10 conseils G Suite pour améliorer la communication

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Conversations productives

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1

Choisissez bien l'objet de vos e-mails" "

Gmail regroupe les e-mails ayant le même objet dans un fil de discussion. Choisissez un intitulé précis, qui permettra de regrouper tous les messages pertinents se rapportant à ce sujet et de les retrouver ainsi plus facilement. Vous pouvez par exemple utiliser des verbes d'action pour exprimer clairement votre demande. Si, au cours de la conversation, le sujet traité change, modifiez l'intitulé de l'objet en conséquence. Vous éviterez ainsi de regrouper des messages traitant de sujets différents dans votre boîte de réception.

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2

Mettez un e-mail en attente pour y répondre ultérieurement" "

Vous êtes trop occupé pour répondre aux e-mails importants ? Vous pouvez mettre les e-mails en attente et les supprimer temporairement de votre boîte de réception jusqu'à ce que vous en ayez besoin. Ils réapparaîtront en haut de votre boîte de réception au moment souhaité.

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3

Gérez plusieurs signatures" "

Vous avez besoin de signatures différentes en fonction des destinataires de vos e-mails ? Gmail vous permet de créer et de gérer facilement plusieurs signatures à l'aide des réponses standardisées. La prochaine fois que vous rédigerez un e-mail, il vous suffira de choisir la réponse standardisée comportant la signature que vous voulez utiliser.

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4

Masquez les conversations non pertinentes" "

Vous continuez à recevoir dans votre boîte de réception les e-mails d'une conversation qui ne vous intéresse plus ? Dans Gmail, vous pouvez ignorer des conversations de sorte qu'elles n'arrivent pas dans votre boîte de réception et soient automatiquement archivées. Si un nouveau message de la conversation n'est destiné qu'à vous, ou simplement si votre nom est ajouté dans la ligne "À" ou "Cc" d'un nouveau message, la conversation réapparaît dans votre boîte de réception. Maintenant, vous pouvez mieux vous concentrer sur les e-mails plus importants.

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5

Communiquez par visioconférence ou messagerie instantanée plutôt que par e-mail" "

Lorsqu'une conversation par e-mail devient longue ou confuse, il est souvent plus facile de communiquer directement. Engagez une discussion en face à face avec n'importe qui, partout dans le monde, par visioconférence grâce à Google Meet. Si vous avez juste besoin d'une réponse rapide, vous pouvez également envoyer un message de chat via Google Chat ou Chat dans Gmail.

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6

Partager et collaborer avec Chat " "

Ne ratez aucune occasion d'être efficace lors de votre prochaine réunion. Collaborez avec votre équipe à l'aide de Google Chat. Dans Chat, les conversations sont organisées en différents fils de discussion par salon, afin que vous et votre équipe puissiez discuter de plusieurs sujets en même temps. Discutez avec vos collègues, partagez des fichiers et autres ressources en ligne, et travaillez ensemble sur des projets d'équipe.

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Google Chat

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7

Planifiez une réunion avec les destinataires d'un fil de discussion directement depuis votre boîte de réception" "

Si votre conversation par e-mail devient trop compliquée, il peut être plus efficace d'organiser une réunion pour mener la discussion à son terme. Avec Gmail, vous pouvez planifier une réunion directement à partir de votre boîte de réception. L'événement contient automatiquement l'objet de l'e-mail comme titre, les messages de l'e-mail comme description et les personnes du fil de discussion comme participants.

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8

Annulez facilement l'envoi de messages" "

Une faute d'orthographe s'est glissée dans votre e-mail ? Vous avez oublié un destinataire ? Vous avez changé d'avis et ne voulez plus envoyer le message ? Activez la fonctionnalité Annuler l'envoi de Gmail, et bénéficiez d'un délai de 30 secondes pour pouvoir récupérer un message que vous venez d'envoyer.

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9

Joignez des supports de discussion aux e-mails" "

Vous voulez approfondir un sujet qu'un e-mail ne suffit pas à expliquer ? Ajoutez des pièces jointes à vos messages. Dans Gmail, vous pouvez joindre des fichiers pouvant atteindre jusqu'à 25 Mo. Pour ajouter des fichiers pouvant atteindre jusqu'à 30 Go, tels que des vidéos ou des fichiers de conception, insérez des fichiers Drive au lieu de pièces jointes.

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10

Gagnez du temps en envoyant des messages à de grands groupes d'utilisateurs avec une seule adresse e-mail" "

Si vous envoyez souvent des e-mails aux mêmes personnes sur un projet ou un sujet déterminé, gagnez du temps en configurant une liste de diffusion dans Groupes. Vous pourrez ainsi utiliser l'adresse e-mail du groupe pour communiquer ou partager des fichiers simultanément avec tous les membres du groupe. Désormais, vous pouvez tenir informées toutes les personnes concernées, rapidement et simplement.

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Groupes

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