เคล็ดลับ 10 ข้อในการใช้ Google Workspace เพื่อดูแลด้านการเงิน

หากต้องการใช้แอป Google ในที่ทำงานหรือโรงเรียนให้ได้ประโยชน์ยิ่งขึ้น  ลงชื่อสมัครเพื่อทดลองใช้ Google Workspace ฟรี

1	สร้างโมเดลทางการเงินเพื่อประเมินโครงการ หากต้องการดูว่าโครงการที่เสนอนั้นคุ้มค่าไหม ให้สร้างโมเดลทางการเงินโดยใช้ชีต คำนวณอัตราผลตอบแทนภายใน (IRR) ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) และมูลค่าปัจจุบันสุทธิ (NPV) ดูผลกระทบของสถานการณ์แบบ What-If โดยปรับอินพุตหลักในโมเดล แสดงให้ทราบว่าค่าใช้จ่ายใกล้ถึงขีดจำกัดงบประมาณโดยใช้สีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จากนั้นแชร์สเปรดชีตกับทีมเพื่อขอความคิดเห็น ดูวิธีการ ชีต
2	แสดงความผันผวนโดยใช้ตาราง Pivot หรือแผนภูมิ Waterfall ใช้แผนภูมิ Waterfall ดูการเปลี่ยนแปลงของผลกำไรบริษัทในแต่ละไตรมาสรายปี หรือจัดกลุ่มยอดขายรวมจากภูมิภาคต่างๆ เพื่อให้คุณดูผลรวมย่อยในตาราง Pivot ได้ ใช้ฟีเจอร์สำรวจในชีตเพื่อเพิ่มแผนภูมิ กราฟ และตาราง Pivot ได้ง่ายๆ ด้วยคลิกเดียว ดูวิธีการ ชีต
3	สร้างและจัดทำข้อเสนองบประมาณร่วมกัน ร่างข้อเสนองบประมาณสำหรับโครงการ และขอความคิดเห็นจากทีมโดยใช้เอกสาร คนที่คุณแชร์ฉบับร่างด้วยจะเพิ่มความคิดเห็นและแนะนำการแก้ไขในบรรทัดได้ จากนั้นคุณก็จะตอบกลับความคิดเห็นและขอการอนุมัติที่จำเป็นได้ ใช้เส้นทางการตรวจสอบในประวัติการแก้ไขเพื่อดูผู้แก้ไขเอกสาร และคุณจะเปลี่ยนกลับเป็นเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าได้ทุกเมื่อ ดูวิธีการ เอกสาร
4	ระดมความคิดเกี่ยวกับข้อกังวลและกลยุทธ์ด้านงบประมาณแบบเรียลไทม์ เมื่อยืนยันงบประมาณสำหรับโครงการแล้ว ให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมด้วยการทำงานร่วมกันในการประชุมทางวิดีโอผ่าน Google Meet แชร์ลิงก์สเปรดชีตงบประมาณในชีตกับที่ประชุม ซึ่งทุกคนจะแก้ไขและใช้สเปรดชีตนั้นระดมความคิดได้ จากนั้นจึงเริ่มสร้างกลยุทธ์ร่วมกันระหว่างการประชุมและจดบันทึกแนวคิดเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน ดูวิธีการ Google Meet ชีต
5	แชร์และจัดการสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ให้กับทีมข้ามสายงาน ทีมการเงินมักต้องทำงานร่วมกับแผนกอื่นๆ เช่น แผนกการตลาดและแผนกการขาย การเชื่อมต่อทุกคนไว้ด้วยกันอาจทำได้ยาก ไม่ว่าจะจัดการอภิปรายภายในกับเจ้าหน้าที่ หรือติดต่อสื่อสารระหว่างแผนกต่างๆ แต่ Groups จะช่วยให้คุณสื่อสารกับทุกคนพร้อมกันอย่างรวดเร็วได้ง่ายๆ นอกจากนี้ คุณยังจะจำกัดวิธีการแชร์ข้อมูลโครงการที่เป็นความลับหรือละเอียดอ่อนได้โดยเลือกเพิ่มเพียงบางคนเท่านั้นในกลุ่ม และคุณจะส่งอีเมลได้ทันทีหลังจากเพิ่มบัญชีอีเมลลงในกลุ่ม ดูวิธีการ Groups
6	สร้างงบการเงินและงบประมาณด้วยเทมเพลตต่างๆ สร้างงบการเงินและทำให้งบดุลบัญชีลงตัวด้วยเทมเพลตของชีตจาก Xero Accounting Software และใช้เทมเพลตจาก Intuit Quickbooks เพื่อติดตามรายได้และรายจ่ายต่อปี ดูวิธีการ ชีต
7	จัดระเบียบข้อมูลทางการเงินด้วยฟังก์ชันต่างๆ ชีตช่วยทำให้ข้อมูลทางการเงินเป็นระเบียบและเป็นประโยชน์มากขึ้น ย้ายข้อมูลทางการเงินจากสเปรดชีตหลายๆ ไฟล์ไปไว้ในสเปรดชีตเดียวโดยใช้ฟังก์ชัน IMPORTRANGE และเพิ่มราคาหุ้นเพื่อดูแนวโน้มด้วยฟังก์ชัน GOOGLEFINANCE ดูวิธีการ ชีต
8	ดำเนินการสำรวจภายใน หากแผนกการเงินให้บริการกลุ่มอื่นด้วย คุณก็จะวัดคุณภาพของบริการนั้นได้โดยใช้แบบสำรวจภายใน หรือช่วยจัดลำดับความสำคัญของโครงการโดยส่งแบบสำรวจให้กับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องเพื่อรวบรวมข้อมูลทางการเงิน นอกจากนี้คุณยังจะปรับปรุงการดำเนินงานได้ด้วยการใช้แบบสำรวจภายใน เพื่อระบุกระบวนการที่ซ้ำซ้อนหรือขั้นตอนที่มีค่าหน่วยเพิ่ม ใช้ฟอร์มเพื่อสร้างและส่งแบบสำรวจ จากนั้นจึงวิเคราะห์คำตอบในชีตอย่างรวดเร็วเพื่อแจ้งการตัดสินใจให้ทีมทราบ ดูวิธีการ ฟอร์ม ชีต
9	สร้างงานนำเสนอสำหรับข้อเสนอและวัตถุประสงค์ในการวางแผน เมื่อเริ่มต้นโครงการ ให้ร่างข้อเสนอในสไลด์ โดยคุณจะเริ่มจากเทมเพลตที่มีอยู่ได้เลยเพื่อประหยัดเวลา เพิ่มวัตถุประสงค์หลัก เป้าหมายของโครงการ ความคิดริเริ่มในการวางแผน และการอัปเดตต่างๆ แล้วแชร์งานนำเสนอกับทีมเพื่อให้ทุกคนแสดงความคิดเห็น จากนั้นนำเสนอข้อเสนอนั้นต่อทีมข้ามสายงานทั่วโลก ดูวิธีการ สไลด์
10	โฮสต์เมตริกหลักแบบเรียลไทม์และการแสดงข้อมูลไว้ในเว็บไซต์เดียว เมื่อทำงานข้ามสายงาน สมาชิกในทีมมักต้องการเมตริกหลักในหัวข้อต่างๆ เช่น งบประมาณ กำไรสุทธิ และ ROI ขอแนะนำให้สร้างเว็บไซต์ของทีมภายในด้วย Sites เพื่อโฮสต์ข้อมูลดังกล่าวรวมถึงลิงก์เอกสารที่สำคัญ จากนั้นจึงใช้สิทธิ์และ Groups เพื่อควบคุมการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ดูวิธีการ  Groups Sites