共用最終版文件

 課程內容

如何與同事共用文件的最終版本，以及如何設定權限來防止最終版文件遭到變更。

事前準備

10 分鐘

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教學課程內容

共用最終版文件的事前操作 共用文件 共用文件的後續操作

1 共用最終版文件的事前操作

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1.1 使用 Cloud Search 尋找同事

決定您要共用檔案的對象，並使用 Cloud Search 尋找同事。

1. 請前往 cloudsearch.google.com 登入 Cloud Search。

   如果無法登入，即表示您的帳戶無法使用 Cloud Search。瞭解詳情

2. 搜尋使用者姓名。
3. 如要傳送電子郵件，請在搜尋結果資訊卡中按一下對方的電子郵件地址。
4. 如要取得其他聯絡選項或更多回報關係資訊，請按一下使用者的姓名，開啟對方的個人資料頁面。
5. 在個人資料頁面中，按一下您想與對方聯絡的方式：
   • 如要傳送電子郵件，請按一下「電子郵件」圖示 或對方的電子郵件地址。
   • 如要安排會議，請按一下「時間表」圖示 。
   • 如要進行即時通訊，請按一下「Hangouts」圖示 。
   • 如要發起視訊通話，請按一下「視訊通話」圖示 。
6. 如要開啟對方的個人資料頁面以便與對方的主管或直屬部屬聯絡，請按一下該主管或直屬部屬的姓名。

1.2 決定共用文件的位置

如果您要與特定使用者共用文件，可以將文件新增到自己的雲端硬碟中，然後透過雲端硬碟共用。

如果貴機構使用共用雲端硬碟，您可以將文件新增至共用雲端硬碟，然後與所有可存取共用雲端硬碟的使用者共用。

如要將文件與您的整個機構共用或公開發布，可以將文件新增到 Google 協作平台。

在雲端硬碟中加入文件：

使用電腦時，你可以從 drive.google.com 或從桌面上傳檔案。檔案上傳位置可以是私人或共用資料夾。

1. 在電腦上前往 drive.google.com。
2. 依序按一下左上方的 [新增] [檔案上傳] 或 [資料夾上傳]。
3. 選擇您要上傳的檔案或資料夾。

 

在共用雲端硬碟中加入文件：

您至少要有協作者權限才能執行下列操作

您新增的所有檔案都由團隊成員共同擁有。即使您退出共用雲端硬碟，您的檔案仍會保留下來。

1. 按一下左側的共用雲端硬碟。
2. 將現有檔案 (也就是您擁有的檔案*) 從電腦或「我的雲端硬碟」拖曳到共用雲端硬碟中。或者，您也可以按一下雲端硬碟頂端的 [新增 ]，然後選擇下列其中一種做法：

   • 如要建立檔案，請選取您要建立的檔案類型 (例如 Google 文件)。
   • 如要上傳檔案，請按一下 [檔案上傳]，然後前往檔案所在位置並開啟檔案。

3. 只要在檔案上按兩下，即可開啟及編輯檔案。

*如果您不是檔案擁有者，但具有雲端硬碟的編輯者存取權，只要系統管理員允許，便可將檔案移至共用雲端硬碟。

注意：如要在電腦上儲存及存取檔案，請使用「Google 雲端硬碟電腦版」。詳情請參閱 雲端硬碟電腦版 提供哪些功能。

 

在協作平台中加入文件：

1. 前往 Google 協作平台，然後開啟您要新增檔案的協作平台和頁面。
2. 依序按一下 [插入] [文件]、[簡報] 或 [試算表]，即可選擇雲端硬碟中的檔案。

嵌入儲存在雲端硬碟中的任何檔案或資料夾內容。如果您雲端硬碟中的檔案有所異動，變更的內容也會自動顯示在協作平台中。

2 共用文件

2.1 透過雲端硬碟共用文件

與特定使用者共用檔案或資料夾：

1. 選取你要共用的檔案。
2. 按一下「共用」或「共用」圖示 。
3. 輸入共用對象的電子郵件地址或 Google 網路論壇群組。
4. 選取「檢視者」、「加註者」或「編輯者」角色，指定使用者對檔案具有哪種存取權限。
5. 如果你的帳戶符合資格，就可以新增存取權的到期日。
6. 選擇是否要通知共用對象。
   • 如要讓共用對象知道你已與他們共用項目，請勾選「通知共用對象」旁邊的方塊。如果選擇通知共用對象，你輸入的所有電子郵件地址都會納入通知電子郵件中。
   • 如果不想通知共用對象，請取消勾選這個方塊。
7. 按一下「傳送」或「共用」。

與其他人共用檔案或資料夾的連結：

1. 選取你要共用的檔案。
2. 按一下「共用」或「共用」圖示 。
3. 按一下「一般存取權」下方的向下箭頭 。
4. 選擇「知道連結的任何人」。
5. 選取「檢視者」、「加註者」或「編輯者」角色，指定對方會取得何種存取權。
6. 按一下「複製連結」。
7. 按一下「完成」。
8. 將連結貼到電子郵件內，或貼到你要分享連結的任何地方。

重要事項：

• 分享檔案連結時，你的名稱和電子郵件地址會顯示為檔案擁有者。
• 未登入 Google 帳戶的使用者會以匿名顯示的動物圖像出現在檔案中。 進一步瞭解匿名顯示的動物圖像。

2.2 (選用) 設定文件到期限制

1. 在 Google 雲端硬碟、Google 文件、Google 試算表或 Google 簡報中開啟檔案。
2. 按一下「共用」 找出您要授予暫時權限的使用者。
   • 如果未曾與對方共用此檔案，請新增對方的電子郵件地址，然後按一下「傳送」或「共用」。再次按一下文件右上方的「共用」。
3. 在對方名稱旁邊，依序點按向下箭頭  「新增到期日」。
4. 在「存取權有效期限」旁邊，按一下你要設為到期日的日期。請選擇自當天起一年內的日期。
5. 按一下「儲存」。

2.3 禁止編輯者重新共用及變更存取權限

你可以憑藉檔案擁有者的身分，移除編輯者的權限，禁止他們變更權限或共用檔案。

1. 使用以下服務開啟檔案：
   • Google 雲端硬碟
   • Google 文件
   • Google 試算表
   • Google 簡報
2. 按一下「共用」。
3. 按一下頂端的「設定」圖示 。
4. 取消勾選 [編輯者可共用內容及變更權限]。
5. 按一下「完成」。

重要事項：

共用資料夾中的檔案和資料夾，都會自動沿用該資料夾的權限設定，確保所有內容的存取權一致且可預期。

• 簡單來說，資料夾的權限設定會套用至其中所有項目。
• 即使對特定檔案取消勾選「編輯者可共用內容及變更權限」選項，當上層資料夾的權限變更時，新的權限設定依然會套用到這個檔案上，因為存取權一律以上層資料夾的設定為準。
  • 情境示例：
    • 你將資料夾中的某個檔案設為「禁止編輯者共用」，然後將整個資料夾的編輯權限授予他人。如果這名編輯者與新使用者共用整個資料夾，新使用者就能存取該檔案。
    • 這是因為該檔案的設定只禁止直接共用檔案本身，並未禁止共用所在資料夾。

2.4 禁止加註者和檢視者下載、列印或複製檔案

如要防止檢視者和加註者列印、複製或下載您的檔案，請依照下列步驟操作：

1. 在 Google 雲端硬碟、Google 文件、Google 試算表或 Google 簡報中尋找所需檔案或資料夾。
2. 選取一或多個你要設定限制的檔案。
3. 按一下「共用」或「共用」圖示 。
4. 按一下頂端的「設定」圖示 。
5. 取消勾選「檢視者和加註者可以下載、列印或複製這個檔案」。

重要事項：您可以限制使用者共用、列印、下載及複製 Google 雲端硬碟、文件、試算表和簡報檔案的方式，但無法禁止使用者透過其他方式共用檔案內容。

3 共用文件的後續操作

3.1 將文件標示為最終版並設定為僅供檢視

您可以重新命名文件，將文件標示最終版，然後將權限變更為僅供檢視。使用者可以檢視文件內容，但無法再對文件進行變更。

在 Google 文件、試算表或簡報中重新命名文件，將其標示為最終版：

1. 開啟所需檔案，然後按一下頂端的檔案名稱。
2. 在檔案名稱前面輸入 [Final] (最終版本) 或 [Archived] (已封存)。
3. 按下 Enter 鍵。

將文件權限變更為僅供檢視：

如果您是與特定使用者或群組共用檔案：

1. 前往 Google 雲端硬碟，在該檔案上按一下滑鼠右鍵，然後選取 [ 共用]。
2. 在您要變更的使用者或群組右側依序點選向下箭頭 [檢視者]。
3. 按一下 [儲存]。

如果您是與所屬機構共用檔案：

1. 前往雲端硬碟，在該檔案上按一下滑鼠右鍵，然後選取 [ 共用]。
2. 在「取得連結」之下，依序點選右側的向下箭頭  [檢視者]。
3. 按一下 [完成]。

3.2 停止共用文件

使用雲端硬碟：

停止與他人共用您擁有的檔案或資料夾：

1. 使用下列服務尋找所需檔案或資料夾：
   • Google 雲端硬碟
   • Google 文件
   • Google 試算表
   • Google 簡報
2. 開啟或選取該檔案或資料夾。
3. 按一下「共用」或「共用」圖示 。
4. 找出你要停止共用的對象。
5. 依序按一下對方名稱右側的向下箭頭 「移除存取權」。
6. 按一下「儲存」。

針對您擁有的檔案或資料夾移除連結：

1. 在 Google 雲端硬碟、Google 文件、Google 試算表或 Google 簡報中尋找所需檔案或資料夾。
2. 開啟或選取該檔案或資料夾。
3. 依序按一下「共用」 或「共用」圖示 「複製連結」圖示 。
4. 按一下「一般存取權」下方的向下箭頭 。
5. 選取「限制」。
6. 按一下「完成」。

使用共用雲端硬碟：

取消與貴機構使用者共用檔案：

1. 在 Google 雲端硬碟、Google 文件、Google 試算表或 Google 簡報中尋找所需檔案或資料夾。
2. 開啟或選取該檔案或資料夾。
3. 依序按一下「共用」 或「共用」圖示 「複製連結」圖示 。
4. 按一下「一般存取權」下方的向下箭頭 。
5. 選取「限制」。
6. 按一下「完成」。

取消與個別使用者共用檔案：

1. 使用下列服務尋找所需檔案或資料夾：
   • Google 雲端硬碟
   • Google 文件
   • Google 試算表
   • Google 簡報
2. 開啟或選取該檔案或資料夾。
3. 按一下「共用」或「共用」圖示 。
4. 找出你要停止共用的對象。
5. 依序按一下對方名稱右側的向下箭頭 「移除存取權」。
6. 按一下「儲存」。

注意：群組設定可覆寫個人設定。因此，即使您嘗試取消與特定使用者共用檔案，只要對方所屬的機構或群組依然擁有檔案存取權，這位使用者仍可繼續存取該檔案。

3.3 處理新的存取要求

如果共用對象沒有文件的存取權，系統會顯示「您必須擁有權限」訊息。他們可以點選 [要求存取權]，接著您就會收到要求核准的電子郵件。如果您要與對方共用文件，請依照共用文件中的指示進行操作。

在 Google 雲端硬碟中，您可以在活動頁面查看及管理存取要求。

3.4 查看有誰檢視過文件

注意：這項功能僅適用於 G Suite Business 和企業版使用者 (如果 G Suite 管理員權限允許這項功能)。

1. 在 Google 文件、試算表或簡報中開啟檔案。

   注意：您必須擁有檔案編輯權限，才能查看「活動資訊主頁」資料。

2. 依序按一下 [工具] [活動資訊主頁]。
3. 您可以查看檔案的活動資訊，內容包括：

   • 共用對象分頁：顯示檔案目前的共用對象。您也可以傳送電子郵件給協作者。
   • 所有檢視者 (<機構>) 分頁：顯示貴機構中檢視過檔案的使用者。
   • 文件檢視趨勢分頁：顯示指定時間內的檢視者人數圖表。

4. (選用) 如果您不希望自己的檢視記錄顯示在「活動資訊主頁」中，請點選 [隱私權設定]，然後選擇下列其中一種選項：

   • 關閉所有檔案的檢視記錄：關閉「帳戶設定」下方的 [顯示我檢視所有文件、試算表和簡報檔案的記錄]。
   • 關閉個別檔案的檢視記錄：關閉「文件設定」下方的 [顯示我檢視這份文件的記錄]。

5. 按一下 [儲存]。

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