10 astuces G Suite pour passer au numérique

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Divers appareils, globe, et plus

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1

Créez des formulaires en ligne plutôt que des enquêtes ou questionnaires papier" "

Grâce à Forms, créez et distribuez facilement des formulaires en ligne pour répondre à des invitations, envoyer des demandes de matériel, inscrire des bénévoles, etc., et ce en quelques minutes. Vous recevrez les réponses en temps réel. Il ne vous restera plus qu'à analyser les résultats avec les synthèses et les graphiques intégrés à Forms.

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Forms

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2

Gérez vos échéances et plannings importants" "

Gérez vos tâches en créant un plan de projet en ligne dans Sheets. Dressez la liste des tâches et attribuez-les aux membres de votre équipe. Ces derniers peuvent indiquer directement dans cette liste leur avancement en temps réel, évitant ainsi au responsable de projet d'avoir à éplucher les e-mails de chacun. Avec Agenda, créez ensuite un agenda d'équipe en ligne auquel tout le monde peut accéder et que tous peuvent mettre à jour si des modifications sont apportées aux plannings ou aux échéances. Lorsque vous planifiez des réunions d'équipe dans Agenda, joignez-y le plan du projet et demandez le statut de chacun avant l'événement.

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3

Créez, stockez et partagez du contenu en ligne au lieu de l'imprimer" "

Stockez et gérez des images, des vidéos, des fichiers PDF et d'autres fichiers dans Drive. Drive les synchronise ensuite dans le cloud afin que toute l'équipe dispose toujours de la version la plus récente. Les fonctions de partage et de contrôle d'accès de Drive facilitent et sécurisent la collaboration avec les collègues et les partenaires externes.

Vous pouvez créer des documents directement dans votre navigateur. Plutôt que d'imprimer un grand nombre de documents pour votre prochaine session de formation, rédigez-en un et partagez-le en ligne dans Docs, ou partagez des graphiques et des présentations en ligne dans Sheets ou Slides. Tous les utilisateurs ont accès à la version la plus récente sur leur ordinateur, tablette ou téléphone, et peuvent ajouter des commentaires en temps réel.

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4

Créez un tableau d'affichage virtuel" "

Vous devez diffuser des informations, annoncer des événements à venir ou communiquer à votre équipe les derniers avancements d'un projet ? Pas besoin d'imprimer quoi que ce soit. Grâce à Groupes, servez-vous d'une liste de diffusion comme d'un tableau d'affichage virtuel qui arrivera simultanément dans les boîtes de réception de tous les utilisateurs.

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Groupes

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5

Générez de nouvelles idées et faites part de vos commentaires en ligne" "

Il peut être difficile d'obtenir des contributions de vos collègues si vous travaillez au sein d'une grande équipe et si diverses versions imprimées sont partagées et examinées simultanément. Créez vos fichiers dans Docs, Sheets et Slides en ligne, puis partagez-les avec les membres de votre équipe et les personnes concernées afin de recevoir leurs suggestions.

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Drive, Docs, Sheets et Slides

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6

Partagez des ressources avec votre équipe sur un site Web interne" "

Le suivi des ressources peut prendre beaucoup de temps, surtout si vos équipes travaillent dans différents pays. Conservez toutes vos ressources au même endroit avec Sites. Ainsi, tous les membres de votre organisation, quelle que soit leur localisation géographique, pourront accéder aux toutes dernières versions des ressources.

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Sites

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7

Gardez vos brouillons dans un seul fichier et récupérez au besoin une ancienne version" "

Vous souhaitez peut-être conserver plusieurs brouillons de vos vidéos, images, PDF et autres fichiers afin de pouvoir les consulter ultérieurement. Dans Drive, vous pouvez stocker tous les brouillons dans un seul fichier pour organiser votre travail, et revenir à tout moment à des versions antérieures si nécessaire.

Si vous créez des éléments dans Docs, Sheets ou Slides, tous les brouillons sont automatiquement enregistrés dans le même fichier. Pour afficher les modifications et revenir à une ancienne version, il vous suffit d'ouvrir l'historique des révisions.

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Drive

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8

Numérisez des documents papier pendant vos déplacements et stockez-les en ligne" "

Plutôt que de conserver des reçus ou des documents au format papier, numérisez-les à l'aide de l'application Drive sur votre téléphone mobile. Maintenant, vos transactions sont instantanément disponibles au format PDF.

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Drive

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9

Envoyez la version PDF de votre document ou feuille de calcul" "

Si les fichiers PDF sont faciles à télécharger et à ouvrir dans les programmes existants, leur modification implique souvent la création et le partage de plusieurs versions du même fichier. Plutôt que de convertir des fichiers au format PDF à chaque fois, envoyez un lien qui renvoie vers une version PDF de votre fichier dans Docs ou Sheets. À chaque modification du fichier source, nul besoin de créer d'autres fichiers ni de mettre à jour le lien que vous avez déjà partagé, puisque votre équipe pourra ouvrir automatiquement la version la plus à jour au format PDF.

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Docs, Sheets

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10

Formez les nouvelles recrues quand et où vous le souhaitez" "

Vous avez des effectifs dispersés qui ont besoin d'être rapidement formés ? Vous souhaitez réduire les coûts de formation et la quantité de documents à imprimer ? Grâce à Google Meet, organisez des formations virtuelles dans le monde entier pour gagner du temps et réduire les coûts de déplacement. Avec Sites, créez ensuite une page Web contenant toutes vos ressources d'intégration et de formation, afin que les utilisateurs puissent trouver facilement les supports de référence importants.

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