正在與遠端同事及位於辦公室的同事合作嗎?瞭解如何在混合式工作環境中展現出色效率

改善溝通效率的秘訣

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高效率的溝通方式本頁面提供下列資源說明:

 

 

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與同事聯絡的訣竅

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查看特定使用者現在是否有空

有問題急需解答時,您可能沒時間等到開會討論或苦等對方回覆電子郵件。請改為查看 Google Chat 中是否有上線的使用者,然後傳送訊息給對方,並立即得到回覆。

操作說明

在 Chat 或 Gmail 中查看特定使用者是否有空

狀態圖示 狀態文字 狀態的意義
"" 使用中 Gmail 或 Google Chat 已開啟。
"" 零打擾

Google Chat 通知已設為靜音。

*針對 Workspace 帳戶,僅網域層級會看到這個狀態

"" 離開
  • 你未連線至網際網路。
  • 你已閒置超過 10 分鐘。
  • 你目前處於「設為離開」狀態。
閒置 過去 5 分鐘你未在 Gmail 或 Google Chat 中執行任何操作。

詳情請造訪 Gmail 說明中心

""

透過 Gmail 發起視訊通話

您可以在 Gmail 中發起新的視訊通話及邀請對象。或者,您也可以加入 Google 日曆中已有的視訊通話。

詳情請造訪 Gmail 說明中心

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除了電子郵件之外,也可以透過視訊通話或即時通訊進行討論

如果電子郵件會話串累積得太長或是變得難以掌握資訊,不如直接跟對方口頭溝通。Google Meet 可讓您發起視訊會議,隨時隨地與任何人面對面討論。此外,如果您只需要對方快速回答「是」或「否」,也可以使用 Google ChatGmail 中的 Chat 傳送即時通訊訊息。

操作說明

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透過 Chat 聊天室共用檔案及協同合作

想在下次開會時更充分地運用時間集思廣益嗎?您可以使用 Google Workspace 的聊天室與團隊成員協同合作。聊天室中的對話是以不同討論串的形式呈現,方便您和團隊同時討論不同的主題。您可以與同事交流、共用檔案和其他線上資源,並合力執行團隊專案。

操作說明:在 Google Workspace 中使用聊天室

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直接在收件匣中與電子郵件收件者安排會議時間

如果您的電子郵件會話群組內容變得太過複雜,舉行會議是更能有效完成討論的方式。使用 Gmail 時,您可以直接在收件匣中安排會議時間,系統會自動將電子郵件主旨新增到這項活動的標題中、將電子郵件內文加入活動的說明內,並將電子郵件會話串中的使用者設為與會者。

操作說明
  1. Gmail 中開啟郵件。
  2. 依序按一下頂端的「更多」圖示 "" 接下來 [建立日曆活動]
  3. 新增新的活動詳細資訊後,按一下 [儲存]
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預先排定電子郵件傳送時間

您的團隊成員位於不同時區,或者您想在休假期間將更新資訊傳送給任何人嗎?別擔心,Gmail 可讓您在撰寫電子郵件後,指定在特定日期和時間將郵件寄出。請注意,您最多可以排定 100 封電子郵件的傳送時間。

操作說明
  1. 在電腦上前往 Gmail
  2. 按一下左上方的 [撰寫] 圖示
  3. 輸入電子郵件內容。
  4. 在左下方的 [傳送] 旁邊,點選向下箭頭 更多傳送選項
  5. 按一下 [排定傳送時間]

附註:你最多可以排定 100 封電子郵件的傳送時間。

詳情請造訪 Gmail 說明中心

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透過單一電子郵件地址向多人傳送郵件,有效節省時間

如果您經常為特定專案或主題傳送電子郵件給某些使用者,可以使用網路論壇建立群組來節省時間。群組電子郵件地址可讓您一次將資訊傳送給所有成員,或是同時與所有成員共用檔案。這樣一來,您就可透過更快速簡單的方式,讓所有相關人士掌握最新資訊。

操作說明

建立群組電子郵件地址

  1. 登入 Google 網路論壇
  2. 按一下左上角的 [建立群組]
  3. 輸入群組的相關資訊並選擇設定。以下是建議設定:
    • 誰可以查看會話群組:僅限團隊成員 (如果您不想公開專案交流訊息)。
    • 群組成員:專案團隊中每位成員的電子郵件地址。
    • 群組管理員:某位團隊成員的電子郵件地址,該成員之後可能需要將其他使用者加進團隊。
    • 直接新增成員:開啟這個選項,即可控管哪些使用者可加入群組。
  4. 按一下 [建立群組]
如果你要向新群組傳送郵件,請先稍候片刻,等系統啟用該群組。如果你在群組啟用前就寄出郵件,可能會收到無法傳送郵件的通知。
 

如需瞭解詳情,請前往 Google 網路論壇說明中心

提升電子郵件會話群組品質

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在電子郵件中使用更容易辨識的主旨

Gmail 會將主旨相同的電子郵件串連成郵件會話串。您可以為郵件設定精確的標題,讓系統能正確連結相關郵件,同時也能便於搜尋郵件。建議您在主旨中加入可表示動作的字詞,以便清楚傳達您希望對方採取的行動。如果日後主題有所變動,只要跟著變更主旨就可以了。這樣一來,就能避免系統將不相關的收件匣郵件串連在一起。

操作說明

變更電子郵件主旨

  1. 依序點選「回覆類型」圖示 回覆 旁邊的向下箭頭 下拉式箭頭 下一步 [編輯主旨]
  2. 輸入新的郵件主旨。
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在電子郵件內文中回覆

從冗長的電子郵件中摘錄部分內容,輕鬆進行回覆。使用 Gmail 中的「引用」功能,就可以讓收件者瞭解您的回覆所針對的郵件段落。

操作說明

使用「引用」回覆電子郵件

  1. 開啟 Gmail,然後複製您要回覆的郵件段落。
  2. 按一下「回覆」圖示 ""
  3. 依序點選「格式選項」圖示 Formatting options 接下來「引用」圖示 設定引用格式
    這個動作會新增一個灰色長條,標示引用原始郵件訊息的位置。
  4. 在灰色長條旁邊貼上原始郵件文字內容。
  5. 按下 Enter 鍵,然後在原始郵件訊息下方輸入回覆。
    您的回覆不會有灰色長條,以便與原文有所區別。
  6. 按一下 [傳送]
""

在電子郵件中附加討論項目

想進一步說明想法,卻難以透過電子郵件表達嗎?您可以在郵件中加入附件。在 Gmail 中,可以附加的檔案大小上限為 25 MB。如要附加更大的檔案 (例如影片或設計檔),只要插入雲端硬碟檔案,即可附加多達 30 GB 的內容,無須加入附件。

操作說明

在電子郵件中附加檔案

  1. 在電腦上開啟 Gmail
  2. 按一下左上方的 [撰寫]。
  3. 按一下「Google 雲端硬碟」圖示 Google 雲端硬碟
  4. 選取您要附加的檔案。
  5. 在頁面底部選取檔案傳送方式:
    • 雲端硬碟連結:如果您的檔案儲存在雲端硬碟中,包括透過 Google 文件、Google 試算表、Google 簡報或 Google 表單建立而成的檔案,您可以使用這個選項。
    • 附件:這個選項僅適用於不是透過 Google 文件、Google 試算表、Google 簡報或 Google 表單所建立的檔案。
  6. 按一下 [插入]。

詳情請造訪 Gmail 說明中心

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