通知

要与远程办公和坐班的同事开展协作?了解如何在混合工作环境中高效工作

随时随地计划并召开会议

Google Workspace 企业教程

学习内容

如何与团队成员一起计划召开视频会议,确定会议时间,以及高效召开会议。

您需要:

10 分钟

帐号 Google Workspace 账号 - 还没有账号?立即开始为期 14 天的试用。

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本教程中的内容

计划日程 安排会议 确认出席 共享资料 召开会议 后续跟进
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1. 计划日程


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1.1 在日历中设置勿扰时段以准备会议(例如:请勿打扰 - 正在准备会议)
  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 可选:如果您想为活动添加邀请对象,请在左侧点击找人,然后开始输入邀请对象的姓名。
  3. 点击日历上任何尚未安排活动的时间。
  4. 为活动添加标题以及任何活动详细信息。
  5. 点击保存

提示:如要创建时间较长的活动,请在选择时间时向页面下方拖动鼠标。

1.2 创建您的日程

在计算机上,您可以直接将会议记录共享到 Google 日历活动中。

在 Google 文档中为活动添加会议记录

  1. 在计算机上,打开要添加到活动的新 Google 文档或现有 Google 文档。
  2. 在文档中输入“@”。
  3. 在弹出式菜单中,点击会议记录
  4. 搜索活动。
    1. 提示:您可以输入“next”来选择日历上的下一场会议。
  5. 选择一个活动。会议记录会预先填充活动详情,但不会附加到活动中。
    • 如果您是会议组织者:系统会显示弹出式窗口,提示您共享文档并将其附加到活动中。要授予访问权限,请点击共享并附加
    • 如果您不是会议组织者系统会打开一个弹出式窗口,提示您共享文档。要授予访问权限,请点击共享。文档不会附加到活动中。

向 Google 日历的新活动添加会议记录

  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 创建活动。
  3. 可选:输入标题、时间、邀请对象和其他详细信息。
  4. 点击添加说明或附件 接着点按 创建会议记录 接着点按 保存
    • 系统会将预先填充了活动详情的会议记录附加到您的活动中,并共享给邀请对象(包括单位外部的邀请对象)共。

在 Google 日历中为现有活动添加附件和会议记录

  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 选择相应选项:
    • 点击相应活动 接着点按 撰写会议记录
      系统会将预先填充了活动详情的会议记录附加到您的活动中。
    • 点击相应活动 接着点按“菜单”图标  接着点按 附加文档
      系统会将所选会议记录附加到活动中。
  3. 会议记录会在新的窗口中打开。请点击右侧的共享

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2 安排会议


 
2.1 创建新活动
  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 可选:如果您想为活动添加邀请对象,请在左侧点击找人,然后开始输入邀请对象的姓名。
  3. 点击日历上任何尚未安排活动的时间。
  4. 为活动添加标题以及任何活动详细信息。
  5. 点击保存

提示:如要创建时间较长的活动,请在选择时间时向页面下方拖动鼠标。

2.2 添加邀请对象

如果其他人已与您共享日历,或属于您所在的公司、学校或其他单位,则您在将其添加到活动时,可以查看他们是否有空。

  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 点击左侧的搜索人员
  3. 开始输入邀请对象的姓名,然后选择见面对象。
  4. 点击左上方的“创建”图标 添加
  5. 点击建议的时间。如果您的邀请对象已与您共享日历,则您会看到他们何时可以参加。

注意:如果您在 Google 日历中创建了活动,且未授予邀请对象修改活动的权限,那么邀请对象将无法在自己的日历上更改活动的日期或时间。

添加邀请对象

2.3 查找适合不同时区的人员的时间

如果其他人已与您共享日历,或属于您所在的公司、学校或其他单位,则您在将其添加到活动时,可以查看他们是否有空。

  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 点击左侧的搜索人员
  3. 开始输入邀请对象的姓名,然后选择见面对象。
  4. 点击左上方的“创建”图标 添加
  5. 点击建议的时间。如果您的邀请对象已与您共享日历,则您会看到他们何时可以参加。
安排会面时间
2.4 预订会议室

注意:如果您没有看到资源、会议室详情或自动会议室建议,这可能是因为您的管理员没有为您的组织进行设置。

  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 创建新活动或打开某个现有活动。
  3. 要修改现有活动,请点击“编辑活动”图标 修改
  4. 如果您的帐号所属的组织拥有“会议室”,请点击会议室。您可以根据邀请对象,在系统建议的会议室中做出选择,或者搜索其他会议室。点击您想添加的会议室或资源。
    • 重要提示:如果您无法在活动中添加会议室,Google 日历可能会推荐一种快捷方式,让您创建活动副本来预订会议室。通过这种快捷方式,会创建不含任何邀请对象的单个活动。
  5. 点击保存
提示:帐号管理员可以使用管理控制台添加新会议室和资源,以供用户预订。

预订会议室

2.5 为远程邀请对象设置视频会议

在日历中安排 Meet 视频会议非常简单,您只需将一位或多位邀请对象添加到活动中,系统即会自动添加视频会议。

2.6 添加活动详情,例如日程或会议说明
1. 选择时区。
2. 设置周期性活动。
3. 确定时间 - 找到相关同事都有空参加会议的时间。
4. 添加活动详情 - 添加会议地点、发送活动通知等。
5. 添加视频会议 - 向您的活动添加视频会议。或者,选择第三方会议插件
6. 添加活动说明 - 添加详细信息,例如联系方式、说明或活动链接。您可以为说明文本设置格式,例如添加粗体、斜体或下划线,或者添加列表和链接。
7. 添加附件 - 为活动添加附件,例如文档或演示文稿。

添加日历详细信息

2.7 发送电子邮件邀请

填写完详细信息后,请保存活动并发送邀请。

  1. 点击保存
  2. 选择一个选项:
    • 发送 - 向邀请对象发送电子邮件通知
    • 不发送 - 这次先不发送通知
    • 忽略 - 继续编辑邀请
  3. 如果您邀请的是单位以外的人员,请点击:
    • 邀请外部人员,以便向他们发送通知。
    • 继续编辑 - 稍后再通知他们。
  4. (可选)要在“编辑活动”页面打开活动,请点击更多选项


更新现有活动:

您可以邀请更多人、更改会议地点等等。

  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 点击要编辑的活动。如果您看到“编辑活动”图标 编辑活动,请点击该图标。
  3. 更改您的活动。
  4. 点击页面顶部的保存

注意:如果活动组织者没有授予您编辑权限,则您无法更改活动时间或时长。

保存活动最新通知

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3 确认出席


 
3.1 查看哪些人接受和拒绝了您的邀请

如果您需要跟踪活动的出席情况,可以立即查看谁接受或拒绝了您的邀请,以及谁建议了新的会议时间。

查看邀请对象出席情况:

  1. 在日历网格中点击相应活动。
  2. 在每位邀请对象的旁边,可以看到他们的回复。您可能需要点击向下箭头 才能看到回复。


回复关于新会议时间的建议:

  1. 在日历上,点击带有时钟图标的活动。
  2. 在“邀请对象”下方,点击建议的时间。
  3. 在您想查看的时间建议下,点击查看时间建议
  4. 点击保存即可将活动时间更改为建议的时间。

查看出席情况

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4 共享资料


 
4.1 创建并共享会议资料
  1. 选择您要共享的文件。
  2. 点击共享或“共享”图标
  3. 与用户和群组共享下方,输入共享对象的电子邮件地址。

    注意:如果贵单位启用了访客共享功能,则您可以邀请没有 Google 帐号的人员协作处理 Google 云端硬盘文件和文件夹。请参阅与访客共享文档

  4. 要更改用户可对文件执行的操作,请点击右侧的向下箭头 接着点击,然后选择查看者评论者编辑者
  5. 选择通知用户:
    • 如果您想通知用户您向其共享了文件,请勾选通知对方复选框。如果您选择通知对方,通知电子邮件中会包含您输入的所有电子邮件地址。
    • 如果您不想通知用户,请取消选中通知对方复选框。
  6. 点击共享发送

使用此项目计划模板

分享云端硬盘中的文件
4.2 将日程和会议资料附加到邀请中
1. 选择时区。
2. 设置周期性活动。
3. 确定时间 - 找到相关同事都有空参加会议的时间。
4. 添加活动详情 - 添加会议地点、发送活动通知等。
5. 添加视频会议 - 向您的活动添加视频会议。或者,选择第三方会议插件
6. 添加活动说明 - 添加详细信息,例如联系方式、说明或活动链接。您可以为说明文本设置格式,例如添加粗体、斜体或下划线,或者添加列表和链接。
7. 添加附件 - 为活动添加附件,例如文档或演示文稿。

添加日历详细信息

4.3 通过有针对性的评论讨论您的日程
  1. 文档表格幻灯片中,选择您要评论的文本。
  2. 点击“添加评论”图标
  3. 在文本框中输入您的评论。
  4. (可选)要将您的任务或评论直接发送给特定人员,请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件,其中包含您的评论内容和文件的链接。
  5. (可选)要将评论分配给特定人员,请勾选分配对象复选框。
  6. 点击评论分配

注意:如果某个文件中的评论数量达到上限,您可以复制该文件,但不复制任何评论。

打开“评论”框输入文本,随后会出现“将任务分配给某人”选项。

4.4 向邀请对象发送更新和备注,例如会议地点的路线图
  1. 日历中,点击日历网格中活动的名称。
  2. 点击“编辑”图标 并更改活动。
  3. 点击保存
  4. 输入给邀请对象的消息。
  5. 点击发送

添加邀请对象

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召开会议


 
5.1 加入会议

通过日历加入会议

  1. Google 日历中,点击您想加入的活动。
  2. 点击通过 Google Meet 加入视频会议
  3. 在随即打开的窗口中,点击立即加入

通过 Gmail 加入会议

  1. 打开 Gmail,点击边栏中的会议
  2. 选择一个选项:
    • 点击发起新会议即可发起新的会议 立即加入
    • 点击加入会议,然后输入会议别名或代码 加入
    • 如要加入预先安排好的会议,请将光标指向我的会议下方的会议 立即加入

通过 Meet 加入会议

在 Meet 中,您可以选择已安排的活动,也可以输入会议代码或别名。

选择已安排的活动:

  1. 在网络浏览器中,输入 https://meet.google.com/
  2. 从已安排的活动列表中选择要加入的会议。只有通过 Google 日历安排的会议才会在 Google Meet 上显示。
  3. 点击立即加入

提示:前 5 人加入时,系统会发出提示音。在此之后,系统会在新参与者加入时发送无声通知。

输入会议代码或别名:

  1. 在网络浏览器中,输入 https://meet.google.com
  2. 点击输入会议代码或链接 > 点击加入
  3. 输入会议代码或别名。
    • 会议代码是会议链接末尾的字母字符串。您无需输入连字符。
    • 您只能为自己单位中的用户使用会议别名。目前,仅 Google Workspace 用户可以使用此功能。
    • 如果贵单位购买并安装了 Meet 硬件设备,您也可以在该设备中输入会议代码或别名。

    • 您可以将字段留空,发起一个包含新代码的全新会议。

  4. 点击继续,接着点击立即加入
提示:如果您目前在办公室的会议室,请在笔记本电脑上使用“伙伴模式”加入会议,以便进行演示和参与活动。在“伙伴模式”下,您的麦克风和摄像头将处于关闭状态,以降低笔记本电脑产生回声的风险。详细了解伙伴模式

请参阅这份 Google Meet 备忘单。

加入 Hangouts Meet。

5.2 演示、讨论和协同处理资料
使用 Google Workspace 教育版的会议组织者可以禁止参与者共享自己的屏幕画面。
  1. Google 云端硬盘中,打开您要共享或展示的 Google 文档Google 表格Google 幻灯片文件。
  2. (可选)要与您的邀请对象同时编辑文档、电子表格或演示文稿,请按以下步骤操作:
    1. 点击右上角的共享
    2. 为文档添加标题,然后点击保存
    3. 添加会议邀请对象,并向所有人授予编辑者权限。
    4. 点击发送
  3. 打开 Google Meet 并加入会议。
  4. 点击立即展示并选择要分享的内容:
    • 你的整个屏幕
    • 单个窗口
    • 单个标签页
  5. 点击分享

提示:如果您使用的不是 Chrome 浏览器(Chrome 浏览器会自动隐藏弹出式通知),请忽略或关闭通知,以免在您展示内容时显示通知。

5.3 分配任务
  1. 文档表格幻灯片中,选择您要评论的文本。
  2. 点击“添加评论”图标
  3. 在文本框中输入您的评论。
  4. (可选)要将您的任务或评论直接发送给特定人员,请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件,其中包含您的评论内容和文件的链接。
  5. (可选)要将评论分配给特定人员,请勾选分配对象复选框。
  6. 点击评论分配

注意:如果某个文件中的评论数量达到上限,您可以复制该文件,但不复制任何评论。

打开“评论”框输入文本,随后会出现“将任务分配给某人”选项。

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6 后续跟进

6.1 发送后续跟进邮件
  1. 日历中,点击日历网格中活动的名称。
  2. 点击“编辑”图标 并更改活动。
  3. 点击保存
  4. 输入给邀请对象的消息。
  5. 点击发送
添加邀请对象
6.2 在日程中分配操作项以跟踪进度
  1. 文档表格幻灯片中,选择您要评论的文本。
  2. 点击“添加评论”图标
  3. 在文本框中输入您的评论。
  4. (可选)要将您的任务或评论直接发送给特定人员,请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件,其中包含您的评论内容和文件的链接。
  5. (可选)要将评论分配给特定人员,请勾选分配对象复选框。
  6. 点击评论分配

注意:如果某个文件中的评论数量达到上限,您可以复制该文件,但不复制任何评论。

打开“评论”框输入文本,随后会出现“将任务分配给某人”选项。
6.3 安排后续会议以更新状态
  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 可选:如果您想为活动添加邀请对象,请在左侧点击找人,然后开始输入邀请对象的姓名。
  3. 点击日历上任何尚未安排活动的时间。
  4. 为活动添加标题以及任何活动详细信息。
  5. 点击保存

提示:如要创建时间较长的活动,请在选择时间时向页面下方拖动鼠标。


“Google”、Google Workspace 以及相关标志和徽标是 Google LLC 的商标。其他所有公司名和产品名是其各自相关公司的商标。

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