Zehn Tipps für ein papierloses Büro mit Google Workspace

Sie möchten die Apps von Google in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Bildungseinrichtung noch besser nutzen?  Dann registrieren Sie sich für eine kostenlose Google Workspace -Testversion.

Verschiedene Geräte, Globus usw.

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1

Onlineformulare statt Umfragen oder Fragebögen auf Papier verwenden" "

Mit Google Formulare können Sie in nur wenigen Minuten verschiedene Onlineformulare erstellen und verteilen, z. B. für Terminantworten, Hardwareanfragen und Anmeldungen für Freiwilligenaufgaben. Die beantworteten Formulare werden direkt an Sie zurückgesendet. Durch Zusammenfassungen und Diagramme in Google Formulare lassen sich die Ergebnisse besonders anschaulich darstellen.

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Formulare erstellen

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2

Wichtige Zeitpläne und Termine im Blick behalten" "

Erstellen Sie in Google Tabellen einen Online-Projektplan, um Aufgaben im Blick zu behalten. Hier können Sie Aufgaben auflisten und Teammitgliedern zuweisen. Jeder kann die Aufgabenliste dann online in Echtzeit aktualisieren – und sieht in der Tabelle auf einen Blick den aktuellen Stand der anderen. Außerdem lässt sich in Google Kalender online ein Teamkalender erstellen, den alle öffnen und aktualisieren können, wenn sich Zeitpläne oder Fristen ändern. Wenn Sie Teambesprechungen in Google Kalender planen, hängen Sie einfach den Projektplan an den Termin an und bitten die Teilnehmer, ihren aktuellen Status vor der Besprechung darin einzutragen.

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3

Inhalte online erstellen, speichern und freigeben" "

Google Drive ist ein Dienst, in dem sich Bilder, Videos, PDFs und andere Dateien speichern und verwalten lassen. Er wird automatisch mit der Cloud synchronisiert – so hat jeder immer Zugriff auf die aktuellen Inhalte. Und dank der Freigabefunktionen und Zugriffskontrollen von Google Drive können interne Teams einfach und sicher mit externen Partnern zusammenarbeiten.

Neue Dokumente lassen sich direkt im Browser erstellen. Anstatt unzählige Kopien eines Handouts für eine Schulung auszudrucken, können Sie es ganz einfach online in Google Docs schreiben und freigeben sowie Grafiken und Präsentationen online in Google Tabellen oder Google Präsentationen teilen. Jeder sieht auf seinem Computer, Tablet oder Smartphone die aktuelle Version und kann in Echtzeit Feedback geben.

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4

Virtuelle Pinnwand erstellen" "

Sie möchten Ihrem Team Neuigkeiten, Informationen zu anstehenden Veranstaltungen oder aktuelle Projektentwicklungen mitteilen? Ersparen Sie sich den umständlichen Aushang an der Infotafel des Unternehmens: Erstellen Sie doch eine Mailingliste in Google Groups. Sie funktioniert wie ein virtuelles Schwarzes Brett, d. h., Sie können damit alle Nutzer gleichzeitig anschreiben.

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Virtuelle Pinnwand erstellen

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5

Online brainstormen und Feedback geben" "

Je größer das Team ist und je mehr Entwürfe zum Prüfen und Weitergeben gedruckt werden müssen, desto schwieriger lassen sich Rückmeldungen verwalten. Die Dateifreigabe in Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen löst dieses Problem: Dateien werden direkt in diesen Diensten erstellt und für Teammitglieder und Projektbeteiligte freigegeben. Außerdem können Mitbearbeiter dort konkrete Verbesserungsvorschläge machen.

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Im Bereich „Meine Ablage“ zusammenarbeiten und Freigaben erteilen

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6

Ressourcen für das Team auf einer internen Website zur Verfügung stellen" "

Ressourcen im Blick zu behalten, kostet Zeit, vor allem dann, wenn Sie sich um verschiedene Teams weltweit kümmern. Mit Google Sites können Sie alle Inhalte an einem Ort ablegen. So kann jeder in Ihrer Organisation jederzeit und von überall aus auf die aktuellen Ressourcen zugreifen.

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Teamwebsite erstellen

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7

Alle Entwürfe in nur einer Datei speichern und jederzeit frühere Versionen wiederherstellen" "

Speichern Sie beim Bearbeiten von Videos, Bildern, PDFs und anderen Dateien die verschiedenen Versionen zur Sicherheit separat ab? In Google Drive werden die verschiedenen Entwürfe einer einzelnen Datei automatisch gespeichert und lassen sich jederzeit wiederherstellen.

Wenn Sie neue Dateien in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen erstellen, werden alle Entwürfe automatisch in derselben Datei gespeichert. Im Überarbeitungsverlauf werden Änderungen erfasst und frühere Versionen lassen sich darüber wiederherstellen.

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Ältere Versionen einer Google-Datei aufrufen oder wiederherstellen

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8

Dokumente unterwegs scannen und online speichern" "

Anstatt Quittungen und Dokumente aufzubewahren, können Sie sie mit der Google Drive App auf Ihrem Smartphone scannen. So haben Sie Ihre wichtigsten Unterlagen jederzeit als PDF zur Hand.

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Dokumente mit dem Smartphone scannen und als PDF speichern

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9

PDF-Version von Dokumenten oder Tabellen versenden" "

PDF-Dateien lassen sich leicht herunterladen und in vorhandenen Programmen öffnen. Bei Änderungen an der Ursprungsdatei müssen allerdings immer neue PDFs verschickt werden, sodass bald mehrere Versionen einer Datei in Umlauf sind. Anstatt Dateien jedes Mal wieder in eine PDF-Datei umzuwandeln, können Sie auch einen Link zur PDF-Version Ihrer Datei in Google Docs oder Google Tabellen versenden. So greift Ihr Team automatisch immer auf die aktuelle PDF-Version der Datei zu.

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Links zu PDF-Versionen von Dateien senden

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Neue Mitarbeiter überall und jederzeit anlernen" "

Ihre Mitarbeiter benötigen regelmäßig Schulungen, sind aber an verschiedenen Standorten tätig? Sie möchten die Ausgaben für Präsenzschulungen und den Ausdruck von Unterlagen verringern? Mit Google Meet können Sie virtuelle Schulungen auf der ganzen Welt durchführen und so Zeit und Reisekosten sparen. In Google Sites lassen sich außerdem Webseiten mit allen Onboarding- und Schulungsressourcen erstellen, damit Nutzer wichtige Referenzmaterialien an einem einzigen Ort finden.

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