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どこからでも参加できる会議を計画、開催する

企業向けの Google Workspace チュートリアル

内容

チームで生産性の高いビデオ会議を計画、スケジュール、開催する方法。

必要なもの

スヌーズ中 10 分

アカウント Google Workspace アカウント - アカウントをお持ちでない場合は、14 日間の試用版をご利用ください。

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このチュートリアルの内容

議題の計画 会議のスケジュールの設定 出欠の確認 資料の共有 会議の開催 フォローアップ
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1. 議題の計画


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1.1 カレンダーを使用して、会議の準備をするための時間を確保する(例: 会議の準備をするために通知を一時的にミュートする)
  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
  2. 省略可: 予定にゲストを追加するには、左側にある [ユーザーを検索] をクリックしてゲストの名前を入力します。
  3. カレンダー上でまだ予定が入っていない時間をクリックします。
  4. 予定のタイトルや詳細情報を追加します。
  5. [保存] をクリックします。

ヒント: 期間の長い予定を作成するには、時間を選択したままマウスをページ下方にドラッグします。

1.2 議題を作成する

パソコンでは、Google カレンダーの予定に直接会議メモを共有できます。

Google ドキュメントから予定に会議メモを追加する

  1. パソコンで、予定に追加する新規または既存の Google ドキュメントを開きます。
  2. ドキュメントで「@」と入力します。
  3. ポップアップ メニューで [会議メモ] をクリックします。
  4. 予定を検索します。
    1. ヒント: 「next」と入力すると、カレンダーの次の会議を選択できます。
  5. 予定を選択します。会議メモには会議の詳細情報が事前入力されますが、予定にメモが自動的に追加されることはありません
    • 会議の主催者が自分の場合: メモとして追加したドキュメントを共有して、予定に添付するように促すポップアップが表示されます。アクセスを許可するには、[共有して添付] をクリックします。
    • 会議の主催者が自分ではない場合: メモとして追加したドキュメントを共有するように促すポップアップが表示されます。アクセスを許可するには、[共有] をクリックします。ドキュメントが予定に自動的に添付されることはありません。

Google カレンダーから新しい予定に会議メモを追加する

  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
  2. 予定を作成します。
  3. 省略可: タイトル、日時、ゲストなどの詳細を入力します。
  4. [説明または添付ファイルを追加] 次に [会議メモを作成] 次に [保存] をクリックします。
    • 会議の詳細情報が事前入力された会議メモが予定に追加され、ゲスト(組織外のユーザーも含む)と共有されます。

Google カレンダーから既存の予定に添付ファイルや会議メモを追加する

  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
  2. 次のどちらかを行います。
    • 目的の予定 次に [会議メモを使用] をクリックする。
      会議の詳細情報が事前入力された会議メモが予定に添付されます。
    • 目的の予定 次に メニュー アイコン 次に [ドキュメントを添付] をクリックする。
      選択した会議メモが予定に添付されます。
  3. 会議メモが新しいウィンドウで開きます。右側の [共有] をクリックします。

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会議のスケジュールの設定


 
2.1 新しい予定を作成する
  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
  2. 省略可: 予定にゲストを追加するには、左側にある [ユーザーを検索] をクリックしてゲストの名前を入力します。
  3. カレンダー上でまだ予定が入っていない時間をクリックします。
  4. 予定のタイトルや詳細情報を追加します。
  5. [保存] をクリックします。

ヒント: 期間の長い予定を作成するには、時間を選択したままマウスをページ下方にドラッグします。

2.2 ゲストを追加する

自分のカレンダーをあなたと共有しているユーザーや、同じ組織(会社や学校など)に所属しているユーザーを予定に追加する場合は、そのユーザーの空き時間を確認することができます。

  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
  2. 左側にある [ユーザーを検索] をクリックします。
  3. 招待するユーザーの名前を入力し、該当するユーザーを選択します。
  4. 左上の作成アイコン 追加 をクリックします。
  5. [おすすめの時間] をクリックします。招待したゲストがあなたとカレンダーを共有している場合は、そのゲストの空き時間が表示されます。

注: カレンダーで予定を作成する際に予定を変更する権限をゲストに付与しない場合、ゲストは自分のカレンダーで予定の日時を変更できません。

ゲストを追加する

2.3 タイムゾーンが異なるメンバー全員の都合がつく時間帯を探す

自分のカレンダーをあなたと共有しているユーザーや、同じ組織(会社や学校など)に所属しているユーザーを予定に追加する場合は、そのユーザーの空き時間を確認することができます。

  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
  2. 左側にある [ユーザーを検索] をクリックします。
  3. 招待するユーザーの名前を入力し、該当するユーザーを選択します。
  4. 左上の作成アイコン 追加 をクリックします。
  5. [おすすめの時間] をクリックします。招待したゲストがあなたとカレンダーを共有している場合は、そのゲストの空き時間が表示されます。
会議の日程を調整する
2.4 会議室を予約する

注: リソース、会議室の詳細、会議室の自動提案が表示されない場合は、管理者が組織向けに設定を行っていない可能性があります。

  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
  2. 新しい予定を作成するか、既存の予定を開きます。
  3. 既存の予定を編集する場合は、「予定を編集」アイコン 編集 をクリックします。
  4. [会議室] オプションがオンになっている組織のアカウントをご利用の場合は、[会議室] をクリックします。招待するユーザーに適した会議室の候補から選択するか、会議室を検索します。追加する会議室またはリソースをクリックします。
    • 重要: 予定に会議室を追加できない場合、予定を複製するためのショートカットが候補として表示されることがあります。このショートカットを使用すると、同じ予定のコピーがゲストなしで作成され、そこで会議室を予約できます。
  5. [保存] をクリックします。
ヒント: アカウントの管理者は、管理コンソールを使用して新しい会議室やリソースを追加し、ユーザーが予約できるようにすることができます。

会議室を予約する

2.5 リモートのゲスト用にビデオ会議を設定する

カレンダーでの Google Meet のビデオ会議設定は簡単です。1 人以上のゲストを追加するだけで、自動的にビデオ会議が追加されます。

2.6 予定の詳細を追加する(予定リストや会議に関する指示など)
1. タイムゾーンを選択します。
2. 定期的な予定を設定します。
3. 時間を探す - 会議の開催にあたり、同僚の都合のよい日時を探せます。
4. 予定の詳細の追加 - 会議場所の追加、予定の通知の送信などを行えます。
5. ビデオ会議の追加 - 予定にビデオ会議を追加するか、サードパーティ製の会議用アドオンを選択します。
6. 予定の説明の追加 - 予定の連絡先情報、参加手順、リンクなどの詳細情報を追加できます。太字、斜体、下線を追加したり、リストやリンクを追加したりして説明の書式を設定できます。
7. 添付ファイルの追加 - 予定にドキュメントやプレゼンテーションなどのファイルを添付できます。

予定の詳細を追加する

2.7 招待メールを送信する

詳細情報を入力したら、予定を保存して招待状を送信します。

  1. [保存] をクリックします。
  2. 次のいずれかを選択します。
    • 送信: メールでゲストに通知します
    • 送信しない: 今はゲストに通知しません
    • キャンセル: 招待状の編集を続けます
  3. 組織外のユーザーを招待する場合は、次のいずれかをクリックします。
    • 外部のゲストを招待: ゲストに通知します。
    • 編集を続行: 後でゲストに通知します。
  4. (省略可)[編集] ページで予定を開くには、[その他のオプション] をクリックします。


既存の予定を更新するには:

追加のゲストの招待や、会議の場所の変更などができます。

  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
  2. 編集する予定をクリックし、編集アイコン 予定を編集 が表示される場合はそれをクリックします。
  3. 予定に変更を加えます。
  4. ページ上部の [保存] をクリックします。

注: 予定の主催者から編集権限を付与されていない場合は、予定の日時と長さを変更できません。

変更した予定を保存する

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3  出欠の確認


 
3.1 招待を承諾または辞退したユーザーを確認する

予定に参加するユーザーを管理する必要がある場合に、誰が参加するのか、誰が不参加なのか、誰が新しい会議時間を提案しているかを簡単に確認できます。

出席するゲストを確認するには:

  1. カレンダー グリッドで予定をクリックします。
  2. 各ゲストの横に、その回答が表示されます。回答を確認するためには下矢印  のクリックが必要な場合があります。


別の会議日時の提案に返答するには:

  1. カレンダーを開き、時計アイコン付きの予定をクリックします。
  2. [ゲスト] セクションに提案された日時が表示されます。
  3. 確認する必要がある提案の [提案された日時を確認] をクリックします。
  4. 提案された日時に変更するには、[保存] をクリックします。

出欠を確認する

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4  資料の共有


 
4.1 会議の資料を作成、共有する
  1. 共有するファイルを選択します。
  2. [共有] または共有アイコン をクリックします。
  3. [ユーザーやグループと共有] に、共有相手のメールアドレスを入力します。

    : 組織でビジターとのドキュメント共有がオンになっている場合は、Google アカウントを持っていないユーザーを招待して、Google ドライブのファイルやフォルダを共同で編集することができます。詳しくは、ドキュメントをビジターと共有するをご覧ください。

  4. ファイルに対するユーザーの権限を変更する場合は、下矢印アイコン 次に [閲覧者]、[閲覧者(コメント可)]、[編集者] をクリックします。
  5. 通知を送信するかどうかを選択します。
    • ファイルを共有した相手に通知する場合は、[通知] チェックボックスをオンにします。メールで通知する場合は、入力したすべてのメールアドレス宛に通知メールが送信されます。
    • 共有した相手に通知しない場合は、[通知] チェックボックスをオフにします。
  6. [共有] または [送信] をクリックします。

プロジェクト計画のテンプレートをご利用ください。

ドライブでファイルを共有
4.2 予定リストおよび会議の資料を招待状に添付する
1. タイムゾーンを選択します。
2. 定期的な予定を設定します。
3. 時間を探す - 会議の開催にあたり、同僚の都合のよい日時を探せます。
4. 予定の詳細の追加 - 会議場所の追加、予定の通知の送信などを行えます。
5. ビデオ会議の追加 - 予定にビデオ会議を追加するか、サードパーティ製の会議用アドオンを選択します。
6. 予定の説明の追加 - 予定の連絡先情報、参加手順、リンクなどの詳細情報を追加できます。太字、斜体、下線を追加したり、リストやリンクを追加したりして説明の書式を設定できます。
7. 添付ファイルの追加 - 予定にドキュメントやプレゼンテーションなどのファイルを添付できます。

予定の詳細を追加する

4.3 特定の部分に対するコメントを使用して議題について話し合う
  1. ドキュメントスプレッドシートスライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
  2. コメント追加アイコン をクリックします。
  3. ボックスにコメントを入力します。
  4. (省略可)特定のユーザー宛てにコメントを付けるには、プラス記号(+)の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザーの数に制限はありません。ファイルへのリンクとコメント内容を含むメールが、各ユーザーに送信されます。
  5. (省略可)コメントを特定のユーザーに割り当てるには、[割り当て先] のチェックボックスをオンにします。
  6. [コメント] または [割り当て] をクリックします。

: ファイル内のコメント数が上限に達した場合は、コメントをコピーすることなくファイルのコピーを作成できます。

コメント ボックスを開いてテキストを入力する際に他のユーザーに割り当てることも可能。

4.4 ゲストに最新情報およびメモ(会議の場所への道順など)を送信する
  1. カレンダーで、カレンダー グリッドにある予定の名前をクリックします。
  2. 編集アイコン をクリックし、予定を変更します。
  3. [保存] をクリックします。
  4. ゲストへのメッセージを入力します。
  5. [送信] をクリックします。

ゲストを追加する

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会議の開催


 
5.1 会議に参加する

カレンダーから会議に参加する

  1. Google カレンダーで、参加したい予定をクリックします。
  2. [Google Meet に参加する] をクリックします。
  3. 表示されたウィンドウで [今すぐ参加] をクリックします。

Gmail から会議に参加する

  1. Gmail を開き、サイドバーの [Meet] をクリックします。
  2. 次のいずれかを行います。
    • [会議を新規作成] をクリックして新しく会議を開始します [今すぐ参加] をクリックします。
    • [会議に参加] をクリックして、会議のニックネームまたは会議コードを入力します [参加] をクリックします。
    • 予定されている会議に参加するには、[今後の会議] で参加する会議にカーソルを合わせます [今すぐ参加] をクリックします。

Meet から会議に参加する

Meet では、予定されている会議を選択するか、会議のコードまたは会議のニックネームを入力すると会議に参加できます。

予定されている会議を選択する

  1. ウェブブラウザで https://meet.google.com/ にアクセスします。
  2. スケジュールされている予定のリストから会議を選択します。Google Meet には、Google カレンダーでスケジュール設定された会議のみ表示されます。
  3. [今すぐ参加] をクリックします。

ヒント: 最初の 5 人が参加するとチャイムが鳴ります。その後は、新しいユーザーが参加してもチャイムは鳴りません。

会議コードまたはニックネームを入力する

  1. ウェブブラウザで https://meet.google.com にアクセスします。
  2. [会議コードまたはリンクを入力] > [参加] をクリックします。
  3. 会議コードまたはニックネームを入力します。
    • 会議コードは、会議リンクの末尾にある文字列です。ハイフンを入力する必要はありません。
    • 会議のニックネームは組織内のユーザー間でのみ使用できます。この機能は現在、Google Workspace ユーザーにのみご利用いただけます。
    • 組織で Meet ハードウェア デバイスを購入して設置されている場合は、会議コードまたは会議のニックネームをそのデバイスに入力することもできます。

    • 新しいコードを使って新しい会議を開始する場合は、この欄を空白のままにします。

  4. [続行]、[今すぐ参加] をクリックします。
ヒント: オフィスの会議室にいる場合 - コンパニオン モードを使用してノートパソコンから会議に参加してプレゼンテーションを行い、アクティビティをに参加します。エコーが発生しないように、コンパニオン モードではマイクと会議音声がオフになります。コンパニオン モードの詳細

詳しくは、Google Meet クイック リファレンスをご覧ください。

Google Meet に参加する。

5.2 資料の表示、資料に関するディスカッション、資料に対する共同作業を行う
会議の主催者が Google Workspace for Education を使用している場合、主催者は参加者による画面共有を禁止できます。
  1. Google ドライブで、共有または固定表示する Google ドキュメントGoogle スプレッドシートGoogle スライドのファイルを開きます。
  2. (省略可)ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションをゲストと同時に共同編集するには、次の手順を行います。
    1. 右上にある [共有] をクリックします。
    2. ドキュメントにタイトルを追加して、[保存] をクリックします。
    3. 会議のゲストを追加し、全員に [編集者] のアクセス権を付与します。
    4. [送信] をクリックします。
  3. Google Meet を開き、会議に参加します。
  4. [画面を共有] をクリックし、共有する範囲を以下から選択します。
    • 自分の画面全体
    • ウィンドウ
    • タブ
  5. [共有] をクリックします。

ヒント: Chrome ブラウザではポップアップ通知が自動的に非表示になります。Chrome ブラウザをご使用でない場合は、通知をミュートするか無効にして、画面共有中に表示されないようにしてください。

5.3 タスクを割り当てる
  1. ドキュメントスプレッドシートスライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
  2. コメント追加アイコン をクリックします。
  3. ボックスにコメントを入力します。
  4. (省略可)特定のユーザー宛てにコメントを付けるには、プラス記号(+)の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザーの数に制限はありません。ファイルへのリンクとコメント内容を含むメールが、各ユーザーに送信されます。
  5. (省略可)コメントを特定のユーザーに割り当てるには、[割り当て先] のチェックボックスをオンにします。
  6. [コメント] または [割り当て] をクリックします。

: ファイル内のコメント数が上限に達した場合は、コメントをコピーすることなくファイルのコピーを作成できます。

コメント ボックスを開いてテキストを入力する際に他のユーザーに割り当てることも可能。

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6  フォローアップ

6.1 フォローアップ メールを送信する
  1. カレンダーで、カレンダー グリッドにある予定の名前をクリックします。
  2. 編集アイコン をクリックし、予定を変更します。
  3. [保存] をクリックします。
  4. ゲストへのメッセージを入力します。
  5. [送信] をクリックします。
ゲストを追加する
6.2 議題内でアクション アイテムを割り当てて進捗を管理する
  1. ドキュメントスプレッドシートスライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
  2. コメント追加アイコン をクリックします。
  3. ボックスにコメントを入力します。
  4. (省略可)特定のユーザー宛てにコメントを付けるには、プラス記号(+)の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザーの数に制限はありません。ファイルへのリンクとコメント内容を含むメールが、各ユーザーに送信されます。
  5. (省略可)コメントを特定のユーザーに割り当てるには、[割り当て先] のチェックボックスをオンにします。
  6. [コメント] または [割り当て] をクリックします。

: ファイル内のコメント数が上限に達した場合は、コメントをコピーすることなくファイルのコピーを作成できます。

コメント ボックスを開いてテキストを入力する際に他のユーザーに割り当てることも可能。
6.3 フォローアップ会議のスケジュールを設定して最新のステータスを確認する
  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
  2. 省略可: 予定にゲストを追加するには、左側にある [ユーザーを検索] をクリックしてゲストの名前を入力します。
  3. カレンダー上でまだ予定が入っていない時間をクリックします。
  4. 予定のタイトルや詳細情報を追加します。
  5. [保存] をクリックします。

ヒント: 期間の長い予定を作成するには、時間を選択したままマウスをページ下方にドラッグします。


Google、Google Workspace、および関連するマークとロゴは、Google LLC の商標です。その他すべての企業名および商品名は、関連各社の商標または登録商標です。

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