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要与远程办公和坐班的同事开展协作?了解如何在混合工作环境中高效工作

改善沟通的实用妙招

Google Workspace 高效办公指南

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与同事联系的相关提示

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查看其他人目前是否有空

当您有急需解答的问题时,等开会或是电子邮件回复对您来说可能会太慢。您可以在 Google Chat 中查看对方目前是否在线,然后向其发送消息,以立即获得回复。

了解操作方法

在 Chat 或 Gmail 中查看他人是否有空:

状态图标 状态文字 状态含义
在线 Gmail 或 Google Chat 已打开。
请勿打扰

系统会忽略 Google Chat 通知。

*对于 Workspace 帐号,此状态只会在网域级别显示。

离开
  • 您未连接到互联网。
  • 您已空闲超过 10 分钟。
  • 您选择了“设为‘离开’状态”。
空闲 您在过去 5 分钟内未在 Gmail 或 Google Chat 中执行任何操作。

请访问 Gmail 帮助中心,了解详情

 

 

通过 Gmail 发起视频通话

您可以在 Gmail 中发起新的视频通话,并邀请任何人参加。您也可以加入日历上已有的视频通话。

在 Gmail 帮助中心了解操作方法

 

 

通过视频或聊天(而不是电子邮件)进行讨论

如果电子邮件会话累积的太长或令人困惑,面对面交谈可能会更简单一些。您可以使用 Google Meet 发起视频会议,与任何人进行面对面讨论,不受地点限制。或者,如果您只需对方快速回答“是”或“不是”,则请使用 Google Chat 或 Gmail 中的“聊天”功能发送聊天消息。

了解操作方法

 

 

在 Chat 中使用聊天室共享和协作

下次会议绝不错过任何讨论内容。在聊天室中与您的团队协作。聊天室中的对话是以不同话题的形式组织的,因此您和您的团队可以同时讨论多个主题。 您可以与同事对话聊天,共享文件和其他在线资源,还能协同处理团队项目。

了解如何在 Google Workspace 中使用聊天室

 

 

直接在收件箱中安排与电子邮件收件人的会议

如果您的电子邮件会话过于复杂,召开会议可能可以更高效地完成讨论。您可以直接在 Gmail 收件箱中安排会议。相应活动会自动将电子邮件主题作为活动标题,将邮件正文作为活动说明,并将邮件会话中的人员添加为参与者。

了解操作方法
  1. Gmail 中撰写电子邮件。
  2. 点击“更多”图标 接着点击设置会议时间接着点击创建活动
  3. 向新活动添加详细信息,然后点击保存

 

 

安排以后发送电子邮件

想要与身处不同时区的团队成员开展协作?外出度假时仍希望向他人发送最新动态?您可以使用 Gmail 撰写电子邮件,然后安排在特定日期和时间发送。

了解操作方法
  1. 在计算机上,前往 Gmail 
  2. 点击左上方的“写邮件”图标 
  3. 创建电子邮件。
  4. 点击左下方“发送”旁边的下拉箭头 更多发送选项
  5. 点击安排发送时间

注意:您最多可有 100 封定时发送的电子邮件。

请访问 Gmail 帮助中心,了解详情

 

 

使用一个电子邮件地址向大型群组发送邮件,节省您的时间

如果您经常就某个项目或主题向相同的一群人发送电子邮件,请使用网上论坛创建群组,以便节省时间。使用群组电子邮件地址一次向所有人发送信息或共享文件。这样,您可以更快、更轻松地确保所有人都掌握最新动态。

了解操作方法

创建群组电子邮件地址

  1. 登录 Google 网上论坛
  2. 点击顶部的创建群组
  3. 输入相关信息,并为群组选择设置。 以下是一些建议的设置:
    • 谁可以查看会话:仅限团队成员(如果您希望保持项目通信私密)。
    • 群组成员:项目团队中每个成员的电子邮件地址
    • 群组管理员:今后可能需要向团队添加其他成员的团队成员的电子邮件地址。
    • 直接添加成员:启用此选项后,您就可以控制哪些人可以加入群组。
  4. 点击创建群组
请耐心等候几分钟,待新群组启用后再向其发帖。否则,您可能会收到帖子无法递送的通知。
 

请访问 Google 网上论坛帮助中心,了解详情

改善电子邮件会话体验

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在 Gmail 中纠正拼写和语法错误

希望改进您的电子邮件内容?您可以在 Gmail 中使用自动纠正工具,让系统纠正您在电子邮件中输入的文字。系统还会以红色下划线和蓝色下划线分别标出拼写错误和语法错误。

了解操作方法

启用或停用语法建议、拼写建议和自动纠正工具

  1. 在计算机上打开 Google Gmail
  2. 点击“设置”图标  接着点按 设置
  3. 点击顶部的常规
  4. 启用或停用以下工具:
  • 语法
  • 拼写
  • 自动纠正
提示:系统会暂时在建议修改的内容下方显示虚线,蓝色虚线表示有语法修改建议,红色虚线表示有拼写修改建议。如需撤消更改,请点击带下划线的字词 接着点按 撤消
重要提示:目前这些功能只支持部分语言。

使用这些工具

  1. Gmail 中,点击写邮件
  2. 开始输入文本。
  3. 如果输入文本时出现错误,您将会看到以下更改:
    • 语法错误的文本下方会显示一条蓝线。
    • 拼写错误的字词下方会显示一条红线。
    • 您可能会发现,系统将自动更正部分错误。更正后的文本下方会暂时显示一条虚线。
  4. (可选)要接受或忽略拼写或语法更改,请点击带下划线的文本或使用箭头键导航至该文本,然后按 Tab。按 Enter 或点击建议以接受更改,或点击“忽略”图标 
  5. (可选)要撤消自动更正,请点击带下划线的文本,或使用箭头键导航至该文本,然后按 Tab。在文本下方出现的气泡中,点击“撤消”图标 或按 Enter
  6. 准备好发送电子邮件后,请点击发送

关于机器学习

拼写和语法建议由机器学习提供支持。由于语言理解模型会使用数十亿常用短语和句子来自动了解世界,因此难免也会反映出人类的认知偏见。意识到这个问题是一个好的开始,我们也将持续讨论可行的解决方法。Google 致力于打造满足所有人需求的优质产品,同时也会积极研究意外产生的认知偏见并探索应对措施。

 

 

在电子邮件中使用更智能的主题

Gmail 会将会话中同一主题的电子邮件归为一组。您可以将主题行视作邮件正文的标题,合理的描述将便于系统关联相关邮件,也更利于查找。请在主题中添加行动类字词,以便用户知道您希望他们做什么。如果话题稍后发生变化,您只需相应地更改主题即可。这样,您的收件箱中就不会出现不相关的邮件关联在一起的情况。

了解操作方法

更改电子邮件的主题

  1. 在“回复类型”图标  旁边,点击向下箭头 下拉箭头 接着点击 修改主题
  2. 输入新主题。

 

 

回复电子邮件的特定部分

您可以轻松回复很长的电子邮件中的部分内容。借助 Gmail 中的“引用”功能,您可以告知收件人您回复的是对方邮件中的哪部分内容。

了解操作方法

使用“引用”功能回复电子邮件

  1. 打开 Gmail,复制要回复的部分电子邮件内容。
  2. 点击“回复”
  3. 点击“格式化选项” 接着点击“引用”
    系统会添加灰色条块,标记您从原始邮件的何处引用了相应内容。
  4. 在灰色条块旁边,粘贴原始邮件文本。
  5. Enter 键,然后在原始邮件下方输入您的回复。
    您的回复没有灰色条块,因此可以从原始文本中突显出来。
  6. 点击发送

 

 

将讨论内容附加到电子邮件中

想要进一步解释无法在电子邮件中说明的内容?请在您的邮件中添加附件。在 Gmail 中,您可以附加的文件大小上限为 25 MB。要添加 30 GB 以内的较大文件,例如视频和设计文件,请插入云端硬盘文件,而不是添加附件。

了解操作方法

在电子邮件中附加文件

发送 Google 云端硬盘附件

  1. 在计算机上打开 Gmail
  2. 点击左上方的写邮件
  3. 在邮件底部,点击“使用云端硬盘插入文件”图标
  4. 选择您要附加的文件。
  5. 在页面底部,确定您要使用何种方式发送文件:
    • 云端硬盘链接:此方式适用于存储在云端硬盘中的任何文件,包括使用 Google 文档、工作表、幻灯片或表单创建的文件。
    • 附件:此方式仅适用于并非使用 Google 文档、工作表、幻灯片或表单创建的文件。
  6. 点击插入

请访问 Gmail 帮助中心,了解详情

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