無紙化的秘訣

 

1	建立線上表單取代紙本調查問卷 您可以利用表單針對活動回應、硬體需求和志工申請等用途製作及發布線上表單，而且只要幾分鐘的時間即可製作完成。送出表單後，您可以在試算表中查看即時回應，也可以使用表單中的資料摘要和圖表功能調查結果。 操作說明 表單

2	追蹤重要的時間表和期限 試算表可供您建立線上專案計畫，輕鬆掌握各項工作情形。您可以列出工作項目，再將工作指派給小組成員。所有成員都可以直接即時更新線上工作清單，再也無需一一查看其他人透過電子郵件傳送的最新資訊。接著，您還可以運用日曆建立線上團隊日曆，當時間表或期限有所變動時，所有成員都可以存取及更新資料。當您在日曆中安排好團隊會議的時間後，可以將專案計畫附加到活動中，並要求所有人在會議前提供最新資訊。 操作說明 日曆 試算表

3	在線上建立、儲存及共用內容，不必列印成紙本 使用雲端硬碟儲存和管理圖片、影片、PDF 和其他檔案。雲端硬碟可將檔案同步到雲端，讓每位使用者都能隨時存取最新版本的內容。雲端硬碟提供共用功能和存取權限的管理機制，無論是內部小組成員還是外部合作夥伴，您都可以透過簡便且安全的方式與對方合作。 您可以透過瀏覽器直接建立新文件。下次進行教育訓練時，您不必再印出大量紙本講義，可在文件中撰寫線上講義並與其他人共用，也可以透過試算表或簡報在線上分享圖表和簡報。每位使用者都可以透過電腦、平板電腦或手機查看最新版本的內容，並即時新增意見回饋。 操作說明 雲端硬碟 共用雲端硬碟

4	建立虛擬公布欄 需要與團隊成員分享公告內容、即將舉辦的活動或是專案研發的最新情形嗎？您無需列印或張貼這類資訊，只要使用網路論壇建立郵寄清單，就能當做虛擬公告欄使用，一次將資訊傳送到所有人的收件匣中。 操作說明 網路論壇

5	在線上集思廣益並提供意見 與大型團隊共事時，通常需要同時查看及分享好幾份紙本草稿，想要彙整大家的意見並不是件容易的事。您可以運用文件、試算表和簡報建立線上文件，然後將文件與小組成員和相關人士共用，藉此取得針對性的建議。 操作說明 雲端硬碟、文件、試算表和簡報

6	在內部網站中與團隊成員共用資源 要持續追蹤各種資源是相當耗時的一件事，當您必須掌管分散在全球的多個團隊時更是如此。您可以使用協作平台將所有資源集中一處，如此一來無論身在何處，貴機構中的每一個人都可以持續掌握最新的資源。 操作說明 協作平台

7	將草稿集中在單一檔案中，而且隨時都能還原為先前的版本 當您使用影片、圖片、PDF 和其他檔案時，可能會保留多份草稿做為參考。雲端硬碟可讓您在單一檔案中儲存所有草稿，不僅能讓檔案井然有序，還可讓您視需要隨時還原為先前的版本。 當您在文件、試算表或簡報中建立新項目時，系統也會自動將所有草稿儲存在同一個檔案中。您只要使用修定版本記錄功能，即可查看所有變更操作及切換到先前的版本。 操作說明 雲端硬碟

8	隨時隨地都能掃描實體文件並儲存在網路上 您無需費心保留紙本收據或文件，只要使用手機上的雲端硬碟應用程式加以掃描，就能隨時取得任何交易紀錄的 PDF 檔案。 操作說明 雲端硬碟

9	傳送 PDF 版本的文件或試算表 PDF 檔案既便於下載，還可在現有程式中開啟，但如果要更新這類檔案，往往必須為同一個檔案建立許多版本並與他人分享。使用文件或試算表中的檔案時，您可以直接將檔案的 PDF 版本連結傳送給其他人，不用每次都將檔案傳換成 PDF 檔。無論您何時更新來源檔案，都不必建立新檔案或是更新您先前分享的連結；只要小組成員開啟 PDF 檔案，系統就會自動提供最新版本的內容。 操作說明 文件、試算表

10	隨時隨地都能訓練新進員工 需要快速為工作地點分散的員工提供訓練嗎？想降低現場培訓所需的費用和紙本教材嗎？您可以使用 Google Meet 為全球各地的員工舉辦虛擬培訓課程，輕鬆省下時間和差旅成本。此外，您還可以運用協作平台建立網頁，用來提供完整的新手培訓和訓練資源，方便員工透過單一平台輕鬆找到重要的參考資料。 操作說明 Google Meet 協作平台

               

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