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Pianificare e tenere riunioni in qualsiasi luogo

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" "Pianificare l'agenda

1.1 Creare un'attività per pianificare la riunione

Apri GmailCalendar, DriveDocumenti, Fogli o Presentazioni. Sulla destra, fai clic su Tasks Tasks.

Fare clic sulla matita per aggiungere un
1.2 Discutere i requisiti della riunione via email o Google Chat

Scrivere una nuova email:

1 Apri Gmail.
2 A sinistra, fai clic su Scrivi "". L'icona visualizzata per l'opzione Scrivi potrebbe anche essere questa: "".
3 (Facoltativo) Per modificare le dimensioni della finestra, fai clic su Schermo intero "" o su Chiudi schermo intero Chiudere schermo intero nell'angolo in alto.
4 Aggiungi i destinatari e un oggetto.
5 Digita il messaggio. I messaggi che inizi a scrivere, ma non invii, vengono automaticamente salvati in Bozze, a sinistra.
6 (Facoltativo) Aggiungi gli eventuali allegati, ad esempio file di Drive Insert file using Drive o foto Insert image.
7 Fai clic su Invia.

Suggerimento: per annullare l'invio di un'email, fai clic su Annulla nella parte inferiore della finestra. Questa opzione è visibile per poco tempo, ma puoi modificare la durata della visualizzazione. Vedi Annullare l'invio di un messaggio.

Mappa delle posizioni su cui fare clic nella posta in arrivo e nelle email per eseguire i passaggi da 1 a 7 sopra riportati

Inviare un messaggio diretto a una persona:

  1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
  2. Se il nome non è ancora visualizzato in "Chat", fai clic su Avvia una chat "".
  3. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
    • Per inviare un messaggio 1:1 a una persona esterna alla tua organizzazione, inserisci il suo indirizzo email.
  4. Fai clic sulla persona a cui vuoi inviare un messaggio.
  5. Inserisci un messaggio, quindi fai clic su Invia "".


Avviare una conversazione di gruppo:

  1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
  2. In "Chat", fai clic su una conversazione di gruppo esistente, digita un messaggio e poi fai clic su Invia "".
  3. Se la conversazione di gruppo non è presente in "Chat", fai clic su Avvia una chat ""e poi Avvia conversazione di gruppo.
  4. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
  5. Fai clic su Fine "".
  6. Inserisci un messaggio, quindi fai clic su Invia "".

Inviare un messaggio a un gruppo

1.3 Bloccare un intervallo di tempo in Calendar per prepararti per la riunione (ad esempio "Non disturbare: mi sto preparando per la riunione")
  1. In Calendar, scegli un'opzione:
    • Fai clic su un intervallo di tempo vuoto nella griglia del calendario.
    • Fai clic su PiùCrea.
  2. Seleziona Evento.
1.4 Creare la tua agenda

Puoi creare un nuovo documento direttamente in Documenti Google o su Google Drive.

Scegli un'opzione:

  • In Documenti, fai clic su Crea "".
  • In Drive, fai clic su Nuovo, posiziona il cursore sulla Freccia destra""accanto a Documenti Google e fai clic su Documento vuoto o Da un modello.
Creare nuovi documenti

" "Programmare la riunione

2.1 Creare un nuovo evento
  1. In Calendar, scegli un'opzione:
    • Fai clic su un intervallo di tempo vuoto nella griglia del calendario.
    • Fai clic su PiùCrea.
  2. Seleziona Evento.
2.2 Aggiungere invitati
  1. Nel campo Aggiungi invitati, inserisci le prime lettere del nome o dell'indirizzo email di una persona. Man mano che inserisci il testo vengono visualizzati gli indirizzi corrispondenti presenti nella directory della tua organizzazione.
  2. Fai clic su un suggerimento per aggiungere quella persona all'evento. Se non vengono visualizzati suggerimenti, inserisci l'indirizzo completo dell'invitato. Dopo aver aggiunto un invitato all'evento:
    • All'evento viene aggiunta automaticamente una riunione video di Google Meet.
    • Il calendario dell'invitato viene visualizzato accanto al tuo.
  3. (Facoltativo) Puoi aggiungere l'indirizzo di una mailing list di Google Gruppi per invitare contemporaneamente un folto gruppo di persone.
    Per ulteriori informazioni su come invitare gruppi di grandi dimensioni, vedi Gestire eventi di grandi dimensioni in Calendar.
  4. (Facoltativo) Per contrassegnare la presenza di un invitato come facoltativa, posiziona il cursore sul suo nome e fai clic su Persone Persona.
  5. (Facoltativo) Per consentire agli invitati di modificare l'evento, invitare altre persone o vedere l'elenco degli invitati, fai clic su Autorizzazioni per gli invitati e seleziona le caselle appropriate.

Nota: se crei un evento in Calendar e non concedi agli invitati l'autorizzazione a modificarlo, questi non potranno cambiare la data o l'ora dell'evento nel loro calendario.

Aggiungere gli invitati

2.3 Trovare un orario che vada bene per tutti tenendo conto dei vari fusi orari
  1. Apri Calendar e fai clic su Più Creae poiEvento.
  2. Vai alla sezione Aggiungi invitati e inserisci l'indirizzo email della persona.  
  3. Fai clic su Orari suggeriti e seleziona un orario suggerito per la riunione. 
  4. Fai clic su una fascia oraria.
  5. (Facoltativo) Se non trovi un orario suggerito per la riunione, fai clic su Trova un orario e seleziona una fascia oraria. 
  6. Fai clic su Salva.

 

Trovare un orario per un incontro
2.4 Prenotare le sale

Nota: se non riesci a visualizzare le risorse, i dettagli o i suggerimenti automatici per le sale, è possibile che l'amministratore non li abbia configurati per la tua organizzazione.

  1. Fai clic su Aggiungi sale.

    Nota: se non vedi questa opzione, contatta il tuo amministratore.

    Vengono visualizzati automaticamente dei suggerimenti basati sul tuo luogo di lavoro, sul numero di partecipanti e sulle prenotazioni di sale precedenti.
  2. Se è necessario modificare i criteri per la sala riunioni, puoi fare clic su:
    • Persone Gruppo per specificare la capienza della stanza richiesta.
    • Video Video per indicare che sono necessarie attrezzature per videoconferenze.
    • Telefono ""per indicare che sono necessarie attrezzature per audioconferenze.
  3. Posiziona il puntatore sulla sala che soddisfa i tuoi criteri e seleziona la casella corrispondente per sceglierla.
  4. Se non trovi una sala adatta:
    1. Nella casella di ricerca, inserisci un'altra risorsa o il nome dell'edificio, il piano o l'attrezzatura per conferenze (ad esempio Chromebox per videoconferenze). Man mano che inserisci il testo, vedrai i risultati sotto la casella di ricerca.
    2. Posiziona il puntatore su una sala per visualizzarne i dettagli, ad esempio la capienza della sala, la località, le attrezzature e le caratteristiche.
    3. Quando trovi la sala di cui hai bisogno, seleziona la casella corrispondente per sceglierla.

Prenotare una sala

2.5 Configurare la videoconferenza per gli invitati che partecipano da remoto

 

 

Pianificare una riunione video di Meet in Calendar è facile: basta aggiungere uno o più invitati all'evento per aggiungere automaticamente una riunione video.

2.6 Aggiungere i dettagli dell'evento, come l'agenda o le istruzioni per la riunione
1 Scegli un fuso orario.
2 Configura la ricorrenza.
3 Trova un orario: trova un orario in cui i tuoi colleghi sono disponibili per partecipare alla riunione.
4 Aggiungi i dettagli dell'evento: aggiungi il luogo della riunione, invia notifiche per l'evento e altro ancora.
5 Aggiungi videoconferenza: aggiungi una riunione video all'evento oppure seleziona un componente aggiuntivo di terze parti per le conferenze.
6 Aggiungi una descrizione dell'evento: aggiungi dettagli come le informazioni di contatto, le istruzioni o i link all'evento. Formatta la descrizione aggiungendo grassetto, corsivo o sottolineatura oppure aggiungi elenchi e link.
7 Aggiungi allegati: collega file agli eventi, ad esempio documenti o presentazioni.

Aggiungere i dettagli del calendario

2.7 Salvare e inviare gli inviti via email

Una volta inseriti tutti i dettagli, salva l'evento e invia gli inviti.

  1. Fai clic su Salva.
  2. Scegli un'opzione:
    • Invia per inviare una notifica via email agli inviati
    • Non inviare per ignorare le notifiche in questa fase
    • Ignora per continuare a modificare l'invito
  3. Se stai invitando persone esterne all'organizzazione, fai clic su:
    • Invita ospiti esterni per inviare una notifica agli invitati esterni.
    • Continua a modificare per inviare una notifica agli invitati in un secondo momento. 
  4. Per aprire l'evento nella pagina Modifica evento, fai clic su Altre opzioni. (facoltativo)


Aggiornare un evento esistente:

Puoi invitare altre persone, cambiare il luogo della riunione e altro ancora.

  1. Nella griglia del calendario, fai clic sull'evento e poi Modifica Modifica.
  2. Per invitare altre persone, cambiare la sede della riunione o aggiungere allegati, apporta le modifiche del caso e fai clic su Salva.

Nota: se l'organizzatore non ti ha concesso l'autorizzazione ad apportare modifiche, non puoi cambiare l'orario o la durata dell'evento.

Salvare gli aggiornamenti degli eventi

" "3  Confermare la partecipazione

3.1 Controllare chi ha accettato o rifiutato l'invito

Se devi monitorare la partecipazione all'evento, puoi vedere immediatamente chi ha accettato o rifiutato l'invito e chi ha proposto un nuovo orario per la riunione.

Controllare la partecipazione degli invitati:

  1. Nella griglia di Calendar, fai clic una sola volta sull'evento.
  2. In corrispondenza di ciascun invitato è visualizzata la relativa risposta. Per vedere le risposte potresti dover fare clic sulla freccia giù "".


Rispondere a una proposta di nuovo orario per una riunione:

  1. Nella griglia di Calendar, fai clic una sola volta sull'evento.
  2. Nella sezione Invitati, vai alla proposta e fai clic su Rivedi orario proposto.
  3. Per accettare il nuovo orario proposto, fai clic su Salva.
  4. Per informare gli invitati del nuovo orario della riunione, fai clic su Invia. (facoltativo)

Controllare la partecipazione

" "4  Condividere materiali

4.1 Creare e condividere i materiali della riunione
  1. Seleziona il file che vuoi condividere.
  2. Fai clic su Condividi o sull'icona Condividi "".
  3. In Condividi con persone e gruppi, inserisci l'indirizzo email con cui vuoi condividere il file.

    Nota: se la condivisione con i visitatori è attiva nella tua organizzazione, puoi invitare una persona che non ha un Account Google a collaborare ai tuoi file e alle tue cartelle su Google Drive. Vedi Condividere documenti con i visitatori.

  4. Per cambiare le azioni che le persone possono eseguire nel file, a destra, fai clic sulla Freccia giù ""e poi Visualizzatore, Commentatore o Editor.
  5. Scegli di inviare notifiche alle persone:
    • Se vuoi comunicare alle persone che hai condiviso un file con loro, seleziona la casella Invia notifiche. Se scegli di inviare le notifiche, tutti gli indirizzi email che inserisci verranno inclusi nell'email.
    • Se non vuoi inviare notifiche, deseleziona la casella Invia notifiche.
  6. Fai clic su Condividi o Invia.

Utilizza questo modello di piano di progetto

Condividere file su Drive
4.2 Allegare all'invito agende e materiali della riunione
1 Scegli un fuso orario.
2 Configura la ricorrenza.
3 Trova un orario: trova un orario in cui i tuoi colleghi sono disponibili per partecipare alla riunione.
4 Aggiungi i dettagli dell'evento: aggiungi il luogo della riunione, invia notifiche per l'evento e altro ancora.
5 Aggiungi videoconferenza: aggiungi una riunione video all'evento oppure seleziona un componente aggiuntivo di terze parti per le conferenze.
6 Aggiungi una descrizione dell'evento: aggiungi dettagli come le informazioni di contatto, le istruzioni o i link all'evento. Formatta la descrizione aggiungendo grassetto, corsivo o sottolineatura oppure aggiungi elenchi e link.
7 Aggiungi allegati: collega file agli eventi, ad esempio documenti o presentazioni.

Aggiungere i dettagli del calendario

4.3 Discutere l'agenda con commenti indirizzati a persone specifiche
  1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo che vuoi commentare.
  2. Fai clic su Aggiungi commento "".
  3. Inserisci il commento nella casella.
  4. Per indirizzare l'attività o il commento a una persona specifica, inserisci un segno più (+) seguito dal suo indirizzo email. Puoi aggiungere un numero illimitato di persone. Ciascuna persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file.
  5. (Facoltativo) Per assegnare il commento a una persona specifica, seleziona la casella Assegna a.
  6. Fai clic su Commenta o Assegna.

Nota: se un file raggiunge il numero massimo di commenti, puoi crearne una copia senza copiare i commenti.

Apri la casella Commento e inserisci il testo. Se vuoi, puoi assegnare un

4.4 Inviare aggiornamenti e note agli invitati, ad esempio le indicazioni stradali per il luogo della riunione
  1. In Calendar, fai clic sul nome dell'evento nella griglia del tuo calendario.
  2. Fai clic su Modifica evento Modificare e apporta le tue modifiche all'evento.
  3. Fai clic su Salva
  4. Inserisci un messaggio per gli invitati.
  5. Fai clic su Invia.

Aggiungere gli invitati

" "Tenere la riunione

5.1 Partecipare alla riunione

Partecipare a una riunione da Calendar

  1. In Google Calendar, fai clic sull'evento a cui vuoi partecipare.
  2. Fai clic su Partecipa con Google Meet.
  3. Nella finestra che si apre, fai clic su Partecipa

Partecipare a una riunione da Gmail

  1. Apri Gmail, quindi nella barra laterale, sotto Meet, fai clic su Le mie riunioni.
  2. Scegli un'opzione:
    • Fai clic su Partecipa a una riunione e immetti un codice riunione.
    • Posiziona il puntatore su una riunione a sinistra, in Le mie riunioni.
  3. Fai clic su Partecipa.

Partecipare a una riunione da Meet

In Meet, puoi selezionare un evento pianificato oppure inserire un codice riunione o un nickname.

Selezionare un evento pianificato:

  1. In un browser web, inserisci https://meet.google.com.
  2. Seleziona la riunione dal tuo elenco di eventi programmati. In Google Meet vengono visualizzate solo le riunioni programmate tramite Google Calendar.
  3. Fai clic su Partecipa.

Suggerimento: imposta la riproduzione di un suono quando le prime 5 persone sono entrate nella riunione. Successivamente, riceverai una notifica silenziosa per i nuovi partecipanti.

Inserire un codice riunione o un nickname:

  1. In un browser web, inserisci https://meet.google.com.
  2. Fai clic su Inserisci un codice o un link > fai clic su Partecipa.
  3. Inserisci un codice riunione o un nickname.
    • Il codice riunione è la stringa di lettere che si trova nella parte finale del link della riunione. Non è necessario inserire i trattini.
    • Puoi utilizzare i nickname riunione solo con i membri della tua organizzazione. Questa funzionalità è attualmente disponibile solo per gli utenti di Google Workspace.
    • Se la tua organizzazione ha acquistato e installato un dispositivo hardware Meet, puoi anche digitare il codice riunione o il nickname in quel dispositivo.

    • Per avviare una nuova riunione con un nuovo codice, lascia il campo vuoto. 

  4. Fai clic su Continua, quindi scegli Partecipa.

Utilizza questa scheda di riferimento di Google Meet.

Partecipare a Google Meet

5.2 Presentare, discutere e collaborare ai materiali
  1. Su Google Drive, apri il file di Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google che vuoi condividere o presentare.
  2. (Facoltativo) Per modificare un documento, un foglio di lavoro o una presentazione in simultanea con i tuoi invitati:
    1. Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Condividi.
    2. Aggiungi un titolo al documento e fai clic su Salva.
    3. Aggiungi gli invitati alla riunione e concedi a tutti l'accesso come Editor.
    4. Fai clic su Invia.
  3. Apri Google Meet e partecipa alla riunione.
  4. Fai clic su Presenta ora e scegli cosa condividere:
    • Il tuo schermo intero
    • Una finestra
    • Una scheda
  5. Fai clic su Condividi.

Suggerimento: se non stai utilizzando il browser Chrome (che nasconde automaticamente tutte le notifiche popup), silenzia o disattiva le modifiche in modo che non vengano visualizzate durante la presentazione.

5.3 Assegnare attività
  1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo che vuoi commentare.
  2. Fai clic su Aggiungi commento "".
  3. Inserisci il commento nella casella.
  4. Per indirizzare l'attività o il commento a una persona specifica, inserisci un segno più (+) seguito dal suo indirizzo email. Puoi aggiungere un numero illimitato di persone. Ciascuna persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file.
  5. (Facoltativo) Per assegnare il commento a una persona specifica, seleziona la casella Assegna a.
  6. Fai clic su Commenta o Assegna.

Nota: se un file raggiunge il numero massimo di commenti, puoi crearne una copia senza copiare i commenti.

Apri la casella Commento e inserisci il testo. Se vuoi, puoi assegnare un

" "6 Seguire gli sviluppi

6.1 Inviare un'email di follow-up
  1. In Calendar, fai clic sul nome dell'evento nella griglia del tuo calendario.
  2. Fai clic su Modifica evento Modificare e apporta le tue modifiche all'evento.
  3. Fai clic su Salva
  4. Inserisci un messaggio per gli invitati.
  5. Fai clic su Invia.
Aggiungere gli invitati
6.2 Tenere traccia dell'avanzamento assegnando attività nella tua agenda
  1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo che vuoi commentare.
  2. Fai clic su Aggiungi commento "".
  3. Inserisci il commento nella casella.
  4. Per indirizzare l'attività o il commento a una persona specifica, inserisci un segno più (+) seguito dal suo indirizzo email. Puoi aggiungere un numero illimitato di persone. Ciascuna persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file.
  5. (Facoltativo) Per assegnare il commento a una persona specifica, seleziona la casella Assegna a.
  6. Fai clic su Commenta o Assegna.

Nota: se un file raggiunge il numero massimo di commenti, puoi crearne una copia senza copiare i commenti.

Apri la casella Commento e inserisci il testo. Se vuoi, puoi assegnare un
6.3 Programmare riunioni successive per conoscere gli aggiornamenti
  1. In Calendar, scegli un'opzione:
    • Fai clic su un intervallo di tempo vuoto nella griglia del calendario.
    • Fai clic su PiùCrea.
  2. Seleziona Evento.
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