Часть ваших коллег в офисе, а часть работает удаленно? Узнайте, как продуктивно работать в смешанном режиме.

Как предоставить доступ к финальной версии документа

Руководство по бизнес-функциям Google Workspace
Чтобы использовать сервисы Google на работе или в учебном заведении более эффективно,  подпишитесь на бесплатную пробную версию Google Workspace .

 ""Вы узнаете:

Как поделиться с коллегами окончательной версией документа и какие права предоставить, чтобы в нее нельзя было внести изменения.

Что вам понадобится

"" Около 10 минут.
Аккаунт Аккаунт Аккаунт Google Workspace. Если у вас его нет, подпишитесь на 14-дневную бесплатную пробную версию.

" "

В этом руководстве

""
Подготовка Предоставление доступа к документу Последующие действия

" "

1. Подготовка


Развернуть все  |  Свернуть всеСвернуть все
1.1. Найдите коллег с помощью Cloud Search

Решите, кому именно вы хотите предоставить доступ к файлу, а затем найдите коллег с помощью Cloud Search.

  1. Войдите в Cloud Search на странице cloudsearch.google.com.

    Если вам не удается войти в Cloud Search, значит этот сервис не поддерживается в вашем аккаунте. Подробнее…

  2. Выполните поиск по имени человека.
  3. Чтобы отправить сообщение по электронной почте, в подсказке с результатами поиска коснитесь адреса человека.
  4. Чтобы узнать, как ещё можно связаться с этим сотрудником, или посмотреть информацию о его руководителе и подчиненных, коснитесь его имени. Откроется страница с информацией профиля. 
  5. На странице с информацией профиля выберите, как именно хотите связаться с этим человеком:
    • Чтобы написать по электронной почте, нажмите на значок "" или на адрес пользователя.
    • Чтобы организовать встречу, нажмите на значок "".
    • Чтобы пообщаться в чате, нажмите на значок "".
    • Чтобы начать видеовстречу, нажмите на значок Видеокамера.
  6. Чтобы открыть страницу с информацией профиля и обратиться к руководителю или подчиненным этого человека, коснитесь имени руководителя или подчиненного.
1.2. Выберите ресурс, с которого будет открыт доступ к документу

Если документ предназначен для нескольких пользователей, то вам проще разместить его на своем Диске, а затем поделиться им.

Если в вашей организации используются общие диски, вы можете добавить документ на такой диск и он станет доступен всем, у кого есть доступ к этому общему диску.

Чтобы открыть доступ к документу для ещё более широкого круга пользователей в масштабах всей организации или сделать его общедоступным, разместите его на Google Сайтах.


Как добавить документ на Диск

  1. Откройте Google Диск.
  2. Нажмите Плюс Создать а затем выберите Загрузить файлы или Загрузить папку, а затем выберите их на компьютере.
  3. Нажмите Открыть.

Загрузка файлов на Диск
 

Как добавить документ на общий диск

Для выполнения указанных ниже действий требуются права соавтора или более высокого уровня.

Добавленные файлы принадлежат всем участникам, поэтому останутся на общем диске, даже если вы покинете команду.

  1. В меню слева выберите общий диск.
  2. Перетащите принадлежащий вам файл* с компьютера или из раздела "Мой диск" на общий диск или в верхней части меню Диска нажмите "Создать" "" и выполните одно из действий:
    • Чтобы создать файл, выберите его тип (например, документ Google).
    • Чтобы загрузить файл, нажмите Загрузить файлы, а затем найдите и откройте его.
  3. Дважды нажмите на файл, чтобы открыть и отредактировать его.

*Если файл принадлежит не вам, но у вас есть права на редактирование файлов на Диске, вы можете перенести файл на общий диск (при условии, что администратор не отключил эту возможность).

Примечание. Для хранения файлов и работы с ними на компьютере используйте Google Диск для компьютеров. Подробнее о возможностях Диск для компьютеров

Добавление общих файлов
 

Как добавить документ на Google Сайты

  1. Перейдите в Google Сайты, после чего откройте сайт и страницу, на которую нужно добавить файл.
  2. Нажмите Вставка а затем Документы, Презентация или Таблица, чтобы выбрать файл на Диске.

Встроить можно любой документ с Диска или содержимое папки, размещенной на Диске. Изменения, внесенные в файл на Диске, автоматически синхронизируются с Сайтами.

↑ к началу

" "

2. Предоставление доступа к документу

 
2.1. Откройте доступ к документу на Диске

Как поделиться файлом или папкой с отдельными пользователями

  1. Выберите нужный файл.
  2. Выберите Открыть доступ или нажмите на значок "".
  3. В разделе Предоставьте доступ пользователям и группам укажите адрес электронной почты соответствующего пользователя или группы.

    Примечание. Если в организации включен гостевой доступ, можно приглашать пользователей, у которых нет аккаунта Google, для совместной работы над файлами и папками на Google Диске. Подробнее…

  4. Чтобы указать, что могут делать с файлом пользователи, выберите для них уровень доступа. Для этого справа нажмите на стрелку вниз ""а затем Читатель, Комментатор или Редактор.
  5. Укажите, уведомлять ли пользователей о предоставлении доступа к файлу.
    • Если вы хотите уведомить пользователей, установите флажок Уведомить пользователей. Уведомления получат все пользователи, чьи электронные адреса вы ввели.
    • Чтобы не уведомлять пользователей, снимите флажок Уведомить пользователей.
  6. Нажмите Открыть доступ или Отправить.

Предоставление доступа к файлам на Диске


Как предоставить доступ к файлу или папке по ссылке

  1. На Диске нажмите правой кнопкой мыши на файл или папку, доступ к которой хотите предоставить, и выберите "Открыть доступ" Поделиться.

    В Документах, Таблицах или Презентациях в верхней части страницы нажмите Настройки доступа.

    Примечание. Вы можете предоставить доступ к файлам, только если они принадлежат вам или у вас есть права на их редактирование.

  2. (Необязательно.) Чтобы указать, что могут делать с файлом другие пользователи после того, как вы предоставите им доступ, под названием организации нажмите Изменить и выполните описанные ниже действия.
    • Чтобы изменить уровень разрешений, справа нажмите на стрелку вниз "" и выберите Читатель, Комментатор или Редактор.
    • Если вы планируете отправлять ссылку пользователям за пределами вашей организации, рядом с ее названием нажмите на стрелку вниз ""а затемВсе в Интернете.

      Примечание. Если вы не видите такого варианта, обратитесь к администратору.

  3. Нажмите Копировать ссылку.
  4. Нажмите Готово.
  5. Вставьте ссылку в письмо или опубликуйте в Интернете.
2.2. Если необходимо, настройте период доступа к документу
  1. Откройте файл на Google Диске, в Документах, Таблицах или Презентациях.
  2. Нажмите Настройки доступа > выберите пользователя, которому хотите предоставить временный доступ.
    • Если доступ к файлу этому пользователю ещё не предоставлялся, добавьте адрес электронной почты пользователя и нажмите Отправить или Открыть доступ. В правом верхнем углу документа снова нажмите Настройки доступа.
  3. Рядом с именем пользователя нажмите на стрелку вниз Стрелка вниз затем Предоставить временный доступ.
  4. В поле "Доступ будет закрыт" выберите дату. Обратите внимание, что от начальной до конечной даты действия доступа должно пройти не более года.
  5. Нажмите Сохранить.

2.3. Запретите редакторам делиться документом и изменять настройки доступа

Изменять настройки доступа к файлу могут его владелец и пользователи с правом на редактирование. Чтобы это право было только у вас, выполните следующие действия:

  1. Откройте главный экран Google Диска, Документов, Таблиц или Презентаций.
  2. Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту" Share.
  3. Нажмите на значок настроек Настройки в верхней части страницы.
  4. Снимите флажок Пользователи с правом на редактирование смогут изменять разрешения и параметры доступа.
  5. Нажмите Готово.

Предоставление доступа к файлам на Диске

2.4. Запретите комментаторам и читателям скачивать, печатать и копировать файлы

Чтобы запретить читателям и комментаторам печатать, копировать и скачивать файлы, выполните следующие действия:

  1. Откройте главный экран Google Диска, Документов, Таблиц или Презентаций.
  2. Выберите файлы.
  3. Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту" Share.
  4. Нажмите на значок настроек Настройки в верхней части страницы.
  5. Снимите флажок Разрешить читателям и комментаторам документа скачивать, распечатывать и копировать его.
  6. Нажмите Сохранить затем Готово.

Ограничение совместного доступа

↑ к началу

" "

3. Последующие действия


 
3.1. Присвойте документу статус финальной версии и сделайте его доступным только для просмотра

Для удобства дальнейшего использования финальную версию документа можно переименовать, а затем отозвать все разрешения, кроме разрешения на просмотр, чтобы пользователи не могли вносить изменения.

Как переименовать файл в Документах, Таблицах или Презентациях, чтобы сохранить его в качестве финальной версии

  1. Откройте файл и в верхней части страницы нажмите на его название.
  2. Перед названием файла введите [Окончательная версия] или [Архивирован].
  3. Нажмите Ввод.

Как сделать документ доступным только для просмотра

Если вы предоставили доступ к файлу определенным пользователям или группе:

  1. На Google Диске нажмите на файл правой кнопкой мыши и выберите "Открыть доступ" "".
  2. Справа от имени пользователя или названия группы, для которых нужно изменить уровень доступа, нажмите на стрелку вниз ""а затемЧитатель.
  3. Нажмите Сохранить.

Если вы предоставили доступ к файлу организации:

  1. На Диске нажмите на файл правой кнопкой мыши и выберите "Открыть доступ" "".
  2. В разделе Показать ссылку справа нажмите на стрелку вниз ""а затемЧитатель.
  3. Нажмите Готово.
Укажите название таблицы
3.2. Закройте общий доступ к документу

Как ограничить доступ к файлам на Диске

Чтобы закрыть доступ к файлу или папке, владельцем которых вы являетесь:

  1. Откройте главный экран Google Диска, Документов, Таблиц или Презентаций.
  2. Выберите файл или папку.
  3. Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту" Share.
  4. Найдите пользователя, которому нужно закрыть доступ к файлу.
  5. Справа от его имени нажмите на стрелку вниз Стрелка вниз затем Удалить.
  6. Чтобы сохранить изменения, нажмите Сохранить.


Чтобы удалить ссылку на файл или папку, владельцем которых вы являетесь:

  1. Откройте главный экран Google Диска, Документов, Таблиц или Презентаций.
  2. Откройте или выберите файл или папку.
  3. Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту" Share затем Получить ссылку.
  4. Под надписью "Получить ссылку" нажмите на стрелку вниз Стрелка вниз.
  5. Выберите Доступ ограничен.
  6. Нажмите Готово.

Как ограничить доступ к файлам на общем диске

Чтобы ограничить доступ к файлу пользователям в вашем домене:

  1. На общем диске:
    • Выберите файл или папку, к которой нужно предоставить доступ.
    • Чтобы выбрать несколько файлов или папок, нажмите и удерживайте клавишу Shift.
  2. Нажмите на значок "Поделиться" Поделиться.
  3. В разделе Получить ссылку нажмите Изменить.
  4. Рядом с названием вашей организации нажмите на стрелку вниз ""а затемДоступ ограничен.
  5. Нажмите Готово.

Чтобы ограничить доступ для определенного пользователя:

  1. На общем диске нажмите на файл или папку, к которым хотите закрыть доступ.
    Чтобы закрыть доступ сразу к нескольким файлам или папкам, выберите их, удерживая клавишу Shift.
  2. Нажмите на значок "Поделиться" Поделиться.
  3. Рядом с именем пользователя нажмите на стрелку вниз ""а затемУдалить.
  4. Нажмите Готово.

Примечание. Настройки группы могут переопределять отдельные параметры. Если вы попытаетесь закрыть доступ к файлу кому-то, кто входит в организацию или группу с доступом к этому файлу, он останется доступен данному пользователю.

Как ограничить доступ к файлам на Сайтах

Чтобы закрыть доступ к сайту:

  1. Откройте сайт и нажмите на значок "Открыть доступ" "" вверху страницы.
  2. В разделе Совместный доступ найдите пользователя, которого нужно удалить.
  3. Рядом с именем пользователя нажмите Удалить "" а затем Сохранить изменения а затем Готово.

 

3.3. Обработайте новые запросы на доступ

Любой пользователь может запросить доступ к вашему документу, отправив электронное письмо или перейдя по ссылке на этот документ.

При отсутствии прав доступа пользователь увидит сообщение: "Требуется разрешение". Если пользователь нажмет Запросить доступ, вы получите электронное письмо с запросом на одобрение. Подробнее о том, как открыть доступ к документу

3.4. Посмотрите, кто просматривал документ

Примечание. Эта возможность доступна только пользователям G Suite Business и G Suite Enterprise (при условии, что администратор G Suite установил соответствующие разрешения).

  1. Откройте файл в Документах, Таблицах или Презентациях.

    Примечание. Чтобы просмотреть историю активности, необходимы права на редактирование документа.

  2. Нажмите Инструменты а затем История активности.
  3. Откроется окно с вкладками, включая следующие:
    • История совместного доступа. Список пользователей, с которыми вы поделились файлом. Здесь также можно написать письмо соавторам.
    • Читатели. Список пользователей в организации, которые открывали файл.
    • Статистика просмотров. Диаграмма просмотров за выбранный период.
  4. Если вы не хотите, чтобы ваша история просмотров показывалась в этом окне, нажмите Настройки конфиденциальности и выберите нужный вариант.
    • Чтобы отключить историю просмотра для всех файлов, в разделе Настройка аккаунта установите переключатель Показывать мою историю просмотра для всех документов, таблиц и презентаций в положение ВЫКЛ.
    • Чтобы отключить историю просмотра только для одного файла, в разделе Настройка документа установите переключатель Показывать мою историю просмотра этого документа в положение ВЫКЛ.
  5. Нажмите Сохранить.

Просмотр истории действий с файлом

↑ к началу


Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?
Поиск
Удалить поисковый запрос
Закрыть поиск
Приложения Google
Главное меню
Поиск по Справочному центру
false