Diez consejos para incorporar a nuevos empleados

Secciones de esta página

• Gestionar la recogida de información
• Crear documentos de incorporación
• Crear listas de comprobación para empleados
• Guarda los materiales de incorporación en un solo lugar
• Crea un sitio web de formación centralizado
• Crea presentaciones de formación eficaces
• Forma a los nuevos empleados en cualquier momento, estés donde estés
• Organiza talleres informativos en horas de oficina o tutorías
• Organiza un evento de bienvenida para los nuevos miembros del equipo

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Gestionar la recogida de información

Ejecuta todos los procesos administrativos de incorporación online para reducir el papeleo. Con Formularios de Google, puedes crear formularios electrónicos para recoger información sobre los nuevos empleados o recibir la aceptación de las políticas firmada, entre otras muchas cosas, en tan solo unos minutos. Estos formularios son fáciles de actualizar y se puede acceder a ellos desde kioscos, ordenadores o dispositivos móviles.

Más información

1. Ve a Formularios de Google.
2. Haz clic en En blanco .
3. Se abrirá un formulario nuevo.

Empieza a usar Formularios de Google

 

Crear documentos de incorporación

El proceso de incorporación de nuevos miembros al equipo requiere una gran cantidad de contenido, incluidos procedimientos de salud y seguridad, contratos laborales profesionales, manuales del empleado, etc. Con Documentos de Google, tú y tu equipo podéis crear contenido de forma simultánea, aportar opiniones o sugerencias específicas mediante comentarios en tiempo real y crear documentos que reflejen los puntos de vista de todo el mundo. Si tu organización tiene Gemini para Google Workspace, utiliza Gemini en Documentos para crear puntos de partida para tus borradores.

Más información

Crear un documento y ponerle un nombre

1. En un ordenador, abre la pantalla de inicio de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios o Vids de Google.
2. Haz clic en Crear .

También puedes hacer lo siguiente:

• Crear un archivo a partir de una plantilla
• Usar una plantilla en Google Vids

En la parte superior de la página, haz clic en Documento sin título, escribe un nuevo título y haz clic en Aceptar.

Empieza a usar Documentos de Google

Write or rewrite with Gemini

1. On your computer, open a document from Google Docs.
2. At the top right, click Ask Gemini .
3. On the side panel, select a prompt or create your own.
4. Press Enter.
5. Generate text and refine it.
   • Examples:
     • “Write an announcement email about a new feature.”
     • “Make the announcement more fun.”
6. You can also:
   • Add the text to your document: Click Insert .
   • Find a different version: Click Retry .
   • Send feedback about the suggested text: Click Good suggestion or Bad suggestion .

Get started with Google Docs

 

Crear listas de comprobación para empleados

Crea listas de comprobación en Hojas de cálculo de Google que incluyan todas las tareas que los nuevos empleados deben completar para ponerse al día, como recibir formación sobre software, leer las políticas de la empresa, etc. Si los empleados tienen alguna duda sobre una tarea, pueden insertar un comentario en la hoja de cálculo para obtener una respuesta al instante.

Más información

Insertar casillas

1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
2. Selecciona las celdas en las que quieras insertar casillas.
3. En el menú de arriba, haz clic en Insertar  Casilla de verificación.
4. Para quitar casillas, selecciona las que quieras borrar y pulsa Eliminar.

Nota: Puedes usar casillas con gráficos, filtros, tablas dinámicas y funciones.

Añadir valores de casillas personalizados

Puedes añadir casillas con valores personalizados. Por ejemplo, el valor personalizado de una casilla marcada podría ser "Sí" y el de una casilla sin marcar, "No".

1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
2. Selecciona las celdas en las que quieras insertar casillas.
3. En el menú de arriba, haz clic en Datos  Validación de datos.
4. Junto a "Criterios", elige Casilla de verificación.
5. Haz clic en Usar valores de celdas personalizadas.
6. Introduce un valor junto a "Marcada".
7. Opcional: A continuación, introduce un valor junto a "Sin marcar".
8. Haz clic en Guardar.

 

Almacenar los materiales de incorporación en un mismo lugar

Guarda todos tus materiales de incorporación en una unidad compartida y compártelos con tu organización y con cualquier empleado nuevo. Los responsables de las incorporaciones podrán editar, comentar o consultar los materiales desde cualquier dispositivo, y los demás miembros del equipo podrán ver los cambios y añadir comentarios en tiempo real. Como las novedades se actualizan para todos de inmediato, los recursos siempre están al día y son los mismos para todos los empleados recién llegados.

Más información

Crear unidades compartidas

1. En un ordenador, ve a drive.google.com.
2. A la izquierda, haz clic en Unidades compartidas.
3. Arriba a la izquierda, haz clic en Nuevo.
4. Asigna un nombre a la unidad compartida.
5. Haz clic en Crear.

 

Crear un sitio web de formación centralizado

A los empleados nuevos a menudo les cuesta coger el ritmo en las empresas grandes o distribuidas en diversas ubicaciones y, por esta razón, se producen la mayoría de las rotaciones de personal en los primeros meses de comenzar en un puesto de trabajo. Crea una página web con Google Sites que contenga todos tus recursos de incorporación y formación para que puedan ponerse al día rápido y encontrar fácilmente todos los materiales de referencia importantes en un mismo lugar.

Más información

Crear un sitio y ponerle un nombre

1. Elige una opción:

   • En la parte superior de la página principal de Sites, haz clic en En blanco. Si quieres elegir una plantilla, haz clic en Galería de plantillas y selecciona la que quieras.
   • En Google Drive, haz clic en Nuevo MásGoogle Sites.
2. En la parte superior izquierda, escribe un nombre de documento para tu sitio y pulsa Intro.

 

Crear presentaciones de formación eficaces

¿Quieres elaborar módulos de formación para los nuevos miembros del equipo? ¿Necesitas preparar una presentación para ofrecer orientación a los empleados recién llegados? Usa Presentaciones de Google para convertir tus mensajes e información clave en un programa de formación efectivo. También puedes usar Google Vids para crear vídeos de formación. Vids puede generar vídeos a partir de tus peticiones y de los archivos que añadas. Incluso puedes grabar tus propios clips y narraciones de audio para añadirlos al vídeo.

Más información

Crear una presentación y ponerle un nombre

1. En un ordenador, abre Presentaciones de Google.
2. En la parte superior, haz clic en Presentación en blanco. 
3. En la parte superior, haz clic en Presentación sin título y escribe un título nuevo.

Create a video with Vids

1. En tu ordenador, abre Google Vids.
2. Choose an option:
   • Help Me Create: Create a video with AI in Google Vids. 
   • Select a template: Build your video based on a template that you select. 
   • Start with a recording: Build your video with a video, audio, or screen recording. 
   • Upload media: Build your video by recording yourself (audio narration or a full video recording), your computer screen, or both. 

Get started with Google Vids

 

Forma a los nuevos empleados en cualquier momento, estés donde estés

¿Tu plantilla de trabajadores está distribuida por distintas ubicaciones y necesitas proporcionarles formación puntualmente? ¿Quieres reducir los costes de impartir formación presencial? Con YouTube Live, te resultará muy sencillo mantener una charla en directo con los nuevos miembros del personal y organizar una sesión de preguntas y respuestas. Con Google Meet, puedes impartir clases virtuales en todo el mundo y así ahorrar tiempo y gastos de desplazamiento. Puedes compartir la grabación y otros materiales en Drive o en una unidad compartida.

Más información

Iniciar una reunión desde Meet

1. ​Ve a Google Meet.
2. Haz clic en Nueva reunión.
3. Selecciona una opción:
   • Crear una reunión para más tarde:
     • Para compartir los detalles de una reunión futura, copia su enlace y compártelo con los participantes.
     • Para iniciar la reunión directamente con este enlace, pégalo en un navegador o introdúcelo en el campo "Introduce un código o enlace" y haz clic en Unirme.
   • Iniciar una reunión ahora: crea una reunión y únete a la reunión directamente. 
   • Programar en Google Calendar: para programar una reunión, se te dirigirá a Google Calendar.

Nota: Los usuarios de Google Workspace Essentials no pueden programar reuniones en Google Calendar.

Grabar una reunión para compartirla más tarde

1. En un ordenador, ve a Google Meet y haz clic en Empezar o Unirme.
2. En la parte inferior derecha, haz clic en Actividades Grabación.
   • Para grabar los subtítulos de la reunión, selecciona un idioma.
   • En algunos casos, si la grabación se reproduce en Google Drive, es posible que el archivo de la grabación esté listo unas horas antes de que los subtítulos estén disponibles.
3. Haz clic en Iniciar grabación.
4. En la pantalla emergente, haz clic en Iniciar.
5. Espera a que empiece la grabación. Los participantes reciben una notificación cuando se inicia o se detiene la grabación.
   • Las reuniones solo se pueden grabar durante un total de 8 horas. Después, la grabación se detendrá automáticamente.
6. Para detener una grabación, haz clic en Actividades Grabación Parar grabación.
7. En la pantalla emergente, haz clic en Detener grabación.
   • Nota: La grabación se detiene automáticamente cuando todos los usuarios salen de la reunión.

El organizador de la reunión y el usuario que la haya grabado recibirán por correo un enlace a la grabación.

La grabación se guarda en la carpeta de grabaciones de Meet en Mi unidad de Drive del organizador de la reunión.

En las reuniones creadas a través de:

• Google Calendar: el organizador es quien crea el evento de la reunión en Google Calendar.
• La página principal de Meet u otro producto, como Gmail: el organizador es quien inicia la reunión o genera el código.

 

Organiza talleres informativos en horas de oficina o tutorías

Importante: Las agendas de citas reemplazan la función de horas disponibles. Más información sobre los cambios en las horas disponibles

Aunque los nuevos empleados tengan a su disposición programas de formación, también suelen tener muchas preguntas al empezar a trabajar. Ayúdales a coger el ritmo más rápidamente con talleres en horario de oficina y tutorías personales. Puedes gestionar mejor tu disponibilidad en Google Calendar con la agenda de citas.

Con las agendas de citas, puedes hacer lo siguiente:

• Crear y compartir páginas de reserva para que otras personas puedan reservar citas contigo
• Ver las citas reservadas junto con tu agenda en Calendar.

Más información

Crear una agenda de citas

Importante: Para crear una agenda de citas en un calendario secundario o añadir coanfitriones a una agenda de citas, necesitas una suscripción a Google Workspace que cumpla los requisitos. Más información sobre las funciones premium de las agendas de citas

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. Arriba a la izquierda, haz clic en Crear .
3. Haz clic en Agenda de citas.
4. Escribe un título.
   • Cualquier usuario que tenga el enlace a tu página de reserva podrá ver el título.
   • El título aparece en tu calendario para la programación y las reservas entrantes.
5. Para definir la duración de la cita, haz clic en la flecha hacia abajo .
   • Las citas deben tener una duración de al menos 5 minutos.
6. Define la fecha, la hora y la zona horaria de tus citas.
   • Puedes configurar una agenda de citas puntual o periódica.
   • Nota: Si quieres añadir varias horas para un mismo día, haz clic en Añadir otro periodo a este día .
7. Elige los ajustes de tu disponibilidad para concertar citas, como tu franja de programación o los días en los que no estarás disponible. Consulta cómo personalizar tu disponibilidad.
8. Elige un calendario principal o secundario al que quieras añadir tu agenda de citas.

   • Notas:

     • Una vez que hayas creado una agenda de citas, no podrás editarla para que esté en otro calendario principal o secundario.

     • Cualquier usuario con permiso de edición en un calendario principal o secundario puede hacer cambios en la agenda de citas y ver las reservas entrantes. Más información sobre los permisos de acceso

9. Opcional: Para evitar conflictos con los eventos creados o aceptados en calendarios principales o secundarios, en "Calendarios", selecciona Comprobar la disponibilidad de los calendarios. A continuación, selecciona todos los calendarios en los que no quieras que estén disponibles las horas que se pueden reservar durante los eventos que crees o aceptes.
   • Importante: Aunque esta función esté desactivada, solo se puede reservar cada hora disponible de una página de reserva una vez.
10. Para añadir coanfitriones a la cita, introduce sus nombres o direcciones de correo.

    •  También puedes añadir grupos de Google directamente.

11. Haz clic en Siguiente.

Primeros pasos con Google Calendar

 

Organiza un evento de bienvenida para los nuevos miembros del equipo

Ayuda a los nuevos empleados a sentirse parte del equipo organizando un evento de bienvenida en Calendar. Envía una invitación a todo el mundo para presentar a los empleados nuevos e incluye una nota de bienvenida e información del lugar de celebración. Recopila respuestas y envía recordatorios para realizar un seguimiento del evento.

Más información

Programar un evento con invitados

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. Opcional: Si quieres añadir invitados al evento, a la izquierda, haz clic en Buscar a gente y empieza a escribir los nombres de los invitados.
3. Haz clic en cualquier hora libre del calendario.
4. Escribe el título del evento y añade los detalles que quieras.
5. Haz clic en Guardar.

Consejo: Si quieres que el evento dure más, arrastra el ratón hacia abajo mientras seleccionas la hora.

 

_{Google, Google Workspace, así como las marcas y los logotipos relacionados, son marcas de Google LLC. Todos los demás nombres de empresas y productos son marcas de las empresas con las que están asociadas.}