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要与远程办公和坐班的同事开展协作?了解如何在混合工作环境中高效工作

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想为您的企业带来 Google Workspace 高级功能?

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将工作文件存储在一个在线作品集中

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如果您要向潜在客户展示您的作品,或者想将设计文件存储在一个地方,请创建 Google 协作平台网站。您可以分享品牌指南、照片、设计模式和模板。您对文件所做的任何更改都会在网站上自动更新。

通过 Google 协作平台或云端硬盘创建网站。

了解操作方法

创建网站

  1. 在计算机上打开 Google 协作平台
  2. 在顶部的创建新网站下,选择一个模板
  3. 在左上角,输入您网站的名称,然后按 Enter 键。
  4. 向您的网站添加内容。
  5. 点击右上角的发布

请访问 Google 协作平台帮助中心,了解详情

 

 

制作精彩的宣传简报

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要向您的团队展示您的创意?需要获得外部客户同意?请使用 Google 幻灯片制作精彩的演示文稿,传递您的信息。您可以添加图表、图片、视频和其他广告素材资源,制作有影响力的演示文稿。您可以分享创意,获得即时反馈。

点击“共享”以打开添加邀请对象窗口,然后点击“发送”。

了解操作方法

在演示文稿中添加图片

  1. 使用计算机在 Google 文档幻灯片中打开文档或演示文稿。
  2. 点击插入 接着点按 图片
  3. 选择从哪里添加图片。
    • 从计算机中上传:插入保存在设备上的图片。
    • 在网络上搜索:在网络上搜索图片。
    • GIF 和贴纸:在幻灯片中插入 GIF 图片或贴纸。
    • 云端硬盘:使用保存在 Google 云端硬盘中的图片。
    • 照片:使用您的 Google 相册媒体库中的图片。
    • 通过网址:插入图片的链接或插入 GIF (.gif) 图片。
  4. 点击插入打开

了解如何在表格中添加图片

如需了解详情,请访问 Google 文档编辑器帮助中心

 

 

获取对新设计概念的反馈

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想知道同事对您的新创意的看法?您可以通过 Google 表单获取对品牌活动、设计简报等的反馈。还可以使用 Google 表单快速发起投票活动,收集对提案的看法。如此一来,您便可以立即了解自己的想法是否正确。

图表格式的回复摘要或单个回复
了解操作方法

创建表单

  1. 转到 forms.google.com
  2. 点击“空白”图标 Plus
  3. 为无标题表单命名。

如需了解详情,请访问 Google 文档编辑器帮助中心

 

 

协同处理设计任务

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如果您正在开展一个大型设计项目,请使用 Google 表格创建项目计划以快速分配任务。您的同事可以直接在电子表格中更新自己的进度。在审核过程中,即使协作者众多,也能轻松跟踪文件的更改。对于 Google 云端硬盘和共享云端硬盘,活动流会显示哪些人评论、编辑、移动或共享了文件等信息。在 Google 文档、表格和幻灯片中,查看版本历史记录即可了解更改人和更改时间。您和同事可以共同实时编辑文件,在文件中聊天,并通过评论和建议获取有针对性的反馈。

了解操作方法

创建项目计划

  1. Google 云端硬盘中,点击 新建 接着点击 Google 表格 接着点击 空白电子表格
  2. 点击无标题电子表格,然后为您的项目计划输入新标题。
  3. 添加各个列标题。例如,您可能是要跟踪某个项目的任务,这个时候就可以添加任务负责人、截止日期、状态和备注等列。
  4. 向该工作表中添加内容以跟踪项目计划。共享该工作表后,其他人也可以添加内容。

查看云端硬盘中的活动

  1. 在计算机上访问 drive.google.com
  2. 点击左侧的我的云端硬盘
  3. 点击右上方的“查看详细信息”图标 信息
  4. 要查看近期更改,请点击操作记录
  5. 要查看特定文件或文件夹的操作记录,请点击相应文件或文件夹。
  6. 要查看最近的更改,请在右侧向下滚动。

查看或还原为 Google 文档、表格和幻灯片文件的早期版本

注意:您需要拥有所有者编辑者权限才能查看版本记录。

  1. 云端硬盘中打开您的文件。
  2. 点击文件 接着点击 版本历史记录 接着点击 查看版本历史记录
  3. 点击时间戳即可查看该文件之前的版本。在时间戳下方,您会看到:
    • 编辑了文档的人的姓名。
    • 每个人的姓名旁边会显示一种颜色,其所编辑的内容会以相应颜色显示。
  4. (可选)要还原为某个版本,请点击恢复此版本

注意:您需要拥有所有者可以编辑权限才能查看版本历史记录。

如需了解详情,请访问 Google 文档编辑器帮助中心

 

 

让团队成员为会议做好准备

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让团队成员在一般会议或创意讨论会开始前,抢先一步预览文件。您可以在 Google 日历中发送会议邀请,并附加文档、演示文稿、日程和其他广告素材资源,以便团队中的所有人都做好准备,出谋划策。

了解操作方法

在 Google 日历中附加文件

  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 创建一个新活动或打开某个现有活动。
  3. 在创建新活动时,点击更多选项
  4. 点击底部说明框中的“添加附件”图标 附加
  5. 选择 Google 云端硬盘中的现有文件。要添加计算机中的文件作为附件,请点击上传
  6. 完成后,点击选择上传

请访问 Google 日历帮助中心,了解详情

 

 

确保设计文件井然有序

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如果您需要将广告素材资源集中在一个地方,请将工作文件和文件夹保存在云端硬盘或共享云端硬盘中。然后,立即与同事或外部客户共享这些内容。此外,有人添加反馈和批准后,云端硬盘会向您显示更改的文件。

了解操作方法

将文件添加到云端硬盘中

如果您使用的是最新版 Chrome 浏览器或 Firefox,则可以将文件或文件夹从计算机拖到云端硬盘文件夹中。或者,您可以点击“新建”接着点击上传文件上传文件夹,然后选择要上传的文件或文件夹。

将文件添加到共享云端硬盘

要求至少拥有贡献者权限

  1. 在计算机上访问 drive.google.com
  2. 点击左侧的共享云端硬盘,然后双击您的某个共享云端硬盘。
  3. 点击左上角的新建
  4. 点击您要创建或从计算机上传的文件或文件夹的类型。

您添加的任何文件都归团队所有。如果您退出共享云端硬盘,系统仍会保留您添加的文件。

 

 

确保共享文件的安全

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如果您需要与外部客户共享包含敏感内容的文件,可以禁止用户下载、打印或复制文件。您还可以设置失效日期,这样外部客户或公司在项目结束后就无法继续访问相应文件。如果您要下载外部文件,云端硬盘会扫描大多数文件以查找病毒。如果检测到病毒,系统就不会下载相应文件。

了解操作方法

禁止用户下载、打印或复制您的文件

拥有您文件编辑权限的用户可以:

  • 与他人共享文件。
  • 将人员添加到文件中或从文件中移除。
  • 更改对文件的访问权限。
  • 复制、打印或下载相应文件。

重要提示:您无法将此设置应用于文件夹,但可以应用于文件夹中的各个文件。

要禁止查看者和评论者打印、复制或下载您的文件,请执行以下操作:

  1. Google 云端硬盘Google 文档Google 表格Google 幻灯片中查找文件或文件夹。
  2. 选择一个或多个要限制操作的文件。
  3. 点击共享或“共享”图标 Share
  4. 点击顶部的“设置”图标 设置
  5. 取消选中查看者和评论者可以看到下载、打印和复制选项
重要提示:您可以限制用户在 Google 云端硬盘、文档、表格和幻灯片中共享、打印、下载和复制内容的方式,但无法禁止他人以其他方式共享文件内容。

请访问 Google 云端硬盘帮助中心,了解详情

 

 

让所有人都了解最新动态

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如果您想与团队共享设计模型和状态更新,请使用 Google 网上论坛设置电子邮件收件人列表。然后,您就可以通过一个电子邮件地址与所有人联系。您还可以借助 Google 网上论坛共享日历、网站和广告素材资源。群组中的每个人都可以访问与该群组共享的文件。您可以轻松添加和移除单位内外的人员。

了解操作方法

创建群组

  1. 登录 Google 网上论坛
  2. 点击顶部的创建群组
  3. 输入相关信息,并为群组选择设置。
    参见相关设置参考
  4. 点击创建群组
  5. 请耐心等候几分钟,待新群组启用后再向其发帖。否则,您可能会收到帖子无法递送的通知。
  6. (可选)后续步骤:为您的群组选择高级设置

请访问 Google 网上论坛帮助中心,了解详情

 

 

在视频会议期间分享和讨论想法

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想要与远程团队成员一起集思广益并获取即时反馈?您可以发起 Google Meet 视频会议。首先,通过日程内容简要分享您的设计理念。然后,在会议期间,通过共享屏幕来展示您的创意。使用 Google Chat,您可以向参加会议的所有人发送文件和其他在线资源。

了解操作方法

发起视频会议

  1. 转到 Google Meet
  2. 点击发起新会议
  3. 选择一个选项:
    • 创建供稍后使用的会议
      • 如要分享日后的会议的详细信息,请复制会议链接并将其与参与者分享。
      • 如要通过此链接直接发起会议,请在浏览器中粘贴该链接,或在“输入会议代码或链接”字段中输入该链接 接着点按 点击加入
    • 发起即时会议:创建新会议,然后直接加入会议。
    • 在 Google 日历中安排会议:要安排会议,系统会将您转到 Google 日历

提示:Google Workspace 基本功能版用户无法在 Google 日历中安排会议。

在聊天消息中发送文件

  1. 在计算机上打开 Google ChatGmail
    • 在 Gmail 中:点击左侧的 Chat
  2. 打开一个对话。
  3. 输入您的消息,然后根据需要执行相应操作:
    • 如需添加表情符号,请点击“表情符号”图标
    • 如需发送 GIF,请点击“GIF”图标
      • 如果您通过组织或学校账号使用 Google Chat,则可能无法发送 GIF。
    • 如需附加计算机中的文件,请点击“上传文件”图标
      • 系统不会将附加的文件添加到云端硬盘。其他用户会直接在消息中收到文件。
    • 如需添加视频会议链接,请点击“添加视频会议”图标
    • 如需附加云端硬盘文件,请点击“集成菜单”图标 接着点按“云端硬盘”图标
      • 发送文件时,如果有用户需要访问权限,系统会通知您。
      • 只要您拥有编辑权限,就可以向他人授予访问权限。
      • 如果您向聊天室成员授予访问权限,则之后加入聊天室的人员也同样拥有访问权限。
      • 如果有人退出聊天室,除非您单独授予或通过群组授予访问权限,否则此人将失去该文件的访问权限。
    • 如需创建 Google 日历邀请,请点击“集成菜单”图标 接着点按“日历邀请”图标
  4. 点击“发送”图标

请访问 Google Meet 帮助中心,了解详情

 

 

共享大型文件

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如果您正在开展一个大型设计项目,有时无法通过电子邮件发送大型文件。您可以使用云端硬盘共享文件。用户点击电子邮件中的链接后,系统会在网页中打开链接,即使他们不使用 Google Workspace 或没有 Google 账号也无妨。

了解操作方法

在您的 Gmail 邮件中插入云端硬盘文件

发送 Google 云端硬盘附件

  1. 在计算机上打开 Gmail
  2. 点击左上方的写邮件
  3. 在邮件底部,点击“使用云端硬盘插入文件”图标
  4. 选择您要附加的文件。
  5. 在页面底部,确定您要使用何种方式发送文件:
    • 云端硬盘链接:此方式适用于存储在云端硬盘中的任何文件,包括使用 Google 文档、工作表、幻灯片或表单创建的文件。
    • 附件:此方式仅适用于并非使用 Google 文档、工作表、幻灯片或表单创建的文件。
  6. 点击插入

请访问 Gmail 帮助中心,了解详情


“Google”、Google Workspace 以及相关标志和徽标是 Google LLC 的商标。其他所有公司名和产品名是其各自相关公司的商标。

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