สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้มีดังนี้
|
วิธีแชร์เอกสารเวอร์ชันสุดท้ายกับเพื่อนร่วมงาน และวิธีตั้งค่าสิทธิ์เข้าถึงเพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงเอกสารเวอร์ชันสุดท้าย |
สิ่งที่ต้องมี
10 นาที
บัญชี Google Workspace หากยังไม่มี ให้เริ่มช่วงทดลองใช้ 14 วันได้เลย
ในบทแนะนำนี้
|
1 ก่อนแชร์เอกสารเวอร์ชันสุดท้าย |
ขยายทั้งหมด | ยุบทั้งหมดยุบทั้งหมด |
เลือกว่าต้องการแชร์ไฟล์กับใครบ้างและค้นหาเพื่อนร่วมงานโดยใช้ Cloud Search
-
ลงชื่อเข้าใช้ Cloud Search ได้ที่ cloudsearch.google.com
หากคุณไม่สามารถลงชื่อเข้าใช้ได้ บัญชีของคุณจะไม่มี Cloud Search เรียนรู้เพิ่มเติม
- ค้นหาผู้คนจากชื่อ
- ในบัตรผลการค้นหา ให้คลิกอีเมลของบุคคลที่ต้องการเพื่อส่งอีเมล
- หากต้องการดูตัวเลือกการติดต่ออื่นๆ หรือข้อมูลสายบังคับบัญชาเพิ่มเติม ให้คลิกชื่อบุคคลที่ต้องการเพื่อเปิดหน้าข้อมูลโปรไฟล์
- ในหน้าข้อมูลโปรไฟล์ ให้คลิกวิธีที่ต้องการใช้ติดต่อ
- หากต้องการส่งอีเมล ให้คลิกอีเมล
หรืออีเมลของบุคคลนั้น
- หากต้องการจัดประชุม ให้คลิกกำหนดการ
- หากต้องการแชท ให้คลิก Hangout
- หากต้องการเริ่มวิดีโอคอล ให้คลิกวิดีโอคอล
- หากต้องการส่งอีเมล ให้คลิกอีเมล
- หากต้องการเปิดหน้าข้อมูลโปรไฟล์และติดต่อผู้จัดการหรือผู้ใต้บังคับบัญชาของบุคคลนั้น ให้คลิกชื่อผู้จัดการหรือผู้ใต้บังคับบัญชา
หากจะแชร์กับคนที่ต้องการเท่านั้น คุณก็สามารถเพิ่มเอกสารลงในไดรฟ์ของคุณเองและแชร์จากไดรฟ์ได้เลย
หากองค์กรใช้ไดรฟ์ที่แชร์ คุณก็สามารถเพิ่มเอกสารลงในไดรฟ์ที่แชร์แล้วแชร์กับทุกคนที่เข้าถึงไดรฟ์ที่แชร์ได้
หากต้องการแชร์เอกสารกับองค์กรในวงที่กว้างขึ้นหรือแชร์กับสาธารณะ ให้เพิ่มลงใน Google Sites
วิธีเพิ่มเอกสารในไดรฟ์
อัปโหลดจาก drive.google.com หรือจากเดสก์ท็อปได้ในคอมพิวเตอร์ของคุณเอง คุณจะอัปโหลดไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ส่วนตัวหรือโฟลเดอร์ที่แชร์ก็ได้
- ไปที่ drive.google.com ในคอมพิวเตอร์
- คลิกใหม่
อัปโหลดไฟล์หรืออัปโหลดโฟลเดอร์ที่ด้านซ้ายบน
- เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการอัปโหลด
อัปโหลดไฟล์หรืออัปโหลดโฟลเดอร์ที่ด้านซ้ายบน
วิธีเพิ่มเอกสารในไดรฟ์ที่แชร์
ต้องมีสิทธิ์เข้าถึงแบบผู้ให้ข้อมูลร่วมกันเป็นอย่างน้อย
ไฟล์ที่คุณเพิ่มจะเป็นของทีม ถ้าคุณออกจากไดรฟ์ที่แชร์ ไฟล์ของคุณจะยังคงอยู่
- ที่ด้านซ้าย ให้คลิกไดรฟ์ที่แชร์
- ลากไฟล์ที่มีอยู่ (ที่คุณเป็นเจ้าของ*) จากคอมพิวเตอร์หรือจากไดรฟ์ของฉันไปยังไดรฟ์ที่แชร์ หรือคลิกใหม่
ที่ด้านบนของไดรฟ์แล้วเลือกตัวเลือกดังต่อไปนี้
- หากต้องการสร้างไฟล์ ให้เลือกประเภทไฟล์ที่ต้องการสร้าง เช่น Google เอกสาร
- ถ้าต้องการอัปโหลดไฟล์ ให้คลิกการอัปโหลดไฟล์ จากนั้นนำทางไปยังไฟล์แล้วเปิดขึ้นมา
- ดับเบิลคลิกไฟล์เพื่อเปิดแล้วแก้ไข
*หากคุณไม่ได้เป็นเจ้าของไฟล์แต่มีสิทธิ์การเข้าถึงระดับผู้แก้ไขในไดรฟ์ คุณจะสามารถย้ายไฟล์ดังกล่าวไปยังไดรฟ์ที่แชร์หากผู้ดูแลระบบของคุณอนุญาตให้ใช้ตัวเลือกนี้
หมายเหตุ: หากต้องการใช้และเข้าถึงไฟล์ในเดสก์ท็อปของคุณ ให้ใช้ Google ไดรฟ์สำหรับเดสก์ท็อป โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อคุณจะทำอะไรได้บ้างกับ ไดรฟ์สำหรับเดสก์ท็อป
วิธีเพิ่มเอกสารใน Sites
- ไปที่ Google Sites แล้วเปิดเว็บไซต์และหน้าเว็บที่คุณต้องการเพิ่มไฟล์
- คลิกแทรก
เอกสาร สไลด์ หรือชีตเพื่อเลือกไฟล์ในไดรฟ์
ฝังไฟล์จากไดรฟ์หรือเนื้อหาจากโฟลเดอร์ที่เก็บไว้ในไดรฟ์ หากคุณเปลี่ยนแปลงไฟล์ในไดรฟ์ การเปลี่ยนแปลงนั้นจะแสดงใน Sites โดยอัตโนมัติ
2 แชร์เอกสาร |
วิธีแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์กับบุคคลที่ต้องการ
- เลือกไฟล์ที่ต้องการแชร์
- คลิกแชร์หรือไอคอนแชร์
- ป้อนอีเมลหรือกลุ่มใน Google Groups ที่ต้องการแชร์ด้วย
- หากต้องการกำหนดบทบาทในไฟล์ให้กับบุคคล ให้เลือกผู้มีสิทธิ์อ่าน ผู้แสดงความคิดเห็น หรือผู้มิสิทธิ์แก้ไข
- หากบัญชีมีสิทธิ์ คุณจะสามารถเพิ่มวันที่หมดอายุของสิทธิ์เข้าถึงได้
- เลือกเพื่อแจ้งบุคคลที่แชร์
- หากต้องการแจ้งให้บุคคลทราบว่าคุณแชร์ไฟล์ด้วย โปรดเลือกช่องถัดจาก "แจ้งบุคคลอื่น" ซึ่งหากคุณแจ้ง อีเมลของบุคคลที่คุณป้อนจะรวมอยู่ในอีเมลนี้ด้วย
- หากไม่ต้องการแจ้ง ให้ยกเลิกการเลือกช่องนี้
- คลิกส่งหรือแชร์
วิธีแชร์ลิงก์ไปยังไฟล์หรือโฟลเดอร์
- เลือกไฟล์ที่ต้องการแชร์
- คลิกแชร์หรือไอคอนแชร์
- คลิกลูกศรลง
ในส่วน "สิทธิ์เข้าถึงทั่วไป"
- เลือกทุกคนที่มีลิงก์
- หากต้องการกำหนดบทบาทให้กับบุคคล ให้เลือกผู้มีสิทธิ์อ่าน ผู้แสดงความคิดเห็น หรือเอดิเตอร์
- คลิกคัดลอกลิงก์
- คลิกเสร็จสิ้น
- วางลิงก์นั้นในอีเมลหรือที่ใดก็ได้ที่ต้องการแชร์
ในส่วน "สิทธิ์เข้าถึงทั่วไป"ระบบจะแสดงผู้คนที่ไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google เป็นรูปสัตว์ที่ไม่ระบุชื่อในไฟล์ของคุณ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรูปสัตว์ที่ไม่ระบุชื่อ
- เปิดไฟล์ใน Google ไดรฟ์, Google เอกสาร, Google ชีต หรือ Google สไลด์
- คลิกแชร์
ค้นหาผู้ใช้ที่ต้องการให้สิทธิ์ชั่วคราว
- หากยังไม่ได้แชร์ไฟล์กับบุคคลนั้น ให้เพิ่มอีเมลของผู้ใช้ แล้วคลิกส่งหรือแชร์ คลิกแชร์ที่ด้านขวาบนของเอกสาร
- ถัดจากชื่อของบุคคลดังกล่าว ให้คลิกลูกศรลง
เพิ่มวันที่หมดอายุ
- ข้าง "สิทธิ์เข้าถึงหมดอายุ" ให้คลิกวันที่เพื่อกำหนดวันที่หมดอายุ จากนั้นเลือกวันที่ไม่เกิน 1 ปีนับจากวันที่ปัจจุบัน
- คลิกบันทึก
หากคุณแชร์ไฟล์ไว้ เจ้าของและผู้ที่มีสิทธิ์แก้ไขจะเปลี่ยนสิทธิ์และแชร์ไฟล์ได้ ให้ดำเนินการดังนี้หากต้องการป้องกันไม่ให้คนอื่นแชร์ไฟล์ของคุณ
- เปิดไฟล์ใน Google ไดรฟ์, Google เอกสาร, Google ชีต หรือ Google สไลด์
- คลิกแชร์หรือไอคอนแชร์
- คลิกการตั้งค่า
ที่ด้านบน
- ยกเลิกการเลือกผู้มีสิทธิ์แก้ไขจะเปลี่ยนสิทธิ์และแชร์ได้
ที่ด้านบนสำคัญ: หากป้องกันไม่ให้แชร์โฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่ง การตั้งค่าดังกล่าวจะมีผลเฉพาะกับตัวโฟลเดอร์เท่านั้น หากต้องการป้องกันไม่ให้แชร์ไฟล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์ คุณจะต้องเปลี่ยนการตั้งค่าของไฟล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์ด้วย
วิธีป้องกันไม่ให้ผู้มีสิทธิ์อ่านและผู้แสดงความคิดเห็นพิมพ์ คัดลอก หรือดาวน์โหลดไฟล์ได้
- ค้นหาไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์, Google เอกสาร, Google ชีต หรือ Google สไลด์
- เลือกไฟล์ที่ต้องการจำกัดอย่างน้อย 1 ไฟล์
- คลิกแชร์หรือไอคอนแชร์
- คลิกการตั้งค่า
- ยกเลิกการเลือกผู้มีสิทธิ์อ่านและผู้แสดงความคิดเห็นจะดูตัวเลือกในการดาวน์โหลด พิมพ์ และคัดลอกได้
สำคัญ: คุณมีสิทธิ์จำกัดวิธีที่ผู้ใช้แชร์ พิมพ์ ดาวน์โหลด และคัดลอกภายใน Google ไดรฟ์ เอกสาร ชีต และสไลด์ได้ แต่จะหยุดวิธีที่คนอื่นแชร์เนื้อหาไฟล์ในลักษณะอื่นไม่ได้
3 หลังจากแชร์เอกสาร |
คุณจะเปลี่ยนชื่อเอกสารเพื่อทำเครื่องหมายว่าเป็นเวอร์ชันสุดท้ายแล้วเปลี่ยนสิทธิ์เป็นไฟล์ประเภทดูอย่างเดียวได้ ผู้ใช้จะดูเนื้อหาได้แต่จะแก้ไขไม่ได้
วิธีเปลี่ยนชื่อเอกสารใน Google เอกสาร, ชีต หรือสไลด์เพื่อทำเครื่องหมายว่าเป็นเวอร์ชันสุดท้าย
- เปิดไฟล์ จากนั้นที่ด้านบนให้คลิกที่ชื่อไฟล์
- หน้าชื่อไฟล์ ให้ป้อน [Final] หรือ [Archived]
- กด Enter
วิธีเปลี่ยนเอกสารเป็นแบบดูอย่างเดียว
หากคุณแชร์ไฟล์กับเฉพาะบุคคลหรือกลุ่ม ให้ทำดังนี้
- ใน Google ไดรฟ์ ให้คลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือกแชร์
- ทางด้านขวาของบุคคลหรือกลุ่มที่คุณต้องการเปลี่ยน ให้คลิกลูกศรลง
- คลิกบันทึก
หากคุณแชร์ไฟล์กับองค์กร ให้ทำดังนี้
- ในไดรฟ์ คลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือกแชร์
- ในส่วนรับลิงก์ ให้คลิกลูกศรลงทางด้านขวา
- คลิกเสร็จสิ้น
จากไดรฟ์
วิธีหยุดแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณเป็นเจ้าของ
- ค้นหาไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์, Google เอกสาร, Google ชีต หรือ Google สไลด์
- เปิดหรือเลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์
- คลิกแชร์หรือไอคอนแชร์
- ค้นหาบุคคลที่ต้องการหยุดแชร์ด้วย
- ทางด้านขวาของชื่อบุคคลดังกล่าว ให้คลิกลูกศรลง
- คลิกบันทึก
วิธีนำลิงก์ไปยังไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณเป็นเจ้าของออก
- ค้นหาไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์, Google เอกสาร, Google ชีต หรือ Google สไลด์
- เปิดหรือเลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์
- คลิกแชร์
หรือไอคอนแชร์
- คลิกลูกศรลง
- เลือกถูกจำกัด
- คลิกเสร็จสิ้น
จากไดรฟ์ที่แชร์ให้ทำดังนี้
วิธีเลิกแชร์ไฟล์กับองค์กรของคุณ
- ค้นหาไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์, Google เอกสาร, Google ชีต หรือ Google สไลด์
- เปิดหรือเลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์
- คลิกแชร์
- คลิกลูกศรลง
- เลือกถูกจำกัด
- คลิกเสร็จสิ้น
วิธีเลิกแชร์ไฟล์กับบุคคลอื่น
- ค้นหาไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์, Google เอกสาร, Google ชีต หรือ Google สไลด์
- เปิดหรือเลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์
- คลิกแชร์หรือไอคอนแชร์
- ค้นหาบุคคลที่ต้องการหยุดแชร์ด้วย
- ทางด้านขวาของชื่อบุคคลดังกล่าว ให้คลิกลูกศรลง
- คลิกบันทึก
หมายเหตุ: การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างการตั้งค่าของแต่ละบุคคลได้ ดังนั้นหากคุณพยายามเลิกแชร์ไฟล์กับบุคคลที่เป็นสมาชิกขององค์กรหรือกลุ่มที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ บุคคลนี้ก็จะยังเข้าถึงไฟล์ได้
หากบุคคลอื่นเข้าถึงเอกสารของคุณไม่ได้ บุคคลดังกล่าวจะเห็นข้อความ "คุณต้องได้รับอนุญาต" โดยจะคลิกขอรับสิทธิ์เข้าถึงได้และคุณจะได้รับอีเมลขออนุมัติ หากต้องการแชร์เอกสารกับบุคคลนั้น ให้ทำตามวิธีการในหัวข้อแชร์เอกสาร
ใน Google ไดรฟ์ คุณจะดูและจัดการคำขอเข้าถึงได้ในส่วนกิจกรรม
หมายเหตุ: ฟีเจอร์นี้ใช้ได้เฉพาะผู้ใช้ G Suite Business และ Enterprise เท่านั้น (เมื่ออนุญาตสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ G Suite)
- ให้เปิดไฟล์ใน เอกสาร ชีต หรือสไลด์
หมายเหตุ: คุณจะต้องมีสิทธิ์แก้ไขไฟล์เพื่อดูข้อมูลหน้าแดชบอร์ดกิจกรรม
- คลิกเครื่องมือ
- คุณจะดูข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมในไฟล์รวมถึงข้อมูลต่อไปนี้ได้
- แท็บแชร์กับ: แสดงคนที่คุณแชร์ไฟล์ด้วย นอกจากนี้คุณยังส่งอีเมลถึงผู้ทำงานร่วมกันได้เช่นกัน
- แท็บผู้ชมทั้งหมด (องค์กร): แสดงบุคคลในองค์กรของคุณที่ดูไฟล์แล้ว
- แท็บเทรนด์ผู้ชม: แสดงแผนภูมิของผู้ชมในช่วงเวลาหนึ่ง
- (ไม่บังคับ) หากคุณไม่ต้องการให้ประวัติการดูปรากฏในหน้าแดชบอร์ดกิจกรรม ให้คลิกการตั้งค่าความเป็นส่วนตัว และเลือกตัวเลือกดังนี้
- ปิดประวัติการดูสำหรับทุกไฟล์: ใต้การตั้งค่าบัญชี ปิดแสดงประวัติการดูของฉันสำหรับไฟล์เอกสาร ชีต และ สไลด์ ทั้งหมด
- ปิดประวัติการดูสำหรับไฟล์เดียว: ใต้การตั้งค่าเอกสาร ปิดแสดงประวัติการดูของฉันสำหรับเอกสารนี้
- คลิกบันทึก
Google, Google Workspace และเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของ บริษัทที่เกี่ยวข้อง