培訓新進團隊成員的秘訣

本頁面包含以下內容：

• 管理資訊收集程序
• 建立到職訓練文件
• 設定員工檢查清單
• 集中管理到職訓練教材
• 建立集中式的培訓網站
• 製作深具影響力的培訓簡報
• 隨時隨地都能訓練新進員工
• 安排面談時間或舉辦輔導工作坊
• 為新進團隊成員舉辦迎新活動

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管理資訊收集程序

將所有的培訓管理流程改為透過線上進行，有助於大幅減少文書作業。透過 Google 表單，只要幾分鐘就能製作專用電子表單，輕鬆收集新進員工資訊、政策確認簽名等資料。這些表單不僅更新方便，還可以透過資訊站、電腦或行動裝置存取。

操作說明

1. 前往 Google 表單。
2. 按一下「空白」圖示 。
3. 系統隨即會開啟一份新表單。

開始使用 Google 表單

 

建立到職訓練文件

培訓新進小組成員時往往需要用到大量的資料，包括健康與安全程序、專業聘僱合約、員工手冊等。透過 Google 文件，您可以與團隊成員同時建立相關內容，並利用即時加註功能提供具體意見回饋，進而製作出納入了所有人意見的文件。如果貴機構有 Google Workspace with Gemini，還能先使用 Gemini 版 Google 文件生成草稿，幫您節省時間。

操作說明

建立文件並命名

1. 在電腦上開啟 Google 文件、試算表、簡報、表單或 Vids 主畫面。
2. 按一下「建立」圖示 。

您也可以執行下列動作：

• 使用範本建立檔案
• 在 Google Vids 中使用範本

按一下頁面頂端的 [未命名文件]，輸入新的標題，然後按一下 [確定]。

開始使用 Google 文件

Write or rewrite with Gemini

1. On your computer, open a document from Google Docs.
2. At the top right, click Ask Gemini .
3. On the side panel, select a prompt or create your own.
4. Press Enter.
5. Generate text and refine it.
   • Examples:
     • “Write an announcement email about a new feature.”
     • “Make the announcement more fun.”
6. You can also:
   • Add the text to your document: Click Insert .
   • Find a different version: Click Retry .
   • Send feedback about the suggested text: Click Good suggestion or Bad suggestion .

Get started with Google Docs

 

設定員工檢查清單

您可以使用 Google 試算表建立檢查清單，列出新進員工所需的相關培訓課程 (例如軟體使用訓練、公司政策審核等)，協助員工快速上手。如果員工對訓練課程有任何問題，可以在試算表中加上註解，獲得立即的意見回饋。

操作說明

插入核取方塊

1. 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
2. 選取您要插入核取方塊的儲存格。
3. 在頂端的選單中，依序按一下 [插入] [核取方塊]。
4. 如要移除核取方塊，請選取您要移除的核取方塊，然後按下 Delete 鍵。

注意：您可以將核取方塊與圖表、篩選器、資料透視表和函式搭配使用。

新增自訂核取方塊值

您可以使用自訂值新增核取方塊。舉例來說，您可以將勾選值自訂為「是」，並將取消勾選值自訂為「否」。

1. 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
2. 選取您要插入核取方塊的儲存格。
3. 在頂端的選單中，依序按一下 [資料] [驗證資料]。
4. 在「條件」旁邊選擇 [核取方塊]。
5. 按一下 [使用自訂儲存格值]。
6. 在「已勾選」旁邊輸入一個值。
7. (選用) 在「已取消勾選」旁邊輸入一個值。
8. 按一下 [儲存]。

 

集中管理培訓教材

您可以將所有培訓教材存放在共用雲端硬碟中，再與貴機構及每位新進員工共用。參與培訓的員工可透過任何裝置編輯、加註或查看這些教材；教材有所異動時，其他團隊成員也能即時查看變更內容，並新增意見回饋。而更新的內容也會立即發布給所有人，因此這些專供新進員工使用的資源永遠都是最新版本，而且不會有任何出入。

操作說明

建立共用雲端硬碟

1. 在電腦上前往 drive.google.com。
2. 按一下左側的「共用雲端硬碟」。
3. 按一下左上角的「新增」。
4. 輸入共用雲端硬碟名稱。
5. 按一下「建立」。

 

建立集中式的培訓網站

對於大公司或分散式企業的新進員工而言，覺得茫然無措是常見的情況，而這也正是新人在到職後的前幾個月離職率特別高的原因。您可以建立 Google 協作平台網頁，將所有到職訓練和培訓資源放在裡面，方便新進員工找到重要參考資源，快速掌握工作要領。

操作說明

建立網站並命名

1. 選擇下列任一做法：

   • 在 Google 協作平台首頁中，按一下頂端的「空白」，或是點選「範本庫」並選取一個範本。
   • 在 Google 雲端硬碟中，依序按一下「新增」「更多」「Google 協作平台」。
2. 在左上方輸入網站的文件名稱，然後按下 Enter 鍵。

 

製作深具影響力的培訓簡報

想要為新進小組成員打造專屬的培訓課程嗎？需要針對新進人員的培訓作業準備相關簡報嗎？您可以使用 Google 簡報整理重要訊息和資訊，製作出實用的培訓方案；或利用 Google Vids 製作訓練影片。Vids 可根據提示和您新增的任何檔案生成影片。你甚至可以自行錄製短片和旁白，然後加入影片中。

操作說明

建立簡報並命名

1. 在電腦上開啟 Google 簡報。
2. 按一下頂端的「空白簡報」。
3. 按一下頂端的「未命名簡報」，然後輸入新標題。

Create a video with Vids

1. 使用電腦開啟 Google Vids。
2. Choose an option:
   • Help Me Create: Create a video with AI in Google Vids. 
   • Select a template: Build your video based on a template that you select. 
   • Start with a recording: Build your video with a video, audio, or screen recording. 
   • Upload media: Build your video by recording yourself (audio narration or a full video recording), your computer screen, or both. 

Get started with Google Vids

 

隨時隨地都能訓練新進員工

需要快速為工作地點分散的員工提供訓練嗎？想降低現場培訓所需的費用嗎？您可以使用 YouTube 直播輕鬆與新進員工線上對談，還可進行問與答活動。只要使用 Google Meet 就可以為全球各地的員工舉辦虛擬培訓課程，輕鬆省下時間和差旅成本。您也可以在雲端硬碟或共用雲端硬碟中共用錄製課程或其他教材。

操作說明

透過 Meet 發起會議

1. 在電腦上前往 Google Meet。
2. 按一下「發起會議」圖示 。
3. 選取所需選項：
   • 預先建立會議：
     • 如何提供日後會議的詳細資料：
       1. 複製 Meet 會議連結。
       2. 將連結分享給出席者。
     • 如何直接透過此連結發起會議：
       1. 在瀏覽器中貼上連結。
          • 或者，你也可以在「輸入會議代碼或連結」欄位中輸入連結。
       2. 按一下 [加入]。
   • 發起即時會議：
     1. 請發起新會議。
     2. 直接加入會議。
   • 在 Google 日曆中安排會議：如果選擇安排會議，系統會將你導向 Google 日曆。
   • 視訊通話選項：如要在會議中新增額外加密功能，請勾選「新增 google.com 的加密功能」。

錄製會議內容以便日後分享

重要事項：根據預設，主辦人可以錄製會議。如果主辦人開啟「主辦人控制項」，出席者就無法變更錄製或轉錄稿狀態。

1. 在電腦上使用 Google Meet，按一下「發起」或「加入」。
2. 依序按一下右下方的「會議工具」圖示 。
   • 如要錄製會議字幕，請選取語言。
   • 在某些情況下，如果錄製檔案是在 Google 雲端硬碟中播放，則系統可能會在檔案準備就緒的幾個小時後才產生字幕。
3. 按一下「開始錄製」。
4. 在彈出式畫面上，按一下「開始」。
5. 等待系統開始錄製。參與者會在錄製開始或停止時收到通知。
   • 會議錄製內容的長度上限為 8 小時，超過 8 小時會自動停止錄製。
6. 如要停止錄製，請依序按一下「會議工具」圖示 「錄製」「停止錄製」。
7. 在彈出式畫面上，按一下「停止錄製」。
   • 所有人都離開會議後，系統就會自動停止錄製。

會議發起人和錄製會議的使用者都會收到一封含有錄製內容連結的電子郵件。

錄製內容會儲存在會議發起人 Google 雲端硬碟的「Google Meet」資料夾中。

對於透過不同途徑建立的會議，會議發起人的定義不同，具體如下：

• Google 日曆：會議發起人是指在 Google 日曆中建立會議活動的使用者。
• Google Meet 首頁或其他產品 (例如 Gmail)：會議發起人是指發起會議或產生會議代碼的使用者。

 

安排面談時間或舉辦輔導工作坊

重要事項：預約時間表會取代預約時段。進一步瞭解預約時段的異動。

即使您已安排好各項培訓計畫，新進員工一開始通常還是會有許多問題，這時您可以安排諮詢時間或一對一的輔導工作坊，協助他們快速上手。您可以使用預約時間表，進一步管理自己在 Google 日曆中有空的時段。

您可以利用預約時間表進行以下操作：

• 建立並分享預約頁面，方便其他人跟您預約時間。
• 在 Google 日曆中同時查看已預約的時段以及您的時間表。

操作說明

建立預約時間表

重要事項：如果想在次要日曆中建立預約時間表，或是在預約時間表中新增共同主辦人，則需使用符合條件的 Google Workspace 訂閱方案。進一步瞭解預約時間表的付費功能

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 按一下左上方的「建立」圖示 。
3. 按一下「預約時間表」。
4. 輸入標題。
   • 只要使用者有預約頁面的連結，就看得見這個標題。
   • 這個標題會顯示在您日曆的時間表，以及日後接受的預約行程中。
5. 如要設定預約時間長度，請點按向下箭頭 。
   • 預約時間長度不得短於 5 分鐘。
6. 設定預約日期、時間和時區。
   • 您可以設定一次性或週期性的預約時間表。
   • 提示：如要在一天中新增多個時段，請點按「在這天新增其他時段」圖示 。
7. 選擇開放預約時段設定，例如可預約時間範圍或沒空的日期。瞭解如何自訂開放預約時段
8. 選擇要新增預約時間表的主要或次要日曆。

   • 提示：

     • 建立預約時間表後，就無法將預約時間表更改到主要日曆或次要日曆上。

     • 只要使用者有權編輯預約時間表所屬的次要或主要日曆，就能修改時間表及查看相關預約行程。進一步瞭解存取權限。

9. 選用：如要避免主要/次要日曆中建立或接受的活動相互衝突，請在「日曆」底下選取「查看日曆中可以預約的時段」，接著選取要避免行程衝突的日曆，防止在這些日曆上已建立或接受活動的時段開放預約。
   • 重要事項：即使關閉這項功能，預約頁面上的每個預約時段也只接受一次預約。
10. 如要新增預約行程的共同主辦人，請輸入共同主辦人的姓名或電子郵件地址。

    • 您也可以直接新增 Google 群組。

11. 點選「下一步」。

開始使用 Google 日曆

 

為新進團隊成員舉辦迎新活動

您可以利用 Google 日曆規劃迎新活動，讓新進員工更有歸屬感。首先，您可以將邀請函寄送給所有團隊成員，在其中附上介紹新進員工的歡迎訊息，以及活動地點相關資訊。接下來再收集大家的回應以及傳送相關提醒，掌握活動進度。

操作說明

安排活動和邀請對象

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 選用：如果你要新增邀請對象參加活動，請按一下左側的 [搜尋使用者]，然後開始輸入邀請對象的名稱。
3. 按一下日曆中尚未安排活動的任何時間。
4. 輸入活動的名稱以及詳細資訊。
5. 按一下「儲存」。

提示：如要建立時間較長的活動，請在選擇時間時將滑鼠往頁面下方拖曳。

 

_{Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。}