本教程中的内容
|
1 共享最终文档之前 |
全部展开 | 全部收起全部收起 |
决定您要与谁共享文件，并使用 Cloud Search 查找同事。
-
访问 cloudsearch.google.com 登录 Cloud Search。
如果您无法登录，说明您的账号未启用 Cloud Search。了解详情
- 按姓名搜索用户。
- 在结果卡片中，点击相应用户的电子邮件地址以发送电子邮件。
- 要获取其他联系方式或更多报告信息，请点击此人的姓名以打开其个人资料信息页面。
- 在个人资料信息页面上，点击您想使用的联系方式：
- 要发送电子邮件，请点击“电子邮件”图标
或对方的电子邮件地址。
- 要设置会议，请点击“时间安排”图标
。
- 要聊天，请点击“Hangout”图标
。
- 要发起视频通话，请点击“视频通话”图标
。
- 要发送电子邮件，请点击“电子邮件”图标
- 要打开个人资料信息页面并联系相应用户的经理或下属，请点击该经理或下属的姓名。
如果您要与特定的人共享，可以将文档添加到自己的云端硬盘中，然后从中共享。
如果贵组织使用共享云端硬盘，您可以将其添加到您的共享云端硬盘中，与有权访问相应共享云端硬盘的所有用户共享。
如需与整个单位共享文档或公开共享文档，请将文档添加到 Google 协作平台网站。
将文档添加到云端硬盘：
在计算机上，您可以通过 drive.google.com 或桌面上传文件。文件可以上传到不公开文件夹或共享文件夹。
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 点击左上角的新建
上传文件或上传文件夹。
- 选择您要上传的文件或文件夹。
上传文件或上传文件夹。
将文档添加到共享云端硬盘：
必须至少拥有贡献者权限
您添加的任何文件都归团队所有。如果您退出共享云端硬盘，系统仍会保留您添加的文件。
- 在左侧点击相应共享云端硬盘。
- 将现有文件（您拥有的文件*）从计算机或“我的云端硬盘”拖动到共享云端硬盘中。或者，在云端硬盘顶部，点击“新建”图标
，然后根据需要选择操作步骤：
- 要创建文件，请选择您要创建的文件类型，例如 Google 文档。
- 要上传文件，请点击上传文件。导航到该文件并将其打开。
- 双击文件将其打开并进行编辑。
*如果您不是文件所有者，但在云端硬盘中拥有编辑者访问权限，那么只要您的管理员允许，您就可以将文件移到共享云端硬盘。
注意：如要存储和访问桌面设备上的文件，请使用桌面版 Google 云端硬盘。有关详情，请参阅您可以使用桌面版云端硬盘执行哪些操作。
将文档添加到网站：
- 转到 Google 协作平台，打开要添加文件的网站和页面。
- 点击插入
Google 文档、幻灯片或表格以选择云端硬盘中的文件。
嵌入云端硬盘中的任何文件或存储在云端硬盘中的文件夹内容。如果您更改了云端硬盘中的文件，协作平台也会自动显示相同的更改。
2 共享文档 |
与特定人员共享文件或文件夹：
- 选择您要共享的文件。
- 点击共享或“共享”图标
。
- 输入共享对象的电子邮件地址或者您要与之共享内容的 Google 群组。
- 选择查看者、评论者或编辑者，指定共享对象对文件所具备的角色。
- 如果您的帐号符合条件，您可以添加访问权限的到期日期。
- 选择是否通知共享对象。
- 如果您想通知对方您与其共享了内容，请勾选“通知对方”旁边的复选框。如果您选择通知对方，则通知电子邮件会发送至您输入的每个电子邮件地址。
- 如果您不想通知对方，请取消选中该复选框。
- 点击发送或共享。
。共享指向文件或文件夹的链接：
- 选择您要共享的文件。
- 点击共享或“共享”图标
- 在“常规访问权限”下，点击向下箭头
。
- 选择知道链接的任何人。
- 为了给共享对象指定角色，您可以选择查看者、评论者或编辑者。
- 点击复制链接。
- 点击完成。
- 将复制的链接粘贴到电子邮件或要共享的任何地方。
。重要提示：
- 当您分享文件链接时，您的姓名和电子邮件地址会显示为该文件的所有者。
- 未登录 Google 账号的用户将在文件中显示为匿名动物。 详细了解匿名动物。
- 在 Google 云端硬盘、Google 文档、Google 表格或 Google 幻灯片中打开所需文件。
- 点击共享
找到您要授予临时访问权限的用户。
- 如果您未曾与此人共享文件，请添加对方的电子邮件地址，然后点击发送或共享。再次点击文档右上角的共享。
- 在此人的姓名旁边，点击向下箭头
- 在“访问权限到期日期：”旁边，点击一个日期以将其设为到期日期。请选择从当天起一年内的任意日期。
- 点击保存。
作为文件的所有者，您可以移除编辑者更改权限或共享文件的能力。
- 在以下应用中打开文件：
- 点击共享。
- 点击顶部的“设置”图标
。
- 取消选中编辑者可以更改权限和共享内容。
- 点击完成。
。重要提示：
共享文件夹中的文件和文件夹始终会沿用该文件夹的权限设置。这样可确保您能够以一致且可预测的方式访问所有内容。
- 文件夹的权限控制着对其中所有内容的访问权限。
- 如果您取消选中特定文件中的“编辑者可以更改权限和共享内容”，那么对父文件夹所做的权限更改仍会应用于该文件。父文件夹的权限是访问权限的主要可靠来源。
- 示例场景：
- 您有一个文件设置了“禁止编辑者共享”，该文件位于某个文件夹中。然后，您将某人设为整个文件夹的编辑者。如果该编辑者与新用户共享整个文件夹，则该新用户将获得对相应文件的访问权限。
- 这是因为该文件的设置只会阻止他人直接共享该文件，但不会阻止他人共享该文件所在的文件夹。
- 示例场景：
要禁止查看者和评论者打印、复制或下载您的文件，请执行以下操作：
- 在 Google 云端硬盘、Google 文档、Google 表格或 Google 幻灯片中查找文件或文件夹。
- 选择一个或多个要限制操作的文件。
- 点击共享或“共享”图标
- 点击顶部的“设置”图标
- 取消选中查看者和评论者可以看到下载、打印和复制选项。
重要提示：您可以限制用户在 Google 云端硬盘、文档、表格和幻灯片中共享、打印、下载和复制内容的方式，但无法禁止他人以其他方式共享文件内容。
3 共享文档之后 |
您可以重命名文档以将其标记为最终文档，然后将权限更改为仅供查看。用户可以查看内容，但无法进行更改。
在 Google 文档、表格或幻灯片中重命名您的文档，将其标记为最终文档：
- 打开文件，然后点击顶部的文件名。
- 在文件名前，输入 [终稿] 或 [已归档]。
- 按 Enter 键。
将文档更改为仅供查看：
如果您与特定人员或群组共享了文件：
- 在 Google 云端硬盘中，右键点击该文件，然后选择“共享”
。
- 在要更改其访问权限的人员或群组右侧，点击向下箭头
- 点击保存。
如果您与您的单位共享了该文件：
- 在云端硬盘中，右键点击该文件，然后选择“共享”
- 在获取链接下方，点击右侧的向下箭头
- 点击完成。
在云端硬盘中：
停止共享您拥有的文件或文件夹：
- 在以下位置找到相应文件或文件夹：
- 打开或选择所需文件或文件夹。
- 点击共享或“共享”图标
- 找出您想要停止共享内容的对象。
- 点击其姓名右侧的向下箭头
- 点击保存。
移除指向您拥有的文件或文件夹的链接：
- 在 Google 云端硬盘、Google 文档、Google 表格或 Google 幻灯片中查找文件或文件夹。
- 打开或选择所需文件或文件夹。
- 点击
复制链接。
- 在“常规访问权限”下，点击向下箭头
- 选择受限。
- 点击完成。
在共享云端硬盘中：
取消与您的单位共享文件：
- 在 Google 云端硬盘、Google 文档、Google 表格或 Google 幻灯片中查找文件或文件夹。
- 打开或选择所需文件或文件夹。
- 点击
- 在“常规访问权限”下，点击向下箭头
- 选择受限。
- 点击完成。
取消与个人共享文件：
- 在以下位置找到相应文件或文件夹：
- 打开或选择所需文件或文件夹。
- 点击共享或“共享”图标
- 找出您想要停止共享内容的对象。
- 点击其姓名右侧的向下箭头
- 点击保存。
注意：群组设置可以覆盖个人设置。因此，如果您尝试取消与某个人共享文件，而此人属于拥有该文件访问权限的群组，则此人仍可以访问该文件。
如果用户没有权限访问您的文档，则会看到“您需要权限”消息。他们可以点击申请访问权限，然后您会收到一封电子邮件，要求您批准。如果您要与此人共享文档，请按照共享文档中的说明操作。
在 Google 云端硬盘中，您可以在活动中查看和管理访问请求。
注意：此功能仅适用于 G Suite 商务版和企业版用户（条件是 G Suite 管理员权限允许）。
- 在文档、表格或幻灯片中打开文件。
注意：您必须拥有文件的编辑权限才能查看活动信息中心数据。
- 点击工具
- 您可以看到与文件活动相关的信息，例如：
- 共享记录标签：显示文件的共享对象。您还可以向协作者发送电子邮件。
- 所有查看者（单位）标签：显示单位中查看过该文件的人员。
- 查看者趋势标签：显示一段时间内的查看者人数图表。
- （可选）如果您不希望在活动信息中心显示查看历史记录，请点击隐私设置并按以下方式之一操作：
- 为所有文件停用查看历史记录：在帐号设置下方，关闭显示我对所有 Google 文档、表格和幻灯片文件的查看历史记录。
- 为某一文件停用查看历史记录：在文档设置下方，关闭显示我对此文档的查看历史记录。
- 点击保存。
“Google”、Google Workspace 以及相关标志和徽标是 Google LLC 的商标。其他所有公司名和产品名是其各自相关公司的商标。