เคล็ดลับยอดนิยม 10 ข้อเพื่อปรับปรุงการสื่อสาร

หากต้องการใช้แอป Google ในที่ทำงานหรือโรงเรียนให้ได้ประโยชน์ยิ่งขึ้น  ลงชื่อสมัครเพื่อทดลองใช้ Google Workspace ฟรี

1

ใช้หัวเรื่องของอีเมลให้เกิดประโยชน์ยิ่งขึ้น Gmail จะจัดกลุ่มอีเมลการสนทนาของหัวเรื่องที่เหมือนกันรวมไว้ในชุดข้อความเดียว ดังนั้นจึงควรเขียนหัวเรื่องของข้อความให้มีความเฉพาะเจาะจงเพื่อให้ระบบรวมข้อความเรื่องเดียวกันไว้ด้วยกัน และทำให้ค้นหาข้อความได้ง่ายขึ้น ควรใส่คำที่แสดงถึงสิ่งที่ต้องดำเนินการไว้ในหัวเรื่องด้วยเพื่อให้ผู้รับเข้าใจได้ชัดเจนว่าต้องทำอะไร หากหัวข้อมีการเปลี่ยนแปลงในภายหลัง ก็เพียงแก้ไขเรื่องให้เหมาะสม เมื่อทำเช่นนี้ ระบบจะไม่เชื่อมโยงข้อความในกล่องจดหมายที่ไม่เกี่ยวข้องเข้าไว้ด้วยกัน ดูวิธีการ Gmail

2	เลื่อนการแจ้งเตือนอีเมลเพื่อตอบกลับภายหลัง หากไม่มีเวลาตอบกลับอีเมลที่สำคัญ คุณก็จะเลื่อนการส่งอีเมลและนำออกจากกล่องจดหมายชั่วคราวได้จนกว่าจะต้องใช้ อีเมลจะกลับมาอยู่ที่ด้านบนของกล่องจดหมายเมื่อคุณต้องการ ดูวิธีการ Gmail

3	จัดการลายเซ็นหลายแบบ หากต้องการใช้ลายเซ็นที่แตกต่างกันในการส่งอีเมลภายในและภายนอกบริษัท เพียงใช้เทมเพลตใน Gmail สร้างลายเซ็นแบบต่างๆ เพื่อจัดการลายเซ็นหลายรูปแบบได้อย่างง่ายดาย เมื่อเขียนอีเมลครั้งถัดไป คุณก็เพียงเลือกเทมเพลต Gmail ที่มีลายเซ็นที่ต้องการได้เลย ดูวิธีการ Gmail

4

ซ่อนการสนทนาทางอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้อง หากการสนทนาที่คุณไม่สนใจยังปรากฏในกล่องจดหมายอีก ให้ซ่อนการสนทนาใน Gmail เพื่อให้ระบบเก็บอีเมลถาวรโดยอัตโนมัติโดยไม่ให้แสดงในกล่องจดหมาย หากมีข้อความใหม่ในการสนทนาส่งถึงคุณโดยเฉพาะ หรือหากมีคนเพิ่มคุณลงในช่อง "ถึง" หรือ "สำเนา" ในข้อความใหม่ การสนทนานั้นจะปรากฏขึ้นในกล่องจดหมายอีกครั้ง การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณไม่พลาดอีเมลสำคัญ ดูวิธีการ Gmail

5

สนทนาผ่านวิดีโอหรือแชทแทนการส่งอีเมล หากชุดข้อความในอีเมลมีขนาดค่อนข้างยาวหรือยากต่อการทำความเข้าใจ การพูดคุยด้วยตนเองน่าจะเป็นทางออกที่ดีกว่า สนทนาแบบเห็นหน้ากันกับผู้ใช้รายใดก็ได้ทั่วโลก โดยใช้ Google Meet เพื่อเริ่มการประชุมทางวิดีโอ หรือหากต้องการคำตอบด่วนเพียงสั้นๆ คุณจะส่งข้อความผ่าน Google Chat หรือ Chat ใน Gmail เพื่อแชทสอบถามกันก็ได้ ดูวิธีการ Google Meet Google Chat

6

แชร์และทํางานร่วมกันโดยใช้ Chat ไม่พลาดช่วงเวลาการระดมสมองในการประชุมครั้งต่อไป ทํางานร่วมกับทีมโดยใช้พื้นที่ทำงาน สําหรับ Google Workspace เมื่อใช้พื้นที่ทำงาน ระบบจะจัดแบ่งการสนทนาออกเป็นชุดข้อความต่างๆ ในพื้นที่ทำงาน เพื่อให้คุณและทีมพูดคุยกันได้หลายเรื่องในเวลาเดียวกัน รวมถึงสนทนากับเพื่อนร่วมงาน แชร์ไฟล์และแหล่งข้อมูลออนไลน์อื่นๆ และทำงานร่วมกันในโปรเจ็กต์ของทีมได้ด้วย ดูวิธีการ พื้นที่ทำงาน Gmail

7

นัดหมายการประชุมกับผู้รับอีเมลจากกล่องจดหมายได้โดยตรง หากการสนทนาทางอีเมลเริ่มมีเนื้อหาที่ยาวเกินไป การจัดประชุมน่าจะมีประสิทธิภาพมากกว่า เพียงใช้ Gmail เพื่อนัดประชุมจากกล่องจดหมายได้โดยตรง โดยกิจกรรมนั้นจะใช้เรื่องอีเมลเป็นชื่อ ใช้ข้อความจากอีเมลเป็นคำอธิบาย และใช้ผู้ที่อยู่ในชุดข้อความอีเมลนั้นเป็นผู้เข้าร่วมโดยอัตโนมัติ ดูวิธีการ Gmail

8	ยกเลิกการส่งข้อความได้ง่ายๆ พิมพ์คำผิดในอีเมล ลืมผู้รับบางคน หรือเปลี่ยนใจไม่ส่งข้อความใช่ไหม เรียกคืนข้อความที่ส่งภายใน 30 วินาทีได้โดยเปิดใช้ฟีเจอร์ยกเลิกการส่งของ Gmail ดูวิธีการ Gmail

9	แนบรายการสนทนาในอีเมล หากต้องการชี้แจงข้อมูลบางอย่างเพิ่มเติมเนื่องจากอธิบายทางอีเมลได้ไม่ครบ ให้เพิ่มไฟล์แนบในข้อความ ใช้ Gmail แนบไฟล์ขนาดไม่เกิน 25 MB หากต้องการเพิ่มไฟล์ขนาดไม่เกิน 30 GB เช่น วิดีโอและไฟล์การออกแบบ ให้แทรกไฟล์ในไดรฟ์แทนการส่งเป็นไฟล์แนบ ดูวิธีการ Gmail

10

ส่งข้อความถึงกลุ่มใหญ่โดยใช้อีเมลเดียวเพื่อประหยัดเวลา หากต้องส่งอีเมลเกี่ยวกับโครงการหรือหัวข้อต่างๆ ถึงกลุ่มผู้ใช้เดิมๆ คุณจะประหยัดเวลาได้ด้วยการใช้ Groups เพื่อสร้างกลุ่มบุคคลดังกล่าวขึ้นมาแทน แล้วส่งข้อมูลไปยังอีเมลของกลุ่มหรือแชร์ไฟล์ให้กับทุกคนพร้อมกัน ดังนั้นการส่งข้อมูลอัปเดตล่าสุดไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องจึงทำได้รวดเร็วและง่ายดายยิ่งขึ้น ดูวิธีการ Groups