正在與遠端同事及位於辦公室的同事合作嗎?瞭解如何在混合式工作環境中展現出色效率

視覺設計的 10 大秘訣

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裝置、鉛筆和印刷圖樣等物品

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1

將所有作品儲存在線上作品集

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如果您想向潛在客戶展示您的作品,或需要保存設計檔案的位置,可以建立協作平台網站,分享品牌宣傳指南、相片、設計圖案和範本。任何您對檔案所做的變更都會在網站中自動更新。

操作說明

協作平台

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2

建立吸引人的提案簡報

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想對團隊成員展示您的構想嗎?需要獲得外部客戶的認同嗎?您可以使用簡報製作簡潔清楚的簡報內容,藉此呈現您要說明的資訊。此外,您也可以在其中加入圖形、圖片、影片和其他素材資源,強化簡報的說服力,還能快速分享您的構想並取得具體意見。

操作說明

簡報

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3

取得新設計概念的意見回饋

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有新點子想徵詢同事的看法嗎?只要在 Currents 張貼訊息,就能輕鬆收集他人對品牌廣告活動、設計簡介等內容的意見。您也能建立 Currents 社群,將想法、相片和影片分享給其中成員,與大家盡情討論交流;或者使用表單快速進行意見調查,取得其他人對提案的想法,並從討論中快速瞭解自己的構想是否適宜。

操作說明

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4

追蹤及更新設計作品並與他人協同合作

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處理大型設計專案時,可以使用試算表建立專案計畫,以便迅速指派工作。同事可以直接在試算表中更新自己的進度。在審核階段時,即使有多位協作者,依然可以輕鬆追蹤檔案的變更內容。在雲端硬碟和共用雲端硬碟中,活動訊息串會顯示各種資訊,例如加註、編輯、移動或共用檔案的使用者。您可以在文件試算表簡報中查看版本記錄,找出變更者和檔案變更時間。還可以共同即時編輯檔案、在檔案中進行即時通訊,並使用註解和建議取得確切的意見回饋。

操作說明

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5

在會議前為團隊成員準備好資料

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會議開始或進行討論前,可以先讓團隊成員預覽相關檔案。您可以在日曆中傳送會議邀請,同時附上文件、簡報、待辦事項和其他素材資源,讓所有團隊成員都能事先掌握討論內容,準備好提出自己的意見。

操作說明

日曆

6

讓設計檔案井然有序

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如果您需要集中保存素材資源,可以將作品檔案和資料夾儲存在雲端硬碟共用雲端硬碟中,方便立即與同事或外部客戶共用。只要有人加入意見回饋和核准內容,雲端硬碟就會顯示哪個檔案出現異動。

操作說明

7

確保共用的檔案安全無虞

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與外部客戶共用含機密內容的檔案時,可以禁止對方下載、列印或複製檔案。您也可為檔案設定到期日,如此一來,外部客戶及代理商就無法在專案結束後存取這些檔案。在您下載外部檔案時,雲端硬碟會對大部分的檔案進行病毒掃描。如果偵測到病毒,系統就不會下載檔案。

操作說明

8

讓所有人隨時掌握最新動態

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如要與團隊成員分享設計雛形和狀態更新,您可以使用網路論壇建立電子郵件名單。這樣一來,您就可以透過單一電子郵件地址與所有成員保持聯繫。您也可以使用網路論壇共用日曆、協作平台和廣告素材資源。群組中的每個人都能存取與群組共用的所有檔案,您可以輕鬆將貴機構的內部或外部人員加入群組及從群組中移除。

操作說明

網路論壇

9

透過視訊會議分享想法及進行討論

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想要與遠端的團隊成員即時討論,一起集思廣益並立即取得意見回饋嗎?只要發起 Google Meet 視訊會議即可。首先在會議大綱中一併分享設計簡介。接著在會議中分享螢幕畫面以展示構想。您可以使用 Google Chat 在會議中傳送構想連結與其他線上資源給所有人。

操作說明

10

共用大型檔案

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處理設計專案時,有時電子郵件無法傳送大型檔案。這時請改用雲端硬碟共用檔案。只要共用對象點選電子郵件中的連結,就可以在網路上開啟檔案,即使對方未使用 Google Workspace 或沒有 Google 帳戶也沒問題。

操作說明

 雲端硬碟、共用雲端硬碟

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