Wilt u verbonden en productief blijven als u op afstand werkt? Ga naar Thuiswerken met Google Workspace .

Vergaderingen plannen en voeren, waar u ook bent

Wilt u meer uit Google-apps halen op het werk of op school?  Meld u aan voor een kosteloze proefperiode voor Google Workspace

Alles uitvouwen  |  Alles sluitenAlles sluiten

" "1 De agenda plannen

1.1 Een taak maken om de vergadering te plannen

Open GmailAgenda, DriveDocumenten, Spreadsheets of Presentaties en klik rechts op Tasks Tasks.

Klik op het potlood om een taak toe te voegen
1.2 De vereisten van de vergadering bespreken via e-mail of Google Chat

Een nieuwe e-mail opstellen:

1 Open Gmail.
2 Klik links op Opstellen "". Mogelijk ziet u Opstellen "".
3 (Optioneel) Als u de venstergrootte wilt wijzigen, klikt u in de bovenhoek op Maximaliseren "" of Volledig scherm sluiten Volledig scherm afsluiten.
4 Voeg ontvangers en een onderwerp toe.
5 Voer het bericht in. E-mails die u begint te schrijven, maar die u niet verstuurt, worden automatisch opgeslagen in Concepten aan de linkerkant.
6 (Optioneel) Voeg bijlagen toe, zoals Drive-bestanden Insert file using Drive of foto's Insert image.
7 Klik op Verzenden.

Tip: Als u het versturen van een e-mail wilt annuleren, klikt u onderaan het venster op Ongedaan maken. Deze optie wordt kort weergegeven, maar u kunt wijzigen hoelang deze wordt weergegeven. Zie Versturen van e-mails ongedaan maken.

Waar u in de inbox en de e-mail moet klikken om stap 1 tot en met 7 hierboven uit te voeren

Een privéchat sturen naar iemand:

  1. Ga naar Google Chat of uw Gmail-account.
  2. Als de naam nog niet onder Chat staat, klikt u op Een chat starten "".
  3. Vul een naam of e-mailadres in. U ziet suggesties terwijl u typt.
    • Als u een 1:1-chat naar iemand buiten uw organisatie wilt sturen, vult u het e-mailadres van die persoon in.
  4. Klik op de persoon naar wie u een bericht wilt sturen.
  5. Typ een bericht en klik op Verzenden "".


Een groepsgesprek starten:

  1. Ga naar Google Chat of uw Gmail-account.
  2. Klik onder Chat op een bestaand groepsgesprek. Typ een bericht and then klik op Verzenden "".
  3. Als het groepsgesprek niet onder Chat staat, klikt u op Een chat starten ""and then Groepsgesprek starten.
  4. Vul een naam of e-mailadres in. U ziet suggesties terwijl u typt.
  5. Klik op Gereed "".
  6. Typ een bericht en klik op Verzenden "".

Een bericht sturen naar een groep

1.3 Tijd reserveren in uw agenda om u voor te bereiden op de vergadering (voorbeeld: Niet storen, bereid me voor op de vergadering)
  1. Kies een optie in Agenda:
    • Klik op een leeg tijdblok in het agendaraster.
    • Klik op PlusMaken.
  2. Selecteer Afspraak.
1.4 De agenda maken

U kunt een nieuw document meteen in Google Documenten of in Google Drive maken.

Kies een optie:

  • Klik in Documenten op Maken "".
  • Klik in Drive op Nieuw. Plaats naast Google Documenten de muisaanwijzer op de pijl-rechts "" en klik op Leeg document of Op basis van template.
Nieuwe documenten maken

" "2 De vergadering plannen

2.1 Een nieuwe afspraak maken
  1. Kies een optie in Agenda:
    • Klik op een leeg tijdblok in het agendaraster.
    • Klik op PlusMaken.
  2. Selecteer Afspraak.
2.2 Gasten toevoegen
  1. Voer in het veld Gasten toevoegen de eerste letters van de naam of het e-mailadres van een persoon in. Er worden overeenkomende adressen in de directory van uw organisatie weergegeven terwijl u typt.
  2. Klik op een suggestie om die persoon aan de afspraak toe te voegen. Als er geen suggesties worden weergegeven, voert u het volledige e-mailadres van de gast in. Nadat u een gast aan de afspraak heeft toegevoegd, gebeurt het volgende:
    • Er wordt automatisch een videovergadering in Google Meet toegevoegd aan de afspraak.
    • De agenda van de gast wordt naast die van u weergegeven.
  3. (Optioneel) U kunt het adres van een mailinglijst uit Google Groepen toevoegen om een grote groep mensen tegelijk uit te nodigen.
    Zie Grote afspraken in Agenda beheren voor meer informatie over het uitnodigen van een grote groep.
  4. (Optioneel) Als u de aanwezigheid van een gast als optioneel wilt markeren, plaatst u de muisaanwijzer op de naam van de gast en klikt u op Mensen Mensen.
  5. (Optioneel) Als u gasten wilt toestaan de afspraak te wijzigen, anderen uit te nodigen of de gastenlijst te bekijken, klikt u op Rechten voor gasten en vinkt u de juiste vakjes aan.

Opmerking: Als u een afspraak in Agenda maakt en gasten niet toestaat de afspraak te wijzigen, kunnen ze de datum of tijd van de afspraak niet wijzigen in hun eigen agenda.

Gasten toevoegen

2.3 Een tijdstip bepalen waarop iedereen in alle tijdzones kan
  1. Open Agenda en klik op Plus Makenand thenAfspraak.
  2. Ga naar het gedeelte Gasten toevoegen en voer het e-mailadres van de persoon in. 
  3. Klik op Aanbevolen tijden en selecteer een aanbevolen vergadertijd. 
  4. Klik op een tijdblok.
  5. (Optioneel) Als u geen voorgestelde tijd kunt vinden, klikt u op Tijdstip zoeken en selecteert u een tijdblok. 
  6. Klik op Opslaan.

 

Een tijd vinden voor een meeting
2.4 Ruimten boeken

Opmerking: Als u geen faciliteiten, ruimtegegevens of automatische ruimtesuggesties ziet, heeft uw beheerder deze wellicht niet ingesteld voor uw organisatie.

  1. Klik op Ruimten toevoegen.

    Opmerking: Als u deze optie niet ziet, neemt u contact op met uw beheerder.

    Suggesties worden automatisch weergegeven op basis van uw werklocatie, het aantal deelnemers en eerdere boekingen van ruimten.
  2. U kunt als volgt de criteria voor de vergaderruimte aanpassen:
    • Mensen Groep om de vereiste grootte van de ruimte op te geven.
    • Video Video om aan te geven dat er apparatuur voor videoconferencecalls nodig is.
    • Telefoon "" om aan te geven dat er apparatuur voor audioconferencecalls nodig is.
  3. Plaats de muisaanwijzer op de ruimte die voldoet aan de criteria en vink het vakje aan om de ruimte te selecteren.
  4. Doe het volgende als u geen geschikte ruimte ziet:
    1. Voer in het zoekvak de naam in van een andere faciliteit, ander gebouw, andere verdieping of andere apparatuur voor conferencecalls (zoals Chromebox voor vergaderingen). Terwijl u tekst invoert, worden de resultaten onder het zoekvak weergegeven.
    2. Plaats de muisaanwijzer op een ruimte om meer informatie te bekijken, zoals de capaciteit, locatie, apparatuur en andere kenmerken.
    3. Wanneer u een geschikte ruimte ziet, plaatst u de muisaanwijzer erop en vinkt u het vakje aan om de ruimte te selecteren.

Een ruimte boeken

2.5 Videovergaderingen instellen voor externe gasten

 

 

U kunt makkelijk een Meet-videovergadering plannen in Agenda. Voeg gewoon een of meer gasten aan de afspraak toe. Er wordt dan automatisch een videovergadering toegevoegd.

2.6 Afspraakgegevens toevoegen, zoals de agenda of instructies voor de vergadering
1 Kies een tijdzone.
2 Stel een terugkerende afspraak in.
3 Zoek een tijdstip: Zoek een tijdstip waarop uw collega's kunnen deelnemen aan de meeting.
4 Voeg afspraakgegevens toe: Voeg de meetinglocatie toe, verzend afspraakmeldingen en meer.
5 Voeg een videoconferencecall toe: Voeg een videomeeting toe aan de afspraak. Of selecteer een add-on voor conferencecalls van derden.
6 Voeg een afspraakbeschrijving toe: Voeg gegevens toe aan de afspraak, zoals contactgegevens, instructies of links. Voeg opmaak toe aan de beschrijving door tekst vet, cursief of onderstreept te maken. U kunt ook lijsten en links toevoegen.
7 Voeg bijlagen toe: Voeg bestanden toe aan de afspraak, zoals documenten of presentaties.

Agendagegevens toevoegen

2.7 Opslaan om e-mailuitnodigingen te verzenden

Zodra u alle gegevens heeft ingevuld, slaat u de afspraak op en stuurt u de uitnodigingen.

  1. Klik op Opslaan.
  2. Kies een optie:
    • Verzenden om de gasten per e-mail op de hoogte te stellen.
    • Niet verzenden om meldingen op dit moment over te slaan.
    • Sluiten om door te gaan met het bewerken van de uitnodiging.
  3. Als u mensen van buiten uw organisatie uitnodigt, klikt u op:
    • Externe gasten uitnodigen om de gasten op de hoogte te stellen.
    • Doorgaan met bewerken om ze later op de hoogte te stellen.
  4. (Optioneel) Klik op Meer opties om de afspraak te openen op de pagina 'Afspraak bewerken'.


Een bestaande afspraak updaten:

U kunt meer gasten uitnodigen, de locatie van de vergadering wijzigen en meer.

  1. Klik in het agendaraster op de afspraak and then Bewerken Bewerken.
  2. Als u meer gasten wilt uitnodigen, de locatie van de vergadering wilt wijzigen of bijlagen wilt toevoegen, brengt u deze wijzigingen aan en klikt u op Opslaan.

Opmerking: Als de organisator van de afspraak u geen bewerkingsrechten heeft gegeven, kunt u geen wijzigingen aanbrengen aan de tijd of duur van de afspraak.

Afspraakupdates opslaan

" "3 Deelname bevestigen

3.1 Controleren wie de uitnodiging heeft geaccepteerd of geweigerd

U kunt direct zien wie uw uitnodiging heeft geaccepteerd of geweigerd en wie een nieuw tijdstip heeft voorgesteld, zodat u de deelname aan een afspraak kunt bijhouden.

Deelname van gasten controleren:

  1. Klik in het agendaraster op de afspraak.
  2. Naast elke gast ziet u de reactie van de gast. U moet wellicht op de pijl-omlaag "" klikken om de reacties te bekijken.


Reageren op een verzoek voor een nieuw tijdstip:

  1. Klik in het agendaraster op de afspraak.
  2. Ga in het gedeelte Gasten naar het voorstel en klik op Voorgestelde tijd bekijken.
  3. Klik op Opslaan om de voorgestelde tijd te accepteren.
  4. (Optioneel) Klik op Verzenden om gasten op de hoogte te brengen van de nieuwe meetingtijd.

Deelname controleren

" "4 Materiaal delen

4.1 Materiaal voor de vergadering maken en delen
  1. Selecteer het bestand dat u wilt delen.
  2. Klik op Delen of Delen "".
  3. Voer onder Delen met mensen en groepen het e-mailadres in waarmee u het bestand wilt delen.

    Opmerking: Als delen met bezoekers is ingeschakeld voor uw organisatie, kunt u iemand uitnodigen die geen Google-account heeft om samen te werken in uw Google Drive-bestanden en -mappen. Zie Documenten delen met bezoekers.

  4. Als u wilt wijzigen wat mensen met het bestand kunnen doen, klikt u rechts op de pijl-omlaag ""and thenKijker, Reageerder of Bewerker.
  5. Kies ervoor om mensen op de hoogte te brengen:
    • Als u mensen wilt laten weten dat u een bestand met ze heeft gedeeld, vinkt u het vakje aan voor Mensen op de hoogte brengen. Als deze optie is ingeschakeld, wordt de e-mail gestuurd naar alle e-mailadressen die u invoert.
    • Als u mensen niet op de hoogte wilt brengen, haalt u het vinkje weg voor Mensen op de hoogte brengen.
  6. Klik op Delen of Verzenden.

Gebruik deze template voor een projectplan

Bestanden delen in Drive
4.2 Agenda's en materiaal voor de vergadering bij de uitnodiging voegen
1 Kies een tijdzone.
2 Stel een terugkerende afspraak in.
3 Zoek een tijdstip: Zoek een tijdstip waarop uw collega's kunnen deelnemen aan de meeting.
4 Voeg afspraakgegevens toe: Voeg de meetinglocatie toe, verzend afspraakmeldingen en meer.
5 Voeg een videoconferencecall toe: Voeg een videomeeting toe aan de afspraak. Of selecteer een add-on voor conferencecalls van derden.
6 Voeg een afspraakbeschrijving toe: Voeg gegevens toe aan de afspraak, zoals contactgegevens, instructies of links. Voeg opmaak toe aan de beschrijving door tekst vet, cursief of onderstreept te maken. U kunt ook lijsten en links toevoegen.
7 Voeg bijlagen toe: Voeg bestanden toe aan de afspraak, zoals documenten of presentaties.

Agendagegevens toevoegen

4.3 De agenda bespreken op basis van gerichte reacties
  1. Selecteer in Documenten, Spreadsheets of Presentaties de tekst waarop u wilt reageren.
  2. Klik op Opmerking toevoegen "".
  3. Typ een opmerking in het vak.
  4. (Optioneel) Als u de taak of opmerking aan een specifieke persoon wilt richten, typt u een plusteken (+) gevolgd door het e-mailadres. U kunt zo veel mensen toevoegen als u wilt.Elke persoon krijgt een e-mail met uw opmerking en een link naar het bestand.
  5. (Optioneel) Als u de opmerking aan een specifieke persoon wilt toewijzen, vinkt u het vakje aan voor Toewijzen aan.
  6. Klik op Opmerking toevoegen of Toewijzen.

Opmerking: Als het bestand het maximumaantal reacties heeft bereikt, kunt u een kopie van het bestand maken zonder de opmerkingen te kopiëren.

Open het reactievak en voer tekst in, met de optie om een taak aan iemand toe te wijzen

4.4 Updates en opmerkingen naar de gasten sturen, zoals een routebeschrijving naar de locatie van de vergadering
  1. Klik in Agenda op de naam van de afspraak in het agendaraster.
  2. Klik op Bewerken Bewerken en breng wijzigingen aan in de afspraak.
  3. Klik op Opslaan
  4. Voer een bericht in voor de gasten.
  5. Klik op Verzenden.

Gasten toevoegen

" "De vergadering voeren

5.1 Deelnemen aan de vergadering

Deelnemen aan een vergadering vanuit Agenda

  1. Klik in Google Agenda op de afspraak waaraan u wilt deelnemen.
  2. Klik op Deelnemen met Google Meet.
  3. Klik in het venster dat wordt geopend op Nu deelnemen.

Deelnemen aan een vergadering vanuit Gmail

  1. Open Gmail en klik in de zijbalk onder Meet op Mijn vergaderingen.
  2. Kies een optie:
    • Klik op Deelnemen aan een vergadering en voer de code van de vergadering in.
    • Plaats links onder Mijn vergaderingen de muisaanwijzer op een vergadering.
  3. Klik op Deelnemen.

Deelnemen aan een vergadering vanuit Meet

In Meet kunt u een geplande afspraak selecteren of een code of bijnaam van een vergadering invoeren.

Een geplande afspraak selecteren:

  1. Ga in een webbrowser naar https://meet.google.com/.
  2. Selecteer de vergadering in de lijst met geplande afspraken. Je ziet in Google Meet alleen vergaderingen die zijn gepland via Google Agenda.
  3. Klik op Nu deelnemen.

Tip: Er klinkt een geluid als de eerste vijf mensen deelnemen aan de vergadering. Daarna ziet u een stille melding voor nieuwe deelnemers.

Geef de code of bijnaam van de vergadering op:

  1. Ga in een webbrowser naar https://meet.google.com/.
  2. Klik op Voer een code of link in > klik op Deelnemen.
  3. Vul de code of bijnaam van de vergadering in.
    • De code van de vergadering is de reeks letters aan het einde van de link naar de vergadering. U hoeft de streepjes niet op te geven.
    • U kunt alleen bijnamen van vergaderingen gebruiken met mensen in uw organisatie. Deze functie is momenteel alleen beschikbaar voor Google Workspace-gebruikers.
    • Als uw organisatie een Meet-hardware-apparaat heeft geïnstalleerd, kunt u ook de code of bijnaam van de vergadering invullen op het apparaat.

    • Laat dit veld leeg om een nieuwe vergadering te starten met een nieuwe code. 

  4. Klik op Doorgaan en op Nu deelnemen.

Gebruik dit spiekbriefje voor Google Meet.

Deelnemen aan Google Meet

5.2 Materiaal presenteren, bespreken en eraan samenwerken
  1. Open in Google Drive het bestand uit Google Documenten, Google Spreadsheets of Google Presentaties dat u wilt delen of presenteren.
  2. (Optioneel) Ga als volgt te werk om een document, spreadsheet of presentatie samen met uw gasten te bewerken:
    1. Klik rechtsboven op Delen.
    2. Voeg een titel toe voor het document en klik op Opslaan.
    3. Voeg de gasten voor de vergadering toe en geef iedereen het toegangsniveau Bewerker.
    4. Klik op Verzenden.
  3. Open Google Meet en neem deel aan de vergadering.
  4. Klik op Nu presenteren en kies wat u wilt delen:
    • Uw volledige scherm
    • Een venster
    • Een tabblad
  5. Klik op Delen.

Tip: Als u niet de Chrome-browser gebruikt (waarin pop-upmeldingen automatisch worden verborgen) moet u meldingen verbergen of uitzetten, zodat ze niet worden weergegeven terwijl u presenteert.

5.3 Taken toewijzen
  1. Selecteer in Documenten, Spreadsheets of Presentaties de tekst waarop u wilt reageren.
  2. Klik op Opmerking toevoegen "".
  3. Typ een opmerking in het vak.
  4. (Optioneel) Als u de taak of opmerking aan een specifieke persoon wilt richten, typt u een plusteken (+) gevolgd door het e-mailadres. U kunt zo veel mensen toevoegen als u wilt.Elke persoon krijgt een e-mail met uw opmerking en een link naar het bestand.
  5. (Optioneel) Als u de opmerking aan een specifieke persoon wilt toewijzen, vinkt u het vakje aan voor Toewijzen aan.
  6. Klik op Opmerking toevoegen of Toewijzen.

Opmerking: Als het bestand het maximumaantal reacties heeft bereikt, kunt u een kopie van het bestand maken zonder de opmerkingen te kopiëren.

Open het reactievak en voer tekst in, met de optie om een taak aan iemand toe te wijzen

" "6 Follow-up

6.1 Een follow-upmail sturen
  1. Klik in Agenda op de naam van de afspraak in het agendaraster.
  2. Klik op Bewerken Bewerken en breng wijzigingen aan in de afspraak.
  3. Klik op Opslaan
  4. Voer een bericht in voor de gasten.
  5. Klik op Verzenden.
Gasten toevoegen
6.2 De voortgang bijhouden door actie-items toe te wijzen in de agenda
  1. Selecteer in Documenten, Spreadsheets of Presentaties de tekst waarop u wilt reageren.
  2. Klik op Opmerking toevoegen "".
  3. Typ een opmerking in het vak.
  4. (Optioneel) Als u de taak of opmerking aan een specifieke persoon wilt richten, typt u een plusteken (+) gevolgd door het e-mailadres. U kunt zo veel mensen toevoegen als u wilt.Elke persoon krijgt een e-mail met uw opmerking en een link naar het bestand.
  5. (Optioneel) Als u de opmerking aan een specifieke persoon wilt toewijzen, vinkt u het vakje aan voor Toewijzen aan.
  6. Klik op Opmerking toevoegen of Toewijzen.

Opmerking: Als het bestand het maximumaantal reacties heeft bereikt, kunt u een kopie van het bestand maken zonder de opmerkingen te kopiëren.

Open het reactievak en voer tekst in, met de optie om een taak aan iemand toe te wijzen
6.3 Follow-upvergaderingen plannen om statusupdates te horen
  1. Kies een optie in Agenda:
    • Klik op een leeg tijdblok in het agendaraster.
    • Klik op PlusMaken.
  2. Selecteer Afspraak.
Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?
Zoeken
Zoekopdracht verwijderen
Zoeken sluiten
Google-apps
Hoofdmenu
Zoeken in het Helpcentrum
false