实现无纸化的妙招

本页内容

• 创建在线表单
• 跟踪重要时间表和截止时间
• 在线分享内容，而不是打印
• 创建虚拟公告板
• 在线集思广益并提供反馈
• 在内部网站上分享资源
• 使用版本记录
• 随时随地扫描纸质文档并将其存储在网上
• 发送文档或电子表格的 PDF 版本
• 随时随地培训新员工

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创建在线表单

借助 Google 表单，您只需几分钟即可轻松创建并发送在线表单，用于收集活动回复、设备请求、志愿者注册等等。发送表单后，您会收到实时回复。您可以使用表单中的摘要和图表来分析结果。

了解操作方法

1. 转到 forms.google.com。
2. 点击“空白表单”图标 。
3. 为无标题表单命名。

Google 表单使用入门

 

跟踪重要时间表和截止时间

在 Google 表格中创建在线项目计划来跟踪任务。列出任务并将它们分配给团队成员。任何人都可以直接在线实时更新任务列表，而无需切换以查看电子邮件更新。然后，使用 Google 日历创建在线团队日历供每个人访问，并在时间表或截止时间变化时进行更新。您在日历中安排团队会议时，可以在活动中附加项目计划，并要求每位成员在会议召开前进行更新。

了解操作方法

在 Google 表格中创建项目计划

1. 在 Google 云端硬盘中，点击 新建 Google 表格 空白电子表格。
2. 点击无标题电子表格，然后为您的项目计划输入新标题。
3. 添加各个列标题。例如，您可能是要跟踪某个项目的任务，这个时候就可以添加任务负责人、截止日期、状态和备注等列。
4. 向该工作表中添加内容以跟踪项目计划。共享该工作表后，其他人也可以添加内容。

如需了解详情，请访问 Google Workspace 学习中心

 

在线分享内容，而不是打印

使用 Google 云端硬盘存储和管理图片、视频、PDF 文件和其他文件。之后，云端硬盘会与云端时刻保持同步，让每个人都可随时掌握最新内容。云端硬盘中的共享功能和访问权限控制功能可让您轻松安全地与内部团队和外部合作伙伴展开协作。

您可以直接在浏览器窗口中创建新文档。您无需打印大量培训资料，而可以在 Google 文档中在线撰写和共享资料，或通过表格或幻灯片在线共享 Google 图表和幻灯片。每个人都可以通过计算机、平板电脑或手机查看最新版资料，并实时添加反馈。

了解操作方法

将文件添加到云端硬盘中

在计算机上，您可以通过 drive.google.com 或桌面上传文件。文件可以上传到不公开文件夹或共享文件夹。

1. 在计算机上访问 drive.google.com。
2. 点击左上角的新建  上传文件或上传文件夹。
3. 选择您要上传的文件或文件夹。

请访问 Google 云端硬盘帮助中心，了解详情

 

创建虚拟公告板

要与团队共享公告、即将到来的活动或项目最新进展？您无需打印和粘贴这些信息。请使用 Google 群组创建邮寄名单，将其作为虚拟公告板使用。相应内容会同时发送到所有人的收件箱。

了解操作方法

创建群组

1. 登录 Google 群组。
2. 点击顶部的创建群组。
3. 输入相关信息，并为群组选择设置。
4. 点击创建群组。
5. 请耐心等候几分钟，待新群组启用后再向其发帖。否则，您可能会收到帖子无法递送的通知。

如需了解详情，请访问 Google Workspace 学习中心

 

在线集思广益并提供反馈

如果团队成员众多，且要查看及共享的打印草稿也多，那么收集意见就不是件简单的事。您可以通过 Google 文档、表格和幻灯片在线创建文件，然后将文件与团队成员和利益相关者共享，以收集想要的建议。

了解操作方法

分享云端硬盘中的文件

1. 选择您要共享的文件。
2. 点击共享或“共享”图标 。
3. 输入共享对象的电子邮件地址或者您要与之共享内容的 Google 群组。
4. 选择查看者、评论者或编辑者，指定共享对象对文件所具备的角色。
5. 如果您的帐号符合条件，您可以添加访问权限的到期日期。
6. 选择是否通知共享对象。
   • 如果您想通知对方您与其共享了内容，请勾选“通知对方”旁边的复选框。如果您选择通知对方，则通知电子邮件会发送至您输入的每个电子邮件地址。
   • 如果您不想通知对方，请取消选中该复选框。
7. 点击发送或共享。

请访问 Google 云端硬盘帮助中心，了解详情

 

在内部网站上分享资源

跟踪资源需要花费大量时间，尤其当您管理的是国际团队时。借助 Google 协作平台，您可以将所有资源集中在一个地方。现在，无论身在何处，您单位中的所有人都能及时掌握最新资源。

了解操作方法

创建网站

1. 根据需要执行相应操作：

   • 在协作平台首页，点击顶部的空白，或者如果您要选择模板，请点击模板库，然后进行选择。
   • 在 Google 云端硬盘中，依次点击新建 更多Google 协作平台。
2. 在左上角，输入您网站的文档名称，然后按 Enter 键。

请访问 Google 协作平台帮助中心，了解详情

 

使用版本记录

在处理视频、图片、PDF 和其他文件时，您可能会保存多份草稿以供参考。在 Google 云端硬盘中，您可以将所有草稿存储在单个文件中，这样不仅能保持条理性，还可以在需要时随时恢复到早期版本。

如果您在 Google 文档、表格或幻灯片中创建新内容，所有草稿都会自动保存在同一文件中。您只需使用版本历史记录即可查看所做的更改并切换到早期版本。

了解操作方法

将文件添加到云端硬盘中

1. 在云端硬盘中打开您的文件。
2. 点击文件 版本历史记录 查看版本历史记录。
3. 点击时间戳即可查看该文件之前的版本。在时间戳下方，您会看到：
   • 编辑了文档的人的姓名。
   • 每个人的姓名旁边会显示一种颜色，其所编辑的内容会以相应颜色显示。
4. （可选）要还原为某个版本，请点击恢复此版本。

注意：您需要拥有所有者或可以编辑权限才能查看版本历史记录。

如需了解详情，请访问 Google 文档编辑器帮助中心

 

随时随地扫描纸质文档并将其存储在网上

您可以在手机上使用 Google 云端硬盘应用来扫描纸质收据或文档，而无需保存实物。现在，您只需使用指尖点按几次，就可以获得任意交易内容的 PDF 版本。

了解操作方法

扫描文件

扫描文档

重要提示：Google 尊重您的隐私，且不会将您的云端硬盘内容用于广告用途。详细了解云端硬盘如何保护您的隐私。

1. 打开 Google 云端硬盘应用 。
2. 点按右下角的“相机”图标 。
3. 将设备的摄像头对准文件。
   • 蓝线勾勒出文档轮廓。这表示照片将被剪裁的位置。
4. 为您要扫描的文档拍摄一张照片。
   • 可选：您可以通过在“手动”和“自动”拍摄之间进行选择来切换自动拍摄。
5. 调整扫描的文档。
   • 调整扫描区域：点按“剪裁和旋转”图标 。
   • 调整颜色或将图像转换为灰度模式：点按“滤镜”图标 。 
   • 擦除污渍、指纹等痕迹：点按“清理”图标 。
   • 扫描另一页：点按“添加”图标 。
   • 重拍照片：点按“重拍”图标 。
   • 删除页面：点按“删除”图标 。
6. 点按完成。
7. 您可以自行创建文件名或选择建议的文件名。
8. 如要以特定格式保存扫描的文档，请选择 .pdf 或 .jpg。
   • 可选：要选择用于保存文档的云端硬盘文件夹，请点按位置。
9. 如需保存扫描完成的文档，请点按保存。

在主页面上添加扫描快捷方式

要设置扫描文件的快捷方式，请执行以下操作：

1. 打开 Android 手机或平板电脑的微件。
2. 找到“云端硬盘扫描”微件。
3. 轻触并按住该微件。
4. 将其拖动到主屏幕上。系统可能会要求您选择一个账号。
5. 选择您要用来保存文件的文件夹。如要创建文件夹，请点按“新建文件夹”图标 。
6. 点按“选择”。 您将在微件中看到文件夹的名称。

请访问 Google 云端硬盘帮助中心，了解详情

 

发送文档或电子表格的 PDF 版本

下载并使用现有程序打开 PDF 文件非常简单，但更新 PDF 文件通常意味着要创建并共享同一文件的多个版本。您无需每次都将文件转化为 PDF 格式，而可以发送指向 Google 文档或表格文件的 PDF 版本的链接。当您更新源文件时，无需创建新文件或更新您已共享的链接，您的团队成员就会自动打开最新版 PDF 文件。

了解操作方法

复制、粘贴并发送 PDF 链接

1. 在云端硬盘中选择您的文件。
2. 点击“共享”图标 。
3. 点击复制链接，然后点击完成。
4. 粘贴链接后，请在发送前，先更改网址的末尾部分。例如：
   1. 更改之前：
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/edit?usp=sharing
   2. 更改之后：
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/export?format=pdf
5. 发送修改后的 PDF 链接。
   点击该链接后，您（或其他任何人）都可以下载您的文档的 PDF 副本。

 

随时随地培训新员工

需要及时培训分散的员工？想减少现场培训费用和打印的纸质材料？您可以使用 Google Meet 在全球范围内开展虚拟培训课程，以节省时间和差旅费用。然后，您可以通过 Google 协作平台创建一个网页，在其中添加所有新手入门材料和培训资源，以便用户在一个地方轻松找到重要的参考资料。或者，您也可以使用 Google Vids 制作全面的培训视频。

了解操作方法

在视频会议期间进行展示

1. 加入 Meet 视频会议。
2. 点击底部的“立即展示”图标 。
3. 选择标签页、窗口或整个屏幕。
   • 如果您展示某个 Chrome 标签页，系统会默认分享该标签页的音频。
   • 若要展示其他标签页，请执行以下操作：
     1. 选择要展示的标签页
     2. 在横幅上，点击改为分享此标签页。
   • 如果您通过标签页展示幻灯片演示文稿，则可以在 Meet 中控制该演示文稿。
4. 点击分享。
5. 可选：如要取消固定您的演示文稿并将其以图块形式显示，请点击“取消固定”图标 。
   您现在可以在展示时看到更多参与者。

提示：

• 如果您开启了摄像头，则在您展示期间，参与者也可以看到摄像头拍下的视频画面。
• 为获得更好的展示效果并避免出现无限循环图像，请共享新窗口或特定标签页，而不是共享会议窗口。
• 如要共享音频，您必须选择共享 Chrome 标签页或共享此标签页。

请访问 Google Meet 帮助中心，了解详情

Create a video with Vids

1. 在电脑上打开 Google Vids。
2. Choose an option:
   • Help Me Create: Create a video with AI in Google Vids. 
   • Select a template: Build your video based on a template that you select. 
   • Start with a recording: Build your video with a video, audio, or screen recording. 
   • Upload media: Build your video by recording yourself (audio narration or a full video recording), your computer screen, or both. 

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