التخطيط للاجتماعات وعقدها من أي مكان

ما الذي ستتعلمه

كيفية التخطيط لاجتماعات فيديو فعّالة وتحديد موعدها وعقدها مع فريقك.

المتطلبات

10 دقائق

 حساب Google Workspace—ألا تمتلك حسابًا؟ ابدأ اليوم فترة تجريبية لمدة 14 يومًا.

في هذا البرنامج التعليمي

التخطيط لجدول الأعمال تحديد موعد الاجتماع تأكيد الحضور مشاركة المواد عقد الاجتماع المتابعة

1- التخطيط لجدول الأعمال

توسيع الكل  |  تصغير الكلتصغير الكل

1.1 حجز الوقت في "تقويم Google" للتحضير للاجتماع (مثلاً: يُرجى عدم الإزعاج، يجري التحضير لاجتماع)

1. على جهاز الكمبيوتر، افتح تقويم Google.
2. اختياري: إذا أردت إضافة مدعوّين إلى الحدث، انقر في الجزء الأيمن من الشاشة على البحث عن مستخدمين وابدأ بكتابة أسماء المدعوّين.
3. انقر على أي وقت في التقويم لا يحتوي على أي أحداث مُجدوَلة.
4. أضِف عنوانًا إلى الحدث وأي تفاصيل عنه.
5. انقر على حفظ.

معلومة: لإنشاء حدث أطول، اسحب الماوس إلى أسفل الصفحة أثناء اختيار الوقت.

1.2 إنشاء جدول الأعمال

من الكمبيوتر، يمكنك مشاركة ملاحظات الاجتماع مباشرةً إلى حدث في "تقويم Google".

إضافة ملاحظات الاجتماع إلى أحداث من "مستندات Google"

1. على الكمبيوتر، افتح مستند Google جديدًا أو حاليًا تريد إضافته إلى حدث.
2. في المستند، اكتب "@".
3. في القائمة المنبثقة، انقر على ملاحظات الاجتماع.
4. اعثر على حدث.
   1. ملاحظة: يمكنك كتابة "التالي" لاختيار الاجتماع التالي في تقويمك. 
5. اختَر الحدث. تتم تعبئة ملاحظات الاجتماع تلقائيًا بتفاصيل الحدث، ولكن لا يتم إرفاقها بالحدث.
   • إذا كنت منظِّم الاجتماع: تظهر نافذة منبثقة لطلب مشاركة المستند وإرفاقه بالحدث. لمنح إذن الوصول إلى المستند، انقر على مشاركة وإرفاق.
   • إذا لم تكن منظِّم الاجتماع: تظهر نافذة منبثقة لطلب مشاركة المستند. لمنح إذن الوصول إلى المستند، انقر على مشاركة. لا يتم إرفاق المستند بالحدث.

إضافة ملاحظات الاجتماع إلى حدث جديد من "تقويم Google"

1. على الكمبيوتر، افتح تقويم Google.
2. أنشِئ حدثًا.
3. اختياري: أدخِل العنوان والوقت والمدعوين والتفاصيل الأخرى.
4. انقر على إضافة وصف أو مرفقات إنشاء ملاحظات الاجتماع  حفظ.
   • يتم إرفاق ملاحظات الاجتماع المُعبأة تلقائيًا بتفاصيل الحدث بالحدث ومشاركتها مع المدعوين، بما في ذلك المدعوين من خارج مؤسستك.

إضافة المرفقات والملاحظات إلى حدث حالي من "تقويم Google"

1. على جهاز الكمبيوتر، افتح تقويم Google.
2. حدِّد خيارًا:
   • انقر على حدث  تدوين ملاحظات الاجتماع.
     يتم إرفاق ملاحظات الاجتماع المُعبأة تلقائيًا بتفاصيل الحدث إلى الحدث.
   • انقر على حدث  رمز القائمة   إرفاق مستند.
     تم إرفاق ملاحظات الاجتماع المُحدَّدة بالحدث.
3. يتم فتح ملاحظات الاجتماع في نافذة جديدة. في يسار الصفحة، انقر على مشاركة.

2  تحديد موعد الاجتماع

2.1 إنشاء حدث جديد

1. على جهاز الكمبيوتر، افتح تقويم Google.
2. اختياري: إذا أردت إضافة مدعوّين إلى الحدث، انقر في الجزء الأيمن من الشاشة على البحث عن مستخدمين وابدأ بكتابة أسماء المدعوّين.
3. انقر على أي وقت في التقويم لا يحتوي على أي أحداث مُجدوَلة.
4. أضِف عنوانًا إلى الحدث وأي تفاصيل عنه.
5. انقر على حفظ.

معلومة: لإنشاء حدث أطول، اسحب الماوس إلى أسفل الصفحة أثناء اختيار الوقت.

2.2 إضافة مدعوين

إذا شارك أي مستخدم التقويم معك، أو كان جزءًا من عملك أو مؤسستك التعليمية أو مؤسسة أخرى، يمكنك التحقُّق لمعرفة ما إذا كان متاحًا أو مشغولاً عند إضافته إلى الحدث.

1. على جهاز الكمبيوتر، افتح تقويم Google.
2. على يمين الشاشة، انقر على البحث عن مستخدمين.
3. ابدأ في كتابة اسم أحد المستخدمين واختَر المستخدم الذي تريد مقابلته.
4. في أعلى يمين الشاشة، انقر على رمز الإنشاء .
5. انقر على الأوقات المُقترَحة. إذا شارك المدعو الذي دعوته التقويم معك، سترى الجدول الزمني الذي يمكنه الحضور فيه.

ملاحظة: إذا أنشأت حدثًا في "تقويم Google" ولم تمنح المدعوين الإذن لتعديل الحدث، لن يكون بإمكانهم تغيير تاريخ الحدث أو وقته في التقويم الخاص بهم.

2.3 البحث عن وقت يناسب الجميع في جميع المناطق الزمنية

إذا شارك أي مستخدم التقويم معك، أو كان جزءًا من عملك أو مؤسستك التعليمية أو مؤسسة أخرى، يمكنك التحقُّق لمعرفة ما إذا كان متاحًا أو مشغولاً عند إضافته إلى الحدث.

1. على جهاز الكمبيوتر، افتح تقويم Google.
2. على يمين الشاشة، انقر على البحث عن مستخدمين.
3. ابدأ في كتابة اسم أحد المستخدمين واختَر المستخدم الذي تريد مقابلته.
4. في أعلى يمين الشاشة، انقر على رمز الإنشاء .
5. انقر على الأوقات المُقترَحة. إذا شارك المدعو الذي دعوته التقويم معك، سترى الجدول الزمني الذي يمكنه الحضور فيه.

2.4 حجز الغرف

ملاحظة: في حال لم تظهر لك الموارد أو تفاصيل الغرفة أو الاقتراحات التلقائية للغرفة، يمكن أن يكون قد تعذّر على مشرفك إعدادها لمؤسستك.

1. على جهاز الكمبيوتر، افتح تقويم Google.
2. أنشئ حدثًا جديدًا أو افتح حدثًا حاليًا.
3. إذا كنت تريد تعديل حدث حالي، انقر على رمز تعديل الحدث .
4. إذا كان حسابك جزءًا من مؤسسة ذات غرف، انقر على الغرف. بناءً على الشخص الذي تدعوه إلى الحدث، يمكنك الاختيار من الغرف المُقترحة أو البحث عن غرفة جديدة. انقر على الغرف أو الموارد التي تريد إضافتها.
   • ملاحظة مهمة: إذا لم تتمكّن من إضافة غرفة إلى حدث، قد يقترح "تقويم Google" اختصارًا لإنشاء نسخة مكرّرة من حدث يمكنك حجز غرفة فيه. ينشئ هذا الاختصار حدثًا واحدًا، بدون أي مدعوين.
5. انقر على حفظ.

ملاحظة: يمكن لمشرفي الحسابات إضافة غرف وموارد جديدة ليحجزها المستخدمون باستخدام وحدة تحكّم المشرف.

2.5 إعداد مؤتمرات الفيديو للمدعوين عن بُعد

من السهل تحديد موعد اجتماع فيديو عبر تطبيق Meet في "تقويم Google"، ما عليك سوى إضافة مدعو واحد أو أكثر إلى الحدث لإضافة اجتماع فيديو تلقائيًا.

2.6 إضافة تفاصيل الحدث، مثل تعليمات الاجتماع أو جدول الأعمال

	اختَر منطقة زمنية.
	عليك إعداد حدث متكرّر.
	تحديد موعد - حدِّد وقتًا يكون فيه زملاء العمل متاحين لعقد اجتماع.
	إضافة تفاصيل الحدث - أضِف الموقع الجغرافي للاجتماع وأرسِل إشعارات الحدث والمزيد.
	إضافة مؤتمرات الفيديو - أضِف اجتماع فيديو إلى الحدث. أو اختَر إضافة مكالمة فيديو تابعة لجهة خارجية.
	إضافة وصف للحدث - أضِف التفاصيل، مثل معلومات الاتصال أو التعليمات أو روابط للحدث. ويمكنك تنسيق الوصف من خلال إضافة الخط الغامق أو المائل أو تسطير أو إضافة قوائم وروابط.
	إضافة مرفقات - أرفق الملفات، مثل المستندات أو العروض التقديمية بأحداثك.

2.7 إرسال دعوات بالبريد الإلكتروني

عند الانتهاء من ملء التفاصيل، يمكنك حفظ الحدث وإرسال الدعوات.

1. انقر على حفظ.
2. اختر أحد الخيارات:
   • أرسِل لإبلاغ المدعوين عبر البريد الإلكتروني
   • لا تُرسِل لتخطي الإشعارات في الوقت الحالي
   • ارفض لمتابعة تعديل الدعوة
3. في حال كنت تدعو أشخاصًا خارج مؤسستك، انقر على:
   • ادع الضيوف الخارجيين لإبلاغهم.
   • واصل التعديل لإبلاغهم لاحقًا. 
4. (اختياري) لفتح صفحة "تعديل الحدث"، انقر على المزيد من الخيارات.

تعديل حدث حالٍ:

يمكنك دعوة المزيد من المدعوين وتغيير الموقع الجغرافي للاجتماع وغير ذلك.

1. على جهاز الكمبيوتر، افتح تقويم Google.
2. انقر على الحدث الذي تريد تعديله. إذا ظهر لك رمز "تعديل الحدث" ، انقر عليه.
3. أجرِ التغييرات على الحدث.
4. في أعلى الصفحة، انقر على حفظ.

ملاحظة: إذا لم يمنحك منظِّم الحدث أذونات تعديل، لا يمكنك إجراء تغييرات على وقت الحدث أو مدته.

3  تأكيد الحضور

3.1 التحقق من المستخدمين الذين قبلوا دعوتك أو رفضوها

في حال كان عليك تتبُّع الحضور للحدث، يمكنك على الفور معرفة المستخدمين الذين قبلوا دعوتك أو رفضوها، والمستخدمين الذين اقترحوا موعدًا جديدًا للاجتماع.

التحقق من حضور المدعوين:

1. في شبكة "التقويم"، انقر مرة واحدة على الحدث.
2. بجانب كل مدعو، يمكنك الاطِّلاع على رده. قد تحتاج إلى النقر على السهم المتجه للأسفل للاطِّلاع على الردود.

الرد على اقتراح موعد جديد للاجتماع:

1. في تقويمك، انقر على حدث يحمل رمز الساعة.
2. ضمن "المدعوّون"، ابحث عن الأوقات المُقترَحة.
3. ضمن الوقت المُقترَح الذي تريد مراجعته، انقر على مراجعة الوقت المُقترَح.
4. لتغيير وقت الحدث إلى الوقت المُقترَح، انقر على حفظ.

4  مشاركة المواد

4.1 إنشاء مواد الاجتماع ومشاركتها

1. اختَر الملف الذي تريد مشاركته.
2. انقر على مشاركة أو رمز المشاركة .
3. ضمن المشاركة مع المستخدمين والمجموعات، أدخِل عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد مشاركة الملف معه.

   ملاحظة: في حال تفعيل مشاركة الزائرين لمؤسستك، يمكنك دعوة مستخدم لا يمتلك حسابًا على Google للتعاون في العمل على ملفاتك ومجلداتك على Google Drive. راجع مشاركة المستندات مع الزوّار.

4. لتغيير الإجراءات التي يمكن للمستخدمين اتخاذها على ملفك، على يسار الصفحة، انقر على السهم المتجه للأسفل مُشاهد أو معلِّق أو محرِّر.
5. اختَر إشعار المستخدمين:
   • إذا كنت تريد إشعار المستخدمين بمشاركتك لملف معهم ، ضَع علامة في المربّع إشعار المستخدمين. في حال إشعار المستخدمين، سيتم تضمين كل عنوان بريد إلكتروني تُدخله في الرسالة الإلكترونية.
   • إذا كنت لا تريد إشعار المستخدمين، أزِل العلامة من المربّع إشعار المستخدمين.
6. انقر على مشاركة أو إرسال.

استخدِم نموذج خطة المشروع هذا

4.2 إرفاق مواد الاجتماع وجداول الأعمال إلى دعوتك

	اختَر منطقة زمنية.
	عليك إعداد حدث متكرّر.
	تحديد موعد - حدِّد وقتًا يكون فيه زملاء العمل متاحين لعقد اجتماع.
	إضافة تفاصيل الحدث - أضِف الموقع الجغرافي للاجتماع وأرسِل إشعارات الحدث والمزيد.
	إضافة مؤتمرات الفيديو - أضِف اجتماع فيديو إلى الحدث. أو اختَر إضافة مكالمة فيديو تابعة لجهة خارجية.
	إضافة وصف للحدث - أضِف التفاصيل، مثل معلومات الاتصال أو التعليمات أو روابط للحدث. ويمكنك تنسيق الوصف من خلال إضافة الخط الغامق أو المائل أو تسطير أو إضافة قوائم وروابط.
	إضافة مرفقات - أرفق الملفات، مثل المستندات أو العروض التقديمية بأحداثك.

4.3 مناقشة جدول الأعمال باستخدام التعليقات المستهدَفة

1. في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، اختَر النص الذي تريد التعليق عليه.
2. انقر على رمز إضافة تعليق .
3. أدخِل التعليق في المربع.
4. (اختياري) لتوجيه مهمتك أو تعليقك إلى مستخدم محدد، أدخِل علامة الإضافة (+) متبوعة بعنوان بريده الإلكتروني. يمكنك إضافة أي عدد تريده من المستخدمين. سيتلقى كل مستخدم رسالة إلكترونية تتضمن تعليقك ورابطًا إلى الملف.
5. (اختياري) لإسناد التعليق إلى مستخدم مُحدَّد، ضَع علامة في المربّع الإسناد إلى.
6. انقر على تعليق أو إسناد.

ملاحظة: في حال وصل الملف إلى الحد الأقصى لعدد التعليقات، يمكنك إنشاء نسخة من الملف بدون نسخ أي تعليقات.

4.4 إرسال التعديلات والملاحظات إلى المدعوين، مثل الاتجاهات إلى الموقع الجغرافي للاجتماع

1. في تقويم Google، انقر على اسم الحدث في شبكة التقويم.
2. انقر على رمز التعديل  وأدخِل تغييراتك على الحدث.
3. انقر على حفظ. 
4. أدخِل رسالة للمدعوين.
5. انقر على إرسال.

5  عقد الاجتماع

5.1 الانضمام إلى الاجتماع

الانضمام إلى اجتماع من "تقويم Google"

1. في تقويم Google، انقر على الحدث الذي تريد الانضمام إليه.
2. انقر على الانضمام عبر Google Meet.
3. في النافذة التي تظهر لك، انقر على الانضمام الآن. 

الانضمام إلى اجتماع من Gmail

1. افتح Gmail وانقر على Meet في الشريط الجانبي.
2. حدّد أحد الخيارات:
   • انقر على اجتماع جديد لبدء اجتماع جديدالانضمام الآن.
   • انقر على الانضمام إلى اجتماع وأدخِل اسم الاجتماع أو رمزهالانضمام.
   • للانضمام إلى اجتماع مجدوَل، أشِر إلى اجتماع ضمن اجتماعاتيالانضمام الآن.

الانضمام إلى اجتماع من Meet

في تطبيق Meet، يمكنك اختيار حدث مجدوَل، أو إدخال رمز اجتماع أو اسمه.

اختيار حدث مجدوَل:

1. في متصفِّح ويب، أدخِل https://meet.google.com.
2. اختَر الاجتماع من قائمة الأحداث المُجدوَلة. يعرض Google Meet الاجتماعات المُجدوَلة من خلال "تقويم Google" فقط.
3. انقر على الانضمام الآن.

ملاحظة: يَصدر صوت رنين عند انضمام أول 5 أشخاص إلى الاجتماع. بعد ذلك، ستتلقى إشعارًا صامتًا عند انضمام باقي المشاركين.

إدخال رمز الاجتماع أو اسمه:

1. في متصفح ويب، أدخِل https://meet.google.com.
2. انقر على إدخال رمز أو رابط > وانقر على الانضمام.
3. أدخِل رمز الاجتماع أو اسمه.
   • رمز الاجتماع عبارة عن سلسلة الأحرف في نهاية رابط الاجتماع. ليس من الضروري إدخال الواصلات.
   • يمكنك مشاركة اسم الاجتماع مع مستخدمين في مؤسستك فقط. هذه الميزة متاحة حاليًا لمستخدمي Google Workspace فقط.

   • إذا اشترت مؤسستك جهاز Meet وركّبته، يمكنك أيضًا كتابة اسم الاجتماع أو رمزه في هذا الجهاز.

   • اترك الحقل فارغًا لبدء اجتماع جديد برمز جديد. 

4. انقر على متابعة ثم الانضمام الآن.

ملاحظة: إذا كنت في غرفة اجتماعات في المكتب - يمكنك الانضمام إلى الاجتماع من الكمبيوتر المحمول باستخدام وضع المزاملة لمشاركة العرض والمشاركة في الأنشطة. يتم إيقاف الميكروفون والكاميرا في وضع المزاملة للحد من خطر صدى الصوت من الكمبيوتر المحمول. تعرّف على مزيد من المعلومات عن وضع المزاملة.

استخدم ورقة الملاحظات الموجزة في Google Meet.

5.2 مشاركة عرض المواد ومناقشتها والتعاون في العمل عليها

قد يؤدي اجتماع المنظّمين من خلال Google Workspace for Education إلى منع المشاركين من مشاركة شاشتهم. 

1. في Google Drive، افتح ملف مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google الذي تريد مشاركته أو عرضه.
2. (اختياري) لتعديل مستند أو جدول بيانات أو عرض تقديمي بشكل متزامن مع المدعوّين:
   1. في أعلى يسار الصفحة، انقر على مشاركة.
   2. أضِف عنوانًا للمستند وانقر على حفظ.
   3. أضِف المدعوين إلى الاجتماع وامنح الجميع إذن وصول محرِّر.
   4. انقر على إرسال.
3. افتح Google Meet وانضم إلى الاجتماع.
4. انقر على مشاركة العرض الآن واختَر ما تريد مشاركته:
   • شاشتك بأكملها
   • نافذة
   • علامة تبويب
5. انقر على مشاركة.

ملاحظة: إذا كنت لا تستخدم متصفِّح Chrome (الذي يُخفي الإشعارات المنبثقة بشكل تلقائي)، يرجى إيقاف الإشعارات أو كتم صوتها لعدم عرضها أثناء مشاركة العرض.

5.3 تخصيص المهام

1. في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، اختَر النص الذي تريد التعليق عليه.
2. انقر على رمز إضافة تعليق .
3. أدخِل التعليق في المربع.
4. (اختياري) لتوجيه مهمتك أو تعليقك إلى مستخدم محدد، أدخِل علامة الإضافة (+) متبوعة بعنوان بريده الإلكتروني. يمكنك إضافة أي عدد تريده من المستخدمين. سيتلقى كل مستخدم رسالة إلكترونية تتضمن تعليقك ورابطًا إلى الملف.
5. (اختياري) لإسناد التعليق إلى مستخدم مُحدَّد، ضَع علامة في المربّع الإسناد إلى.
6. انقر على تعليق أو إسناد.

ملاحظة: في حال وصل الملف إلى الحد الأقصى لعدد التعليقات، يمكنك إنشاء نسخة من الملف بدون نسخ أي تعليقات.

6  المتابعة

6.1 إرسال رسالة إلكترونية للمتابعة

1. في تقويم Google، انقر على اسم الحدث في شبكة التقويم.
2. انقر على رمز التعديل  وأدخِل تغييراتك على الحدث.
3. انقر على حفظ. 
4. أدخِل رسالة للمدعوين.
5. انقر على إرسال.

6.2 تتبُّع التقدّم من خلال تحديد بنود العمل في جدول الأعمال

1. في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، اختَر النص الذي تريد التعليق عليه.
2. انقر على رمز إضافة تعليق .
3. أدخِل التعليق في المربع.
4. (اختياري) لتوجيه مهمتك أو تعليقك إلى مستخدم محدد، أدخِل علامة الإضافة (+) متبوعة بعنوان بريده الإلكتروني. يمكنك إضافة أي عدد تريده من المستخدمين. سيتلقى كل مستخدم رسالة إلكترونية تتضمن تعليقك ورابطًا إلى الملف.
5. (اختياري) لإسناد التعليق إلى مستخدم مُحدَّد، ضَع علامة في المربّع الإسناد إلى.
6. انقر على تعليق أو إسناد.

ملاحظة: في حال وصل الملف إلى الحد الأقصى لعدد التعليقات، يمكنك إنشاء نسخة من الملف بدون نسخ أي تعليقات.

6.3 تحديد مواعيد اجتماعات المتابعة للحصول على معلومات عن الحالة

1. على جهاز الكمبيوتر، افتح تقويم Google.
2. اختياري: إذا أردت إضافة مدعوّين إلى الحدث، انقر في الجزء الأيمن من الشاشة على البحث عن مستخدمين وابدأ بكتابة أسماء المدعوّين.
3. انقر على أي وقت في التقويم لا يحتوي على أي أحداث مُجدوَلة.
4. أضِف عنوانًا إلى الحدث وأي تفاصيل عنه.
5. انقر على حفظ.

معلومة: لإنشاء حدث أطول، اسحب الماوس إلى أسفل الصفحة أثناء اختيار الوقت.

_{Google وGoogle Workspace والعلامات التجارية والشعارات المرتبطة هي علامات تجارية مملوكة لشركة Google LLC. وجميع أسماء الشركات والمنتجات الأخرى هي علامات تجارية مملوكة للشركات ذات الصلة بها.}