10 conseils G Suite pour un cabinet d'avocats

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Balance, plante et appareils informatiques

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1

Collaborez sur des documents avec votre équipe" "

Si vous rédigez un document volumineux, il est indispensable de disposer d'une solution simple pour travailler dessus avec les membres de votre équipe. Docs vous permet de contrôler l'accès au partage, de modifier des documents en temps réel, de discuter au sein même de l'éditeur et de recueillir des commentaires ciblés. Inutile de conserver différents brouillons, car l'historique des révisions répertorie chaque modification apportée, avec sa date et son auteur, et vous permet de rétablir une version précédente dès que vous le souhaitez.

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Docs

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2

Assurez la cohérence de vos documents grâce aux modèles juridiques" "

Au lieu de devoir créer intégralement les mêmes documents et contrats à chaque fois, établissez un modèle dans Docs.

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Docs

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3

Vérifiez les sources dans vos documents" "

Lorsque vous avez besoin de vérifier des sources ou d'autres informations, il peut s'avérer pénible de devoir passer constamment de votre document à une page Web. Grâce à la fonctionnalité Explorer intégrée à Docs, vous pouvez facilement rechercher des citations, ainsi que d'autres éléments, directement à partir de votre document.

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Docs

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4

Consultez vos documents en déplacement" "

Que vous soyez sur le point de rencontrer un client devant un tribunal ou de vous rendre à une conférence, vous pouvez mettre à jour les documents sur votre téléphone ou tablette à l'aide de l'application Docs. Toutes les modifications sont mises à jour et synchronisées automatiquement sur tous vos appareils. Ainsi, vous disposez toujours de la dernière version, où que vous soyez.

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Docs

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5

Répondez aux questions juridiques fréquentes via des présentations et des séances de questions-réponses" "

Lorsque vous travaillez sur une grosse affaire impliquant plusieurs équipes, les présentations constituent un moyen efficace d'informer toutes les parties prenantes et de répondre aux questions fréquentes. Récapitulez votre dossier dans Slides et présentez-le à votre équipe. Offrez ensuite aux membres de votre équipe la possibilité de poser des questions en temps réel et d'en sélectionner par vote pendant la présentation. S'il vous est impossible de répondre à toutes les questions, vous pouvez ne répondre qu'à celles qui comptent le plus de votes.

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Slides

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6

Envoyez des pièces jointes volumineuses et contrôlez leur accès" "

Lorsque vous devez envoyer des documents volumineux ou confidentiels à vos clients, les pièces jointes ne sont pas toujours la meilleure solution, en raison des limites de taille et du manque de contrôle des accès. Envoyez par e-mail des fichiers pouvant aller jusqu'à 30 Go (et même 30 To avec un forfait de stockage) et définissez des autorisations d'accès aux fichiers en insérant des fichiers Drive à la place de pièces jointes.

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Gmail

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7

Gérez les ressources numériques de votre équipe de façon centralisée" "

Pour stocker en toute sécurité les fichiers juridiques de votre équipe en un emplacement unique, créez un site Web interne dans Sites. Grâce aux paramètres d'autorisation, vous contrôlez qui a accès au site. Vous pouvez ensuite ajouter des agendas d'équipe, des plannings, des codes d'éthique, des contrats et d'autres documents à votre site. Votre équipe pourra ainsi retrouver facilement toutes les informations importantes en un seul et même emplacement, accessible à tous, à tout moment et depuis n'importe quel appareil.

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Sites

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8

Suivez les projets et plannings de votre équipe" "

Si vous travaillez au sein d'une équipe internationale couvrant différents fuseaux horaires, créez un agenda d'équipe. Vous pourrez ainsi suivre les plannings de chaque membre, les rendez-vous d'étude des affaires et les dates des audiences. En affichant les disponibilités de chacun dans un agenda, vous pouvez facilement organiser les plannings de l'équipe afin de respecter toutes les échéances fixées.

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Agenda

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9

Travaillez hors connexion sans accès à Internet" "

Lorsque vous voyagez sur un vol long-courrier ou en cas de panne de connexion, vous pouvez quand même travailler sur vos affaires ou vos dossiers sans accès à Internet. Configurez l'accès hors connexion dans Drive pour pouvoir continuer à travailler sur des fichiers en permanence.

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Drive

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10

Modifiez des fichiers Office à partir de Drive" "

Pour les fichiers nécessitant Microsoft Office, vous pouvez ajouter vos fichiers Office dans Drive, mais les modifier dans Office. Chaque modification effectuée est automatiquement enregistrée dans Drive afin que tous les membres de votre équipe restent informés.

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 Drive

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