隨時隨地規劃及舉辦會議

課程內容

如何規劃、安排及舉辦富有成效的團隊視訊會議。

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10 分鐘

 Google Workspace 帳戶：還沒有帳戶嗎？立即開始 14 天試用期。

教學課程內容

規劃議程 安排會議 確認出席狀況 共用資料 舉辦會議 後續追蹤

1. 規劃議程

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1.1 在您的日曆中封鎖時段以便準備會議 (例如：請勿打擾 - 準備會議中)

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 選用：如果你要新增邀請對象參加活動，請按一下左側的 [搜尋使用者]，然後開始輸入邀請對象的名稱。
3. 按一下日曆中尚未安排活動的任何時間。
4. 輸入活動的名稱以及詳細資訊。
5. 按一下「儲存」。

提示：如要建立時間較長的活動，請在選擇時間時將滑鼠往頁面下方拖曳。

1.2 建立議程

您可以使用電腦直接將會議記錄附加到 Google 日曆活動。

從 Google 文件為活動新增會議記錄

1. 在電腦上開啟你要新增至活動的現有 Google 文件檔，或建立一份新文件。
2. 在文件中輸入「@」。
3. 按一下彈出式視窗中的「會議記錄」。
4. 搜尋你要附加這份文件的活動。
   1. 提示：你可以輸入「下一個」，在日曆中選取下一場會議。
5. 選取該活動，這份會議記錄文件就會預先填入該活動的詳細資料，但此時還不會附加到活動中。
   • 如果你是會議發起人：系統會顯示彈出式視窗，提示你共用這份文件並附加到活動中。按一下 [共用並附加]，系統就會與邀請對象共用文件，並將文件附加到活動中。
   • 如果你不是會議發起人：系統會顯示彈出式視窗，提示你共用這份文件。按一下 [共用]，系統就會與邀請對象共用文件，但不會將文件附加到活動中。

從 Google 日曆為新活動新增會議記錄

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 建立活動。
3. (選用) 請依需要輸入標題、時間、邀請對象和其他詳細資料。
4. 依序按一下 [新增說明或附件] [建立會議記錄] [儲存]。
   • 預先填入活動詳細資料的會議記錄隨即附加到活動中，並與包括機構外部人員在內的邀請對象共用。

從 Google 日曆為現有活動新增附件和會議記錄

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 選擇下列任一做法：
   • 依序按一下活動 「製作會議記錄」。
     系統會自動將會議記錄附加到該活動，並在會議記錄中預先填入活動詳細資料。
   • 依序按一下活動 「選單」圖示  「附加文件」。
     系統會將所選的會議記錄附加到活動中。
3. 系統會在新視窗中開啟會議記錄。按一下右側的「共用」。

2 安排會議

2.1 建立新活動

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 選用：如果你要新增邀請對象參加活動，請按一下左側的 [搜尋使用者]，然後開始輸入邀請對象的名稱。
3. 按一下日曆中尚未安排活動的任何時間。
4. 輸入活動的名稱以及詳細資訊。
5. 按一下「儲存」。

提示：如要建立時間較長的活動，請在選擇時間時將滑鼠往頁面下方拖曳。

2.2 新增邀請對象

如果有人與你共用日曆，或者對方和你在同一家公司、學校或其他機構服務，只要將對方加入某場活動，你就可以查看他們是否有空。

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 按一下左側的「搜尋使用者」。
3. 開始輸入對方的名稱，然後選取你要會面的對象。
4. 按一下左上角的「建立」圖示 。
5. 按一下「安排時間」。如果邀請對象已經與你共用日曆，你就能看到他們何時可以出席。

注意：如果您在 Google 日曆中建立了活動，但沒有授予邀請對象修改活動的權限，他們就無法在自己的日曆上變更活動的日期或時間。

2.3 安排所有位於不同時區的邀請對象皆能配合的時間

如果有人與你共用日曆，或者對方和你在同一家公司、學校或其他機構服務，只要將對方加入某場活動，你就可以查看他們是否有空。

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 按一下左側的「搜尋使用者」。
3. 開始輸入對方的名稱，然後選取你要會面的對象。
4. 按一下左上角的「建立」圖示 。
5. 按一下「安排時間」。如果邀請對象已經與你共用日曆，你就能看到他們何時可以出席。

2.4 預訂會議室

注意：如果您看不到任何資源、會議室詳細資料或會議室自動建議，表示管理員可能並未貴機構設定這些功能。

重要事項：如果無法新增活動的會議室，Google 日曆會建議可建立重複活動的捷徑，以便你預訂會議室。這個捷徑會建立不含任何邀情對象的單一活動。

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 建立新活動或開啟現有活動。
   • 如要編輯現有活動，請按一下「編輯活動」圖示 。
3. 如果你的帳戶所屬組織有會議室，請按一下「新增會議室」或「新增自動預訂」。
   • 你可根據邀請對象選擇系統建議的會議室，也可以搜尋新的會議室。
   • 按一下您要新增的會議室或資源。
4. 按一下「儲存」。

提示：

• 提示：你可以為同一場活動預約多間會議室。
• 如果新增的會議室沒有時間表，請在排程格狀畫面中依序點選「篩選並查看」圖示 「顯示會議室」。瞭解如何在 Google 日曆中尋找合適開會時間。
• 如果你是管理員，請參閱這篇文章，瞭解如何在管理控制台中建立會議室。

2.5 為遠端邀請對象設定視訊會議

在 Google 日曆中安排 Meet 視訊會議的做法很簡單，只要為活動新增一或多位邀請對象，即可自動新增視訊會議。

2.6 新增活動詳細資料，例如議程或會議說明

1. 按一下「新增說明或附件」欄位。
2. 新增聯絡資訊、操作說明或活動連結等詳細資料。
3. (選用) 您可以新增粗體、斜體、底線、清單及連結，為說明設定格式。

2.7 發送電子郵件邀請

詳細資料填寫完畢後，請儲存活動並傳送邀請。

1. 按一下 [儲存]。
2. 選擇下列其中一個選項：
   • 傳送：以電子郵件通知邀請對象
   • 不要傳送：先略過通知傳送程序
   • 關閉：繼續編輯邀請內容
3. 如果您想邀請機構外部的人員，請按一下：
   • 邀請外部參與者：通知對方。
   • 繼續編輯：稍後通知對方
4. (選用) 如要開啟活動，請在「編輯活動」頁面上點選 [更多選項]。

更新現有活動：

您可以邀請更多對象、變更會議地點或進行其他操作。

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 按一下你要編輯的活動。如果你看到「編輯活動」圖示 ，請按一下該圖示。
3. 更改活動內容。
4. 按一下頁面最上方的「儲存」。

注意：如果活動主辦人沒有授予您編輯權限，您就無法變更活動時間或活動持續時間。

3 確認出席狀況

3.1 確認接受及拒絕邀請的對象

如果您需要追蹤活動的出席狀況，可以立即查看接受或拒絕邀請的對象，也可以看看是誰提議了新的會議時間。

確認邀請對象出席狀況：

1. 按一下您 Google 日曆方格中的活動。
2. 每位邀請對象的旁邊都會顯示他們的回覆。您可能必須點選向下箭頭 才能查看回覆。

回覆新會議時間的建議要求：

1. 點選日曆上有時鐘圖示的活動。
2. 查看「邀請對象」下方的建議時間。
3. 在你要查看的提議時間之下，點選 [查看提議時間]。
4. 如要將活動時間變更為提議時間，請按一下 [儲存]。

4 共用資料

4.1 建立及共用會議資料

1. 選取要共用的檔案。
2. 按一下 [共用] 或「共用」圖示 。
3. 在「與使用者和群組共用」之下，輸入共用對象的電子郵件地址。

   注意：如果貴機構已啟用訪客共用功能，您就能邀請沒有 Google 帳戶的使用者在 Google 雲端硬碟檔案和資料夾上進行協作。請參閱與協作者共用文件。

4. 如要變更共用對象對檔案的操作權限，請依序按一下右側的向下箭頭 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]。
5. 選擇是否要通知對方。
   • 如果想向共用對象發送通知，請勾選 [通知使用者] 方塊。如果您這麼做，共用對象就會在通知電子郵件中看到您輸入的所有電子郵件地址。
   • 如果不想通知對方，請取消勾選 [通知使用者] 方塊。
6. 按一下 [共用] 或 [傳送]。

使用這個專案計畫範本

4.2 在邀請中附加議程與會議資料

1. 按一下「新增說明或附件」欄位。
2. 新增聯絡資訊、操作說明或活動連結等詳細資料。
3. (選用) 您可以新增粗體、斜體、底線、清單及連結，為說明設定格式。

4.3 使用指定目標註解討論議程

1. 在 Google 文件、試算表或簡報中，選取您要加上註解的文字。
2. 按一下「新增註解」圖示 。
3. 在方塊中輸入註解內容。
4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象，請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題，所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者，請勾選 [指派給] 方塊。
6. 按一下 [註解] 或 [指派]。

注意：如果檔案中的註解數量達到上限，您可以另外建立不含註解的檔案副本。

4.4 傳送更新內容及注意事項給邀請對象，例如會議地點的路線

1. 在 Google 日曆的日曆方格中，按一下活動名稱。
2. 按一下「編輯」圖示 ，即可對活動進行變更。
3. 按一下 [儲存]。
4. 輸入要給邀請對象的訊息。
5. 按一下 [傳送]。

5 舉辦會議

5.1 加入會議

透過 Google 日曆加入會議

1. 在電腦上前往 Google 日曆。
2. 按一下要加入的活動。
3. 按一下「使用 Google Meet 加入會議」。
4. 在開啟的視窗中，按一下「立即加入」。

透過 Gmail 加入會議

1. 開啟 Gmail，然後按一下側欄的「Meet」。
2. 選擇下列任一選項：
   • 按一下「發起會議」 以發起新會議 「立即加入」。
   • 按一下「加入會議」並輸入會議暱稱或代碼 「加入」。
   • 如要加入排定的會議，請將滑鼠遊標移至「我的會議」「立即加入」。

透過 Meet 加入會議

在 Meet 中，只要選取已排定的活動或是輸入會議代碼/暱稱，即可加入會議。

選取已排定的活動：

1. 在電腦上前往 meet.google.com。
2. 從已排定的活動清單中選取會議。只有透過 Google 日曆排定的會議才會顯示在 Google Meet 中。
3. 按一下「立即加入」。

提示：前 5 位參與者加入會議時會有音效提示，之後如果還有其他新加入的參與者，則一律只會顯示無聲通知。

輸入會議代碼或會議暱稱：

1. 在電腦上前往 meet.google.com。
2. 依序按一下「輸入代碼或連結」「加入」。
3. 輸入會議代碼或暱稱。
   • 會議代碼是指 Meet 會議連結結尾的字母字串，但不必輸入連字號。
   • 只能在與同屬一個機構的人開會時使用會議暱稱。這項功能目前僅適用於 Google Workspace 使用者。

   • 如果貴機構購買並安裝了 Meet 設備裝置，你也可以直接在裝置上輸入會議代碼或暱稱。

   • 如要使用新的代碼發起新會議，請將此欄位留空。

4. 按一下「立即加入」。

提示：如果您位於辦公室的會議室中，透過筆記型電腦加入會議時，請使用夥伴模式分享螢幕畫面。為了防止筆電出現回音，夥伴模式會關閉麥克風和攝影機。進一步瞭解夥伴模式。

請參閱 Google Meet 一覽表。

5.2 使用資料進行簡報、討論和協作

使用 Google Workspace for Education 的會議發起人可以禁止參與者分享螢幕畫面。

1. 在 Google 雲端硬碟中，開啟您要共用或在螢幕畫面上分享的 Google 文件、Google 試算表或 Google 簡報檔案。
2. (選用) 如要與邀請對象同時編輯文件、試算表或簡報，請按照下列步驟操作：
   1. 按一下右上角的 [共用]。
   2. 新增文件標題並按一下 [儲存]。
   3. 新增會議邀請對象，然後將 [編輯者] 權限授予所有人。
   4. 按一下 [傳送]。
3. 開啟 Google Meet 並加入會議。
4. 按一下 [立即分享螢幕畫面] 並選取要分享的畫面：
   • 您的整個畫面
   • 單個視窗
   • 分頁
5. 按一下 [分享]。

提示：如果您並非使用 Chrome 瀏覽器 (會自動隱藏任何彈出式通知)，可以將通知設為靜音或關閉。這樣一來，當您分享螢幕畫面時，系統就不會顯示通知。

5.3 指派工作

1. 在 Google 文件、試算表或簡報中，選取您要加上註解的文字。
2. 按一下「新增註解」圖示 。
3. 在方塊中輸入註解內容。
4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象，請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題，所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者，請勾選 [指派給] 方塊。
6. 按一下 [註解] 或 [指派]。

注意：如果檔案中的註解數量達到上限，您可以另外建立不含註解的檔案副本。

6 後續追蹤

6.1 傳送後續追蹤電子郵件

1. 在 Google 日曆的日曆方格中，按一下活動名稱。
2. 按一下「編輯」圖示 ，即可對活動進行變更。
3. 按一下 [儲存]。
4. 輸入要給邀請對象的訊息。
5. 按一下 [傳送]。

6.2 在議程中指派操作項目，以便追蹤進度

1. 在 Google 文件、試算表或簡報中，選取您要加上註解的文字。
2. 按一下「新增註解」圖示 。
3. 在方塊中輸入註解內容。
4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象，請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題，所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者，請勾選 [指派給] 方塊。
6. 按一下 [註解] 或 [指派]。

注意：如果檔案中的註解數量達到上限，您可以另外建立不含註解的檔案副本。

6.3 安排後續追蹤會議以取得狀態更新資訊

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 選用：如果你要新增邀請對象參加活動，請按一下左側的 [搜尋使用者]，然後開始輸入邀請對象的名稱。
3. 按一下日曆中尚未安排活動的任何時間。
4. 輸入活動的名稱以及詳細資訊。
5. 按一下「儲存」。

提示：如要建立時間較長的活動，請在選擇時間時將滑鼠往頁面下方拖曳。

_{Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。}