。
- （可选）要允许邀请对象修改活动、邀请其他人或查看邀请对象列表，请点击邀请对象权限并勾选相应复选框。
。注意：如果您在 Google 日历中创建了活动，且未授予邀请对象修改活动的权限，则邀请对象将无法在自己的日历上更改活动的日期或时间。
- 打开日历，然后点击
活动。
- 转到添加邀请对象部分，然后输入对方的电子邮件地址。
- 点击建议的时间，然后选择建议的会议时间。
- 点击相应时间空档。
- （可选）如果您找不到建议的会议时间，请点击安排时间，然后选择一个时间空档。
- 点击保存。
注意：如果您没有看到资源、会议室详情或自动会议室建议，这可能是因为您的管理员没有为您的单位进行设置。
- 点击添加会议室。
系统会根据您的工作地点、参加者人数以及之前的会议室预定情况自动显示相关建议。注意：如果系统未显示此选项，请与您的管理员联系。
- 如需更改会议室标准，请点击：
- “人员”图标
以指定所需的会议室大小。
- “视频”图标
以指定是否需要使用视频会议设备。
- “电话”图标
以指定是否需要使用语音会议设备。
- 指向符合您要求的会议室，勾选相应复选框以将其选中。
- 如果您没有看到合适的房间，请执行以下操作：
- 在搜索框中，输入其他资源或者建筑物名称、楼层或会议设备（例如 Chromebox 会易）。当您输入文本时，可以在搜索框下方看到结果。
- 将光标指向会议室以查看详细信息，例如会议室容量、地点、设备和功能。
- 找到需要的会议室后，将光标指向该会议室，勾选相应复选框即可将其选中。
以指定所需的会议室大小。
以指定是否需要使用视频会议设备。在日历中安排 Meet 视频会议非常简单，您只需将一位或多位邀请对象添加到活动中，系统即会自动添加视频会议。
| 选择时区。 | |
| 设置周期性活动。 | |
| 确定时间 - 找到相关同事都有空参加会议的时间。 | |
| 添加活动详情 - 添加会议地点、发送活动通知等。 | |
| 添加视频会议 - 向您的活动添加视频会议。或者，选择第三方会议插件。 | |
| 添加活动说明 - 添加详细信息，例如联系方式、说明或活动链接。您可以为说明文本设置格式，例如添加粗体、斜体或下划线，或者添加列表和链接。 | |
| 添加附件 - 为活动添加附件，例如文档或演示文稿。 |
填写完详细信息后，请保存活动并发送邀请。
- 点击保存。
- 选择一个选项：
- 发送 - 向邀请对象发送电子邮件通知
- 不发送 - 这次先不发送通知
- 忽略 - 继续编辑邀请
- 如果您邀请的是单位以外的人员，请点击：
- 邀请外部人员，以便向他们发送通知。
- 继续编辑 - 稍后再通知他们。
- （可选）要在“编辑活动”页面打开活动，请点击更多选项。
更新现有活动：
您可以邀请更多人、更改会议地点等等。
- 在日历网格中，点击相应活动
。
- 要邀请更多对象、更改会议地点或添加附件，请执行相应更改，然后点击保存。
注意：如果活动组织者没有授予您编辑权限，则您无法更改活动时间或时长。
3 确认出席 |
如果您需要跟踪活动的出席情况，可以立即查看谁接受或拒绝了您的邀请，以及谁建议了新的会议时间。
查看邀请对象出席情况：
- 在日历网格中点击相应活动。
- 在每位邀请对象的旁边，可以看到他们的回复。您可能需要点击向下箭头
才能看到回复。
回复关于新会议时间的建议：
- 在日历网格中点击相应活动。
- 在邀请对象部分，找到相应建议，然后点击查看时间建议。
- 要接受建议的新时间，请点击保存。
- （可选）要向邀请对象通知新的会议时间，请点击发送。
4 共享资料 |
- 选择您要共享的文件。
- 点击共享或“共享”图标
。
- 在与用户和群组共享下方，输入共享对象的电子邮件地址。
注意：如果贵单位启用了访客共享功能，则您可以邀请没有 Google 帐号的人员协作处理 Google 云端硬盘文件和文件夹。请参阅与访客共享文档。
- 要更改用户可对文件执行的操作，请点击右侧的向下箭头
- 选择通知用户：
- 如果您想通知用户您向其共享了文件，请勾选通知对方复选框。如果您选择通知对方，通知电子邮件中会包含您输入的所有电子邮件地址。
- 如果您不想通知用户，请取消选中通知对方复选框。
- 点击共享或发送。
- 在文档、表格或幻灯片中，选择您要评论的文本。
- 点击“添加评论”图标
。
- 在文本框中输入您的评论。
- （可选）要将您的任务或评论直接发送给特定人员，请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件，其中包含您的评论内容和文件的链接。
- （可选）要将评论分配给特定人员，请勾选分配对象复选框。
- 点击评论或分配。
注意：如果某个文件中的评论数量达到上限，您可以复制该文件，但不复制任何评论。
- 在日历中，点击日历网格中活动的名称。
- 点击“编辑”图标
并更改活动。
- 点击保存。
- 输入给邀请对象的消息。
- 点击发送。
并更改活动。
5 召开会议 |
通过日历加入会议
- 在 Google 日历中，点击您想加入的活动。
- 点击通过 Google Meet 加入视频会议。
- 在随即打开的窗口中，点击立即加入。
通过 Gmail 加入会议
- 打开 Gmail，点击边栏中的会议。
- 选择一个选项：
- 点击发起新会议即可发起新的会议
立即加入。
- 点击加入会议，然后输入会议别名或代码
- 如要加入预先安排好的会议，请将光标指向我的会议下方的会议
- 点击发起新会议即可发起新的会议
通过 Meet 加入会议
在 Meet 中，您可以选择已安排的活动，也可以输入会议代码或别名。
选择已安排的活动：
- 在网络浏览器中，输入 https://meet.google.com/。
- 从已安排的活动列表中选择要加入的会议。只有通过 Google 日历安排的会议才会在 Google Meet 上显示。
- 点击立即加入。
提示：前 5 人加入时，系统会发出提示音。在此之后，系统会在新参与者加入时发送无声通知。
输入会议代码或别名：
- 在网络浏览器中，输入 https://meet.google.com。
- 点击输入会议代码或链接 > 点击加入。
- 输入会议代码或别名。
- 会议代码是会议链接末尾的字母字符串。您无需输入连字符。
- 您只能为自己单位中的用户使用会议别名。目前，仅 Google Workspace 用户可以使用此功能。
如果贵单位购买并安装了 Meet 硬件设备，您也可以在该设备中输入会议代码或别名。
您可以将字段留空，发起一个包含新代码的全新会议。
- 点击继续，接着点击立即加入。
提示：如果您目前在办公室的会议室，请在笔记本电脑上使用“伙伴模式”加入会议，以便进行演示和参与活动。在“伙伴模式”下，您的麦克风和摄像头将处于关闭状态，以降低笔记本电脑产生回声的风险。详细了解伙伴模式。
使用 Google Workspace 教育版的会议组织者可以禁止参与者共享自己的屏幕画面。
5.3 分配任务
- 在 Google 云端硬盘中，打开您要共享或展示的 Google 文档、Google 表格或 Google 幻灯片文件。
- （可选）要与您的邀请对象同时编辑文档、电子表格或演示文稿，请按以下步骤操作：
- 点击右上角的共享。
- 为文档添加标题，然后点击保存。
- 添加会议邀请对象，并向所有人授予编辑者权限。
- 点击发送。
- 打开 Google Meet 并加入会议。
- 点击立即展示并选择要分享的内容：
- 你的整个屏幕
- 单个窗口
- 单个标签页
- 点击分享。
提示：如果您使用的不是 Chrome 浏览器（Chrome 浏览器会自动隐藏弹出式通知），请忽略或关闭通知，以免在您展示内容时显示通知。
- 在文档、表格或幻灯片中，选择您要评论的文本。
- 点击“添加评论”图标
- 在文本框中输入您的评论。
- （可选）要将您的任务或评论直接发送给特定人员，请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件，其中包含您的评论内容和文件的链接。
- （可选）要将评论分配给特定人员，请勾选分配对象复选框。
- 点击评论或分配。
注意：如果某个文件中的评论数量达到上限，您可以复制该文件，但不复制任何评论。
6 后续跟进
6.1 发送后续跟进邮件
- 在日历中，点击日历网格中活动的名称。
- 点击“编辑”图标
- 点击保存。
- 输入给邀请对象的消息。
- 点击发送。
- 在文档、表格或幻灯片中，选择您要评论的文本。
- 点击“添加评论”图标
- 在文本框中输入您的评论。
- （可选）要将您的任务或评论直接发送给特定人员，请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件，其中包含您的评论内容和文件的链接。
- （可选）要将评论分配给特定人员，请勾选分配对象复选框。
- 点击评论或分配。
注意：如果某个文件中的评论数量达到上限，您可以复制该文件，但不复制任何评论。
- 在日历中选择一个选项：
- 点击日历网格中的空白时间段。
- 点击
- 选择活动。
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